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檔案局工作經(jīng)驗總結(jié)范文第1篇

中圖分類號：TE09 文獻標識碼：A

我國的資源稟賦是富煤、貧油、少氣，決定了我國的能源結(jié)構(gòu)極不平衡，因此發(fā)展煤制油和煤化工項目是我國能源儲備戰(zhàn)略的核心內(nèi)容之一。神華集團公司踐行的具有自主知識產(chǎn)權(quán)的煤直接液化、間接液化、煤制烯烴等世界領(lǐng)先的核心技術(shù)和規(guī)模最大的工業(yè)化示范裝置，逐步在全國范圍內(nèi)推廣。

由于煤化工建設(shè)項目具有投資大、工期緊、項目復(fù)雜，涉及煤炭、煉化、土木、自備電廠等多行業(yè)、多專業(yè)的特點，每個項目產(chǎn)生的檔案都在2萬卷以上，幾十萬張圖紙，電子文件50萬條之多。為保證工程建設(shè)的順利建設(shè)，嚴格監(jiān)控文件流轉(zhuǎn)，實現(xiàn)項目檔案的順利歸檔移交，神華集團探索了符合新型煤化工行業(yè)的項目檔案業(yè)務(wù)手冊和項目檔案分類標準，并在項目建設(shè)中加以應(yīng)用，有效地支撐了神華煤化工項目建設(shè)、生產(chǎn)管理與運營、科技創(chuàng)新、技術(shù)升級和改造工作，也為探索和創(chuàng)新整個行業(yè)項目檔案管理體系，保證煤化工行業(yè)檔案管理的科學化、標準化、規(guī)范化有重要的指導(dǎo)作用，并填補了國內(nèi)本行業(yè)的檔案管理空白。

一、項目檔案創(chuàng)新管理的總體特點

根據(jù)國家檔案局《國家重大建設(shè)工程建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002），參照中石化檔案分類規(guī)定，神華集團在多項現(xiàn)代煤化工工程建設(shè)中，探索和總結(jié)出的項目檔案創(chuàng)新管理科研成果，總體有以下特點：

（一）分類標準填補行業(yè)空白

按照“項目階段――文件內(nèi)容/裝置/分裝置――文件內(nèi)容/專業(yè)”分類原則，在國內(nèi)率先編制了“煤制油煤化工基建檔案分類標準”，填補了國內(nèi)新型煤化工行業(yè)基建檔案的分類標準的空白。

（二）流程化的管理方式

在國內(nèi)率先共繪制了11大類文件的歸檔控制流程圖和節(jié)點說明，實現(xiàn)項目各主體“傻瓜式”、“標準化”的操作，填補了國內(nèi)新型煤化工行業(yè)文件流程化控制的空白。

（三）統(tǒng)一文本格式

編制了“煤制油、煤化工項目文件歸檔總目錄”，將項目涉及的《國家標準》《地方標準》《行業(yè)標準》諸多文本、表格格式全面進行梳理，將所有文件全部整合到10個《標準》文號中，把項目建設(shè)形成的3500多個（種）歸檔文件統(tǒng)一對應(yīng)到這1000多種標準格式中，做到了歸檔文件的模板化和標準化。

（四）規(guī)范文件編碼

構(gòu)建了新型煤化工“項目文件編碼標準體系”，實行文件“獨立雙編碼”體系，即本項目各施工單位必須執(zhí)行本項目的編碼體系，并在文件上保留施工單位自身的ISO標準體系的編碼，實現(xiàn)了文件編號和檔號對應(yīng)。

（五）實時同步歸檔

通過“項目文件控制管理臺賬”，利用“文件報審節(jié)點追蹤”的方法，實現(xiàn)項目文件的同步實時控制與歸檔。通過記錄每個文件“形成――流轉(zhuǎn)――審定――簽批――傳送――發(fā)放――接收”的時間節(jié)點，保證了流轉(zhuǎn)文件同步進行預(yù)歸檔。

（六）電子一體化管理

定制開發(fā)“項目管理系統(tǒng)（PIP）” 中的“項目文檔管理模塊” 與“電子檔案管理系統(tǒng)（EDM）”的接口，實現(xiàn)電子文件“收集――歸檔”一體化。

（七）明確管理界面

理清了EPC、EPCM和E+P+C等多種合同模式的檔案管理界面，劃定了公司檔案室、項目檔案室、工廠檔案室、項目承包商、項目分包商、項目施工單位等之間9種管理界面關(guān)系和業(yè)務(wù)流程。

