工程檔案管理規(guī)范
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工程檔案管理規(guī)范范文第1篇
1.相關部門對檔案管理制度重視不足，落實不夠
在水利工程建設過程中，檔案管理工作往往不會被納入工程建設的同布置、同檢查，檔案管理與工程建設質量、進度、安全等問題相比，重視程度不夠。在工程建設之初各參建單位在工程建設各階段對檔案資料管理應承擔的工作職責沒有進行明確，造成了檔案資料管理職責不清。在日常的文件材料管理方面各單位的崗位責任制、文件歸檔制度、文件保管制度、檔案鑒定制度等大多是流于形式，沒有形成有效的管理體制，也就使得水利工程建設檔案管理工作無明確的辦事規(guī)程和行動準則。在實際建設施工過程中，各參建單位對文件材料的管理仍舊是以水利工程建設的實施為主，側重于科技檔案的收集、整理。再加之水利工程建設周期較長、文件材料交接手續(xù)不到位，檔案驗收無檔案部門參加等因素，使得檔案管理工作的開展未能達到有關規(guī)定要求的深度。
2.檔案管理人員非專業(yè)，保管環(huán)境不達標
調查中的重點水利工程內容大多涉及多領域多專業(yè)。工程中的各個單項工程會被分成多個標段，標段內又會分包。參與施工的單位多而雜，素質參差不齊。這些施工單位一般重視技術工作，檔案收集管理意識薄弱，片面的認為工程質量和按時完工才是主要工作內容，對檔案收集管理工作不重視，普遍沒有設置專門的檔案管理機構和崗位。對于文件材料的收集整理工作，基本是由行政人員、技術人員兼職管理，這部分人員中又以參加工作時間不長的青年居多，他們經驗不足，又沒有經過專業(yè)檔案培訓，且身兼數(shù)職、精力有限。所謂的檔案管理工作只是被動的接受并保存文件資料。再加上工程工期長、臨時機構解散、人員流動性等不確定性因素，還會發(fā)生文件材料遺失、缺項漏項、簽章手續(xù)不全等問題。這就造成了檔案管理工作明顯滯后于水利工程建設工作的情況，還會出現(xiàn)工程面臨竣工驗收時才會想到檔案收集整理工作的現(xiàn)象。于是，為了能順利完成驗收，就會突擊補材料，這樣材料的真實性就無法保證。此外，水利工程項目在施工建設時都會成立項目部，選址一般都在工程所在地，房屋結構為彩鋼瓦。由于場地和條件的限制，項目部無集中統(tǒng)一管理檔案的檔案室，各參建單位的檔案會放在辦公室的鐵皮柜中保存，項目部環(huán)境雜亂，檔案保管的“八防”標準無法達到。
3.檔案收集整理不規(guī)范
一是原始資料收集不齊全，整理歸類不合理。因檔案管理人員缺乏檔案專業(yè)知識，導致文件資料收集不及時、內容不齊全、整理不規(guī)范、分類不準確、卷內文件聯(lián)系不緊密，組合不合理，案卷書寫不規(guī)范。如工程建設中，各單位只顧及工程數(shù)據(jù)資料的收集，往往不會留存施工建設場面的影像資料。有的工程連基本的工程施工前后的對比照片都不齊全。有照片的也沒有按檔案整理的要求放入檔案專用照片冊中，并配以詳細的文字說明有。二是案卷內容不完整。工程建設檔案的形成與收集整理沒有系統(tǒng)的流程，歸檔范圍也沒有嚴格的界定，再加上工程建設檔案資料內容繁雜，涉及的單位部門較多，受時間約束較大，造成歸檔材料不完整。如工程施工、監(jiān)理日志做不到一日一記，出現(xiàn)對應不上的情況；工程的監(jiān)理，往往只有監(jiān)理員在工程現(xiàn)場，監(jiān)理總監(jiān)不到位，需監(jiān)理簽字的資料會由他人替簽或集中補簽。三是文件材料的搜集整理與移交接收工作嚴重脫節(jié)，造成檔案的缺失。目前，檔案行政管理部門一般不直接參與到水利工程建設實施過程中，這樣就造成水利工程建設過程中文件材料收集和整理工作中出現(xiàn)的問題不能及時被檔案行政管理部門發(fā)現(xiàn)，有些因遺漏而未被整理入卷的應歸檔的文件材料，在水利工程完工移交后，能被找到的可能性幾乎為零，從而導致水利工程檔案不可逆轉的缺失，對今后的保管利用都造成很大的影響。
