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電子檔案管理管理辦法范文第1篇

第一條 為了加強對電子公文的歸檔管理，有效維護電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的電子公文，是指各地區(qū)、各部門通過由國務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。

第三條 電子公文形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門或?qū)Ｈ素撠煴締挝坏碾娮庸臍w檔工作，將電子公文的收集、整理、歸檔、保管、利用納入機關(guān)文書處理程序和相關(guān)人員的崗位責任。

機關(guān)檔案部門應(yīng)參與和指導(dǎo)電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié)。

第四條 副省級以上檔案行政管理部門負責對電子公文的歸檔管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。

電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，移交前由形成部門負責，移交后由檔案部門負責。

第五條 電子公文參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍進行歸檔并劃定保管期限。

第六條 電子公文一般應(yīng)在辦理完畢后即時向機關(guān)檔案部門歸檔。

第七條 電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。

第八條 需要永久和長期保存的電子公文，應(yīng)在每一個存儲載體中同時存有相應(yīng)的符合規(guī)范要求的機讀目錄。

第九條 電子公文的收發(fā)登記表、機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子公文一同歸檔保存。

第十條 電子公文的歸檔應(yīng)在"全國政府系統(tǒng)辦公業(yè)務(wù)資源網(wǎng)電子郵件系統(tǒng)"平臺上進行，各電子公文形成單位檔案部門應(yīng)配置足夠容量和處理能力及相對安全的系統(tǒng)設(shè)備。

第十一條 電子公文形成單位應(yīng)在運行電子公文處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設(shè)置足夠容量、安全的暫存存儲器，存放處理完畢應(yīng)歸檔保存的電子公文，以保證歸檔電子公文的完整、安全。

第十二條 電子公文形成單位應(yīng)在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄對電子公文實時操作的人員、時間、設(shè)備、項目、內(nèi)容等，以保證歸檔電子公文的真實性。

第十三條 電子公文形成單位應(yīng)在電子公文歸檔時對相關(guān)項目進行檢查，檢查項目包括與紙質(zhì)公文核對內(nèi)容、簽章，審核電子公文收發(fā)登記表、操作日志及相關(guān)的著錄條目等，確認電子公文及相關(guān)的信息和軟件無缺損且未被非正常改動，電子公文與相應(yīng)的紙質(zhì)公文內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，處理過程無差錯。

第十四條 歸檔電子公文的移交形式可以是交接雙方之間進行存儲載體傳遞或通過電子公文傳輸系統(tǒng)從網(wǎng)上交接。

第十五條 通過存儲載體進行交接的歸檔電子公文，移交與接收部門均應(yīng)對其載體和技術(shù)環(huán)境進行檢驗，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。

第十六條 歸檔電子公文應(yīng)存儲到符合保管要求的脫機載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密，必須加密歸檔的電子公文應(yīng)與其解密軟件和說明文件一同歸檔。

第十七條 歸檔的電子公文，應(yīng)按本單位檔案分類方案進行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

第十八條 檔案部門應(yīng)加強對歸檔電子公文的管理，提供利用有密級要求的歸檔電子公文，應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)保密的規(guī)定，采用聯(lián)網(wǎng)的方式提供利用的，應(yīng)采取穩(wěn)妥的身份認定、權(quán)限控制及在存有電子公文的設(shè)備上加裝防火墻等安全保密措施。

第十九條 超過保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質(zhì)文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對確認銷毀的電子公文可以進行邏輯或物理刪除，并應(yīng)由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查。

第二十條 其他類型電子公文的歸檔管理可參照本辦法。

第二十一條 本辦法未盡事宜，參照國家其他有關(guān)電子文件的標準和規(guī)定。

電子檔案管理管理辦法范文第2篇

高校會計檔案是在高校從事教學、科研、行政管理和培訓(xùn)等其他會計核算活動中形成的、記錄和反映高校經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的原始發(fā)票、合同等具有保存價值的各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。根據(jù)新的《會計檔案管理辦法》，會計檔案主要包括紙制檔案和電子檔案兩種形式。

1 新舊《會計檔案管理》辦法的對比分析

1.1 總體情況對比

新《會計檔案管理》辦法共31條，在原來的基礎(chǔ)上增加了十條，主要做了以下幾方面的修訂：首先，新辦法進一步完善了會計檔案的定義和范圍，明確了電子檔案也是會計檔案的一部分；其次，增加并明確了對電子檔案的管理要求；此外，新辦法還完善了會計檔案的銷毀程序、明確了會計檔案出境的管理要求、調(diào)整了會計檔案的定期保管期限，延長了會計檔案向單位檔案管理機構(gòu)移交的期限。

