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檔案全流程管理范文第1篇

關(guān)鍵詞：科研項目；知識產(chǎn)權(quán)管理；全流程管理

中圖分類號：C931 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-2374（2013）33-0143-03

1 概述

2008年，國家出臺了《知識產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略綱要》，以提升知識產(chǎn)權(quán)的創(chuàng)造、運用、保護(hù)和管理能力，意在通過自主創(chuàng)新提升我國科學(xué)技術(shù)水平，提高國家的綜合競爭力，實現(xiàn)全面建設(shè)小康社會的目標(biāo)。知識產(chǎn)權(quán)工作已經(jīng)提升為國家戰(zhàn)略，與科教興國戰(zhàn)略、人才興國戰(zhàn)略一道，成為我國三大戰(zhàn)略之一。

國家知識產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略強調(diào)知識產(chǎn)權(quán)的創(chuàng)造、運用、保護(hù)和管理為一體的綜合能力提升，唯有知識產(chǎn)權(quán)綜合能力提升，才能有效提高科研水平，提高知識產(chǎn)權(quán)成果的轉(zhuǎn)化，促進(jìn)經(jīng)濟的發(fā)展。目前，我國眾多企業(yè)、科研機構(gòu)，承擔(dān)我國絕大部分的科研項目，這些科研項目的實施，成為了我國知識產(chǎn)權(quán)創(chuàng)造的最主要途徑，成為推動科技進(jìn)步的主要動力。但是，很多企業(yè)、科研機構(gòu)的科研項目所開展的知識產(chǎn)權(quán)管理工作都還僅僅局限在知識產(chǎn)權(quán)的創(chuàng)造和保護(hù)方面，沒有有效地運用和管理知識產(chǎn)權(quán)，使很多知識產(chǎn)權(quán)成果無法得到充分利用和轉(zhuǎn)化，浪費了大量的人力物力，阻礙了我國科學(xué)技術(shù)整體水平的進(jìn)步。因此，確保科研項目全過程知識產(chǎn)權(quán)管理工作有效開展，對于落實國家知識產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略、提升科技水平至關(guān)重要。

2 科研項目知識產(chǎn)權(quán)全流程管理的意義及科研項目管理中存在的問題

科研項目全流程知識產(chǎn)權(quán)管理是指將科技查新、知識產(chǎn)權(quán)信息的利用、科技成果保護(hù)方式的選擇，發(fā)明創(chuàng)造的保護(hù)、專利分析、專利預(yù)警、專利布局以及專利轉(zhuǎn)化等融入到科研項目的立項、實施、結(jié)題和轉(zhuǎn)化過程中。實施科研項目知識產(chǎn)權(quán)全流程管理，對于避免重復(fù)研究、規(guī)避投資風(fēng)險、提高企業(yè)科研項目的研發(fā)起點、充分利用現(xiàn)有技術(shù)資源、提高科研成果的產(chǎn)出率和轉(zhuǎn)化率及最大程度地實現(xiàn)項目的投資價值，具有十分重要的作用。

目前，國內(nèi)許多大型企業(yè)在科研項目的管理中沒有融入知識產(chǎn)權(quán)管理，使得許多科研成果并未轉(zhuǎn)化為知識產(chǎn)權(quán)成果。在科研項目的管理中主要存在以下問題：如科技查新不到位，專利信息的利用能力不足，導(dǎo)致一些項目重復(fù)研究，浪費研究成本；沒有建立起自己的專利數(shù)據(jù)庫，對于本企業(yè)相關(guān)領(lǐng)域的技術(shù)發(fā)展跟蹤能力不強，對于技術(shù)發(fā)展趨勢把握得不夠好；在科研中對于知識產(chǎn)權(quán)成果的保護(hù)缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，研發(fā)人員對于科研成果的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識不強；企業(yè)專利管理人員的管理工作沒有涉及到科研項目全流程管理工作中來。

3 大型企業(yè)科研項目全流程知識產(chǎn)權(quán)管理體系設(shè)計與研究

3.1 科研項目全流程知識產(chǎn)權(quán)管理體系設(shè)計

針對大型企業(yè)科研項目中存在的上述問題，本文設(shè)計了如下科研項目全流程知識產(chǎn)權(quán)管理體系。該體系將知識產(chǎn)權(quán)管理融入到科研項目的立項階段、實施階段、結(jié)題階段和轉(zhuǎn)化階段?？蒲许椖咳鞒讨R產(chǎn)權(quán)管理體系設(shè)計架構(gòu)如圖1所示。

3.2 科研項目立項階段

立項階段包括項目的形成與科研項目的審核通過，在這兩個流程中，知識產(chǎn)權(quán)管理工作都起到極大的幫助

作用。

3.2.1 科技查新報告。在國內(nèi)許多企事業(yè)單位，科研項目的立項審核都需要提交有科技查新資質(zhì)的機構(gòu)出具的科技查新報告，科技查新報告可以評估科研項目是否具有新穎性、創(chuàng)造性甚至可行性的依據(jù)。

3.2.2 知識產(chǎn)權(quán)信息跟蹤?？蒲许椖苛㈨棔r，對科研項目可能涉及的知識產(chǎn)權(quán)信息進(jìn)行跟蹤預(yù)警，并將這些有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)信息建立成為科研項目專用的數(shù)據(jù)庫，在科研項目實施階段同樣可以使用。

3.2.3 專利信息利用。專利信息利用對科研項目的立項和實施都具有巨大輔助作用，在立項階段，通過專利信息利用，可以幫助研發(fā)人員了解技術(shù)發(fā)展的現(xiàn)狀及可能的發(fā)展趨勢，從而幫助科研項目確定研發(fā)方向，節(jié)約研發(fā)成本和時間。

3.2.4 知識產(chǎn)權(quán)成果目標(biāo)與規(guī)劃?？蒲许椖苛㈨楇A段，通過科技查新、專利信息利用等流程，對科研項目可能取得的成果有初步的評估，因此，根據(jù)科研項目的類型和特點，制定科研項目可能取得專利、商標(biāo)、著作權(quán)或商業(yè)秘密等知識產(chǎn)權(quán)成果的目標(biāo)，并根據(jù)科研項目的進(jìn)度表規(guī)劃知識產(chǎn)權(quán)成果的產(chǎn)出規(guī)劃。

3.2.5 合同簽署與知識產(chǎn)權(quán)成果歸屬。對于很多科研項目，往往不是一個單位主導(dǎo)完成的，也不一定是自己完成的，往往是多個單位合作完成或委托他人完成的，盡管目前相關(guān)法律已經(jīng)對這類科研項目的合作和成果歸屬進(jìn)行了規(guī)定，但不盡人意之處比比皆是。因此，在科研項目立項階段，就應(yīng)該簽訂技術(shù)開發(fā)合同，并約定權(quán)利歸屬和使用權(quán)的問題。

3.2.6 設(shè)立知識產(chǎn)權(quán)管理制度與機構(gòu)。在科研項目立項階段，就應(yīng)該建立與科研項目類型和特點相匹配的知識產(chǎn)權(quán)管理制度，并根據(jù)制度，設(shè)立科研項目配套的知識產(chǎn)權(quán)管理機構(gòu)，對整個科研項目知識產(chǎn)權(quán)全流程進(jìn)行管理，并設(shè)置專人對科研項目知識產(chǎn)權(quán)管理工作負(fù)責(zé)。

3.2.7 科研人員知識產(chǎn)權(quán)意識培養(yǎng)?？蒲腥藛T的知識產(chǎn)權(quán)意識培養(yǎng)主要包括保密意識的培養(yǎng)和對知識產(chǎn)權(quán)的認(rèn)識，關(guān)系到知識產(chǎn)權(quán)的創(chuàng)造和保護(hù)，應(yīng)該在科研項目立項時就開展此項工作。