4.檔案信息化程度不高
隨著水利事業(yè)的不斷發(fā)展，作為水利工程建設主體的地方水務部門的水利工程檔案的數(shù)量也在不斷增多。從目前調查的情況來看，水務部門及工程參建單位的水利工程建設檔案管理工作仍然保留著傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式。計算機的運用主要是進行登記，檢索工具只有“目錄檢索”一種，檔案信息化程度低。
二、重點水利工程建設檔案規(guī)范化管理的建議
1.增強檔案意識，建立完善的檔案管理網(wǎng)絡與制度
工程檔案管理規(guī)范范文第2篇
區(qū)委政府十分關心和重視檔案工作，為進一步深入貫徹省、市檔案工作會議精神，總結5年來的檔案工作，安排部署今后一段時期的工作，表彰檔案戰(zhàn)線涌現(xiàn)出來的先進集體和先進工作者，決定召開這次全區(qū)檔案工作暨先進表彰會，旨在推進全區(qū)檔案事業(yè)的科學發(fā)展，更好地服務于區(qū)委政府的工作大局，服務于廣大人民群眾，服務于和諧*建設。根據(jù)會議安排，我對20*年全區(qū)檔案工作進行總結，對2009年工作提出意見。在此，我代表*區(qū)檔案局向長期以來關心支持檔案工作的各級各部門和廣大檔案工作者表示衷心感謝!向受表彰的先進集體和個人表示熱烈的祝賀!
一、創(chuàng)新思路，攻堅克難，全面完成檔案工作目標任務
20*年全區(qū)檔案工作在黨委政府的領導下、在上級業(yè)務部門的幫助指導下，深入貫徹落實科學發(fā)展觀，解放思想、真抓實干，全面超額完成各項目標任務，推進全區(qū)檔案事業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展。
(一)致力科學發(fā)展，檔案館建設取得新成效
檔案資源建設是檔案工作服務于科學發(fā)展的重要物質基礎，區(qū)檔案館在晉升三星級檔案館基礎上，繼續(xù)以加強檔案資源體系建設為重點，一是認真開展檔案收集、征集、接收工作，接收了農村土地經營權證補換發(fā)檔案、吾來易地扶貧搬遷檔案及黨委、政府、紀委、財政等機關到期應進館檔案9016卷2513件，進一步豐富了館藏，改善了館藏結構，同時加大了對民間珍貴檔案的收集力度，收集到一批愛國華僑梁金山先生的珍貴資料，彌補了我館名人檔案的空白;二是加大館藏檔案、資料的規(guī)范化整理和重點檔案搶救力度，按標準整理館藏各鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案15364卷、資料8699冊，修裱重點檔案4000頁，在一定程度上延長了部分瀕危檔案壽命;三是切實做好檔案信息利用工作。為確保檔案信息既全面又安全的為社會各界提供利用，進一步嚴格檔案查借閱手續(xù)，建立專用查檔介紹信，做到手續(xù)不全不提供，有效杜絕失漏泄密現(xiàn)象，全年提供檔案利用582人次1923卷36件，為資政決策、工作查考、解決糾紛特別是林權制度改革和農村土地經營確權換證起到積極作用。
(二)著力協(xié)調發(fā)展，機關工作水平全面提高
20*年是檔案工作“六項工程”驗收的關鍵時期，為確保檔案六項工程建設不走形式、不走過場取得實效，檔案部門加強指導力度，各單位繼續(xù)按照《*區(qū)檔案工作六項工程實施方案》認真組織、千方百計克服人財物等困難，堅持標準不放松，在管理體制、設施設備、業(yè)務建設、開發(fā)利用、信息化建設上下工夫，全面推進機關檔案管理，去年又有14個機關、8個鄉(xiāng)鎮(zhèn)、21個村委會社區(qū)實現(xiàn)了星級管理，目前全區(qū)共54個機關、4個事業(yè)、18個鄉(xiāng)鎮(zhèn)、38個村社區(qū)綜合檔案室通過星級驗收，分別占總數(shù)的96.4%,80%,100%,13%，順利完成了各項工程建設的目標任務。20*年10月在市政府對各縣區(qū)“七項工程”建設實施情況專項檢查中獲得第二名的好成績，標志著我區(qū)檔案工作管理水平躍上了新臺階。