1.2 管理要求對比

新辦法從會計檔案的范圍、保管、移交、銷毀等方面增加了對電子檔案的管理規(guī)定。明確了電子檔案在滿足一定條件時，單位內(nèi)部生成和外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存，進一步肯定了電子檔案的有效性和可替代性；電子會計檔案移交時，應(yīng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對于特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當與其讀取平臺一并移交；電子會計檔案銷毀時，由單位檔案管理機構(gòu)、會計管理機構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

1.3 管理期限對比

為便于單位檔案的統(tǒng)一管理，并結(jié)合會計檔案的實際利用需求，新辦法明確了會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。其中定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調(diào)整為10年、30年兩類。新辦法明確了對于需要定期保管的企業(yè)和其他組織的會計檔案中，原始憑證、記賬憑證等保管期限為30年，銀行對賬單等保管期限為10年。

2 當前高等學校會計檔案管理存在的問題

2.1 會計檔案管理制度不健全

高校缺乏學校內(nèi)部的具體的會計檔案管理制度，目前高校財務(wù)管理基本已實現(xiàn)會計電算化管理，但是卻沒有相應(yīng)的電子會計檔案管理辦法，沒有根據(jù)自己的實際情況將會計電算化產(chǎn)生的程序文件和數(shù)據(jù)庫等電子資料納入學校會計檔案管理辦法中，還只是停留在按照舊辦法僅對會計的紙制版材料進行收集、整理、歸檔和保管等。

2.2 高校會計檔案管理人員的知識與經(jīng)驗

高校會計檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識與經(jīng)驗，對會計檔案人員及設(shè)施投入不足。目前，大部分高校的會計檔案管理人員大都是會計人員兼任，會計檔案只停留在對紙制檔案的保管，不具備電子會計檔案管理的專用?O備。那些兼任的會計人員更多的只懂會計的專業(yè)知識，而缺乏檔案管理知識。同時會計檔案管理人員更換和流動過于頻繁，再加上大都沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理知識培訓(xùn)，對會計檔案管理要求缺乏系統(tǒng)的認知，再加上會計檔案的數(shù)量逐漸增多，高校會計檔案的質(zhì)量無法保證。高校容易忽視對專門的會計檔案的管理，沒有專門的經(jīng)費投入，導(dǎo)致會計檔案管理的水平很低。

2.3 高校缺乏對會計檔案的電子化管理

大部分高校都已實現(xiàn)會計電算化，有相應(yīng)的財務(wù)核算軟件進行會計核算和結(jié)算。這些會計軟件可以實現(xiàn)對會計賬簿和報表的電子化保存，高校會定期將會計賬簿和報表打印輸出并裝訂成冊，實現(xiàn)電子檔案的紙制化保存，但是對于賬目的原始發(fā)票等支持材料并沒有掃描形成電子化管理，電子檔案與紙制檔案不同步，裝訂成冊的會計檔案沒有實現(xiàn)電子化管理。各高校使用的財務(wù)軟件全套文檔資料及財務(wù)原始數(shù)據(jù)和備份數(shù)據(jù)也沒有連同會計檔案同時歸檔管理并分別存放于三個以上地點。高校針對電子檔案的管理意識和制度都還不夠，沒有專門的電子檔案電子化管理制度及設(shè)施等。

3 規(guī)范并優(yōu)化高校會計檔案的建議和對策

3.1 提高并加強會計檔案管理工作的認識

高等學校的會計檔案管理屬于檔案管理的一部分，應(yīng)受到相關(guān)部門的高度認識，加強投入。它是國家各類檢查以及科研結(jié)題審計的重要支撐材料，是學校制定方針政策的重要信息資源。因此高校應(yīng)加強對會計檔案管理的重要性認識并增加對會計檔案的投入，妥善安全保管、科學有序存放，保證會計檔案的完整性，方便及時查閱和利用。

3.2 建立并健全高校會計檔案的管理制度

各高校應(yīng)根據(jù)新的《會計檔案管理》辦法的要求，結(jié)合自身實際情況，出臺或修訂具體的會計檔案管理制度文件以供參考和查閱。同時制定會計檔案工作目標，將會計檔案管理工作納入學校內(nèi)部治理范圍，促進會計檔案管理規(guī)范化，做到有法可依，有章可循。具體制度可包括：（1）完善會計檔案檢查監(jiān)督制度。由高校財務(wù)部門和檔案管理部門的主要負責人聯(lián)合，開展會計檔案檢查，并將檢查結(jié)果記錄在案留存，不斷地促進高校會計檔案管理工作水平的提高。（2）建立和完善會計檔案保管制度。在會計檔案保管上，對電子會計檔案及其數(shù)據(jù)元，特殊格式的電子會計檔案應(yīng)與其讀取平臺一并保存，應(yīng)實行雙重備份，異地保管的制度。（3）建立會計檔案管理內(nèi)部牽制制度。應(yīng)建立以內(nèi)部管理、會計控制和審計監(jiān)督為核心的內(nèi)控體系。以經(jīng)濟責任制度、不相容職務(wù)和崗位為風險點，具有相互牽制和監(jiān)督作用的會計檔案的內(nèi)部牽制機制。

