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物業(yè)檔案管理范文第1篇

隨著房地產(chǎn)尤其是物業(yè)管理市場(chǎng)的建立和完善，現(xiàn)代物業(yè)企業(yè)對(duì)檔案資源的依賴程度逐漸增強(qiáng)，檔案資源已經(jīng)成為現(xiàn)代物業(yè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理不可或缺的重要資源。在現(xiàn)代物企業(yè)里，企業(yè)的重大決策、服務(wù)品牌和人事管理、提高企業(yè)服務(wù)能力和競(jìng)爭(zhēng)力、建立和傳承企業(yè)文化等都離不開檔案，離不開對(duì)檔案資源的管理。

一、 加強(qiáng)檔案管理，經(jīng)濟(jì)效益上水平

實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益是企業(yè)追求的目標(biāo)，物業(yè)管理企業(yè)也不例外。檔案管理的重要地位不容忽視。

一方面檔案資源可以發(fā)揮證據(jù)作用，為物業(yè)企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)挽回經(jīng)濟(jì)損失。比如：1999年10月16日下午，馬樂與同學(xué)到天津市河?xùn)|區(qū)麗苑小區(qū)云麗園蕩秋千，在玩耍中馬樂不慎被秋千頂端的軸夾破手指，后經(jīng)手術(shù)，右手中指末節(jié)部分被截指。馬樂因此將該秋千購(gòu)置單位小區(qū)開發(fā)商與天津市幼教用品實(shí)業(yè)公司以及小區(qū)物業(yè)管理公司告上法庭。要求賠償原告醫(yī)療費(fèi)、殘疾者生活補(bǔ)償費(fèi)、精神損害賠償費(fèi)、陪伴費(fèi)等經(jīng)濟(jì)損失共計(jì)60417.8元。后經(jīng)查證，物業(yè)公司于20__年1月1日正式接管該小區(qū)進(jìn)行物業(yè)管理，事發(fā)時(shí)物業(yè)公司尚未對(duì)云麗園進(jìn)行物業(yè)管理，所以法院不支持原告要求物業(yè)公司進(jìn) 行賠償?shù)闹鲝垺?/p>

再比如，20__年7月18日碧華里小區(qū)5號(hào)樓4樓房屋漏水，將屋內(nèi)木地板泡了起鼓，為此該業(yè)主要求物業(yè)公司賠償其經(jīng)濟(jì)損失近10萬元。物業(yè)公司經(jīng)過查證該業(yè)主辦理入住手續(xù)時(shí)的《房屋驗(yàn)收單》，證明入住時(shí)該房屋各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備完好。該業(yè)主在鐵證面前無言以對(duì)。

一個(gè)物業(yè)企業(yè)在管理、服務(wù)等過程中，通過對(duì)檔案資料的開發(fā)利用，減少了內(nèi)耗，相對(duì)地節(jié)省了人力、物力、財(cái)力和時(shí)間，本身就是降低成本、提升利潤(rùn)的表現(xiàn)。

另一方面加強(qiáng)檔案管理可以防止知識(shí)流失。員工是物業(yè)企業(yè)人力資本，也是“知識(shí)資本”或“智力資本”，作為一種無形資產(chǎn)和源泉，其掌握物業(yè)知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)存儲(chǔ)在人的大腦里，尤其是物業(yè)管理作為一種共生性的服務(wù)工作，服務(wù)受眾對(duì)服務(wù)者的認(rèn)可度是需要時(shí)間和過程的，如果不及時(shí)加以保留和保存，一旦人員流動(dòng)或變化，企業(yè)將承擔(dān)知識(shí)流失的風(fēng)險(xiǎn)和高額人力資源成本。

二、 加強(qiáng)檔案管理，領(lǐng)導(dǎo)決策上水平

北宋皇帝本著“明乎得失之跡，存王道之正，垂鑒于后世”的宗旨，責(zé)成司馬光編著了歷史史卷《資治通鑒》。檔案資源是歷史的活化石，使歷史經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的總結(jié)，對(duì)于企業(yè)決策、制定戰(zhàn)略具有借鑒作用。借鑒以往的經(jīng)驗(yàn)，吸取以往的教訓(xùn)，可以使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策更加適應(yīng)市場(chǎng)要求，更加有利于企業(yè)發(fā)展，更加受到員工擁護(hù)。檔案資源在企業(yè)的決策過程中，扮演著參謀的角色，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供了重要依據(jù)。另外，借鑒其他物業(yè)企業(yè)的成果，利用物業(yè)協(xié)會(huì)和物業(yè)辦他人的知識(shí)信息和資源，為企業(yè)發(fā)展決策服務(wù)也是很重要的。這需要物業(yè)企業(yè)密切與開發(fā)商、業(yè)主會(huì)、行業(yè)主管部門和其他物業(yè)企業(yè)的關(guān)系，獲取更多的學(xué)習(xí)和獲取知識(shí)的機(jī)會(huì)，為我所用，更好地充實(shí)企業(yè)檔案和發(fā)揮檔案的參謀作用。

首先是檔案人員不但要在領(lǐng)導(dǎo)決策前根據(jù)決策要求，收集所有檔案信息，提供相關(guān)原始資料和準(zhǔn)確完整的數(shù)據(jù)，還要在決策執(zhí)行過程中，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的材料，供領(lǐng)導(dǎo)借鑒；其次在決策落實(shí)后，更要做好收集、整理工作，將決策執(zhí)行全過程所形成的各種文件資料，及時(shí)立卷歸檔，作為新的信息資料儲(chǔ)備在檔案之中，以便日后查考。

三、 加強(qiáng)檔案管理，競(jìng)爭(zhēng)能力上水平

物業(yè)企業(yè)的發(fā)展主要靠市場(chǎng)開發(fā)和提高原有項(xiàng)目的收繳率兩個(gè)基本途徑，檔案管理對(duì)這兩個(gè)方面都是有幫助的。

加強(qiáng)檔案管理，輔助市場(chǎng)開發(fā)。比如，20__年7月10日在東麗區(qū)政府招投標(biāo)過程中，東麗區(qū)政府采購(gòu)中心負(fù)責(zé)人專程到我公司檔案室參觀考察。規(guī)范的檔案也證明了我公司不愧為一級(jí)資質(zhì)的科學(xué)管理的大型的物業(yè)管理公司，令東麗區(qū)政府采購(gòu)中心負(fù)責(zé)人刮目相看，規(guī)范的檔案為在物業(yè)的招投標(biāo)中脫穎而出，一舉中標(biāo)起到一定的作用。