(三)奮力解放思想，檔案服務能力明顯提升
20*年結合全區(qū)解放思想大討論活動，積極組織檔案職工緊緊圍繞創(chuàng)新服務開展討論，集思廣益，為檔案事業(yè)發(fā)展建言獻策，在貫徹落實黨的十七屆三中全會精神服務民生建設上取得顯著成效。一是為全區(qū)新農村建設服務。積極與新農辦協(xié)調，在新農辦的支持下，結合新農村試點建設，采用在金雞鄉(xiāng)搞試點、開現(xiàn)場會等形式推進新農村家庭檔案建設，共建9個新農村試點檔案17*戶2585盒，使農戶家庭中重要證件、珍貴材料等得到集中有效的管理為維護農民合法權益、促進“民主管理、鄉(xiāng)風文明”起到積極作用。二是為林改工作服務。全力配合區(qū)林改辦做好林改檔案工作，針對林改工作的特點和實際，認真組織各階段培訓，并組成林改檔案督察組深入各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村檢查林改檔案資料，確保齊全完整，為老百姓存史留證。三是為農村土地經營權證補換發(fā)服務。積極做好農村土地經營權補換發(fā)證檔案整理移交工作，認真開展調研，確定工作方案，組織專業(yè)培訓，統(tǒng)一標準、規(guī)范業(yè)務、實地指導，歷經半年艱苦奮戰(zhàn)，4102卷檔案順利接收進館。四是強力推動農戶家庭建檔。以“檔案六項工程”建設為契機，以“整鄉(xiāng)推進”為抓手，深入瓦房鄉(xiāng)19個行政村對村級檔案實行規(guī)范整理的同時幫助其近5000農戶建立起家庭檔案，深受廣大農戶好評。
(四)大力推進信息化建設，檔案現(xiàn)代化管理又有新進展
為全面提高檔案對社會的服務水平，進一步完善檔案館局域網(wǎng)建設，加強館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫建立共建目錄數(shù)據(jù)166146條，建立館藏檔案全文數(shù)據(jù)庫41152頁，進一步推進了檔案管理現(xiàn)代化建設速度，為檔案資源共享、向全社會提供高效快捷的服務奠定了堅實的基礎。
(五)努力法制建設，依法治檔能力明顯增強
檔案部門始終將認真組織學習、深入宣傳貫徹《檔案法》、《云南省檔案條例》擺到重要議事日程，組織檔案干部學習檔案法律法規(guī)特別是新修定的《云南省檔案條例》，做到人手一冊，借《云南省檔案條例》實施一周年之機，發(fā)放宣傳資料、懸掛宣傳標語、制發(fā)手機短信，進一步提高了社會檔案法制意識。加強行政執(zhí)法隊伍建設和行政執(zhí)法人員培養(yǎng)，爭取開展檔案行政執(zhí)檢查，推動全區(qū)依法治檔進程。
工程檔案管理規(guī)范范文第3篇
關鍵詞：檔案管理;規(guī)范化水平;有效途徑
隨著社會經濟的進步和發(fā)展，不同領域的發(fā)展已經逐漸完善并且規(guī)范化和制度化。在以往的檔案管理中，檔案管理理念和檔案管理方式較為落后，檔案管理存在較多不足，給檔案管理工作帶來較大困難。作為檔案管理人員應當緊跟時展步伐，不斷完善檔案管理方式，提高檔案管理規(guī)范化水平。
一、檔案管理規(guī)范化的必要性