3.2.8 設(shè)立知識產(chǎn)權(quán)專門經(jīng)費。科研項目成果的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)，是科研項目知識產(chǎn)權(quán)全流程管理中花費最多的部分，包括專利的申請、版權(quán)登記、商標(biāo)申請等，除此之外，還有科研人員的獎勵等項目。因此，設(shè)立科研項目知識產(chǎn)權(quán)專門經(jīng)費，對于科研項目全流程知識產(chǎn)權(quán)管理是必不可少的。

3.2.9 設(shè)立專家?guī)臁Ｄ壳暗目蒲许椖苛㈨棇彶橹饕峭ㄟ^專家?guī)旌屯性u議的形式，但是并不是每一個項目的審核都能找到合適的專家或同行來進(jìn)行審核。因此有必要通過專利信息的利用來建立常用的專家?guī)?。這些專家也可以在科研項目的結(jié)題驗收階段參與。

3.3 科研項目實施階段

科研項目全流程知識產(chǎn)權(quán)管理中實施階段的管理包括如下內(nèi)容：

3.3.1 知識產(chǎn)權(quán)信息動態(tài)跟蹤預(yù)警。在科研項目立項階段，設(shè)立了知識產(chǎn)權(quán)數(shù)據(jù)庫，用于跟蹤和預(yù)警與項目有關(guān)的知識產(chǎn)權(quán)的動態(tài)信息，并及時預(yù)警。這么做可以幫助科研項目及時調(diào)整研發(fā)方向，防止侵犯到他人的權(quán)利，規(guī)避風(fēng)險。

目前的研究沒有或很少有人提出科研項目如何“動態(tài)”跟蹤專利信息，也沒有或很少有研究探索科研項目知識產(chǎn)權(quán)預(yù)警的模式。

3.3.2 專利信息利用。專利信息利用在立項和項目實施階段的作用差不多，都是通過對相關(guān)專利的微觀分析，對科研項目研發(fā)做出指導(dǎo)，時刻關(guān)注行業(yè)的發(fā)展趨勢，以便及時挑戰(zhàn)研發(fā)方向，不做重復(fù)研發(fā)，不做無用研發(fā)。

3.3.3 知識產(chǎn)權(quán)申報登記管理。知識產(chǎn)權(quán)申報登記是科研項目成果得到知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的重要環(huán)節(jié)，也是知識產(chǎn)權(quán)創(chuàng)造的核心環(huán)節(jié)。在這一流程，應(yīng)該處理好發(fā)表學(xué)術(shù)論文與申請專利的關(guān)系，處理好技術(shù)秘密保護(hù)與專利保護(hù)的關(guān)系。并且，還要根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略，布局專利申請。同時要處理好知識產(chǎn)權(quán)申報登記的時機選擇，確保企業(yè)的優(yōu)勢地位。

3.3.4 人事檔案的記錄與階段性激勵。在科研項目實施階段，應(yīng)該做好知識產(chǎn)權(quán)人事檔案記錄，并使用知識產(chǎn)權(quán)專項費用對知識產(chǎn)權(quán)創(chuàng)造人員進(jìn)行獎勵。研發(fā)項目組和企業(yè)可以根據(jù)詳細(xì)的人事檔案記錄，對研發(fā)人員做出評價，挖掘和培養(yǎng)優(yōu)秀的研發(fā)人才。

3.3.5 階段性評估。在科研計劃項目中期檢查或者其他階段性評估評審時，由知識產(chǎn)權(quán)專員組織相關(guān)技術(shù)人員對項目研制過程中知識產(chǎn)權(quán)借鑒情況進(jìn)行說明，對產(chǎn)生的發(fā)明創(chuàng)造和獲得的知識產(chǎn)權(quán)情況梳理、總結(jié)，對重要創(chuàng)新技術(shù)進(jìn)行成果檢索和對比分析，并提出知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)

方案。

3.3.6 協(xié)調(diào)與處理。知識產(chǎn)權(quán)專員定期將項目研制過程中申請或取得的知識產(chǎn)權(quán)向項目主管部門或科研計劃主管部門報告；在發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)或糾紛時及時向項目主管部門或科研計劃主管部門報告。

3.4 科研項目結(jié)題階段

科研項目全流程知識產(chǎn)權(quán)管理中結(jié)題階段的管理包括如下內(nèi)容：

3.4.1 科研成果質(zhì)量評估驗收。將科研項目取得的知識產(chǎn)權(quán)成果進(jìn)行專利分析，評估科研項目取得的知識產(chǎn)權(quán)成果新穎性、創(chuàng)造性，評估其價值，從而對科研成果質(zhì)量進(jìn)行評估；與立項階段對比，評估項目的預(yù)期與實際的

差異。

3.4.2 知識產(chǎn)權(quán)再挖掘。項目結(jié)題階段，應(yīng)該組織科研人員和專利人員對項目實施階段的成果再次進(jìn)行分析和研究，挖掘出可能存在的專利，從而增加科研項目的投入產(chǎn)出比。

3.4.3 知識產(chǎn)權(quán)成果清單整理與轉(zhuǎn)化規(guī)劃。由知識產(chǎn)權(quán)專員組織相關(guān)技術(shù)人員梳理和總結(jié)項目知識產(chǎn)權(quán)成果，在項目驗收時提交知識產(chǎn)權(quán)清單，包括申請和獲得的知識產(chǎn)權(quán)數(shù)量、名稱、類型、法律狀態(tài)、實施轉(zhuǎn)讓情況等，并在《驗收報告》中對相關(guān)內(nèi)容做出說明和分析；對具有潛在應(yīng)用前景的知識產(chǎn)權(quán)進(jìn)行實施轉(zhuǎn)化前景和實施許可方式分析；對特定目標(biāo)專利進(jìn)行侵權(quán)風(fēng)險分析。

3.4.4 績效評估與獎勵。根據(jù)科研成果的質(zhì)量評估，計算科研項目的投入產(chǎn)出比，評估科研項目實施的績效水平；并結(jié)合項目實施階段的人員檔案記錄，對研發(fā)人員和研發(fā)團(tuán)隊進(jìn)行評估和獎勵。

3.5 科研項目轉(zhuǎn)化階段

科研項目產(chǎn)生的知識產(chǎn)權(quán)成果，必須通過轉(zhuǎn)化才能體現(xiàn)它的價值。轉(zhuǎn)化的方式很多，但離不開知識產(chǎn)權(quán)管理機構(gòu)對其的運營。因此，作為“后”科研項目階段，知識產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)化管理不可或缺。

對于所取得的知識產(chǎn)權(quán)成果，企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)部門應(yīng)對成果進(jìn)行評級分類，做好知識產(chǎn)權(quán)成果應(yīng)用規(guī)劃，實現(xiàn)知識產(chǎn)權(quán)成果的最大化利用。對于知識產(chǎn)權(quán)成果轉(zhuǎn)化可采取以下三種模式：

3.5.1 自主模式。自主模式即企業(yè)將知識產(chǎn)權(quán)成果自行實施，將其產(chǎn)業(yè)化、商品化，以提升企業(yè)的核心競爭力和市場主動性，使核心知識產(chǎn)權(quán)完全掌握在本企業(yè)手中。

3.5.2 合作模式。合作模式即企業(yè)利用其擁有的知識產(chǎn)權(quán)成果，與擁有相應(yīng)資源的其他企業(yè)合作，共同實現(xiàn)知識產(chǎn)權(quán)成果的產(chǎn)業(yè)化和商品化。此模式可以快速將知識產(chǎn)權(quán)成果產(chǎn)業(yè)化和商品化。