挖掘檔案潛力，提高物業(yè)收繳率。物業(yè)企業(yè)應(yīng)在檔案的基礎(chǔ)上，及時(shí)總結(jié)，建立企業(yè)自己的資料庫，包括服務(wù)教材、對(duì)法律法規(guī)的解釋、對(duì)某一共性問題例如裝修、業(yè)主繳費(fèi)等業(yè)主有疑問如何解釋等。這樣的資料多了，就形成了企業(yè)自己的無形資產(chǎn)，它的實(shí)際作用是巨大的，可以產(chǎn)出可觀的經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)服務(wù)人員遇到任何問題時(shí)，只要一查，所有的必要信息和相關(guān)流程、作業(yè)方法、經(jīng)典案例等都能了解和掌握，同時(shí)，員工也可以在網(wǎng)上隨時(shí)存儲(chǔ)相關(guān)信息，并化為行動(dòng)。這樣的服務(wù)功能，不僅工作效率提高，而且客戶滿意度也會(huì)提升。

物業(yè)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)上升為知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)，通過從檔案和資料庫或數(shù)據(jù)庫獲取所需的知識(shí)資源，更為迅速、省錢、便捷，更重要的是切合企業(yè)需要。因此，知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)的獲取和積累對(duì)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的幫助極大，可以培養(yǎng)企業(yè)的創(chuàng)新能力和集體創(chuàng)造能力。

四、 加強(qiáng)檔案管理，企業(yè)文化上水平

物業(yè)企業(yè)是典型的服務(wù)企業(yè)，企業(yè)文化的建立與傳承決定了這一企業(yè)的發(fā)展是否長(zhǎng)遠(yuǎn)，因此有必要對(duì)檔案加強(qiáng)管理，因?yàn)樗鼘?duì)企業(yè)文化是有幫助的。

開發(fā)檔案資源不僅能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，也能起到穩(wěn)定企業(yè)的作用。，面對(duì)時(shí)

下盛行的物業(yè)人員跳槽風(fēng)，跳槽人員帶走管理經(jīng)驗(yàn)怎么辦？更重要的是業(yè)主對(duì)新管理人員有一個(gè)認(rèn)識(shí)熟悉過程，在這一過程中滿意度肯定會(huì)下降，直接影響收繳率。應(yīng)認(rèn)識(shí)到問題的嚴(yán)重性，首先要做好管理人員的人事檔案工作，從中發(fā)現(xiàn)問題，向領(lǐng)導(dǎo)建議解決流動(dòng)性強(qiáng)的問題。其次是對(duì)管理人員日常的業(yè)主檔案、使用的工程檔案、尤其是好經(jīng)驗(yàn)、好做法注意收集整理、及時(shí)歸檔。保證了企業(yè)在人員跳槽的情況下能照樣服務(wù)照樣發(fā)展，為企業(yè)的穩(wěn)定和發(fā)展解決了后顧之憂。從某種程度上可以說，一個(gè)企業(yè)檔案資源開發(fā)利用的程度決定著企業(yè)的生存與發(fā)展。培訓(xùn)工作是物業(yè)企業(yè)發(fā)展的必要而迫切的事情。學(xué)習(xí)的內(nèi)容除了其他企業(yè)好的經(jīng)驗(yàn)，利用企業(yè)檔案資源進(jìn)行開發(fā)和享用，也是很重要的方面。由于物業(yè)工作的往復(fù)性和受眾宏觀上的一致性，決定了物業(yè)服務(wù)經(jīng)驗(yàn)的可重復(fù)性。利用典型案例、經(jīng)驗(yàn)講解、舉案說法等形式經(jīng)常性地開展培訓(xùn)教育活動(dòng)，不斷更新員工的知識(shí)，提高其綜合素質(zhì)和創(chuàng)造能力。

物業(yè)企業(yè)應(yīng)重視以企業(yè)商標(biāo)檔案為代表的企業(yè)文化檔案的管理工作。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，物業(yè)企業(yè)面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，在提高自身競(jìng)爭(zhēng)力的同時(shí)，必須注重企業(yè)商標(biāo)檔案的管理。因?yàn)樽?cè)商標(biāo)是企業(yè)形象的標(biāo)志，是企業(yè)的無形資產(chǎn)，也是企業(yè)財(cái)富的主要組成部分。而商標(biāo)檔案是確立和保護(hù)馳名商標(biāo)專用權(quán)的憑證，首先要提高對(duì)商標(biāo)本身價(jià)值的認(rèn)識(shí)，重視對(duì)商標(biāo)檔案的宣傳和管理，以在競(jìng)爭(zhēng)中贏得商機(jī)。其次是收集應(yīng)完整準(zhǔn)確，因?yàn)樯虡?biāo)的形成經(jīng)歷了較長(zhǎng)時(shí)間，要多方合作。最后商標(biāo)的利用多為原件查閱，從保護(hù)角度，要規(guī)范查閱和借閱制度，由專人專管。

五、 加強(qiáng)檔案管理，社區(qū)和諧上水平

物業(yè)企業(yè)在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)、綜合治理和環(huán)境綠化等多方面為社區(qū)做出了很多有益的工作，物業(yè)檔案有利于維護(hù)社區(qū)安定，便利居民生活，保障群眾利益，方便居民再就業(yè)，為轄區(qū)居民提供豐富多彩的文化生活。物業(yè)企業(yè)進(jìn)入或撤出某一社區(qū)，是一件關(guān)系到老百姓的日常生活的大事。檔案管理在這兩個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)上起到的是重中之重的作用。

物業(yè)檔案管理范文第2篇

【關(guān)鍵詞】任務(wù)驅(qū)動(dòng)；工作過程；物業(yè)檔案管理；學(xué)習(xí)領(lǐng)域；學(xué)習(xí)情境；總體設(shè)計(jì)

一、引言

《物業(yè)檔案管理》是高職院校物業(yè)管理專業(yè)開設(shè)的主要專業(yè)課之一。作為一門兼具理論性與實(shí)踐操作性的課程，直接為培養(yǎng)學(xué)生的物業(yè)檔案管理素質(zhì)服務(wù)，不僅使其能夠勝任現(xiàn)階段的物業(yè)管理工作，而且能夠適應(yīng)物業(yè)檔案管理工作在相當(dāng)程度上發(fā)展和提高的要求。通過本課程的教學(xué)，要求學(xué)生掌握物業(yè)管理工作中檔案管理的原則、理論，認(rèn)識(shí)物業(yè)檔案管理的意義，掌握物業(yè)檔案實(shí)體管理的具體操作方法如收集、整理、鑒定、保管、利用等，并能夠進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)利用工作。