隨著我國現(xiàn)代化的建設中，檔案管理工作有著重要的作用和意義，檔案管理技術也在不斷提高。檔案管理是國家、企業(yè)、個人以及社會組織等形成的各種歷史記錄。信息化時代背景下，實現(xiàn)檔案管理的標準化和制度化，不斷提高檔案管理的規(guī)范化水平。檔案工作不是一朝一夕形成的，它是單位或者個人在一個持續(xù)時間段內在工作和管理中的積累。它的表現(xiàn)形式是多元化的。對于每個單位檔案是一筆巨大的無形財富，它記錄了各種歷史性的決策以及建設方向，記錄了單位的發(fā)展以及各種成功，它是企業(yè)在市場競爭中增加的重要資本。進行檔案管理工作是所有單位發(fā)展要求，同時也在我國教育中占有重要地位。我國不斷培養(yǎng)技術和實用性人才，用復合型人才培養(yǎng)模式代替?zhèn)鹘y(tǒng)專業(yè)型人才教育方法。不斷加強檔案管理工作可以使企事業(yè)單位培養(yǎng)更好的人才進行正確方向的提供。另外，規(guī)范化的進行檔案管理工作可以使各項工作水平得到提高，可以提供理論依據(jù)促進單位的發(fā)展，做好檔案管理工作才可以把數(shù)據(jù)庫的作用更好的發(fā)揮，使各個部門之間工作的主動性和鏈接進行提高，有利于整合各類資料，使工作量減少，工作效率得到提高。
二、加強檔案管理信息化建設，提高檔案管理規(guī)范化
信息化時代背景下，信息技術和網(wǎng)絡技術快速發(fā)展，在新的形勢下檔案管理需要緊跟時代步伐，促使檔案管理朝著信息化方向發(fā)展。在檔案管理信息化建設中，需要完善相關的檔案管理信息設備，改變以往紙質檔案載體模式。紙質檔案不易保存，儲存時間較短，存儲空間較大，存在比較大的浪費。借助現(xiàn)代化信息技術和設備，開展檔案管理工作，可以改變檔案管理工作現(xiàn)狀，同時借助網(wǎng)絡技術可以及時獲取相關資料。借助信息技術構建檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，制定相應的登錄查詢平臺，用戶可以登錄數(shù)據(jù)庫，查閱相關的檔案資料。借助信息化管理設備可以實現(xiàn)檔案信息的分析和利用，保證檔案信息的安全、完整，節(jié)約檔案管理時間。
隨著網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展，目前很多檔案的管理工作都開始走向信息化和數(shù)字化，原有的紙質檔案管理工作正在逐步退出歷史舞臺。所以在目前檔案的管理規(guī)范化過程中，應該做好二者的結合工作，提升檔案管理的桂芳華水平。在很多單位的檔案實際管理工作中，紙質檔案管理和電子檔案管理應當具備獨立的管理體系，同時發(fā)揮自身的優(yōu)勢相互配合，促進檔案管理工作有效開展，提高檔案管理工作效率。結合紙質檔案管理工作，要保證檔案管理工作信息化建設逐步完善，同時做好紙質檔案向電子化檔案的轉型工作。在電子檔案管理開展時，可以推動紙質檔案管理的開展，促進兩者的有效融合，可以促進檔案管理更加高效的開展。電子檔案管理可以實現(xiàn)快速檢索，不斷完善檔案查找和利用功能，促進兩者的融合，借助電子檔案管理模式可以從紙質檔案中快速查找檔案。
三、提高檔案管理能力，優(yōu)化檔案服務方式
大多數(shù)檔案管理人員對新技術和新設備操作方式掌握不足，加強檔案管理人員系統(tǒng)化培訓，在實際工作中靈活利用現(xiàn)代技術和方式。如工程類檔案管理工作中，管理人員需要掌握一定的工程基礎知識，能夠熟練掌握和操作計算機。同時檔案管理人員具備突發(fā)事件應對能力，靈活應對突發(fā)事件。隨著現(xiàn)代技術和現(xiàn)代管理理念的引入，檔案管理的服務方式也發(fā)生變化，從信息管理逐漸轉變成信息服務。檔案管理人員經過系統(tǒng)化的培訓工作，具有一定的檔案管理能力，同時需要改變以往的服務方式，做好檔案資料采集、整理和存儲工作的同時，同時更加注重檔案資料的開發(fā)和利用。