3.5.3 許可模式。許可模式即企業(yè)將其擁有的知識產(chǎn)權(quán)成果轉(zhuǎn)讓或有償許可給其他企業(yè)，通過此方式實現(xiàn)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)成果的產(chǎn)業(yè)化和商品化。此模式可以使企業(yè)快速收回研發(fā)成本和獲得盈利，為企業(yè)開展新一輪創(chuàng)新研發(fā)提供便利。

4 結(jié)語

在知識經(jīng)濟的當(dāng)下，將知識產(chǎn)權(quán)管理融入到科研項目管理全流程中來，是現(xiàn)代科研項目管理的必然發(fā)展趨勢。大型企業(yè)實施科研項目全流程知識產(chǎn)權(quán)管理是響應(yīng)國家知識產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略、促進(jìn)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)發(fā)展和提升企業(yè)核心競爭力的重要舉措。本文針對大型企業(yè)在科研項目管理中存在的知識產(chǎn)權(quán)問題，設(shè)計了科研項目全流程知識產(chǎn)權(quán)管理體系，有利于大型企業(yè)提升知識產(chǎn)權(quán)的創(chuàng)造、保護(hù)、運用和管理能力。

參考文獻(xiàn)

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檔案全流程管理范文第2篇

關(guān)鍵詞：檔案服務(wù)；城市規(guī)劃；項目生命周期理論

一個城市規(guī)劃項目從立項到完成所經(jīng)過的各個階段，由于項目的側(cè)重點發(fā)生改變，對應(yīng)的檔案管理工作也會發(fā)生變化?；陧椖可芷诶碚?，城市規(guī)劃項目可以分為四個階段，分別是立項期、啟動期、成熟期以及完成期，如何在不同階段，準(zhǔn)確、高效地做好檔案管理工作，客觀地記錄項目編制過程的真實情況，更好地服務(wù)后續(xù)其他規(guī)劃項目，具有重要的意義。基于項目生命周期理論的城市規(guī)劃檔案的信息化管理是未來主流的管理模式。本文以增城市城市規(guī)劃設(shè)計室（以下簡稱設(shè)計院）的協(xié)同辦公系統(tǒng)為例，開展協(xié)同辦公系統(tǒng)的項目管理模塊在實際工作中運行情況進(jìn)行分析。

一、城市規(guī)劃檔案管理工作的三個發(fā)展階段特征

隨著城市規(guī)劃檔案管理工作制度的日趨完善，對檔案的準(zhǔn)確化、規(guī)范化、信息化、精細(xì)化、安全化的要求更加明晰，城市規(guī)劃管理工作大致可以分為三個發(fā)展階段。第一階段，以項目結(jié)題、歸檔為導(dǎo)向。檔案管理主要工作是收集規(guī)劃最終成果，包括紙質(zhì)成果和最終電子文檔。管理流程簡單，只需按年份、按類型歸檔即可，多數(shù)設(shè)計院在初期發(fā)展時期都采用這一模式。設(shè)計師根據(jù)新的項目需求，自行搜索設(shè)計院的檔案庫，新招聘員工也可以在檔案室迅速了解、學(xué)習(xí)設(shè)計院已經(jīng)完成的規(guī)劃成果。第二階段，以項目回溯為導(dǎo)向。在第一階段收集最終成果的基礎(chǔ)上，加強項目立項和項目編制中間成果的收集歸檔。項目立項包括項目建議書、項目招標(biāo)文件、項目投標(biāo)文件、項目開題報告等等項目在立項期主要資料。中間成果則包括了初步成果、中期成果、審查意見等項目在啟動期、成熟期的主要資料。隨著設(shè)計院規(guī)模變大，業(yè)務(wù)量上升，對檔案管理的要求更加規(guī)范化，檔案管理工作在項目立項期就已經(jīng)開始介入，跟蹤管理項目編制全過程。第三階段，以項目流程、品牌延伸為導(dǎo)向。隨著信息化技術(shù)手段的不斷完善，檔案管理可以做得更加精細(xì)化，由最初的成果管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿鞒痰墓芾?，最終成果也不再是檔案管理的最后一個步驟，評獎材料、成果的可視化宣傳展示等后續(xù)品牌管理成為新的任務(wù)。這一階段，檔案管理的內(nèi)容包括項目立項、基礎(chǔ)資料（包括案例資料）、工作日志、最終成果、評獎材料、科研論文、成果展示等方面，全面覆蓋項目生命周期所涉及的四個時期。其中，新增的工作日志取代以往中間成果，通過時間流的方式，利用移動平臺的新一代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，詳細(xì)記錄項目編制過程與甲方的交流過程，記錄每一個重要節(jié)點對方案提出的修改意見，輸出方案的時間節(jié)點，甚至是項目收款信息都可以納入工作日志中。工作日志模塊的出現(xiàn)，不僅解決了檔案管理中信息丟失的問題，也為工程師的工作交接產(chǎn)圖1城市規(guī)劃檔案管理工作的三個發(fā)展階段生積極作用，讓工程師快速了解項目的全過程。評獎材料、科研論文、成果展示三個模塊主要針對項目的品牌管理，打破以往項目管理的最終目標(biāo)是一份份厚厚的紙質(zhì)文檔，而是將報獎材料、科研論文、可視化成果宣傳展示作品納入城市規(guī)劃方案檔案管理的范疇。

二、協(xié)同辦公系統(tǒng)的項目管理模塊設(shè)計

設(shè)計院的協(xié)同辦公系統(tǒng)中集成了項目管理模塊。項目管理模塊是基于項目生命周期四個時期來進(jìn)行設(shè)計的，由工程師和檔案管理人員同步操作，將檔案管理融入項目的全過程。項目管理模塊包括了指定參與人、辦案、項目完成、退件、一覽、統(tǒng)計六個子功能。其中，辦案子功能模塊是檔案管理人員與設(shè)計人員協(xié)同完成檔案管理工作的主要模塊。辦案模塊包括了項目信息、項目參與人、項目工作日志、項目文檔、付款方式等五個功能。以《新塘鎮(zhèn)瑤田村“三舊”改造規(guī)劃研究》項目檔案管理為例，項目信息的字段包括了：項目編號、項目年份、歷史編號、項目名稱、保密日期、項目來源、項目類型、合作項目、委托單位、承接單位、地址、項目合同、項目規(guī)模、項目負(fù)責(zé)人等信息。項目信息的每一個字段都可以作為檔案檢索字段。檔案管理員在項目啟動期主要完成該子模塊的信息內(nèi)容?！缎绿伶?zhèn)瑤田村“三舊”改造規(guī)劃研究》項目工作日志，詳細(xì)記錄了該項目工作每個節(jié)點所面臨的問題和完成工作，項目工作日志的文字內(nèi)容可以實現(xiàn)超鏈接，直接鏈接到文字內(nèi)容所提及相關(guān)規(guī)范文件、基礎(chǔ)資料、階段成果等，從根本上實現(xiàn)了檔案管理工作由結(jié)果管理轉(zhuǎn)變?yōu)榱鞒坦芾怼?/p>

三、目前協(xié)同辦公系統(tǒng)存在的主要問題

檔案全流程管理范文第3篇

關(guān)鍵詞：藥物臨床試驗項目管理系統(tǒng) 受試者檢查檢驗?zāi)K 醫(yī)院信息系統(tǒng) 信息化

Research of the informatization upgrade of the subject inspection module based on the drug clinical trial project management system

LAI Yao-wen LIU Ping XU Guo-fang ZHAO Yue LI Guang-hui GAO Pan LIAN Jun-ying ZHANG Si-sen HAO Yi-bin

Drug Clinical Trial Institution,People's Hospital of Henan University of Traditional Chinese Medicine , Zhengzhou People's Hospital; Beijing Nuoming Technology Co.,Ltd.;

Abstract：In this study,the support system of the subject inspection and inspection module was upgraded from the hospital information system to the drug clinical trial project management system,and the entire process of the implementation and settlement of the drug clinical trial inspection project was upgraded to realize the subject inspection. The information settlement of the project has made the management process more standardized and promoted the efficient implementation of drug clinical evaluation in hospitals.