然而，長(zhǎng)期以來，高職物業(yè)檔案管理課并沒有沖出學(xué)科體系的藩籬：教學(xué)內(nèi)容，還是傳統(tǒng)本科壓縮餅干式教學(xué)；在教學(xué)方法上，還是簡(jiǎn)單的以課堂教學(xué)為主的知識(shí)灌輸型：在教學(xué)重心上，還是偏理論，輕操作，以教師、課堂、教材為中心；在主觀能動(dòng)上，沒有導(dǎo)向，還是教師主動(dòng)的在“教”，學(xué)生被動(dòng)的在“學(xué)”，等等。沒有突出高職院校培養(yǎng)高層次的技能型、實(shí)用型、操作型人才的特點(diǎn)，有礙于對(duì)學(xué)生應(yīng)用能力和綜合能力的培養(yǎng)[1]。

高職院校物業(yè)檔案管理課程的改革勢(shì)在必行，以任務(wù)驅(qū)動(dòng)，工作過程導(dǎo)向的學(xué)習(xí)情境設(shè)計(jì)，是物業(yè)檔案管理學(xué)習(xí)領(lǐng)域教學(xué)改革的創(chuàng)新思路。

二、任務(wù)驅(qū)動(dòng)的目標(biāo)性教學(xué)

任務(wù)驅(qū)動(dòng)的目標(biāo)教學(xué)，使學(xué)生有具體的學(xué)習(xí)任務(wù)和明確的教學(xué)目標(biāo)，是以學(xué)習(xí)型工作任務(wù)為核心來訓(xùn)練專業(yè)技能并構(gòu)建專業(yè)理論知識(shí)的教學(xué)改革。

任務(wù)驅(qū)動(dòng)的目標(biāo)教學(xué)，其核心思想是將物業(yè)檔案管理專業(yè)知識(shí)與學(xué)習(xí)型工作任務(wù)整合進(jìn)行學(xué)習(xí)。采用技能知識(shí)一體化，理論實(shí)踐一體化，教學(xué)做一體化的教學(xué)組織形式，將知識(shí)分布于各個(gè)學(xué)習(xí)任務(wù)之中。物業(yè)檔案管理學(xué)習(xí)領(lǐng)域的每個(gè)學(xué)習(xí)情景，布置適量的物業(yè)檔案管理工作任務(wù)，也就是學(xué)習(xí)任務(wù)，以任務(wù)為切入點(diǎn)，明確要獲取的知識(shí)、技能和職業(yè)素養(yǎng)，使學(xué)生有目的的在完成實(shí)際的工作任務(wù)過程中理解物業(yè)檔案專業(yè)知識(shí)，掌握物業(yè)檔案管理技術(shù)與技巧，學(xué)會(huì)物業(yè)檔案管理方法與技能，從而構(gòu)建屬于自己的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)結(jié)構(gòu)，為就業(yè)與將來的職業(yè)生涯奠定良好的基礎(chǔ)。

任務(wù)驅(qū)動(dòng)要與專業(yè)課程的進(jìn)度相結(jié)合，從物業(yè)管理工程項(xiàng)目實(shí)際出發(fā)，收集、管理檔案信息資源，既能促進(jìn)、鞏固物業(yè)管理專業(yè)課程的學(xué)習(xí)，又能完成物業(yè)檔案管理學(xué)習(xí)任務(wù)，提高學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣、主動(dòng)性、積極性與自主性。

三、基于工作過程的教學(xué)分析

1. 工作過程與職業(yè)教育。廣義的工作過程指的是旨在實(shí)現(xiàn)確定目標(biāo)的生產(chǎn)活動(dòng)和服務(wù)活動(dòng)的順序。狹義的工作過程則是指向物質(zhì)產(chǎn)品生產(chǎn)的順序。工作過程是“在企業(yè)里為完成一件工作任務(wù)并獲得工作成果而進(jìn)行的一個(gè)完整的工作程序[2]”；工作過程的特點(diǎn)：“是一個(gè)綜合的、時(shí)刻處于運(yùn)動(dòng)狀態(tài)但結(jié)構(gòu)相對(duì)固定的系統(tǒng)”；實(shí)現(xiàn)工作過程的步驟：資訊、決策、計(jì)劃、實(shí)施、檢查、評(píng)價(jià)[3]。

基于工作過程的職業(yè)教育，在教學(xué)設(shè)計(jì)上解構(gòu)了傳統(tǒng)的學(xué)科體系，構(gòu)建了符合職業(yè)能力形成規(guī)律的職業(yè)教育模式，實(shí)現(xiàn)學(xué)科體系知識(shí)的解構(gòu)與行動(dòng)體系知識(shí)的重構(gòu)?；诠ぷ鬟^程的學(xué)習(xí)情意，通過任務(wù)的形式將知識(shí)點(diǎn)貫穿起來，知識(shí)的總量不變，只是排序發(fā)生變化，學(xué)生通過多個(gè)任務(wù)的完成，不僅積累了經(jīng)驗(yàn)，而且掌握了知識(shí)與工作的技能。

基于工作過程的職業(yè)教育，教學(xué)實(shí)施的六個(gè)步驟即基于實(shí)現(xiàn)工作過程的步驟：資訊、決策、計(jì)劃、實(shí)施、檢查、評(píng)價(jià)。這是工作過程系統(tǒng)化課程結(jié)構(gòu)相對(duì)固定的六步驟，相對(duì)而言是不變的，變化的是時(shí)刻處于運(yùn)動(dòng)狀態(tài)之中的構(gòu)成工作過程的六要素：對(duì)象、內(nèi)容、手段、組織、產(chǎn)品、環(huán)境。

2. 職業(yè)實(shí)際工作過程與任務(wù)。物業(yè)檔案管理員（職業(yè)資格證書稱檔案業(yè)務(wù)人員）具體的工作過程：文件管理檔案收集檔案鑒定檔案整理編目與著錄檔案保管檔案編研提供利用統(tǒng)計(jì)分析。

物業(yè)檔案管理典型工作任務(wù)：文件編印與收發(fā)；檔案的接收與征集；鑒定檔案資料價(jià)值；檔案裝訂、分類、排列、編號(hào)、立卷；檔案數(shù)字加工；檔案信息化建設(shè)；檔案庫房管理；檔案檢索調(diào)卷與利用；統(tǒng)計(jì)分析。

3.基于工作過程的教學(xué)環(huán)節(jié)。物業(yè)檔案管理普適性的工作過程：資訊決策計(jì)劃實(shí)施檢查評(píng)價(jià)。

任務(wù)驅(qū)動(dòng)工作過程導(dǎo)向的物業(yè)檔案管理教學(xué)環(huán)節(jié)：明確學(xué)習(xí)性工作任務(wù)制定工作策略執(zhí)行任務(wù)調(diào)整修正完成任務(wù)考核評(píng)定。

物業(yè)檔案管理專業(yè)抽象的普適性工作過程、具體的工作過程與教學(xué)過程的比較分析見表1。

四、學(xué)習(xí)情境總體設(shè)計(jì)