3.3 加強高校會計檔案管理人員的隊伍建設(shè)

高等學校的會計檔案管理人員大都是專業(yè)的會計人員，缺乏檔案管理的經(jīng)驗和認識，缺乏全面綜合會計檔案管理知識。因此，高校應(yīng)配備專業(yè)的會計檔案管理人員，對會計檔案管理人員進行系統(tǒng)的培訓(xùn)，保證會計檔案管理人員既懂得會計電算化的相關(guān)知識，又懂得檔案管理的專業(yè)知識，進而提高本單位的會計檔案管理水平。

3.4 加大會計檔案管理工作的投入

高校應(yīng)提高對會計檔案管理工作的高度認識，加大對會計檔案工作的投入，改善會計檔案管理工作環(huán)境，既要適應(yīng)安全保管會計檔案的需要，又要提高會計檔案管理水平和效率。保證足夠的會計檔案存放空間，同時配備專用的計算機、掃描儀等現(xiàn)代化管理設(shè)備，方便查閱。

3.5 提高會計檔案管理的信息化程度

高等學校應(yīng)該根據(jù)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展，采用先進技術(shù)加強對會計檔案的管理，充分利用現(xiàn)代技術(shù)，實現(xiàn)高校會計檔案的數(shù)字化、信息化與數(shù)字影像技術(shù)，不斷實現(xiàn)高校會計檔案管理工作的技術(shù)創(chuàng)新。

電子檔案管理管理辦法范文第3篇

[關(guān)鍵詞]科技檔案 管理 創(chuàng)新

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）24-0344-01

傳統(tǒng)的科技檔案管理辦法僅局限于實體檔案的收集、整理、保管和查閱，隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及，傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)無法適應(yīng)信息時代對資料的迫切需求?？萍紮n案的類別、內(nèi)容、載體、信息不斷增加，使科技檔案信息化管理工作的重要性、必要性和緊迫性都提高，必須加強科技檔案管理的創(chuàng)新工作，利用現(xiàn)代化計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)信息自動管理，嘗試科學的方法與傳統(tǒng)管理辦法相結(jié)合，綜合管理科技檔案信息。

1 如何做好科技檔案創(chuàng)新管理

新形勢下企業(yè)科技檔案管理部門面對新的考驗和新任務(wù)，必須改變原有的科技檔案管理觀念、管理模式、組織機構(gòu)、管理方法、服務(wù)方式等，勇于創(chuàng)新勇于實踐，才能從根本上做好科技檔案管理工作。

1.1 改變思想觀念，解決科技檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對檔案信息化建設(shè)工作提高認識度，高度重視、支持和加強科技檔案管理工作，將其納入企業(yè)檔案信息化建設(shè)總體規(guī)劃，納入企業(yè)有關(guān)職能部門的崗位職責和員工績效考核范圍。檔案部門要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，對科技檔案信息化建設(shè)要做到有組織、有計劃、有安排。企業(yè)要將科技檔案信息化建設(shè)經(jīng)費列入年度財務(wù)預(yù)算，充分考慮科技檔案保管數(shù)量的增加和檔案載體形態(tài)、技術(shù)手段的變化等因素，增加經(jīng)費投入，配置先進的配套設(shè)施、檔案管理軟件、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備等，解決好科技檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等關(guān)鍵性問題。

1.2 創(chuàng)新組織機構(gòu)，實現(xiàn)科技檔案管理向技術(shù)型轉(zhuǎn)變

在檔案機構(gòu)建設(shè)方面需要企業(yè)設(shè)置專門的綜合檔案室，配備配齊專職檔案工作人員，建立健全檔案工作規(guī)章制度，要將科技檔案管理作為一項重要內(nèi)容抓好。在檔案人員隊伍建設(shè)上，要大力引進檔案、計算機應(yīng)用等相關(guān)專業(yè)管理人才；要加強檔案人員的培訓(xùn)教育，開展提升計算機應(yīng)用能力培訓(xùn)，使檔案人員熟練掌握計算機基本知識、網(wǎng)絡(luò)知識和操作技術(shù)，不斷提高檔案人員的知識水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，實現(xiàn)科技檔案管理手段由手工型向技術(shù)型轉(zhuǎn)變。

1.3 創(chuàng)新管理模式，實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理

在管理體制上，企業(yè)科技檔案工作要實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的體制，避免科技檔案由部門或個人分散保存，確?？萍紮n案完整、準確和齊全。在管理機制上，要實行總經(jīng)理負責、總工程師分管、檔案部門和技術(shù)部門齊抓共管的機制，真正抓好落實。在管理方式上，要做好科技檔案規(guī)范化、標準化、科學化管理，大力加強科技檔案信息化建設(shè)，應(yīng)用現(xiàn)代化計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對科技檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務(wù)，使科技檔案管理模式由傳統(tǒng)的檔案實體保管，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的檔案實體的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理。