Keyword：drug clinical trial project management system; subject inspection module; hospital information system; informatization;

目前，大部分機構(gòu)依靠手寫檢查檢驗申請單或在醫(yī)院信息系統(tǒng)(HIS)內(nèi)建立藥物臨床試驗質(zhì)量管理規(guī)范(GCP)零費用物價等的半信息化流程開展藥物臨床試驗[1-3]。本文以作者所在醫(yī)院為例，探索在保證受試者檢查檢驗結(jié)果可溯源、降低醫(yī)院經(jīng)費投入、減少信息系統(tǒng)管理漏洞風(fēng)險的前提下，實現(xiàn)受試者檢查檢驗的全流程信息化規(guī)范管理。

1 資料與方法

1.1 研究資料

受試者檢查檢驗?zāi)K是藥物臨床試驗機構(gòu)建立的支持臨床試驗受試者在醫(yī)技科室進(jìn)行方案相關(guān)檢查檢驗的流程。藥物臨床試驗項目管理系統(tǒng)(CTMS)是藥物臨床試驗項目的常見信息化管理軟件。醫(yī)院信息系統(tǒng)是以HIS系統(tǒng)為代表的醫(yī)療機構(gòu)臨床業(yè)務(wù)管理軟件。

1.2 研究方法與內(nèi)容

1.2.1 問題調(diào)查

2021年3月前，本院受試者檢查檢驗流程管理用基于HIS的方式，即患者持機構(gòu)辦自擬打印的特殊檢驗檢查單和研究者在HIS端開具的GCP零費用檢驗檢查單，醫(yī)技科室核對2份檢查單，為受試者執(zhí)行檢查檢驗，事后醫(yī)技科室、機構(gòu)辦和項目組三方人工對賬，并報銷結(jié)算。通過梳理本院原流程管理并進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)存在3類問題:財務(wù)收支不符風(fēng)險、信息系統(tǒng)零費用權(quán)限漏洞風(fēng)險、賬目結(jié)算效率低。

1.2.2 原因分析

通過對基于HIS的受試者檢查檢驗?zāi)K進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)存在缺失藥物臨床試驗項目信息、檢查單為紙質(zhì)、手工對賬流程繁瑣、信息財務(wù)風(fēng)險高、人員工作量大、出錯率高、缺乏糾錯機制等問題，因此迫切需要全流程信息化。

1.2.3 對策制定

上線基于CTMS的受試者檢查檢驗?zāi)K可以解決上述不合理的問題。流程主要包括:項目受理-倫理審批-合同簽署-項目啟動-項目實施-受試者管理-受試者篩選/入組-電子檢查單-記賬管理-自動結(jié)算，且支持電子溯源等環(huán)節(jié)。

1.2.4 對策實施

具體實施按以下步驟進(jìn)行:

第1步:在醫(yī)院部署藥物臨床試驗項目管理系統(tǒng)。CTMS用B/S應(yīng)用架構(gòu)部署，內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)互通。從HIS系統(tǒng)同步的數(shù)據(jù)種類包括:患者信息(含人口學(xué)信息、醫(yī)療檔案索引號和醫(yī)療卡號)、檢驗/檢驗報告(含收費標(biāo)志和單價)和醫(yī)囑信息。

第2步:CTMS系統(tǒng)與醫(yī)院現(xiàn)有醫(yī)療信息系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)接口，財務(wù)處建立CTMS受試者檢查檢驗費用報表。醫(yī)院現(xiàn)行檢查檢驗功能涉及的醫(yī)療信息系統(tǒng)包括:HIS、實驗室信息管理系統(tǒng)(LIS)和醫(yī)學(xué)影像存檔與通訊系統(tǒng)(PACS)等。

第3步:向申請科室和執(zhí)行科室進(jìn)行功能培訓(xùn)，并為相關(guān)人員建立CTMS用戶。檢查檢驗的申請科室，需登錄CTMS系統(tǒng)開立電子檢查單;檢查檢驗的執(zhí)行科室仍在原工作系統(tǒng)處理CTMS檢查檢驗。臨床試驗機構(gòu)每月向財務(wù)處提交CTMS檢查檢驗報表。

第4步:功能上線。

2 成效

本院建立了基于CTMS的受試者檢查檢驗?zāi)K，在CTMS系統(tǒng)內(nèi)建立臨床試驗項目，項目審批流轉(zhuǎn)到項目實施階段，研究者與受試者完成知情同意后，將該受試者通過CTMS-HIS接口納入CTMS受試者管理模塊。在該模塊內(nèi)研究者可為篩選期和入組期的受試者開立檢查檢驗申請單，檢查單經(jīng)數(shù)據(jù)接口推送至PACS系統(tǒng)，檢驗單經(jīng)數(shù)據(jù)接口推送至LIS系統(tǒng)。受試者按照臨床常規(guī)完成檢查檢驗，獲得報告單。CTMS系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)接口完成系統(tǒng)記賬，并自動扣減項目經(jīng)費。

3 案例分析

3.1 受試者管理

全流程之前，醫(yī)院醫(yī)療系統(tǒng)無法識別受試者。醫(yī)技科室識別機構(gòu)辦簽發(fā)的GCP標(biāo)簽執(zhí)行GCP醫(yī)囑。然而GCP標(biāo)簽無法實現(xiàn)受試者信息的事前標(biāo)記，存在誤用風(fēng)險。全流程之后，CTMS系統(tǒng)向HIS發(fā)送受試者標(biāo)記，實現(xiàn)受試者信息化識別。

3.2 研究者權(quán)限

全流程之前，任意醫(yī)師用戶可以在HIS系統(tǒng)內(nèi)開具GCP零費用檢查，醫(yī)技科室通過該GCP零費用檢查單是否附GCP免費標(biāo)簽來審核是否執(zhí)行該醫(yī)囑。全流程之后，僅有在CTMS系統(tǒng)內(nèi)獲得授權(quán)的研究者方可為該項目的受試者開具檢查檢驗醫(yī)囑。

3.3 經(jīng)費管理

全流程之前，受試者檢查檢驗費結(jié)算周期長，工作量大，收支不符和項目經(jīng)費透支的財務(wù)風(fēng)險。全流程之后，支付方式方面，CTMS系統(tǒng)分別以項目為單位和以醫(yī)技科室為單位生成日、月報表，確保二維報表的收支一致。同時，項目經(jīng)費中的受試者費實現(xiàn)單獨科目管理，對該科目經(jīng)費不足的項目進(jìn)行經(jīng)費不足預(yù)警，有效降低了受試者費用超支的財務(wù)風(fēng)險。

4 討論

對比基于HIS的臨床試驗免費醫(yī)囑系統(tǒng)，基于CTMS系統(tǒng)的受試者檢查檢驗?zāi)K，在項目啟動時無需在模塊中重新維護(hù)項目信息和授權(quán)科室信息，而是直接調(diào)用受理、倫理階段的項目信息，簡化了項目啟動流程。同時，基于CTMS系統(tǒng)的受試者檢查檢驗?zāi)K，能夠滿足門診和住院受試者的隨訪需要。通過引入CTMS系統(tǒng)，實現(xiàn)了受試者檢驗檢查全流程信息化，賬面結(jié)算自動化，受試者數(shù)據(jù)的分區(qū)管理，有效降低了臨床試驗機構(gòu)各部門的人員工作量，最終實現(xiàn)了受試檢查檢驗?zāi)K的高效運行，顯著提高GCP管理的效率。

參考文獻(xiàn)

[1]李婷，劉相武，李欣，等.藥物臨床試驗醫(yī)院信息系統(tǒng)免費醫(yī)囑系統(tǒng)的應(yīng)用[J].中國臨床藥理學(xué)雜志，2019,35(7):712-713,717.