學(xué)習(xí)領(lǐng)域，是工作過程導(dǎo)向的課程方案（課程名稱），是一個(gè)由職業(yè)能力描述的學(xué)習(xí)目標(biāo)、工作任務(wù)陳述的學(xué)習(xí)內(nèi)容和實(shí)踐理論綜合的學(xué)習(xí)時(shí)間（基本學(xué)時(shí)）三部分構(gòu)成的學(xué)習(xí)單元；學(xué)習(xí)情境，是工作過程導(dǎo)向的課程教學(xué)（實(shí)施方案），是在工作任務(wù)及其工作過程的背景下，將學(xué)習(xí)領(lǐng)域中的能力目標(biāo)和學(xué)習(xí)內(nèi)容進(jìn)行基于教學(xué)論和方法論轉(zhuǎn)換后，在學(xué)習(xí)領(lǐng)域框架內(nèi)構(gòu)成的“小型”的主題學(xué)習(xí)單元，例如，項(xiàng)目、任務(wù)、案例產(chǎn)品等[4]。

2007年以來，以國(guó)家示范性高等職業(yè)院校引領(lǐng)的基于工作過程化教學(xué)模式的改革，取得了很大的成果。改革中，學(xué)習(xí)情境設(shè)計(jì)的載體呈現(xiàn)出多元化的特點(diǎn)，其載體可以是項(xiàng)目、任務(wù)、案例、設(shè)備、產(chǎn)品、構(gòu)件、零件、部件、系統(tǒng)、工序、場(chǎng)地、材料、活動(dòng)、現(xiàn)象、問題、癥狀、業(yè)務(wù)領(lǐng)域、客源……等等。

1. 學(xué)習(xí)情境設(shè)計(jì)思路。檔案工作系統(tǒng)是由輸入、輸出、反饋三個(gè)子系統(tǒng)中的八個(gè)工作環(huán)節(jié)即收集、整理、鑒定、保管、編目、編研、利用、統(tǒng)計(jì)，形成一個(gè)結(jié)構(gòu)清晰、功能多樣的檔案工作系統(tǒng)。從檔案的形成到檔案的保管利用，是一個(gè)專業(yè)性的有序化工作過程。

任務(wù)驅(qū)動(dòng)工作過程導(dǎo)向的高職物業(yè)檔案管理學(xué)習(xí)領(lǐng)域?qū)W習(xí)情境的設(shè)計(jì)，根據(jù)檔案管理職業(yè)程序性很強(qiáng)的特點(diǎn)，以物業(yè)檔案工作過程為載體設(shè)計(jì)學(xué)習(xí)情境，即以物業(yè)檔案專業(yè)工作的程序進(jìn)行設(shè)計(jì)。

基于完整的工作過程來設(shè)計(jì)學(xué)習(xí)情境。學(xué)習(xí)領(lǐng)域是課程的名稱，即物業(yè)檔案管理課，它是是完整的獨(dú)立的工作過程；學(xué)習(xí)情境是對(duì)學(xué)習(xí)領(lǐng)域的具體化，根據(jù)完整工作過程的思維分解學(xué)習(xí)領(lǐng)域?yàn)楦鱾€(gè)小型的主題學(xué)習(xí)單元，每個(gè)學(xué)習(xí)情境也是一個(gè)完整的工作過程；每個(gè)學(xué)習(xí)情境都要完成一個(gè)以上的學(xué)習(xí)型任務(wù)，每個(gè)任務(wù)也是一個(gè)完整的工作過程。

2. 學(xué)習(xí)情境總體設(shè)計(jì)。大多數(shù)的物業(yè)檔案管理員都兼做文案，所以，在物業(yè)檔案管理學(xué)習(xí)領(lǐng)域?qū)W習(xí)情景的設(shè)計(jì)在檔案的工作環(huán)節(jié)前增加了文件管理，最后增加了現(xiàn)代化管理，因此，基于工作過程的學(xué)習(xí)情景設(shè)計(jì)了10個(gè)學(xué)習(xí)情境：學(xué)習(xí)情境1文件管理；學(xué)習(xí)情境2檔案收集；學(xué)習(xí)情境3檔案鑒定；學(xué)習(xí)情境4檔案整理；學(xué)習(xí)情境5編目與著錄；學(xué)習(xí)情境6檔案保管；學(xué)習(xí)情境7檔案編研；學(xué)習(xí)情境8提供利用；學(xué)習(xí)情境9統(tǒng)計(jì)分析；學(xué)習(xí)情境10現(xiàn)代化管理。每個(gè)學(xué)習(xí)情境都有一組，即1個(gè)以上的學(xué)習(xí)任務(wù)。見表2。

在學(xué)習(xí)情境的總體設(shè)計(jì)上，縱向的學(xué)習(xí)情境是以物業(yè)檔案管理具體的工作過程為載體，組織各個(gè)學(xué)習(xí)情境之間的順序：除學(xué)習(xí)情境10之外，從學(xué)習(xí)情境1到學(xué)習(xí)情境9，是一個(gè)完整的具體的物業(yè)檔案工作過程：文件管理檔案收集檔案鑒定檔案整理編目與著錄檔案保管檔案編研提供利用統(tǒng)計(jì)分析；橫向的學(xué)習(xí)型工作任務(wù)，也是物業(yè)檔案管理職業(yè)中典型的工作任務(wù)，同樣是基于物業(yè)管理工作過程設(shè)計(jì)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王雅南.以任務(wù)為導(dǎo)向的高職院校信息檢索課工作過程化教學(xué)改革研究.圖書情報(bào)工作，2009，（23）：91-94.

[2] 姜大源.職業(yè)教育學(xué)研究新論.北京： 教育科學(xué)出版社，2007：18.

[3] 姜大源. 職業(yè)教育與課程開發(fā). ，2010-05-01.