同時借助網(wǎng)絡平臺構建信息服務平臺，打破空間和時間的局限性，做好各類檔案資源的共享工作。所有的檔案管理都是為實際工作做好服務的，利用好各類檔案信息，發(fā)揮出檔案的核心價值，不斷提升檔案管理工作的規(guī)范化水平，這是充分發(fā)揮出檔案信息價值的最有利保證。那么在檔案管理工作中，如何體現(xiàn)檔案信息的資料價值，可以說是檔案管理工作的一項重大課題。檔案資料價值開發(fā)的過程中，想要發(fā)掘檔案資料價值，注重社會公眾開發(fā)度的強化，讓大眾可以閱讀和查閱相應的檔案資料，深入發(fā)掘檔案價值。注重檔案資料和實際生活的有效結合，針對一些適當公開的檔案資料，適當增加開放程度，利用檔案資料促進社會發(fā)展。
四、結語
隨著社會經濟的發(fā)展，檔案管理工作需要采取現(xiàn)代化和規(guī)范化管理方式，不斷提高檔案管理規(guī)范化水平。在實際檔案管理工作中，需要借助新技術和新設備，開展綜合性培訓工作，加強檔案管理培養(yǎng)。檔案管理工作需要緊跟時代腳步，應當革新檔案管理理念，完善檔案管理制度，注重信息化建設，完善檔案服務方式。
參考文獻
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工程檔案管理規(guī)范范文第4篇
關鍵詞：技術檔案；管理：服務；供電企業(yè)
一、電力技術檔案管理是電力企業(yè)檔案管理的主要業(yè)務
檔案的定義是檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。檔案“是指過去和現(xiàn)在的國家機關、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀錄?！?/p>
企業(yè)檔案全方位反映了企業(yè)活動的方方面面，它既包括企業(yè)的生產經營活動內容，也包括企業(yè)的管理、財務、人事等其它活動的內容，如文書檔案、技術檔案、經濟管理檔案、專利檔案、商標檔案、財會檔案、人事檔案等， 真實全面地記錄了企業(yè)在行政管理、技術引進、產品研制、生產，市場營銷、經營決策以及財會、人事管理等方面的活動，是企業(yè)重要的知識資源，也就是企業(yè)知識管理的資源基礎之一。兩者具有共同的目標和動機。企業(yè)知識管理的主要目標是管理企業(yè)的顯在知識，發(fā)掘企業(yè)的隱含知識，實現(xiàn)隱含知識向顯在知識的轉化，在企業(yè)內實現(xiàn)知識共享，鼓勵知識創(chuàng)新，實現(xiàn)知識的增值，從而提高企業(yè)的競爭力。改革開放以來，特別是進入市場經濟以來，由于人力資源實行了廣泛流動，企業(yè)員工基本上擺脫了人事檔案的束縛，技術檔案越發(fā)受到企業(yè)的高度重視，并成為企業(yè)檔案管理的主要業(yè)務。
二、提高輸變電工程檔案管理水平的對策
基于輸變電工程檔案管理中普遍存在的問題，結合實際，談幾點粗淺體會。
㈠ 加強法規(guī)宣傳，提高對輸變電工程檔案重要性的認識
做好工程檔案的管理，離不開各單位、部門的支持和協(xié)作。我們在輸變電工程檔案資料的收集過程中，注重運用行政、經濟等手段，多方式、多渠道、多層次地宣傳《檔案法》等法律法規(guī)，積極主動開展工作，使廣大工作人員真正認識到做好工程檔案的重要意義，以及各自應盡的責任和義務。領導的檔案意識增強了，工程檔案管理也就自然擺上了議事日程。
㈡ 建立工作機制，夯實輸變電工程檔案管理基礎
1、加強組織領導。堅持工程項目建設與工程檔案管理兩手抓，健全管理網(wǎng)絡。項目建設單位要將設計、施工、監(jiān)理等各參建單位納入管理網(wǎng)絡，建立檔案領導小組和檔案工作小組，以綜合檔案室為紐帶，開展工程檔案的監(jiān)督管理和具體業(yè)務工作。理順檔案管理機構與各檔案生成單位和部門的關系，明確職責。規(guī)定兼職檔案員負責材料的收集、整理、組卷，定期移交檔案室；專職檔案員負責各部門、單位的業(yè)務指導和質量把關，負責檔案管理、資料編研、提供利用；項目負責人負責對檔案文件材料內容的審核。