檔案全流程管理范文第4篇

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；綜合檔案室；計算機技術(shù)；應(yīng)用；管理

1引言

在醫(yī)院綜合檔案室的檔案管理工作中，利用計算機技術(shù)能夠提升醫(yī)院檔案管理工作的有序性和完善性，能夠給醫(yī)院業(yè)務(wù)工作的開展提供科學(xué)的依據(jù)和可靠的支持。作為當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的重要手段，計算機技術(shù)的應(yīng)用能夠提高醫(yī)院檔案管理的效率以及工作質(zhì)量。所以，分析計算機技術(shù)在醫(yī)院綜合檔案室檔案管理工作中的應(yīng)用是非常有必要的。

2醫(yī)院綜合檔案室檔案管理工作應(yīng)用計算機技術(shù)的必要性

醫(yī)院綜合檔案室主要收集管理的是文書檔案、科技檔案（技術(shù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案）、會計檔案、聲像檔案、其它載體檔案、實物檔案等，其中并不包括病案，病案檔案由專門的病案室保管，綜合檔案室僅掌握其庫存數(shù)據(jù)并對其進(jìn)行檔案管理技術(shù)指導(dǎo)。在醫(yī)院綜合檔案室檔案管理工作中，應(yīng)用計算機技術(shù)是很有必要的。利用計算機技術(shù)能夠更方便的進(jìn)行檔案管理的各項工作，比如通過對檔案的全文收集，相關(guān)閱檔人員可通過計算機直接查看全文。應(yīng)用計算機技術(shù)對檔案的收集、整理、檢索利用、鑒定、統(tǒng)計、上報進(jìn)行全流程管理，能夠?qū)⑷藶楦深A(yù)的情況降低到最小，有效避免不必要的錯誤。利用計算機進(jìn)行檔案統(tǒng)計工作，只需要簡單的指令就能夠完成，提高了工作效率和準(zhǔn)確性。醫(yī)院檔案管理工作需要記錄的內(nèi)容是非常龐大的，利用計算機技術(shù)能夠?qū)⑦@些繁雜的內(nèi)容化繁為簡。檔案管理人員利用計算機能夠方便直觀的了解誰借閱了檔案資料，什么時間歸還，逾期未歸還計算機會主動提示。計算機能夠永久的保存醫(yī)院的檔案資料，不會因為長時間的翻閱造成檔案損壞。由此可見，在醫(yī)院綜合檔案室檔案管理工作中應(yīng)用計算機技術(shù)是非常有必要的。

3應(yīng)用計算機技術(shù)實現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案室檔案管理的優(yōu)勢

3.1有利于將檔案進(jìn)行歸檔

在醫(yī)院綜合檔案室檔案管理工作過程中，通過應(yīng)用計算機技術(shù)能夠更加方便的進(jìn)行檔案信息的收集工作。醫(yī)院綜合檔案室的工作人員通過使用計算機，能夠快速的對收集到的檔案信息進(jìn)行整理和核對，對收集到的各部門的文件能夠展開定期的資料采集、資料歸檔，各個部門也可以把重要的電子文件利用計算機向檔案室進(jìn)行發(fā)送，省去了一些不必要的麻煩，同時也能夠保證檔案信息的完整性、齊全性、時效性。

3.2有利于各部門間的資源共享

通過應(yīng)用計算機技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案資料的共享，綜合檔案室工作人員將已開放的檔案信息資源放到公共平臺中，例如檔案卷宗、信息數(shù)據(jù)庫、目錄等，通過建立專門的檢索入口進(jìn)入到檔案信息庫中，其他有需要瀏覽的可以直接通過計算機進(jìn)行查閱。

4應(yīng)用計算機技術(shù)實現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案室檔案管理功能

4.1醫(yī)院綜合檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)

醫(yī)院綜合檔案管理系統(tǒng)基于IE6-IE10版本的B/S模式，采用Oracle數(shù)據(jù)庫技術(shù)，利用JavaScript和ActiveX語言實現(xiàn)系統(tǒng)開發(fā)，該系統(tǒng)是區(qū)檔案局?jǐn)?shù)字檔案系統(tǒng)的一部分，融入政府政務(wù)平臺，通過客戶端電腦的瀏覽器輸入用戶名和密碼登陸該系統(tǒng)。在醫(yī)院綜合檔案管理系統(tǒng)中，主要分為七大模塊，根據(jù)前述檔案分類辦法，選擇頁面左側(cè)目錄樹中相應(yīng)類別檔案，分別通過這七大模塊對其進(jìn)行全流程管理，友好的界面降低了使用者的操作難度。檔案收集模塊。該模塊中，通過電子公文采集，實現(xiàn)對各相關(guān)單位通過政務(wù)平臺發(fā)送給醫(yī)院的相關(guān)文件資料在線抓取收集，相應(yīng)目錄條自動掛接電子全文。在收發(fā)文登記功能下，通過平時的收發(fā)文管理，將數(shù)據(jù)直接轉(zhuǎn)化為檔案數(shù)據(jù)，即實現(xiàn)了醫(yī)院辦公收發(fā)文與檔案轉(zhuǎn)化功能的合并。各科室每年初編制的上年EXCEL格式檔案目錄，通過目錄導(dǎo)入項，接收入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。同時也可導(dǎo)入本系統(tǒng)生成的相關(guān)DBF數(shù)據(jù)。最后通過全文導(dǎo)入功能，對電子文件進(jìn)行與目錄掛接的全文導(dǎo)入，支持PDF、JPG、MP3、MP4、AVI等格式。檔案整理模塊。通過綜合檔案模塊，對前述檔案收集模塊收集的歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行新增、修改、批量修改、刪除、裝盒、生成檔號、斷號查詢、加鎖、導(dǎo)出EXCEL等操作。而已加鎖的數(shù)據(jù)需修改操作時，點擊數(shù)據(jù)解鎖按鈕解鎖。對檔案盒進(jìn)行修改、刪除、拆盒、打印盒內(nèi)備考表、打印盒內(nèi)文件目錄、打印盒內(nèi)文件目錄封面等操作可通過盒管理功能實現(xiàn)。系統(tǒng)中已收集整理但未上報上級檔案館的數(shù)據(jù)，通過編目打印功能，選擇相應(yīng)表格類型，進(jìn)行相應(yīng)表格的自動生成、預(yù)覽、打印、另存和修改。數(shù)據(jù)維護(hù)項，則可對系統(tǒng)中所有數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、重復(fù)數(shù)據(jù)檢測、批量修改等操作，已上報上級檔案館的條目不允許修改?；厥照九R時存儲被刪除的文件，可進(jìn)行恢復(fù)或徹底刪除。檢索利用模塊。該項功能下，可選擇采用模糊查詢方式，用支持電子全文檢索的一體化檢索查詢檔案，或者根據(jù)自定義條件進(jìn)行條件檢索，還可對同時滿足多項條件的數(shù)據(jù)進(jìn)行自定義檢索。利用管理模塊。此模塊通過對“借閱申請審批單”的新增、修改、刪除、標(biāo)記借閱完畢、打印等功能實現(xiàn)對檔案借閱利用的管理。檔案鑒定模塊。對到達(dá)移交或銷毀期限的檔案，進(jìn)行保管期限重新鑒定，即到期鑒定。而對檔案的公開方式，則通過開放鑒定功能實現(xiàn)。