（八）檔案量化考核

制定“項目文控檔案考核辦法”，以“項目部+項目組+承包商”的模式，對文件控制質(zhì)量、歸檔進度等幾十項考核內(nèi)容進行分值量化打分，按權(quán)重比例納入項目整體考核體系中，在進度付款中予以考核兌現(xiàn)，保證了項目文件歸檔進度和質(zhì)量。

二、項目檔案創(chuàng)新管理的主要做法

（一）煤制油、煤化工行業(yè)檔案分類標準體系的建立

從2002年煤制油、煤化工項目研發(fā)、建設(shè)開始，神華集團在充分借鑒《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》（國檔發(fā)〔1991〕20號）《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》（國檔發(fā)〔2004〕40號）中石化《石油化工工程建設(shè)交工技術(shù)文件規(guī)定》（SH3503/T-2001）《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）等標準規(guī)范的基礎(chǔ)上，開展了一系列行之有效的檔案分類標準的研究工作。

建立了文件管理體系。從2004年開始，制訂了煤制油、煤化工的《項目前期和工程設(shè)計基礎(chǔ)資料管理規(guī)定》《工程技術(shù)文件出版管理規(guī)定》《商務(wù)文件控制及管理辦法》《采購文件管理規(guī)定》《工程設(shè)計文件管理規(guī)定》《施工交工資料管理歸檔》程序文件等14個文件控制性規(guī)定，逐步形成了煤制油、煤化工的文件控制和檔案管理制度的雛形。并針對項目建設(shè)、企業(yè)管理進行了多輪修改，目前已至第三版，以適應(yīng)項目建設(shè)、公司檔案管理的發(fā)展需要。

建立了檔案管理制度體系。2009年根據(jù)項目建設(shè)的具體特點和經(jīng)驗總結(jié)，制定了煤制油、煤化工的檔案管理制度體系，包括《公司檔案管理辦法》《檔案分類規(guī)則》《基建檔案管理辦法》《文書檔案管理辦法》《電子檔案管理辦法》《檔案考核管理辦法》《項目檔案管理規(guī)定》《聲像檔案管理辦法》《文件控制管理規(guī)定》《財務(wù)與審計檔案管理辦法》《檔案借閱制度》《檔案庫房管理辦法》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案保密工作制度》《文控檔案工作考核辦法》等制度。

建立新型的煤制油、煤化工行業(yè)檔案分類規(guī)則。在分類方法的選定方面，為保持檔號編制的一致性，在除了基本建設(shè)類和設(shè)備儀器類之外，對于其他大類的二級類目是以文件形成的“年度”來定義，其總體分類方法按照“時間――問題/機構(gòu)-――保管期限”制定的，強調(diào)了歸檔文件的時效性，以便于歸檔管理和利用。

基本建設(shè)類和設(shè)備儀器類按照：“項目階段――文件內(nèi)容/裝置/分裝置――文件內(nèi)容/專業(yè)”的方式分類。其中，專業(yè)性不強的前期、綜合管理類按照是以“文件內(nèi)容和性質(zhì)”逐級細分；對于專業(yè)性強的技術(shù)類文件則以“裝置（或單位工程）和專業(yè)”綜合考慮進行劃分。

上述的分類原則，就把檔案分為二大部分。其中，對于最為復(fù)雜的基建、設(shè)備檔案，在充分研究分析、權(quán)衡后，將其分為四級類目進行劃定；其他大類全部按照三級類目進行劃定。這樣，既滿足了實踐工作中的需要，也保持了總體分類方案的一致性和穩(wěn)定性。在分類表的編制方面：

第一，各級類目基本按照“問題兼顧機構(gòu)”原則進行分類編制，避免類目交叉的情況出現(xiàn)。

第二，由于分類表不可能列舉所有文件內(nèi)容，因此在文件范圍中，描述了文件的基本范圍，并按照序號確定了文件卷內(nèi)的基本順序。如果出現(xiàn)表中非列入內(nèi)容，則可以將文件序號順延即可，見圖1。

第三，為了立卷和利用方便，并結(jié)合分類的一致性，將“基本建設(shè)類”中的“科研項目類”文件劃入科學研究類中，避免此類文件的分散；將“基本建設(shè)類”中的“涉外類文件”分解到基建類相關(guān)類文件中，如涉外合同劃歸合同類管理文件中。