2、完善制度建設。建立健全工程檔案收集工作制度，將歸檔制度的有關規(guī)定細化到每項工作的標準程序中去。每項工作結束前都有一個收集整理和移交相關材料的程序，并將其列入工作質量的考核，使工程檔案收集真正成為一項日常性工作，保證工程檔案工作有章可循，有法可依，達到規(guī)范化管理的目標要求。同時，積極采取多項控制措施和手段，嚴格手續(xù)，做到接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，保證檔案的完整、準確和系統(tǒng)。
3、強化責任考核。建立檔案目標管理考核機制，把檔案工作納入綜合考核的范疇。結合勞動競賽、達標投產、評先創(chuàng)優(yōu)等活動，強化考核激勵，著重在領導意識、人員素質、資金落實、完善制度、收集齊全、整理質量等環(huán)節(jié)上加大考核力度，不斷增強參建人員的檔案責任意識。推行檔案工作責任制管理，對不按規(guī)定執(zhí)行的基建單位，在工程竣工驗收備案后逾期不交檔案的，及時提出口頭或書面整改意見，仍不按時移交的，依照規(guī)定給予經濟和政治上的處罰，嚴重的實行責任追究。
4、推進信息化建設。一方面，加快做好歷史紙質檔案的數(shù)字化整理工作；另一方面，嚴格按照國家有關電子文件歸檔及管理規(guī)范、檔案數(shù)字化技術規(guī)范等技術標準，統(tǒng)一系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的建設，統(tǒng)一檔案信息的存儲格式，確保信息技術條件下各類檔案能夠全面收集、安全保管、有效提供利用。各參建單位在將檔案條目錄入的同時，所有資料的電子文件通過掃描等其它形式一并上傳數(shù)字檔案館，從而通過網(wǎng)絡就能實現(xiàn)檔案便捷而快速的全文查閱利用，真正做到檔案內容的現(xiàn)代化、數(shù)字化管理，為檔案的開發(fā)利用提供方便。
㈢ 強化過程控制，推進輸變電工程檔案管理規(guī)范化
輸變電工程時間跨度大，要想提高其檔案管理水平就必須實行標準化、規(guī)范化管理，即要求檔案管理的收集、整理、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行，做到檔案管理與工程建設同步進行，實現(xiàn)全過程管理。
前期介入。堅持從檔案材料形成的“源頭”抓起，做到前端控制。開工前，檔案主管部門要將工程檔案具體要求、竣工文件材料的收集范圍、歸檔清單等逐一向工程建設參與單位進行技術交底。各工程參建單位要以“建一流工程、創(chuàng)一流檔案”為目標，認真分解檔案工作任務，將檔案管理與工程建設同時計劃、同時布置、同時檢查、同時考核。
工程檔案管理規(guī)范范文第5篇
1對檔案信息化的認識
《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，由國家檔案局于2016年4月1日頒布并印發(fā)，綱要確定了檔案事業(yè)發(fā)展的指導思想和目標：到2020年，實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，加快檔案管理信息化進程，持續(xù)推進數(shù)字檔案館建設，全國50％的縣建成數(shù)字檔案館或啟動數(shù)字檔案館建設項目。檔案信息化已經成為檔案管理研究中的熱門話題，各種檔案管理信息化的方案、建議不斷涌現(xiàn)，研究不斷深入，形成了檔案管理信息化的熱潮，推動著檔案管理中的信息化不斷前進。