1.4 創(chuàng)新管理辦法，建立科技信息管理和提取中心

建立科技檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理中心。首先要正確選用企業(yè)檔案管理軟件，其體系結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)功能、適用網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、后臺數(shù)據(jù)庫、與辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口、以及科技檔案管理模塊等要符合檔案信息化建設(shè)的要求。其次要做好科技檔案案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫的錄入、查詢和維護工作，通過查找目錄、原文傳輸及掃描等方式，實現(xiàn)科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢，逐步建成母子（分）公司等兩級科技檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理平臺，形成電子文件、電子檔案管理和利用中心。

1.5 創(chuàng)新服務(wù)方式，提供主動的現(xiàn)代化的服務(wù)

通過局域網(wǎng)和因特網(wǎng)為本單位各部門提供科技檔案查詢服務(wù)，開展科技檔案在線服務(wù)，可以跨越時空，突破地域限制，實現(xiàn)科技檔案信息資源高度共享，充分保證科技檔案的安全性和保密性，有效預(yù)防和杜絕網(wǎng)上泄密、侵權(quán)或違法行為，更好地保護和利用科技檔案， 促進溝通交流，提高工作效率，提升企業(yè)形象，為企業(yè)發(fā)展提供高效服務(wù)。利用主動的、現(xiàn)代化的服務(wù)方式逐步取代被動的、手工式的檔案查閱利用方式。

2 企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新的意義

2.1 科技檔案管理創(chuàng)新有助于實現(xiàn)企業(yè)利益最大化

科技社會的飛快發(fā)展促使企業(yè)的體質(zhì)、機制和信息管理的方式都朝著信息化、集成化、電子化、智能化等趨勢發(fā)展。企業(yè)依托資源優(yōu)化發(fā)展，走可持續(xù)發(fā)展的道路，創(chuàng)新的科技檔案管理方法可以幫助企業(yè)在競爭激烈的市場環(huán)境中掌握先機，實現(xiàn)利益最大化。

2.2 科技檔案管理創(chuàng)新便于信息查閱和提取

科技檔案管理就是為企業(yè)開發(fā)和運行提供信息資料服務(wù)，通過創(chuàng)新的服務(wù)體制和服務(wù)觀念，強化市場經(jīng)濟意識，勇于開拓新思路、新方法，擴展全面領(lǐng)域的服務(wù)，結(jié)合信息化計算機技術(shù)，提高檔案管理效率，便于用戶及時迅速的查閱信息。

2.3 科技檔案管理創(chuàng)新可以為用戶提供準確信息

通過創(chuàng)新工作思路和工作方式，應(yīng)用全新理念實現(xiàn)科技檔案信息全方位多層次的高效管理，減少繁瑣的程序，為企業(yè)開發(fā)和運行提供準確信息。

2.4 科技檔案管理創(chuàng)新實現(xiàn)信息科學管理和保存

創(chuàng)新管理手段，改變原有的分類保存檢索方式，實現(xiàn)科學分類和信息檢索，更好的完成資源分類、保存和保密工作。

3 結(jié)論

創(chuàng)新企業(yè)科技檔案管理辦法，有助于切實整理好科技檔案，方便用戶使用，有利于挖掘企業(yè)生產(chǎn)潛力，增強企業(yè)的科技創(chuàng)新能力，提高企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平，具有重要的現(xiàn)實指導(dǎo)意義和長遠發(fā)展意義。

參考文獻

[1] 宋慧英.淺談科技檔案管理創(chuàng)新.[J]機電兵船檔案.2008.3.

電子檔案管理管理辦法范文第4篇

關(guān)鍵詞：高等學校 電子信息檔案 規(guī)章制度

0 引言

2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》指出高等學校檔案是指“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄?！备咝n案不僅記載著學校的辦學歷史，而且記載著全校師生員工的德、能、勤、績和學校教育教學活動的真實記錄，它全面反映了學校最基本的職能活動。目前我國高校檔案管理已經(jīng)進入信息化、電子化階段，計算機技術(shù)和信息技術(shù)的大量使用，給高校檔案工作帶來了新的機遇，同時也帶來了壓力和挑戰(zhàn)。如何適應(yīng)新形勢，對檔案工作進行科學化管理，提高高校檔案管理工作水平，成為擺在我們面前的一個新的課題。本文根據(jù)我校檔案工作的現(xiàn)狀談?wù)剛€人對新時期提高高校檔案管理工作水平的幾點思考。