注：

本文為2012年四川省教育廳人文社會(huì)科學(xué)圖書檔案學(xué)科研項(xiàng)目論文之一，項(xiàng)目名稱：基于工作過程的高校檔案專業(yè)課程教學(xué)改革實(shí)踐研究，項(xiàng)目編號(hào)：12SB267。

物業(yè)檔案管理范文第3篇

（一）綜合檔案館館藏檔案分類問題

1、文書檔案為一個(gè)大類，大類內(nèi)按全宗管理；

2、專門檔案為一個(gè)大類，原屬科技檔案的建設(shè)項(xiàng)目檔案、設(shè)備檔案、科研檔案等放入專門檔案內(nèi)，分別作為其中的一類，不再使用“科技檔案”類別名稱；

3、名人檔案作為一個(gè)大類，大類下按人頭管理。

（二）有關(guān)館藏

計(jì)算公式的問題

檔案館工作標(biāo)準(zhǔn)中的二.（二）．1中的“館藏計(jì)算公式”是指該館文書檔案的收集總數(shù)。二．（三）．1中的“館藏檔案”是指文書檔案的總數(shù)。二.（七）.1的“鑒定”，包含開放檔案的鑒定。

二、關(guān)于“單件歸檔”方法問題

（一）單件歸檔方法的適用范圍問題

學(xué)校中的教學(xué)文件材料，企業(yè)的黨群、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)文件材料等，能采用單件歸檔的方法歸檔的，建議都采用新的方法歸檔。

（二）對(duì)已實(shí)行文件材料歸檔方法改革的單位，其歸檔質(zhì)量原則上按《關(guān)于實(shí)施文件材料歸檔改革的主要做法》的要求進(jìn)行檢查。

（三）會(huì)議記錄必須編制頁碼。

（四）關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)件的歸檔

1、轉(zhuǎn)發(fā)件按“轉(zhuǎn)發(fā)件正本—轉(zhuǎn)發(fā)件定稿—被轉(zhuǎn)發(fā)件”的順序排列。

2、轉(zhuǎn)發(fā)件正本中所含的被轉(zhuǎn)發(fā)件的復(fù)制（眷?。┘蓺w檔或不予歸檔。

（五）單份文件裝訂方法，允許采用不銹鋼釘?shù)姆椒ㄑb訂，但須確保不銹鋼釘?shù)馁|(zhì)量；短期檔案可以保留原裝訂材料不變；除《關(guān)于實(shí)施文件材料歸檔改革的主要做法》提出的裝訂方法外，各區(qū)還可以探索采用其他方法裝訂文件。

（六）關(guān)于文件處理單的歸檔

收、發(fā)文的文件處理單均應(yīng)保存；其排列位置視處理文件時(shí)的實(shí)際情況而定，可排在文件的前面，也可排在文件的后面；處理單應(yīng)計(jì)入文件總頁數(shù)中；處理單的幅面小于16開的，也可不要求托裱。

（七）關(guān)于歸檔文件目錄

如已采用規(guī)范的檔案管理軟件，以計(jì)算機(jī)為主要檢索手段的，文件盒內(nèi)不要求放置歸檔文件目錄。

（八）關(guān)于盒號(hào)的問題

原則上不要求編制檔案盒的盒號(hào)。

三、機(jī)關(guān)單位檔案工作問題

關(guān)于編制書本式專題目錄的問題：

如機(jī)關(guān)檔案管理已使用經(jīng)過國(guó)家檔案局測(cè)評(píng)的優(yōu)秀軟件，將全部黨政工團(tuán)檔案或主要專門檔案以文件級(jí)條目錄入電腦，同時(shí)專職（或?qū)Ｘ?zé)）檔案人員會(huì)使用該軟件，可不做書本式的專題目錄。

四、科技檔案工作問題

（一）科技檔案的分類問題

1、與工程項(xiàng)目關(guān)系密切的管理性文件的類別歸屬

申請(qǐng)立項(xiàng)的報(bào)告與批復(fù)、列入基建年度計(jì)劃的請(qǐng)示與批復(fù)、征地拆遷材料等，原件原則上應(yīng)歸入科技檔案整理。

2、負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目管理臨時(shí)機(jī)構(gòu)文件材料的類別歸屬

負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目管理臨時(shí)機(jī)構(gòu)如指揮部、基建辦等，在行政管理（含黨、政、工、團(tuán)）工作中形成的文件材料，歸入本單位的文書檔案。從籌建、報(bào)建、征地、施工管理、到設(shè)計(jì)變更、竣工驗(yàn)收等文件，則歸入該項(xiàng)目的基建檔案。

（二）科技檔案的整理方法

1、采用文字材料裝訂，圖紙不裝訂的方法整理

（1）文字材料和圖紙盡量分開立卷、裝盒，一卷材料少者，可用薄盒裝放。

（2）原為圖、文同盒（卷），并已整理編號(hào)完畢者，應(yīng)將文字材料單份裝訂，一盒視作一卷，統(tǒng)一編卷內(nèi)目錄，每份文件及圖紙的首頁右上角加蓋檔號(hào)章。

（3）一個(gè)類別內(nèi)的文字材料和圖紙皆很少時(shí)，可采用圖、文同卷的方法，具體方法為：同一卷內(nèi)，反映同一問題的文字材料在前，圖紙?jiān)诤?，以單份文件裝訂，卷內(nèi)編“件號(hào)”。

（4）以一盒為一卷且不裝訂的科技檔案，盒內(nèi)可放或不放軟卷皮（案卷封面），但檔案盒正面、脊背項(xiàng)目?jī)?nèi)容和卷內(nèi)目錄、備考表等必須填寫完備。

（5）檔案形成時(shí)已經(jīng)成本冊(cè)且有封面和目錄的（盡管封面格式不同于檔案卷皮），不需要再加檔案軟卷皮，只需在原封面上加蓋檔號(hào)章即可歸檔。

2、工程聯(lián)系單、修改通知單的組卷方法

（1）按文種或?qū)I(yè)立卷，卷內(nèi)按原編號(hào)排列，并按每張“聯(lián)系單”的“事由”錄入卷內(nèi)目錄條文。

（2）修改通知單數(shù)量少者，可放入被修改圖紙同一卷內(nèi)立卷。

3、施工原始記錄、竣工圖的歸檔份（套）數(shù)

施工原始記錄、竣工圖，一般各歸檔兩套。

4、基建檔案竣工圖的責(zé)任者

基建檔案竣工圖的責(zé)任者一般為施工單位。

5、圖紙目錄頁碼的編制

利用原來圖紙目錄作為卷內(nèi)目錄者，卷內(nèi)目錄不必編頁碼。另有卷內(nèi)目錄，原圖紙目錄作為一份文件裝訂，并在首頁加蓋檔號(hào)章。

6、圖紙折疊要求

（1）按A4幅面規(guī)格大小折疊；

（2）圖標(biāo)外露；

（3）圖面向內(nèi)，手風(fēng)琴式;

（4）折疊方法一致。

7、城建檔案“移交單”的處理

城建檔案“移交單”放本單位的全宗卷內(nèi)歸檔，保管期限為永久。

（三）跨區(qū)域項(xiàng)目基建檔案的驗(yàn)收與接收

跨市、區(qū)的基建項(xiàng)目應(yīng)根據(jù)需要收集、形成多套檔案；如屬重大建設(shè)項(xiàng)目，由市檔案行政管理部門組織檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，并由市檔案館接收一套完整的竣工檔案；所有跨市、區(qū)的基建項(xiàng)目除移交建設(shè)單位、使用（含管理）單位外，項(xiàng)目主管部門可根據(jù)管理需要，接收有關(guān)部分；牽涉城市規(guī)劃、建設(shè)、管理方面者，由市城建檔案館接收。