目前，全國各地主要檔案館和各高校檔案館都已經裝備了計算機、掃描儀、打印機等基本的硬件，同時計算機大都安裝了辦公自動化軟件，基本可以實現(xiàn)文本、數(shù)字、圖形、圖像輸入、輸出的信息化；并且隨著國家和城市網(wǎng)絡化的建設，各地主要檔案館和各高校檔案館也都實現(xiàn)了寬帶網(wǎng)絡互通。目前信息化的硬件基本具備，而且隨著計算機技術和通訊技術的快速發(fā)展，信息化硬環(huán)境建設將不斷完善。但目前檔案管理、利用的信息化工作仍處于較低水平，僅限于檔案館內部文本、數(shù)字、圖形、圖像的輸入與輸出，可以說，只是實現(xiàn)了檔案管理技術手段上的變化，檔案管理的主要思路、方法并沒有改變，這是制約我們進一步推動檔案信息化的重要障礙。究其原因，在于我們在檔案信息化過程中，重硬環(huán)境建設，包括硬件、軟件和網(wǎng)絡建設，而忽視了檔案信息化的軟環(huán)境建設，包括檔案信息化中的觀念更新，管理規(guī)范、數(shù)據(jù)標準、技術規(guī)范、相關法律、法規(guī)體系建設、人才隊伍建設等。
2檔案信息化的軟環(huán)境要求
2．1更新觀念，由管理型向服務型轉變
檔案信息化建設是實現(xiàn)檔案資源社會共享的基礎，檔案信息化的建設，有助于從根本上提高檔案服務質量，強化檔案信息的社會需求，有助于實現(xiàn)檔案的實體模式向信息管理模式的轉變，社會發(fā)展到今天，經濟全球化進程加快，科技進步日新月異，檔案管理要針對新形式下產生的新問題積極探索，要解放思想，轉變觀念，充分認識到信息化為檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展機遇，檔案管理理念也正以傳統(tǒng)的物本管理向人本管理轉變，在不斷探索如何利用信息時代的有利條件，充分展現(xiàn)人的創(chuàng)新性和靈活性，促進管理和服務的發(fā)展。面對社會的發(fā)展被動服務已不能滿足人們的需求，因此，檔案信息化的建設為檔案資源的社會共享提供了條件。
2．2管理和標準規(guī)范建設
檔案管理和開發(fā)應用的標準規(guī)范建設是檔案管理信息化的關鍵和核心，目前我們的檔案管理信息化實踐中，由于沒有相應的數(shù)據(jù)標準和技術規(guī)范，在文件的命名、存儲方式、數(shù)據(jù)格式、使用的軟件平臺等方面各行其是，不要說利用網(wǎng)絡進行資料自動交換，即使是在大量的計算機文件中尋找特定的檔案資料也成了一件困難的事情。例如，在文字檔案中插入一幅圖像，經常只注意文字存儲的格式，而忽略了插入圖像的格式，這對于查找圖像來源，確定圖像的原始性，就十分不利，而原始性、真實性是檔案的基本屬性；又例如，由于個人使用計算機習慣的不同，基本按個人習慣給文件命名，隨著時間推移和資料的大量積累，尋找文件變得越來越難，這些都是我們在日常工作中經常遇到的問題。因此，檔案信息化管理和標準規(guī)范建設必須盡快提到議事日程上來。標準是對一定范圍內的重復性事物和概念所做的統(tǒng)一規(guī)定。它以科學、技術和實踐經驗的綜合成果為基礎，以獲得最佳秩序、促進最佳社會效益為目的，經有關方面協(xié)商一致，由主管機構批準，以特定形式，作為共同遵守的準則和依據(jù)。對于檔案信息化管理來說，所謂標準和規(guī)范主要包括管理規(guī)范和技術規(guī)范兩大部分。管理規(guī)范主要包括檔案資料建設和使用中的一些管理規(guī)定，如數(shù)字檔案相關術語、定義，標準的制訂原則、程序，檔案信息的分類、代碼，檔案原始性保證、利用方式，檔案使用定價、安全性保證等方面的規(guī)定和規(guī)范。檔案信息化管理和標準規(guī)范有一定基礎。