4.2庫存?zhèn)鹘y(tǒng)醫(yī)院檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化

醫(yī)院檔案具有的特點為資源種類比較多、數(shù)量較多、較高的應(yīng)用頻率，復(fù)雜的管理流程，在較短時間內(nèi)無法將歷年庫存的傳統(tǒng)檔案資料進(jìn)行全面的數(shù)字化掃描，因此需要按照方便查閱的原則，將檔案資源按照級別和年份進(jìn)行分類，優(yōu)先掃描利用率和價值高的檔案資料，有計劃有步驟地逐步實現(xiàn)全部檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化。對于傳統(tǒng)醫(yī)院檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，要按照以下順序進(jìn)行：確立清單—提卷—核對—拆訂—掃描—圖像處理—質(zhì)檢—保存—提交數(shù)據(jù)庫—移交回檔案室。

5計算機技術(shù)在醫(yī)院綜合檔案室檔案管理工作中的應(yīng)用現(xiàn)狀分析

5.1檔案管理的工作人員專業(yè)素質(zhì)不高

當(dāng)前檔案管理工作難度越來越大，檔案專業(yè)人員不僅需要有專業(yè)的檔案管理知識、保密知識，計算機和網(wǎng)絡(luò)知識也是必備的技能之一，如果沒有繼續(xù)學(xué)習(xí)就會很難應(yīng)對當(dāng)前復(fù)雜的檔案管理工作。傳統(tǒng)的檔案管理工作人員習(xí)慣使用紙質(zhì)化的資料記錄工作，對于計算機管理的模式認(rèn)識程度不夠。

5.2技術(shù)普及力度不夠

當(dāng)前階段，大多數(shù)的醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理工作中，應(yīng)用到的計算機技術(shù)普遍過于單一，軟件的功能也比較有限，基本上只能進(jìn)行檔案資料的編目和檢索查找。當(dāng)前很多醫(yī)院的檔案管理工作還是需要依賴人工完成，計算機技術(shù)只是起到了一定的輔助作用。許多醫(yī)院的檔案管理工作進(jìn)展較慢，其中一個重要原因就是技術(shù)普及力度和思想觀念轉(zhuǎn)變不夠，因此，在未來一段時間內(nèi)，紙質(zhì)化的傳統(tǒng)管理方式還會存在于一些醫(yī)院當(dāng)中，與計算機管理的模式并存。

5.3使用計算機管理醫(yī)院檔案的保護(hù)難度大

醫(yī)院檔案管理工作利用計算機技術(shù)，需要對檔案資料進(jìn)行及時的存儲和備份。檔案資料的儲存載體一般都是磁盤和光盤，所以這會在一定程度上增加檔案文件的保護(hù)難度，一旦遭到病毒的入侵修復(fù)難度是比較大的。因此，需要加大對檔案資料的保護(hù)工作。

6醫(yī)院檔案管理工作實現(xiàn)計算機管理的途徑

6.1建立一支素質(zhì)優(yōu)良且具有專業(yè)技術(shù)水平的團(tuán)隊

作為醫(yī)院管理層，應(yīng)該培養(yǎng)一支專業(yè)水平高、素質(zhì)優(yōu)良的現(xiàn)代化人才隊伍，確保可以高效的進(jìn)行醫(yī)院綜合檔案室的檔案管理工作。通過加強對檔案工作人員的日常培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，讓檔案工作人員能夠熟練地使用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備。在進(jìn)行日常的培訓(xùn)工作中，可以組織一些學(xué)習(xí)參觀活動、集體性的培訓(xùn)與指導(dǎo)、外出進(jìn)修、參加繼續(xù)教育、進(jìn)行相應(yīng)的考核管理并擇優(yōu)選出更適合計算機管理檔案的員工等等。

6.2樹立新的檔案信息管理理念

作為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層，應(yīng)當(dāng)將傳統(tǒng)的管理思想進(jìn)行轉(zhuǎn)變，樹立全新的檔案信息管理理念。傳統(tǒng)的檔案管理模式需要耗費大量的人力、物力資源，工作效率較低，利用信息化的檔案管理可以有效改善這些缺點。通過樹立新的檔案信息管理理念，提高檔案管理工作的計算機技術(shù)應(yīng)用，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)步。

6.3建設(shè)醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化平臺

醫(yī)院需要建立一個檔案網(wǎng)絡(luò)化平臺，盡量將每個科室和部門工作統(tǒng)籌到網(wǎng)絡(luò)化平臺中去，實現(xiàn)資源的共享。方式上不管是統(tǒng)一購進(jìn)軟件，還是系統(tǒng)開發(fā)，使用前都應(yīng)根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行測評，測評包括兼容性、實用性、數(shù)據(jù)處理合理性、運行安全可靠性等，使檔案管理系統(tǒng)擁有后續(xù)開發(fā)力和升級能力。

7結(jié)語

在醫(yī)院檔案管理工作中應(yīng)用計算機技術(shù)可以很大程度的提高醫(yī)院檔案的管理效率，能夠為醫(yī)院各項工作的開展提供最可靠的支持。雖然當(dāng)前在醫(yī)院檔案管理工作中計算機技術(shù)的應(yīng)用還不夠全面，作為檔案管理人員，要積極采取有效的應(yīng)對措施來提高計算機技術(shù)的實用效果，提升醫(yī)院檔案管理的效率和質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

檔案全流程管理范文第5篇

電子文件管理的頂層設(shè)計是一種自上而下的設(shè)計。從涉及范圍而言，是以國家層面為起點，統(tǒng)領(lǐng)地區(qū)、行業(yè)、機構(gòu)層面的電子文件管理，構(gòu)建涵蓋全國范圍的電子文件管理網(wǎng)絡(luò)體系；從實現(xiàn)路徑而言，是以總體框架為起點，指導(dǎo)、帶動具體對策問題的研究和實施，構(gòu)建全方位的電子文件管理實施方略。因此，從總體上說，頂層設(shè)計是一種戰(zhàn)略設(shè)計，旨在確定國家電子文件管理的發(fā)展方向、基本格局和推進(jìn)步驟；頂層設(shè)計又是一種全面設(shè)計，涵蓋管理層、空間、流程、功能等諸多方面，可以提供國家電子文件管理的基本指針和發(fā)展藍(lán)圖。

一、國際借鑒

從世界范圍看，信息化整體水平比較高的國家大都重視電子文件管理工作，自20世紀(jì)90年代中期以來，不少國家開始對本國的電子文件管理進(jìn)行自頂向下的戰(zhàn)略設(shè)計與全面規(guī)劃，實現(xiàn)電子文件管理從機構(gòu)層面到國家層面的重大轉(zhuǎn)變，進(jìn)入以頂層設(shè)計帶動總體規(guī)劃，以國家戰(zhàn)略帶動全面發(fā)展的新階段。

電子文件國家戰(zhàn)略的確定沒有固定模式，各國依據(jù)自身的管理傳統(tǒng)、信息化戰(zhàn)略、文檔管理實踐選擇適合自己的道路。如英國以搭建政策框架為先導(dǎo)，明確電子文件管理規(guī)范體系，強調(diào)目標(biāo)管理和績效評估，為國家電子政府建設(shè)和數(shù)字檔案的在線利用服務(wù)。美國以技術(shù)研發(fā)為驅(qū)動，以ERA（電子文件檔案館）項目為龍頭，致力于研究電子文件長期保存的軟件系統(tǒng)，通過建立滿足文件功能需求的文件管理系統(tǒng)來實現(xiàn)電子文件的集中保管。澳大利亞則以檔案館的聯(lián)合行動為主要線索，建立與推廣電子文件形成和管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系。這些國家都經(jīng)歷了一個從自發(fā)研究、分散探索到國家規(guī)劃、集中控制的發(fā)展歷程。雖然采取的路徑不同，但在戰(zhàn)略視角上具有如下共性特征：