五、企業(yè)檔案工作問題

（一）企業(yè)檔案原已進(jìn)行規(guī)范化管理，新形成的企業(yè)管理性文件，即黨群、行政、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)技術(shù)四大類檔案可合并為一類，稱為“企業(yè)管理”類，其類別號(hào)沿用原黨群檔案的類別號(hào)，其他類別號(hào)不變。

（二）企業(yè)檔案剛開始進(jìn)行規(guī)范化管理，企業(yè)管理性文件（即黨群、行政、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)技術(shù)檔案）稱為“企業(yè)管理”類，其類別號(hào)用“1”或“A”，其他類別號(hào)按順序接排。

六、科技事業(yè)單位檔案工作問題

（一）科技事業(yè)單位的考績(jī)檔案問題

科技事業(yè)單位原未建立干部考績(jī)檔案者應(yīng)建立干部考績(jī)檔案，這類檔案可獨(dú)立成類，若在人事部門管理得好者，也可放在人事部門管理。

（二）醫(yī)院的病歷檔案問題

醫(yī)院的病歷檔案，作為一個(gè)大類，獨(dú)立進(jìn)行整理和管理，醫(yī)院統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)量時(shí)，不包括病歷檔案數(shù)量，但在醫(yī)院檔案管理辦法中應(yīng)將其作為醫(yī)院全部檔案的一個(gè)組成部分。

七、會(huì)計(jì)檔案的管理問題

（一）會(huì)計(jì)憑證的整理要求

要折疊整齊，裝訂牢固，憑證封面各項(xiàng)目填寫齊全，在空白處蓋上檔號(hào)章，并按要求將檔號(hào)章各欄目填寫清楚，憑證起止張數(shù)是指記賬憑證數(shù)。

（二）會(huì)計(jì)賬簿的整理要求

以自然形成的一本作為一個(gè)案卷。固定賬薄不要拆去原封面；活頁賬薄可拆去原封面和空白頁，用“三孔一線”的方法裝訂；會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在啟用頁上方空白處蓋上檔號(hào)章。

（三）財(cái)務(wù)報(bào)告的整理要求

財(cái)務(wù)報(bào)告保持原樣，除去會(huì)生銹的金屬物，按年度、季（月）分別組卷，整本折疊。

八、照片檔案的管理問題

（一）照片檔案的整理

照片檔案可沿襲區(qū)分保管期限、按“類別—年度”分類編號(hào)的方法整理，也可按以下方法進(jìn)行整理：

1、不要求區(qū)分保管期限，僅分為歸檔與不歸檔兩部分，歸檔的照片保管年限為長(zhǎng)期以上。

2、照片按“年度—問題”進(jìn)行分類，在同一年度內(nèi)按照片的問題結(jié)合形成時(shí)間排列。

3、按“類別號(hào)—冊(cè)號(hào)—張?zhí)枴钡哪Ｊ綄?duì)照片進(jìn)行編號(hào)。

（二）重要的數(shù)碼照片應(yīng)同時(shí)沖洗紙質(zhì)照片歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)標(biāo)明互見號(hào)。

（三）歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)刻錄成光盤，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。

（四）照片檔案的編目

1、以照片的自然張或若干張（一組）為單位著錄成為照片檔案目錄的條目張?zhí)枺ǖ?張）

冊(cè)號(hào)（第5冊(cè)）

二級(jí)類目代號(hào)（照片）

一級(jí)類目代號(hào)（特殊載體檔案）

。

2、以一組照片為單位著錄時(shí)，題名應(yīng)根據(jù)題名擬寫要素，簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映一組照片的基本內(nèi)容。

3、以一組照片為單位著錄時(shí)，照片號(hào)、底片號(hào)、頁號(hào)均應(yīng)著錄起止號(hào)；時(shí)間應(yīng)著錄起止時(shí)間；參見號(hào)、攝影者可以著錄多個(gè)。

（五）大幅照片的管理

1、對(duì)于照片冊(cè)放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號(hào)順序排列。如豎直放置，應(yīng)首先將照片固定在專用的紙板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超過5cm。以豎直放置為宜。

2、對(duì)大幅照片的說明可另紙書寫，與照片一同保存。一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，應(yīng)隨該組照片一同在冊(cè)內(nèi)編號(hào)，填寫單張照片說明，并注明其存放地址。

3、對(duì)于大幅照片、底片，應(yīng)在備注欄內(nèi)注明“大幅”和存放地址。

（六）底片號(hào)的編制方法

底片號(hào)編在底片袋上，除“F1”與“F2”的區(qū)分外，其余與照片同號(hào)，無底片者，在備注欄說明。

九、關(guān)于機(jī)關(guān)檔案綜合管理考評(píng)

（一）如市檔案局委托各區(qū)檔案局（館）進(jìn)行檔案綜合管理升級(jí)預(yù)評(píng)，需按有關(guān)要求評(píng)出預(yù)評(píng)分。

（二）需加入以下有關(guān)檔案計(jì)算機(jī)管理及電子文件管理的考核內(nèi)容：

l、檔案管理軟件的配備情況；

2、錄入檔案條目的數(shù)量、比例（近五年的主要業(yè)務(wù)檔案）；

3、電子文件的收集和管理情況（*年以來的電子文件）；

4、檔案人員對(duì)計(jì)算機(jī)的熟悉情況。

十、其他業(yè)務(wù)問題

（一）關(guān)于建立全宗卷問題

1、各類型單位，包括企業(yè)、事業(yè)、機(jī)關(guān)等，特別是撤銷單位，應(yīng)按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《全宗卷規(guī)范》的要求，建立全宗卷。

物業(yè)檔案管理范文第4篇

一、提高檔案管理人員信息化建設(shè)、保密意識(shí)

在醫(yī)院方面，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)宣傳力度，促使內(nèi)部檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)得到充分培養(yǎng)，加強(qiáng)院內(nèi)檔案管理工作人員的責(zé)任感，繼而保證專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作的水平和質(zhì)量。在檔案管理工作人員方面，需要積極提升自身工作水平，明確實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案規(guī)范化、法制化、保密化管理的重要性。在醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員方面，應(yīng)當(dāng)通過加強(qiáng)其對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，引導(dǎo)其自覺配合并參與到檔案管理工作中。除此之外，應(yīng)當(dāng)注重培養(yǎng)檔案管理者的保密意識(shí)，通過加強(qiáng)檔案保密法制教育來培育院內(nèi)醫(yī)務(wù)人員的保密法制理念，使其重視檔案保密工作，明確檔案保密工作的重要性和迫切性。

二、加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案工作基礎(chǔ)建設(shè)