1 加強組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全各項檔案管理規(guī)章制度

高校檔案管理工作是一項綜合性的工作，它涵蓋了高校人事、文件、教學、科研、基建、財務(wù)、校產(chǎn)設(shè)備、學生學籍管理等多個方面，它的發(fā)展變化，是隨著高校的發(fā)展一路走來的。要做好這項工作，應(yīng)該從以下幾方面考慮：

1.1 領(lǐng)導(dǎo)重視，加大資金投入 2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》指出“高校檔案工作由高等學校校長領(lǐng)導(dǎo)”，并賦予其4項主要職責。辦法還規(guī)定“遇有特殊情況，應(yīng)當立即向校長報告”。這些規(guī)定的推出有助于高校領(lǐng)導(dǎo)更新觀念，增強檔案意識，了解本校檔案工作的現(xiàn)狀，統(tǒng)籌全校檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，把其作為學校管理工作的重要事情來抓。檔案管理工作既是一項基礎(chǔ)性工作，又是一項服務(wù)性工作。要做好這項工作，學校領(lǐng)導(dǎo)必須加以重視，應(yīng)把檔案管理工作列入學校工作的重要議事日程，努力做到“三納入”，“四同步”，即納入學校的計劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。

1.2 建立完善的檔案管理工作制度 建立系統(tǒng)有序的管理制度，是檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。沒有完善的管理制度，就會導(dǎo)致檔案管理工作始亂終廢。要順利開展檔案管理工作，必須建立一套行之有效的管理制度，以制度管人，憑規(guī)矩辦事。第一，高校檔案機構(gòu)要在貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，綜合規(guī)劃全校檔案工作，擬訂和落實本校檔案工作規(guī)章制度，如歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標等，這就在細節(jié)上保證了檔案管理的順利開展。第二，高等學校應(yīng)當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，保障檔案工作正常、有序地開展。第三，強化檔案行政部門對高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，提高學校檔案管理水平。檔案管理人員在工作中堅持照章辦事，努力做到堅持原則不動搖，執(zhí)行標準不走樣，履行程序不變通，遵守紀律不放松，才能保證高校檔案管理工作高效有序地開展依法治檔，依法護檔，依法用檔。

2 加快檔案信息化步伐，搞好電子信息檔案管理工作

2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》》明確提出了高等學校檔案包括“有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”，突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質(zhì)、錄音帶、錄像帶、實物等傳統(tǒng)檔案載體的藩籬，突出了電子或數(shù)字載體在新時代檔案物理載體中的重要地位。高校檔案信息化建設(shè)是以檔案資源建設(shè)為核心，以紙質(zhì)檔案數(shù)字化及現(xiàn)行電子文件管理為重點，以計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，確保館藏重要檔案、照片、底片及錄像檔案數(shù)字化的一項重要的檔案建設(shè)。隨著辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，許多日常工作可以直接在計算機和網(wǎng)絡(luò)上辦理，文件管理幾乎可以不使用紙和筆，多采用大量的電子文件。高校電子信息檔案也經(jīng)歷了一個從無到有、從不規(guī)范到規(guī)范化管理的過程。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責。

2.1 適應(yīng)文件載體的變化，做好電子文件歸檔工作 以紙質(zhì)為載體的文件是在文件形成以后，先由文書部門立卷，再交檔案部門歸檔，一般文檔一年歸檔一次，基建等特殊檔案完工年歸檔。經(jīng)過長期實踐，它已形成一整套嚴格的歸檔制度，它包括歸檔范圍，歸檔時間，歸檔的案卷質(zhì)量要求，歸檔手續(xù)，為高質(zhì)量檔案的形成打下了堅實基礎(chǔ)。對于電子文件的歸檔，我校采用的方法是：電子文件的歸檔范圍參照本校制定的各單位紙質(zhì)文件歸檔范圍，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。為做好電子文件歸檔工作，檔案工作者提前參與各單位的電子文件形成過程，在電子文件系統(tǒng)的設(shè)計之初，檔案工作者必須對電子文件生成系統(tǒng)的軟硬件和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及歸檔、維護等做出明確的規(guī)定，以使電子文件能有效地進行歸檔。電子文件歸檔主要采取物理歸檔方式，并可根據(jù)電子文件內(nèi)容與性質(zhì)的不同選擇網(wǎng)絡(luò)傳輸歸檔方式或介質(zhì)傳遞歸檔方式。各單位在每年文書歸檔的同時進行與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的電子文件的歸檔，并按照檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中要求的電子文件格式、大小，通過校園局域網(wǎng)將電子文件全文傳輸?shù)健澳洗笾恰睓n案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，專職檔案員再進行全校檔案系統(tǒng)整理，編目上架以及開發(fā)利用工作。