我國的“檔案法”，各級相關管理部門和檔案館制訂的各類檔案資料管理規(guī)定在相當程度上可以在檔案信息化管理和標準規(guī)范中引用，有一部分可能需要修訂，還有一些新的規(guī)定和規(guī)范需要制訂。技術規(guī)范與標準是關于保證管理規(guī)范能夠具體落實的各種規(guī)范性的技術方法的規(guī)定和規(guī)范，如信息化檔案館軟硬件基礎設施建設標準、軟件系統(tǒng)工作平臺標準、文件存儲格式、元數(shù)據(jù)標準、數(shù)字水印、加密算法等。技術規(guī)范與標準引用國家計算機信息管理相關標準就足夠使用，基本上不需要新制訂，其中一部分標準和規(guī)范可能根據(jù)實際需要修改，以適應檔案信息的特殊要求。檔案技術規(guī)范與標準方面相對困難的是如何理解和落實的問題。由于檔案管理工作者大多計算機水平有限，對于國家計算機信息管理相關標準中的一些術語和技術難點理解上有困難，如果產生畏難情緒，可能影響計算機信息管理相關標準的落實。因此，一方面，檔案管理工作者要不斷提高自己的計算機水平，另一方面，在相關標準引用過程中，加以適當?shù)淖⒔猓苑奖阌嬎銠C水平相對較低的使用者使用。
2．3檔案信息人才隊伍建設
根據(jù)檔案信息化的不同要求，檔案信息人才隊伍的建設也需要分層次、有序地進行。一般來講，可以把檔案信息化人才分為3個層次。2．3．1檔案信息化建設研究型人才。檔案信息化建設研究型人才。高層次的研究型人員是檔案信息化建設的主要人才，這部分人才是檔案信息化建設的主力軍，完成架構檔案信息化建設的理論和檔案信息化建設的標準，研究新技術、新方法在檔案領域的應用等工作。因次，要充分發(fā)揮高等院校師資力量雄厚，在傳統(tǒng)的檔案專業(yè)課程設置中增加計算機課程的份量，同時，各專業(yè)檔案館要積極創(chuàng)造條件。吸引計算機專業(yè)的畢業(yè)生到檔案館工作。2．3．2檔案信息化管理人才。檔案信息化建設是一個系統(tǒng)工程，需要一個可行的目標，良好的運行機制，有效的組織和協(xié)調，需要掌握信息化建設的現(xiàn)狀、問題及發(fā)展方向。因次檔案信息化的實施將帶來檔案管理創(chuàng)新的巨大機遇，將打破原有管理體系和管理模式，檔案信息化管理人才的培養(yǎng)就顯得由為重要。要建立系統(tǒng)的培訓計劃，分層次，對檔案管理人員進行培訓，使我們的檔案管理人員能夠在深厚的檔案學基礎理論下，創(chuàng)新更科學更先進的管理方法，指導檔案信息化工作的有序開展。2．3．3檔案信息化實用操作人才。知識經濟時代對人才的基本要求是知識和能力。檔案信息化建設的本質也是逐步實現(xiàn)檔案保管由實體型向信息開發(fā)型轉變，檔案信息化建設過程中對知識與能力的要求在朝著復合型和全方位的方向發(fā)展，因此，檔案信息化人才不僅應具有技術性知識和能力，還具有全程化參與的能力。應當看到，當檔案信息化建設到一定階段后，對檔案人員數(shù)量的要求將會相對減少，而對人員能力的要求將會不斷提高。檔案信息化實際操作人員要必須懂得現(xiàn)代化管理的基本知識、熟練操作計算機，了解網(wǎng)絡知識，靈活使用檔案管理軟件，熟悉從計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)環(huán)境控制、電子文件形成到文檔歸檔、編研、提供利用等一系列環(huán)節(jié)的工作。
總之，檔案管理的信息化已經成為一種趨勢，與其他行業(yè)的信息化相比，檔案管理信息化目前正處在起步階段，我們應該借鑒其他行業(yè)信息化的經驗教訓，在大力推進硬環(huán)境建設的同時，重視軟環(huán)境建設，既重視信息化觀念、管理規(guī)范和標準，以及人才隊伍建設，使檔案管理的信息化少走一些彎路，以加快檔案管理信息化的步伐。
作者:洪涓 單位:集美大學
［參考文獻］