1、高度重視電子文件管理，將其納入信息化整體戰(zhàn)略之中，作為信息時代政府治理與政府責(zé)任的重要內(nèi)容。如英國將電子文件管理納入負(fù)責(zé)國家信息化工作的“電子特使”（e-Envoy）的職責(zé)范圍，制定并了《電子政務(wù)環(huán)境下電子文件管理的政策框架》；新加坡政府要求把電子文件管理作為電子政務(wù)建設(shè)的有機組成部分；美國將電子文件管理列入首批二十四個電子政府行動計劃；澳大利亞則將電子文件管理作為政府績效檢查與審計的內(nèi)容與依據(jù)等。

2、以國家檔案館為中心，形成電子文件管理和服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)體系。作為永久保管政府文件的專門機構(gòu)，檔案館在電子文件管理鏈條上具有十分重要的作用。電子文件的保管模式從最初的集中式（哥倫比亞模式）和分散式（匹茲堡模式）之爭，逐步向集中管理模式靠攏。目前，集中管理具有永久保存價值的電子文件成為越來越多國家的共識和實踐，很多國家檔案館在集中管理政府各部門電子文件和協(xié)調(diào)全國電子文件管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通方面發(fā)揮了核心和樞紐作用。比較典型的例子如美國NARA的ERA系統(tǒng)，該項目在經(jīng)過6年之久的基礎(chǔ)研究階段后開始了耗資3億美元、為期6年的系統(tǒng)研發(fā)階段，旨在使NARA捕獲并保存聯(lián)邦政府各部門產(chǎn)生的各種類型、格式的電子文件，為政府部門及公眾提供便捷、有效的利用服務(wù)。ERA采用開放架構(gòu)設(shè)計，軟件系統(tǒng)將下發(fā)給各州使用，對各州政府電子文件的管理將產(chǎn)生全面的示范效應(yīng)。英國、澳大利亞、加拿大、西班牙、新加坡、丹麥等國國家檔案館也已經(jīng)或決定接收政府部門產(chǎn)生的電子文件。

3、聯(lián)合攻關(guān)，大力開展基礎(chǔ)研究。各國的電子文件管理規(guī)劃都是在相關(guān)理論和策略研究的基礎(chǔ)上展開的，基礎(chǔ)理論、標(biāo)準(zhǔn)研究以及國際合作項目為各國電子文件戰(zhàn)略提供了豐富的營養(yǎng)。其中文件連續(xù)體和電子文件全生命周期理論為電子文件管理活動從機構(gòu)層面向國家層面、從分散管理模式向集中管理模式、從環(huán)節(jié)式分離管理向無縫式流程管理的轉(zhuǎn)變提供了堅實的理論基礎(chǔ)。英國、美國、澳大利亞的電子文件管理戰(zhàn)略都基于ISO15489《信息與文獻(xiàn)―文件管理》、ISO14721《開放檔案信息系統(tǒng)參考模型》（Open Archives Information System，OAIS）等國際標(biāo)準(zhǔn)而制定。此外，類似InterPARES的國際合作項目在研究專業(yè)技術(shù)問題的同時，也致力于為國家層面電子文件管理的戰(zhàn)略、政策和標(biāo)準(zhǔn)提供參照框架。

二、驅(qū)動因素

隨著我國信息化的不斷深入，電子文件的數(shù)量急劇膨脹、種類不斷增加，很多地區(qū)探索電子文件管理的有效方法，一些地區(qū)如安徽、江蘇等地已經(jīng)開始建設(shè)基于電子政務(wù)專網(wǎng)的電子文件中心，在地方層面開始了由分散管理到集中管理模式的轉(zhuǎn)變。國家檔案局在電子文件管理的宏觀引導(dǎo)，如制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，支持專項探索，開展示范推廣等方面已取得了一定的進(jìn)展。但是從總體上看，各地區(qū)、各機關(guān)電子文件管理工作仍然具有強烈的自發(fā)性和分散性特征。國家層面整體設(shè)計、統(tǒng)一規(guī)劃、戰(zhàn)略部署與方法指導(dǎo)的缺失，導(dǎo)致我國電子文件管理整體水平提升緩慢，對電子政務(wù)的支撐力不足，檔案館實施集中管理障礙重重，信息孤島現(xiàn)象逐步加劇，電子文件的真實、完整與國家控制力面臨大量風(fēng)險?；谝延械膶嵺`基礎(chǔ)和發(fā)展需要，國家層面電子文件管理的頂層設(shè)計已是不容拖延，呼之欲出。

與傳統(tǒng)文件、檔案管理相比較，電子文件管理對于頂層設(shè)計要求凸顯的主要原因在于電子文件資源的控制和共享需要更加系統(tǒng)、全面、周密、有力、關(guān)聯(lián)的手段和全方位的保障措施，否則，由電子文件構(gòu)成的社會記憶的真實性、可靠性、完整性以及國家對于電子文件資源的控制力將面臨極大的挑戰(zhàn)和風(fēng)險。

1、電子文件管理具有更強的環(huán)境依賴，政策、法規(guī)、體制、制度、標(biāo)準(zhǔn)等對于各級政府、機關(guān)、企業(yè)及公眾認(rèn)識電子文件的價值和長久保管的責(zé)任，將電子文件管理納入信息化格局之中，具有重要的導(dǎo)向和規(guī)范作用。頂層設(shè)計有利于構(gòu)建一個協(xié)調(diào)合理的宏觀環(huán)境，展現(xiàn)國家電子文件管理的戰(zhàn)略意圖，保障國家對電子文件資源的控制能力，在電子文件管理戰(zhàn)略和實施路徑上獲得最大范圍的共識和約定。

2、電子文件管理具有更強的系統(tǒng)依賴和路徑依賴，文件管理系統(tǒng)性能和管理流程的優(yōu)劣直接決定電子文件的存在質(zhì)量和管理水平。頂層設(shè)計可以從電子文件管理的終極目標(biāo)和全程管理要求出發(fā)，提供完備的系統(tǒng)功能需求規(guī)范，優(yōu)化的系統(tǒng)實現(xiàn)方式，合理的管理流程模版，統(tǒng)一的技術(shù)政策以及專業(yè)的技術(shù)指導(dǎo)，將系統(tǒng)依賴的風(fēng)險降到最低。

3、電子文件各管理要素之間具有更密切的聯(lián)系，構(gòu)成復(fù)雜的多向網(wǎng)狀關(guān)聯(lián)。例如，電子文件全程管理功能需求是末端需求（滿足終極目標(biāo)）向前端需求（滿足階段性目標(biāo)）的層層疊加，從而使前端管理措施對于全程管理水平具有相當(dāng)程度的決定意義。而前端管理者（文件生成部門）往往主要關(guān)注階段性目標(biāo)的實現(xiàn)，如文件運行順暢、機關(guān)內(nèi)部方便查詢等，對文件管理終極目標(biāo)――證據(jù)價值維護(hù)和長久保存的意識并不清晰強烈。頂層設(shè)計可以統(tǒng)籌全局和全程，形成對于前端管理的有效約束，在電子文件生成、運行、保管和利用的全過程中筑起嚴(yán)密的安全防線，全面滿足確保電子文件證據(jù)價值和永久保存的各種要求。

4、電子文件管理節(jié)點之間的互聯(lián)互通具有更高的技術(shù)要求，低端分散管理（如文件信息在記錄、表示、關(guān)聯(lián)上的不一致，缺乏數(shù)據(jù)交換格式等）是催生信息孤島的溫床，是導(dǎo)致國家控制力低下、信息共享障礙的直接原因。頂層設(shè)計可以通盤應(yīng)對，上下貫聯(lián)，左右兼顧，從源頭抓起，從規(guī)范起步，形成良好的聯(lián)動機制，為不同范圍電子文件的集中控制和信息共享提供良好的基礎(chǔ)條件。