2.2 適應(yīng)文件載體的變化，做好電子檔案的安全防護工作 紙質(zhì)檔案的安全防護工作，只要在檔案庫房內(nèi)做到排列整齊，按規(guī)定借閱，杜絕丟失，防火、防盜、防蟲、防鼠、防潮、防光、防塵、防高溫，修表加固和字跡恢復(fù)等，一般室溫控制在攝氏14度—24度，濕度控制在45%—60%既可。利用計算機技術(shù)產(chǎn)生的電子文件歸檔后即形成電子檔案。而電子檔案的載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展、病毒入侵等都會影響電子檔案的安全。做好電子檔案的安全防護工作首先要抓好電子信息存儲載體，特別是磁性載體的安全防護。定期拷貝，對長久保存的電子信息應(yīng)該拷貝到耐久性好的可寫光盤載體上。光盤應(yīng)放在盒中直立存放，做到防塵、防變形，避免陽光直接照射，遠離強磁場、熱源，并與有害氣體隔離。一般室溫控制在14oC—24oC，濕度控制在45%—60%。對于經(jīng)常產(chǎn)生新數(shù)據(jù)的電子檔案系統(tǒng)，可選用性能較穩(wěn)定、費用較低的磁帶介質(zhì)作為數(shù)據(jù)載體。二是做好數(shù)據(jù)備份工作，采用軟件備份與人工保護相結(jié)合，保證信息安全。三是保證計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運行安全，實行內(nèi)部網(wǎng)與一切外網(wǎng)的物理隔離，設(shè)置登錄限制和使用文件權(quán)限的限制，這樣，就可以既保證數(shù)據(jù)共享，又保證數(shù)據(jù)的安全。四是預(yù)防病毒，防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受侵害。在計算機系統(tǒng)安裝高可靠性的防火墻，經(jīng)常更新殺毒軟件，預(yù)防病毒入侵。

2.3 做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作 檔案是一種信息產(chǎn)品，又是人才信息資源庫，合理利用這種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用及獲得最佳效益，這是檔案管理的宗旨。根據(jù)時展的需要，對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設(shè)備和館藏，檔案管理主要應(yīng)看檔案館對資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案利用工作是檢驗檔案管理各項工作的試金石。傳統(tǒng)的檔案利用方式有到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件?，F(xiàn)代的檔案利用工作的方式多種多樣，既有以館內(nèi)閱覽為主體的接待利用，又有檔案展覽、檔案公布、二次文獻出版、網(wǎng)上查閱等利用方式。網(wǎng)絡(luò)檔案管理使檔案利用率大大提高，利用計算機及網(wǎng)絡(luò)所具有的檢索速度快、傳播速度高、信息量大等特點，給高校檔案的利用工作帶來新的飛躍，利用率提高，范圍也以校風為主逐步向立足校園面向社會轉(zhuǎn)變。高校檔案館建立了自己的網(wǎng)站，其主要功能是：文件上傳、網(wǎng)上查詢、網(wǎng)上閱覽，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)；建立了必要的專門數(shù)據(jù)庫，如：建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”，它集中管理網(wǎng)站內(nèi)各部門的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享；建立“館藏基本目錄數(shù)據(jù)庫”、“學生成績檔案數(shù)據(jù)庫”、“學生檔案數(shù)據(jù)庫”、“人才數(shù)據(jù)庫”、“重大科研成果數(shù)據(jù)庫”等，為利用者提供了直觀、快捷、開放的檔案信息服務(wù)，也符合2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》中規(guī)定的高等學校檔案機構(gòu)應(yīng)該面向?qū)W生開展服務(wù)的重要體現(xiàn)。

3 提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強檔案管理人員的自身建設(shè)

檔案管理是一門綜合性的學科，涉及的知識面廣，不僅要有檔案知識、歷史知識、情報學方面的知識，還要具備計算機應(yīng)用、復(fù)印等技術(shù)方面的知識。2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》要求高校檔案工作人員應(yīng)當“具備檔案業(yè)務(wù)知識和相應(yīng)的科學文化知識以及現(xiàn)代化管理技能”，突出了國家人才興檔、科學管檔的決心。在當今飛速發(fā)展的信息時代，作為檔案管理工作者，如果僅僅站在傳統(tǒng)的手工操作管理模式上，就不可能滿足現(xiàn)代檔案工作的要求。只有把工作著力點放在數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化資源建設(shè)上，才能使檔案工作越來越科學高效。因此，檔案管理工作者必須做到：