為了提升專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作水平和質(zhì)量，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)從其基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面著手。具體來說，專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)努力爭(zhēng)取部門領(lǐng)導(dǎo)的支持，加強(qiáng)財(cái)力、人力、物力投入力度，促進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案保存與管理?xiàng)l件得到顯著提升。應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案保存室，保證檔案保存室、檔案閱覽室、行政辦公室能夠分開管理。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)配備鐵質(zhì)材料的檔案貯存柜，在紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案保存室內(nèi)配備空調(diào)、除濕器、滅火器等設(shè)備，保證檔案儲(chǔ)存室能夠得到有效的管理和維護(hù)，加強(qiáng)對(duì)檔案儲(chǔ)存室防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施的檢查和管理，為專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的安全提供有力保障。

三、加大檔案管理信息化建設(shè)力度

推進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)專業(yè)技術(shù)人員管理工作的順利開展具有重要作用，并且全力促進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)也是醫(yī)院人事制度改革、創(chuàng)新的根本需求。因此，專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)采取有效措施促進(jìn)檔案管理工作的效率和質(zhì)量得到顯著提升，促使醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員信息得到準(zhǔn)確、及時(shí)的傳輸和運(yùn)用，從而保證專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案信息化管理的準(zhǔn)確性、時(shí)效性。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)借助計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備以及先進(jìn)的技術(shù)促使專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案資料得以信息化整理和輸入，并借助信息處理技術(shù)將檔案中的文字、圖片以及聲像等資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，保證專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案紙質(zhì)資料與電子資料得以并存，結(jié)合實(shí)際需求能夠在屏幕上查找和閱覽相關(guān)內(nèi)容。

四、加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)

醫(yī)院若想保證專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作能夠順利開展，就應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力，引進(jìn)高水平、高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍內(nèi)部溝通交流，使其能夠在溝通中分享交流經(jīng)驗(yàn)，促使檔案管理隊(duì)伍整體水平得到較為顯著的提高。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)階段性地組織院內(nèi)檔案管理工作人員參與到各項(xiàng)教育培訓(xùn)活動(dòng)中，豐富其專業(yè)知識(shí)的積累，提高其信息化管理水平，促使專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作能夠高效率、高質(zhì)量地完成，杜絕檔案泄密事件的發(fā)生。例如：醫(yī)院可以開展相關(guān)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)班、設(shè)置信息化技術(shù)培訓(xùn)課程、組織開展思想道德素養(yǎng)的相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)等。另外，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)院內(nèi)檔案管理者思想政治素養(yǎng)的培養(yǎng)，使其具備較高的思想意識(shí)和敏銳的政治責(zé)任感，始終堅(jiān)持正確的政治立場(chǎng)和原則，發(fā)自內(nèi)心地?zé)釔蹤n案管理工作，通過嚴(yán)格實(shí)施檔案保密工作為醫(yī)院和諧發(fā)展、社會(huì)和諧穩(wěn)定提供強(qiáng)有力的支持。

五、加強(qiáng)對(duì)檔案保密性監(jiān)管力度

新時(shí)期，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及應(yīng)用，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)對(duì)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作實(shí)施監(jiān)管，積極強(qiáng)化法制建設(shè)，考察專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案保存和保密情況，監(jiān)督院內(nèi)檔案管理工作人員的工作行為，促使專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作得到規(guī)范化、保密化管理。具體來說，應(yīng)當(dāng)依法開展醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)工作，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)制度的規(guī)范、完善和優(yōu)化，保證專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、法制化發(fā)展。并且還應(yīng)當(dāng)對(duì)其檔案信息安全保障體系建設(shè)進(jìn)行強(qiáng)化，加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全保障體系的完善和優(yōu)化，健全醫(yī)院檔案信息安全管理機(jī)制，杜絕一切泄密事件和失密事件的發(fā)生；應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，保證醫(yī)院數(shù)據(jù)庫信息的安全性、真實(shí)性和完整性；加強(qiáng)對(duì)涉密計(jì)算機(jī)設(shè)備的使用和管理，采取物理隔離的方式保證其與外網(wǎng)的隔離，同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化密鑰管理和身份認(rèn)證，落實(shí)檔案管理崗位責(zé)任制。

物業(yè)檔案管理范文第5篇

檔案館藏是檔案工作的基礎(chǔ)和前提，而館藏建設(shè)又是衡量檔案館工作水平的重要標(biāo)志，所以檔案館館藏建設(shè)問題歷來是我國(guó)檔案工作的重中之重。擴(kuò)大檔案的收集門類，如加大科技檔案、照片檔案等的收集力度，是目前關(guān)于豐富綜合性檔案館館藏研究的主要觀點(diǎn)。但就目前綜合館接收工作實(shí)際看，各立檔單位產(chǎn)生的照片、聲像檔案數(shù)量十分有限，而絕大多數(shù)科技檔案的最終流向應(yīng)該是各領(lǐng)域設(shè)立的專門檔案館。由此不難得出結(jié)論，各綜合館通過上述方式豐富館藏是難以實(shí)施的。

館藏建設(shè)的質(zhì)量與效益取決于館藏檔案的內(nèi)容與成分。在綜合館長(zhǎng)期的接收工作中，輔助行政管理類的檔案館藏量過多，而專業(yè)管理類檔案比例嚴(yán)重失衡。筆者隨機(jī)對(duì)北京市檔案館四個(gè)全宗檔案的數(shù)量進(jìn)行分析，文書（行政管理）檔案與業(yè)務(wù)（管理）檔案的比例分別是69．9％比31．1％、68．39％比31．61％、71％比29％、84．6％比15．4％。可見，文書檔案的比例遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于業(yè)務(wù)管理檔案的比例。

本文所談的“業(yè)務(wù)管理檔案”主要是指各行政管理機(jī)關(guān)專業(yè)職能部門形成的、大量以專業(yè)、詳細(xì)特點(diǎn)著稱的“業(yè)務(wù)檔案”，它們已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)利用中備受關(guān)注的檔案門類。隨著社會(huì)文明程度的日益提高，人們?cè)絹碓蕉糜梅晌淦骱葱l(wèi)自身權(quán)益，在許多民事案件的審理過程中，當(dāng)事人往往要出具證明相關(guān)事實(shí)的資料作為實(shí)證。檔案因其自身具備原始憑證價(jià)值，自然有更強(qiáng)的真實(shí)性和說服力，因而成為法律憑證的首選。在對(duì)2004年北京市檔案館利用目的的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中，出于“個(gè)人取證”目的的利用者人數(shù)達(dá)1300多人次，位居六大利用目的之首。被大家熟知且利用率較高的“婚姻檔案”“勞模檔案”“規(guī)劃?rùn)n案”，均屬于業(yè)務(wù)管理檔案的范疇，它們的社會(huì)利用價(jià)值日益突顯。同時(shí)，由于業(yè)務(wù)管理檔案記錄著立檔單位具體的職能活動(dòng)，能夠映射各專業(yè)管理活動(dòng)的具體面貌，對(duì)本地區(qū)的公共管理和人民生活都有重要影響，因而具有較高的公共利用價(jià)值。故重視業(yè)務(wù)管理檔案的接收進(jìn)館事在必行。