第四，為了便于使用，結(jié)合分類統(tǒng)一性，將類目編碼設(shè)定為2位數(shù)字（項目代碼為字母，案卷號為3位數(shù)字）；在各大類中的三級類目、四級類目中，每類開始都設(shè)置編碼00為綜合類，便于管理各大類聲像、實物類檔案。

第五，不考慮保管期限作為文件排列順序的影響因素。文件基本范圍中已經(jīng)對文件基本排列順序劃定，沒有特殊情況不予改變。

第六，設(shè)定案卷在庫房中的排列方式。原則上，基本建設(shè)和科研項目類采用“項目――裝置――文件大類（二級類目）――案卷序號”排列，其他各大類文件按“年度――案卷檔號”排列存放。

第七，對基建檔案類目增加項目代號。考慮到基建、設(shè)備儀器類檔案中，文件類型往往復(fù)雜且數(shù)量龐大，結(jié)合實際工作經(jīng)驗，增加基建檔案類目的項目代號，以便于利用。同時，為減少檔號層次，將項目代碼作為建設(shè)期的臨時性符號處理，不作為檔號的一個正式類目級來考慮定義，加以括號，見圖2 。

（二）流程化的實時歸檔方式

在國內(nèi)率先繪制了11大類文件的歸檔控制流程圖和節(jié)點說明，實現(xiàn)項目各主體“傻瓜式”“標準化”的操作，填補了國內(nèi)新型煤化工行業(yè)文件流程化控制的空白。

通過“項目文件控制管理臺賬”，利用“文件報審節(jié)點追蹤”的方法，實現(xiàn)項目文件的同步實時控制與歸檔。通過記錄每個文件“形成――流轉(zhuǎn)――審定――簽批――傳送――發(fā)放――接收”的時間節(jié)點，保證了流轉(zhuǎn)文件同步進行預(yù)歸檔。

對較復(fù)雜的施工文件的歸檔流程管理和要求：

第一，施工管理部負責制定施工文件成冊表，并各項記錄的格式文本；各項目組負責審查施工文件所使用記錄表格的規(guī)范性、內(nèi)容的真實性以及簽署是否完備，并根據(jù)施工節(jié)點，及時組織進行質(zhì)量驗收，并履行相關(guān)的簽署手續(xù)，確保施工文件的及時歸檔。

第二，各項目組要審查承包商、監(jiān)理單位施工過程照片的歸檔情況。施工文件（含監(jiān)理文件）的形成要按照公司的統(tǒng)一格式，按照施工文件成冊表進行組卷，其內(nèi)容包括施工記錄，質(zhì)量驗收記錄，檢測、試驗報告，消防報驗、材料報驗、監(jiān)理文件等。

第三，承包商、施工單位要有專人負責進行文件的統(tǒng)一編號，簽署要完備，字跡材料要符合歸檔要求（如藍黑、碳素），杜絕不符合歸檔要求的字跡材料（如純藍、紅色等）。

第四，施工文件的收集、積累要對文件數(shù)量、原件、簽署等有效性進行檢查、核對，在施工記錄文件進行報驗時，要加蓋“原件”章，在報驗返回時收集原件。經(jīng)檢查合格后，進行接收并做好登記臺賬。

第五，監(jiān)理單位、項目組要及時做好相應(yīng)的報驗簽證工作，以確保施工記錄文件流轉(zhuǎn)及時、真實、有效。

第六，施工記錄文件在完成階段性工程（視工程具體情況完成分項或冬季施工撤場前）并辦理報驗簽證后，移交存放在項目檔案室一份原件，如因各項檢查需查閱施工文件時，一律在項目檔案室進行查閱；在完成分部工程質(zhì)量驗收并辦理報驗簽證后，承包商、施工單位要及時進行整理、分類、組卷等整編工作，并歸檔在項目檔案室；在裝置中交一個月內(nèi)，完成綜合卷、消防報驗、竣工圖的整理、歸檔工作，一并辦理歸檔移交手續(xù)，施工文件歸檔流程圖及文件控制臺賬，見圖3、表1。

（三）統(tǒng)一文本格式

編制了“煤制油、煤化工項目文件歸檔總目錄”，將項目涉及的《國家標準》《地方標準》《行業(yè)標準》諸多文本、表格格式全面進行梳理，將所有文件全部整合到10個《標準》文號中，把項目建設(shè)形成的3500多個（種）歸檔文件統(tǒng)一對應(yīng)到這1000多種標準格式中，做到了歸檔文件的模板化和標準化，見表2。