3.1 加強高校檔案工作人員的職業(yè)道德教育 檔案管理工作是一項服務(wù)性很強的工作，是為高校的全面建設(shè)事業(yè)服務(wù)的，檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。首先，在加強政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時，它要求高校檔案工作人員具有吃苦耐勞、無私奉獻的敬業(yè)精神，有高度的責任感和榮譽感以及正確的行為規(guī)范。熱愛本職工作，忠于職守，既有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、辦事細心的工作態(tài)度，又有耐得住寂寞、樂于奉獻的工作精神；既有扎實的檔案管理的理論知識和檔案管理的基本技能，又有不斷更新知識的意識和行動；既有不斷創(chuàng)新的意識，又能全面掌握辦公自動化技術(shù)，將現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術(shù)熟練運用于高校檔案管理工作中。同時，檔案工作工員要牢固樹立“服務(wù)第一”，一切服從、服務(wù)于學校中心工作，全心全意為教學、科研和各項管理工作服務(wù)的思想，克服重管輕用的思想，積極主動地想辦法，創(chuàng)造性地開展工作，充分發(fā)揮檔案在教學科研中的重要作用，不斷提高檔案的服務(wù)水平。服務(wù)過程中要做到態(tài)度熱誠，細心周到，百問不煩，用滿腔熱情做好自己的工作。

3.2 提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì) 檔案管理工作專業(yè)性強，同時也是一門科學。處于信息化社會的今天，要提高高校檔案管理水平，關(guān)鍵是要形成一支高素質(zhì)的專業(yè)隊伍。作為學校的檔案管理工作人員，不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館也不再是單純的收藏機構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。這就要求檔案管理工作人員應(yīng)該是既懂得檔案管理，又具有較高的計算機水平和良好的信息處理能力、合理的知識結(jié)構(gòu)的高素質(zhì)“通才”。這就要求檔案工作人員的素質(zhì)培訓(xùn)工作應(yīng)該著重在提高檔案工作人員的管理能力、創(chuàng)新能力和對新技術(shù)的吸納、整合能力上下功夫。提高人員素質(zhì)的根本途徑是抓好培訓(xùn)和繼續(xù)教育，要將培訓(xùn)內(nèi)容與實際工作相結(jié)合，針對不同崗位人員的工作職責和素質(zhì)要求，制定相應(yīng)的培訓(xùn)方案，加大計算機知識的培訓(xùn)力度，強化與圖書館學、情報學等相關(guān)學科的聯(lián)系，重視網(wǎng)絡(luò)知識的運用，并適當設(shè)置檔案專業(yè)的課時，傳授有關(guān)檔案工作的新知識、新技術(shù)、新技能，使檔案工作人員及時了解檔案界的研究動態(tài)、檔案工作的發(fā)展趨勢及現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的運用，進一步拓展學習領(lǐng)域，更新知識結(jié)構(gòu)。

綜上所述，實行檔案全方位綜合管理，使檔案專業(yè)人員無論是在職業(yè)道德、業(yè)務(wù)素質(zhì)方面，還是在管理、服務(wù)工作等方面，都能做到人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新，使高校檔案工作始終順應(yīng)時展，符合時代要求，把檔案工作提高到一個新水平。

參考文獻

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[2]盧清富:新形勢下如何提高高校檔案管理工作水平[J].《內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟》.2008.（21）.

電子檔案管理管理辦法范文第5篇

一、新農(nóng)保檔案管理流程風險分析

1、檔案、資料歸檔中存有風險。大多數(shù)檔案管理者為兼職人員，整理檔案工作存在間斷、持續(xù)時間長、人員變動大等特點，檔案、資料歸檔時容易造成遺漏，該接收的檔案資料不齊全，使賬、物不符，影響檔案存管的真實性。

2、檔案、資料傳遞中存有隱患。大多數(shù)地區(qū)的新農(nóng)保檔案資料均由村級協(xié)管員負責管理，由于協(xié)管員對其重要性的思想認識不到位，存在著“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現(xiàn)象，在接收、傳送及移交過程中，可能導(dǎo)致檔案資料數(shù)量有誤或丟失，給日常經(jīng)辦工作帶來許多不便。

3、檔案借閱使用制度不健全。由于沒有完善的新農(nóng)保檔案借閱管理辦法，經(jīng)辦人員在借閱使用時沒有固定的標準，執(zhí)行不力，容易造成檔案借閱后到期未歸還、存放位置不準確等情況，使得檔案損壞、遺失現(xiàn)象嚴重。

4、存管場所隱患依然存在。檔案安全保護教育不普遍，一些檔案工作者沒有經(jīng)過必需的安全業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，缺乏安全常識；對存管檔案的庫房內(nèi)各種設(shè)備、設(shè)施缺乏定期檢查，一些設(shè)施出現(xiàn)故障、不能正常運作，也未能及時發(fā)現(xiàn)和修復(fù)，從而引起災(zāi)害事故。另外，隨著人們參保意識的不斷增強，參保人數(shù)急劇膨脹，原有的檔案室規(guī)模無法滿足檔案日益增多、存管年限較長的特點，空間不足給檔案規(guī)范化帶來困擾。