業(yè)務(wù)管理檔案既是各單位對(duì)各種業(yè)務(wù)職能活動(dòng)的真實(shí)記錄，又是整個(gè)行政管理活動(dòng)的軟成果。如各級(jí)政府行政審批、批辦等各項(xiàng)工作中形成的檔案都體現(xiàn)其日常工作的內(nèi)容與特色，而將這些業(yè)務(wù)管理檔案接收進(jìn)館，既適應(yīng)了新形勢(shì)、滿足了社會(huì)公眾的利用需求，又有效地豐富了綜合館的館藏，那么何樂而不為呢？

二、接收業(yè)務(wù)管理檔案應(yīng)注意解決的問題

業(yè)務(wù)檔案的接收意義重大，為什么長(zhǎng)期以來卻不能實(shí)行呢？這是由于不夠科學(xué)的保管期限、立檔單位對(duì)移交工作存在顧慮以及有限的移交單位等因素所致，解決好這些問題是接收業(yè)務(wù)檔案的前提條件。

1． 正確地劃定保管期限

接收進(jìn)館的檔案一般被劃定為永久保管期限，而業(yè)務(wù)管理檔案在各現(xiàn)行立檔單位大都被劃為長(zhǎng)期或短期，因而移交進(jìn)館的檔案不能全面系統(tǒng)地反映該單位的主要職能活動(dòng)，大大減弱了移交進(jìn)館檔案的社會(huì)價(jià)值。其實(shí)關(guān)于業(yè)務(wù)管理檔案保管期限的確定，國(guó)家檔案局早在1987年出臺(tái)的《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》中就明確指出“凡是反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保存。凡是反映本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管?！钡捎趯?duì)文書檔案的認(rèn)識(shí)存在局限性，具體保管期限都是由立檔單位自己制定的，檔案館無法控制檔案的移交情況。因此，檔案行政管理機(jī)關(guān)應(yīng)該對(duì)各單位的檔案保管期限表進(jìn)行必要的監(jiān)督，以指導(dǎo)有關(guān)單位合理地履行移交檔案的義務(wù)。

2． 改善服務(wù)，消除立檔單位的思想顧慮

各立檔單位對(duì)業(yè)務(wù)管理檔案移交工作的態(tài)度，對(duì)檔案館能否順利接收業(yè)務(wù)管理檔案起著至關(guān)重要的作用。通過對(duì)78個(gè)應(yīng)向檔案館移交檔案的單位調(diào)查，發(fā)現(xiàn)其中44家單位從未向市檔案館移交過檔案，占總比例的56．4％；而在這44家單位中表示“今后仍不愿向檔案館移交檔案”的有8家。通過了解，這些單位之所以未向市檔案館移交，原因有二：一是認(rèn)為專業(yè)性強(qiáng)的檔案在本單位日常工作中利用相對(duì)頻繁，向檔案館移交可能會(huì)給本單位的利用帶來不便；二是認(rèn)為本單位形成的業(yè)務(wù)管理檔案只對(duì)本單位內(nèi)部有利用價(jià)值，對(duì)其他社會(huì)群體和個(gè)人并無價(jià)值。然而需要明確的是，檔案館接收檔案是代表國(guó)家行使相應(yīng)的權(quán)力，各立檔單位向檔案館移交檔案實(shí)際上是在履行對(duì)國(guó)家的義務(wù)。一方面，各立檔單位絕不能為了“與己方便”拒絕或采取各種手段拖延移交，使對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有重要價(jià)值的檔案不能及時(shí)進(jìn)館，無法發(fā)揮其應(yīng)有的社會(huì)價(jià)值。另一方面，綜合館應(yīng)主動(dòng)采取鼓勵(lì)政策改善服務(wù)。加大對(duì)檔案移交單位的優(yōu)惠政策，消除立檔單位的顧慮，讓他們充分體會(huì)到移交檔案是“與人方便，與己更方便”的好事，以提高他們移交檔案的自覺性。

3． 全面地確定檔案館的移交單位

館藏檔案的接收范圍直接決定館藏業(yè)務(wù)管理檔案來源的多元化，更準(zhǔn)確地說是決定了業(yè)務(wù)管理檔案的內(nèi)容范圍。因此，列入接收范圍的移交單位應(yīng)盡可能全面、系統(tǒng)地反映本地區(qū)方方面面的工作，這是由綜合館的任務(wù)所決定的。以重新調(diào)整后的《北京市檔案館接收檔案的規(guī)定》為例，在原有市委、市政府序列的機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加了與經(jīng)濟(jì)、科技、文化等領(lǐng)域有關(guān)的單位，擴(kuò)大了移交單位和接收檔案的范圍。在《北京市檔案館接收檔案單位名冊(cè)》的262家單位中，市委序列的機(jī)構(gòu)有86家，市政府序列的機(jī)構(gòu)有60家，共計(jì)146家，占接收單位總數(shù)的55．7％，其他各類單位已占到了接收單位總數(shù)的44．3％。在行業(yè)領(lǐng)域方面，調(diào)整后的移交單位范圍加大了商業(yè)、文化等領(lǐng)域的比重；在單位性質(zhì)方面，也突破了原有的市委市政府序列占絕對(duì)主導(dǎo)地位的局面。這在一定程度上為擴(kuò)大業(yè)務(wù)管理檔案內(nèi)容的廣度提供了條件，移交單位的多樣性使業(yè)務(wù)管理檔案的來源更為豐富。

“把各級(jí)檔案館建成保管黨和國(guó)家重要檔案的基地和愛國(guó)主義教育基地，建成為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)提供檔案信息服務(wù)的中心”是“十五”期間全國(guó)檔案工作的重點(diǎn)任務(wù)，館藏建設(shè)是基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)管理檔案的接收工作正是服務(wù)于這一基礎(chǔ)工作的重要組成部分。業(yè)務(wù)管理檔案的接收工作事關(guān)綜合館館藏建設(shè)全局，直接關(guān)系著“使檔案工作服務(wù)于民”艱巨使命的落實(shí)，又是使檔案館藏更加貼近社會(huì)與公眾的重要措施。關(guān)注業(yè)務(wù)管理檔案的接收，認(rèn)真解決接收中存在的問題是現(xiàn)階段館藏建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急。