5、電子文件管理系統(tǒng)研發(fā)的科技含量更高，成本更高，難度更大，各自為戰(zhàn)的低起點重復(fù)研發(fā)受目標(biāo)定位、專業(yè)水平、資金、技術(shù)等多方面的制約，很難產(chǎn)出功能完備、技術(shù)先進(jìn)的管理系統(tǒng)，還會造成各級國家財政和社會投入的巨大浪費。頂層設(shè)計可以發(fā)揮我國集中管理體制的優(yōu)勢，從滿足國家控制和信息共享，保障憑證價值和方便利用等要求出發(fā)，整合力量進(jìn)行基礎(chǔ)性、應(yīng)用性、前瞻性研究，在政策框架、規(guī)范體系、技術(shù)解決方案等方面合作攻關(guān)，集中智力資源、資金和技術(shù)力量，完成具有全國意義或示范意義的系統(tǒng)研發(fā)。

三、內(nèi)容框架

電子文件管理頂層設(shè)計是一個全方位、立體式的戰(zhàn)略設(shè)計，具有多方面的屬性特征，本文分別從管理層次、流程、空間、功能等角度來描述其內(nèi)容框架。

1、基于管理層次。從管理層次角度看，頂層設(shè)計的內(nèi)容框架包括宏觀、中觀和微觀三個層次。其中宏觀層是政策層，旨在建立與國家信息化進(jìn)程相適應(yīng)的，納入各級組織信息化體系的，跨越地區(qū)和系統(tǒng)的，覆蓋文件生命全程的電子文件管理視角、責(zé)任和基本條件，包括國家電子文件管理的目標(biāo)定位、管理方針、管理體制、總體規(guī)劃和法律框架等；中觀層是制度層，旨在建立符合和推動國家戰(zhàn)略實施的相互配套、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)模軌蜇瀼貓?zhí)行的管理制度體系，包括管理制度、管理程序、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系等。微觀層是管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)資源層，旨在建立具有完備功能和可延展的，安全可靠、性能價格比高、互聯(lián)互通的電子文件管理系統(tǒng)，以及資源豐富、具有可交換性的數(shù)據(jù)庫群等。

2、基于管理范圍（空間）。從空間域角度進(jìn)行頂層設(shè)計，需要規(guī)劃全國電子文件管理網(wǎng)絡(luò)的格局，避免各地區(qū)、各行業(yè)、各機構(gòu)各行其道，保障資源共享，實現(xiàn)互聯(lián)互通。同時也需要正視我國條塊結(jié)合的檔案管理體制，保障不同地區(qū)、不同行業(yè)、不同業(yè)務(wù)，甚至不同種類電子文件特殊的管理需求，設(shè)計靈活的兼顧共享和個性特征的管理制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，避免各類文件一元化的粗放管理模式。

3、基于電子文件管理流程。從流程域角度構(gòu)建頂層設(shè)計內(nèi)容框架的目的在于從全程著眼，規(guī)范電子文件從生成、流轉(zhuǎn)到保存的技術(shù)、方法和規(guī)則，將確保電子文件長久真實、完整、可讀、可用的措施貫穿于始終。電子文件管理是全流程各項活動按照一定聯(lián)系共同構(gòu)成的，在頂層設(shè)計中加強對捕獲、鑒定、著錄、檢索、利用等主要流程及其聯(lián)系的規(guī)范控制，有利于引導(dǎo)、深化電子文件流程管理，有利于電子文件管理系統(tǒng)的構(gòu)建，有利于維護(hù)電子文件及其管理活動的完整性。

4、基于功能管理1。從功能域角度進(jìn)行頂層設(shè)計，需要加強在變化管理、配置管理、項目管理、質(zhì)量控制、基礎(chǔ)研究、風(fēng)險管理等方面的總體調(diào)控和組織。鑒于電子文件管理的復(fù)雜性，在總體設(shè)計時需要對主要的功能域進(jìn)行專門研究，儲備相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理手段和實踐經(jīng)驗。

四、實施路線

借鑒國外經(jīng)驗，結(jié)合我國信息化建設(shè)和電子文件管理的現(xiàn)實狀況，我們建議我國電子文件管理頂層設(shè)計本著總體規(guī)劃、基礎(chǔ)先行、穩(wěn)步推進(jìn)的路線，主要采取以下幾方面的措施（各類措施之間并非基于時間的線性關(guān)系）：

1、逐步構(gòu)建和完善電子文件管理的政策框架和法律框架，為電子文件營造良好的管理環(huán)境。2005年4月1日開始實施的《電子簽名法》明確了電子文件生成和保存的基本要求，電子文件的證據(jù)價值得到法律意義上的認(rèn)可。檔案部門應(yīng)與相關(guān)法律部門、行業(yè)主管部門合作，不斷推動電子文件法律和政策環(huán)境的建設(shè)。

2、確立實施頂層設(shè)計的組織架構(gòu)。國家層面的頂層設(shè)計，僅依靠檔案行業(yè)自身的力量是難以完成的，必須大量引入外部力量，形成一個組織嚴(yán)密的多層架構(gòu)分工實施。其中核心層是具有戰(zhàn)略眼光和統(tǒng)籌能力的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，中間層的是知識結(jié)構(gòu)合理、按照項目管理方式運作的若干項目組，層由是由大量專家、各類合作伙伴組成的項目評估委員會和顧問咨詢委員會。

3、啟動國家數(shù)字檔案館核心計劃。作為國家層面頂層設(shè)計的中心項目，“國家數(shù)字檔案館計劃” 旨在為中央國家機關(guān)電子文件的科學(xué)管理和公眾服務(wù)提供全套解決方案和系統(tǒng)實現(xiàn)，為地方電子文件管理中心和數(shù)字檔案館項目提供示范，從管理體制、制度、技術(shù)、方法等方面為全國電子文件管理體系的建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

4、統(tǒng)籌安排各專項基礎(chǔ)研究和方案設(shè)計。由于電子文件管理各要素之間的復(fù)雜聯(lián)系，各項基礎(chǔ)研究和方案設(shè)計活動之間應(yīng)當(dāng)保持良好的合作和溝通，保證各研究和開發(fā)項目邏輯有序，合理呼應(yīng)，而不能互相掣肘。應(yīng)按照頂層設(shè)計的內(nèi)容框架，擬定基本的研究指南和進(jìn)度安排，通過招投標(biāo)、委托、尋求合作、項目或課題申報等方式開展各項基礎(chǔ)研究和方案設(shè)計。

電子文件管理的頂層設(shè)計是我們不可逃避的一張時代考卷，統(tǒng)籌全局的戰(zhàn)略眼光，勇于探索的創(chuàng)新精神，務(wù)實有效的項目管理、扎實嚴(yán)謹(jǐn)?shù)幕A(chǔ)研究、開放包容的合作態(tài)度會幫助我們提交合格的答案。

注釋及參考文獻(xiàn)：

①露西婭娜?杜蘭蒂，肯尼斯?迪波多《InterPARES國際研究項目》，山西檔案 2001（3）

②美國ERA項目的Virtual workspace就是按照流程環(huán)節(jié)劃分的。

③參考美國ERA項目的functional area。

④馮惠玲、趙國俊等，電子文件管理國家戰(zhàn)略芻議，檔案學(xué)通訊，[0]2006(3)

⑤劉越男，我國電子文件管理國家戰(zhàn)略的制定與實施迫在眉睫，中國檔案報 2007.3.1

⑥ nationalarchives.gov.uk

whitehouse.gov/omb/inforeg/egovstrategy.pdf

省略

nationalarchives.gov.uk/

naa.gov.au/