5、電子檔案安全技術(shù)管理措施的跟進應(yīng)變不及時。電子檔案是計算機系統(tǒng)與人交互而形成的，在輸入、輸出、存貯、傳輸過程中不可避免地會產(chǎn)生誤操作、信息丟失等失誤，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。另外，計算機技術(shù)迅速發(fā)展，病毒危害、黑客攻擊等各種攻擊以及破壞手段層出不窮，給檔案的安全保管帶來威脅。

6、檔案管理者素質(zhì)良莠不齊。檔案管理者綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案工作的成效和質(zhì)量。目前，大多新農(nóng)保檔案管理人員系兼職，缺乏對專業(yè)知識的理解與滲透，安全意識淡薄，檔案管理工作的平淡性使管理人員容易產(chǎn)生“管理即存放、工作即保管”的想法，滿足于應(yīng)付眼前事務(wù)，思想倦怠，不愿花費時間和精力來整合提高新的技能，這就直接導(dǎo)致管理理念與時展脫節(jié)，從而忽視新農(nóng)保檔案在養(yǎng)老及服務(wù)民生方面所起的支持、依據(jù)作用。

二、新農(nóng)保檔案管理中的風險防控措施

新農(nóng)保檔案管理中存在的風險直接影響檔案的安全及利用水平，風險無處不在，而控制好風險才能規(guī)避風險的不利一面。

1、強化檔案管理者的風險意識。提高檔案工作者的風險意識，把安全意識及安全管理的理念植入管理者的心中，是規(guī)避風險的關(guān)鍵。通過風險意識、安全知識培訓(xùn)，檔案法律、法規(guī)學習，相關(guān)案例分析與警示教育，進行消防演習等不同形式的學習方式，強化風險防范意識，并自覺成為一種習慣。

2、制定檔案傳遞管理辦法，嚴把檔案交接關(guān)。無規(guī)矩不成方圓。制定切實可行的檔案傳遞管理辦法，確保新農(nóng)保檔案的完整無誤，既是對參保百姓利益的維護，也為明確傳送檔案人員的責任提供了依據(jù)。檔案傳遞管理辦法要嚴密、簡明且便于執(zhí)行；運送檔案人員要檢查好運送工具，遇陰雨天氣，要提前做好風險防范；收發(fā)雙方必須嚴格履行移交程序，認真填寫交接清單，逐一核實并簽字；撤銷檔案要經(jīng)檔案管理小組多人進行審核，確認無用經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進行銷毀。

3、嚴格檔案借閱管理。落實檔案借閱審批手續(xù)，借閱必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，并認真填寫《檔案借閱記錄表》，詳細記錄借閱單位、借閱人、借閱原由、借閱內(nèi)容及借閱時間等。借閱檔案必須與管理人員當面點清、雙方共同簽字。檔案借閱非極特殊情況不得拿出檔案借閱室。在檔案借閱過程中，檔案管理者要做好監(jiān)督工作，防止隨意摘抄或變動，防止撕掉、涂改、圈畫檔案。

4、采取針對性技術(shù)措施確保電子檔案的安全性。為了確保電子檔案在存儲或傳輸過程中“完好如初”，可以采用消息認證技術(shù)及訪問控制技術(shù)等。比較常用的方法有利用密碼進行認證，如果不知道密碼就無法對檔案進行訪問，確保檔案的安全性。在硬件方面，配備UPS電源、使用單獨的服務(wù)器等，防止因突然停電造成數(shù)據(jù)丟失的風險。同時還可以采用防火墻訪問控制、網(wǎng)絡(luò)權(quán)限控制、屬性安全控制等方式和只讀型防改寫措施，防止電子檔案遭到非法訪問和惡意改寫。

5、實施重要檔案異地備份保存制度。在危害檔案安全的突發(fā)社會事件和自然災(zāi)害頻發(fā)的今天，進一步強化風險防范意識，實施重要檔案異地備份制度，才能不斷提高災(zāi)害應(yīng)對能力。采取重要文件異質(zhì)異地備份保存制度，逐步將紙質(zhì)檔案掃描為電子檔案，再將這些電子文件轉(zhuǎn)換成其他載體如膠片、光盤等異質(zhì)保存。這樣既能保持微縮影像技術(shù)在檔案存儲方面的優(yōu)點，又能發(fā)揮計算機技術(shù)在檔案開發(fā)、利用中的優(yōu)勢，是新農(nóng)保檔案管理工作理想且謹慎的選擇。

6、嚴格執(zhí)行檔案“八防”，切實做好檔案室風險防控。著力加強檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案管理的軟硬件設(shè)施水平，基本實現(xiàn)檔案庫房、檔案查閱、辦公各自獨立，安裝報警系統(tǒng)，消防器材定期檢查更換，定期檢查電氣線路，并配置與檔案數(shù)量相適應(yīng)的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調(diào)、計算機等專用設(shè)備。