（四）規(guī)范文件編碼

構(gòu)建了新型煤化工“項目文件編碼標準體系”，實行文件“獨立雙編碼”體系，即本項目各施工單位必須執(zhí)行本項目的編碼體系，并在文件上保留施工單位自身的ISO標準體系的編碼，實現(xiàn)了文件編號和檔號的對應(yīng)。

例如，S1-HQY-QHZZ-L-101，含義是：寰球院（HQY）氣化裝置（QHZZ）土建專業(yè)（S1）第101份工程聯(lián)絡(luò)單（L）。

施工記錄冊代碼：用S1、S2、S3、S4、S5分別代表不同專業(yè)的施工記錄冊（專業(yè)代碼同上綜合冊）。

文件類別：工程聯(lián)絡(luò)單為L；記錄（非報審）為J；設(shè)計變更為B；（設(shè)計變更由設(shè)計院編號；如果設(shè)計院沒有編碼的，執(zhí)行此編碼）。

承包商代碼：不限于三位。

單位工程代碼：土建、安裝單位工程分別為T、A。

子單位工程、分部、子分部工程代碼：根據(jù)實際情況，用數(shù)字依次排列表示，其中子單位、子分部若無，用0代替。

（五）電子一體化管理

定制開發(fā)“項目管理系統(tǒng)（PIP）” 中的“項目文檔管理模塊” 與“電子檔案管理系統(tǒng)（EDM）”的接口，實現(xiàn)電子文件“收集-歸檔”一體化。見圖4。

（六）明確管理界面

理清了EPC、EPCM和E+P+C等多種合同模式的檔案管理界面，劃定了公司檔案室、項目檔案室、工廠檔案室、項目承包商、項目分包商、項目施工單位等之間9種管理界面關(guān)系和業(yè)務(wù)流程。

（七）量化考核檔案工作

制定“項目文控檔案考核辦法”，以“項目部+項目組+承包商”的模式，對文件控制質(zhì)量、歸檔進度等幾十項考核內(nèi)容進行分值量化打分考核，按權(quán)重比例納入項目整體考核體系中，在進度付款中予以考核兌現(xiàn)，保證了項目文件歸檔進度和質(zhì)量。

例如：對承包商監(jiān)理單位的考核打分表格，見表3。

三、項目檔案創(chuàng)新創(chuàng)新管理的實施效果

神華集團的煤制油、煤化工檔案分類標準已在神華直接液化項目、神華包頭煤制烯烴項目、神華829（間接液化項目）項目、神華CCS（二氧化碳捕獲技術(shù)）項目、神華寧煤MTP項目都得到了充分的應(yīng)用，為項目建設(shè)、企業(yè)日常管理工作提供了強有力的支撐作用，為企業(yè)提供了便捷、高效的信息管理平臺。其主要應(yīng)用效果如下：

第一，依靠煤制油煤化工原創(chuàng)性的檔案管理新模式，保證了投資達300多億的神華鄂爾多斯煤直接液化、包頭煤制烯烴兩個國家級重點建設(shè)項目的檔案專項分別于2009年和2012年順利通過國家檔案局的驗收，并列為檔案管理推廣項目。

第二，2010年，神華煤直接液化項目的檔案管理成果獲得煤炭協(xié)會管理創(chuàng)新二等獎。

第三，2011年，神華829間接液化項目、天然氣制氫項目通過檔案專項驗收。

第四，投資500億元的神華寧煤MTP項目都得到了充分的應(yīng)用，國家檔案局正式驗收并予以肯定。

第五，2012年“30萬噸煤制油工程高濃度二氧化碳捕集與地質(zhì)封存技術(shù)開發(fā)及示范CCS”項目檔案通過驗收。

第六，2013年《百萬噸級直接液化項目關(guān)鍵技術(shù)示范項目》通過科技部鑒定。

第七，到2013年，神華煤制油煤化工檔案管理部門為本單位申請的132項專利、在13個國家申請“神華一種煤直接液化技術(shù)”專利金獎和煤炭工業(yè)協(xié)會科學技術(shù)特等獎，成功提供了檔案利用服務(wù)。

第八，中煤集團公司的煤制油煤化工項目也大力應(yīng)用本《手冊》進行檔案管理工作。

第九，該項目的應(yīng)用，為本行業(yè)本公司節(jié)省了100多萬的培訓(xùn)費用，為項目建設(shè)提供了有力的文件控制和檔案管理保障，為項目順利建設(shè)和生產(chǎn)正常運行提供強大的保障。

第十，為國家對項目的審計提供了有力的憑證作用。