檔案整理制度
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檔案整理制度范文第1篇
中圖分類號：TM751 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）14-0265-01
行政行為可以分為抽象、具體兩種行政行為，行政指導行為在政府工作中較為常見，具有積極的作用。行政指導主要是強調(diào)在行政機關職責范圍內(nèi)，為了可以更好的滿足實際管理工作需要，在行政雙方統(tǒng)一前提下運用非強制性手段開展工作的一種行為。強制性的行政行為主要是依據(jù)法律法規(guī)內(nèi)容，必須遵循的行為方式。而行政指導則是通過非強制的指導和獎勵行為，來引導人積極主動的參與其中，規(guī)范自身行為方式。檔案行政指導工作則正是這樣一種非強制性的行政行為，為了確保工作能夠有序開展，還需要進一步建立完善的制度，確保工作能夠有章可循。由此看來，加強檔案行政指導制度的建立與完善十分關鍵，對于后續(xù)工作開展具有一定參考價值。
一、建立檔案行政指導制度的必要性
（一）行政指導是現(xiàn)代行政工作的必然趨勢
行政強制手段并非是唯一的行政方式，盡管強制性的行政手段更具權(quán)威性，確保各項工作能夠嚴格遵循法律法規(guī)開展具體的行政行為[1]。但是，如果完全采用強制性手段，那么在實際工作中將出現(xiàn)不同程度上的矛盾和沖突，帶來沉重的工作負擔，影響行政工作效率，在一定程度上加劇行政成本。公私之間并非是完全獨立的，公私益之間同樣存在著合作雙贏的可能性，如果某些領域中采用非強制性手段，所取得的成效往往會比強制性手段更為客觀，甚至可以有效維護社會利益。故此，在實際工作中，通過一種更加溫和的行政手段，即行政指導，通過引導和激勵的方式來鼓勵人積極開展工作，形成更加密切的溝通關系，建立相互信任的行政關系，以此來減少矛盾沖突，確保后續(xù)工作能夠有序開展。
以往的行政手段中主要是強制性行政行為，這就導致行政法律關系中是一種命令和服從的不平等法律關系。也正是這種不平等的法律關系，可以有效提升行政工作效率，但是由于雙方地位不平等，所以缺少必要的溝通和交流，很容易造成唯命是從的格局出現(xiàn)，帶來不良的社會影響。尤其是在提倡民主、民權(quán)的社會背景下，這種強制性的行政手段與社會發(fā)展需要相背離，迫切的需要優(yōu)化調(diào)整，建立更加完善的規(guī)章制度和平等行政關系，而行政指導制度的建立和完善正是迎合這一需求而提出的[2]。
（二）檔案部門運用行政指導意義
行政指導更符合檔案工作特點，有助于檔案工作更加規(guī)范化、科學化、標準化，即便工作中存在缺陷和不足，也可以通過行政指導予以有效解決。行政處罰強制手段所取得的效果不理想，主要是由于檔案行政屬于國有機構(gòu)，存在著形式主義之嫌，甚至會對后續(xù)工作開展產(chǎn)生十分嚴重的影響，故此，行政機關在對檔案行政管理中，更多的是通過行政指導方式實現(xiàn)。企業(yè)事業(yè)單位檔案管理工作，主要是對本單位服務，所以檔案工作規(guī)范對于國家的影響較小，只需要不造成嚴重的資源流失即可，不會對社會主義建設產(chǎn)生過于深遠的影響。也正是以為行政指導工作特點，更符合檔案工作需求，促使檔案行政工作更加普遍。但是，由于行政檔案具有行政特點，所以在實際工作開展中需要嚴格遵循《檔案法》規(guī)定，對區(qū)域內(nèi)的檔案工作積極性指導和監(jiān)管，確保檔案工作更加規(guī)范化、標準化。
二、檔案行政指導制度建立和完善需要明確的問題
（一）明確檔案行政主體范圍
行政指導主體的范圍確立是一個首要前提，檔案行政指導仍然歸屬于檔案行政工作范疇中，所以檔案行政指導主體仍然是檔案行政主體。行政指導是一種非強制性的行政行為，無論是行政機關還是其他的組織機構(gòu)，均可以通過依法建立方式來達成某種行為[3]。行政指導主體的范圍較之行政主體范圍要更加寬松，但非行政主體提出的建設性意見并不屬于行政指導，諸如，檔案專家學者提出的工作建設建議，基層法院對檔案工作建議均不屬于此列。
檔案行政指導主體不應該包括行政指導對象，行政指導意味著需要在獲取對方的同意后才可以落實到實處，這就需要在滿足這一首要條件后才可以開展行政指導工作。如果對方?jīng)]有明確表示接受，那么行政指Чぷ骶臀藪映閃。所以，檔案指導主體主要是做出行政指導意見的檔案行政主體，另一個則是表示接受檔案行政指導的人員[4]。
行政指導主體重包括抽象的和具體的行政指導主體，一般情況下，根據(jù)行政指導對象進行選擇，抽象的或是具體的行政指導。故此，行政指導主體同樣需要分為抽象的行政指導主體和具體的行政指導主體，如檔案業(yè)務部門根據(jù)檔案行政部門的相關規(guī)定有針對性的為具體對象進行指導。
（二）明確檔案行政指導的依據(jù)
檔案行政指導的依據(jù)當前還存在不同程度上的爭議，但是多數(shù)人認為行政指導需要遵循相應的組織法，確保行政指導工作能夠在法律界定范圍內(nèi)有序開展，有法可依，行政指導工作合法、有效。檔案行政指導是一種非強制性的行政行為，依法行政也是必然選擇，是工作最為突出的特點之一，但是如果缺少相關法律法規(guī)時，可以根據(jù)一般規(guī)范開展行政指導。故此，檔案行政指導的依據(jù)主要可以歸結(jié)為三個方面，包括檔案行為法、檔案組織法和一般檔案規(guī)范。
結(jié)論
綜上所述，檔案行政指導工作開展中，需要相配套的制度依據(jù)，故此，為了確保工作可以有效開展，應該建立完善的檔案行政管理信息制度、檔案行政管理建議制度、檔案行政管理獎勵制度以及檔案行政評價制度。
參考文獻
[1] 姚笑云.檔案行政指導的規(guī)范化與規(guī)制約束[J].北京檔案，2014，21（2）：29-30.
[2] 合法自愿平等靈活――三論檔案行政指導[J].檔案管理，2014，12（3）：1.
檔案整理制度范文第2篇
職業(yè)資格證書，是指勞動者根據(jù)相應的職業(yè)技能標準或任職資格條件，在指定的鑒定機構(gòu)通過考核合格后所賦予的，能表明其具備從事某一職業(yè)所需要的學識和技能的憑證。本文所說的行政環(huán)境，是指直接或間接作用于檔案行政管理活動的客觀因素的總和，即檔案工作行政環(huán)境。檔案職業(yè)資格證書制度作為檔案行政管理體系的一部分，其建立勢必會受到檔案工作行政環(huán)境的影響。
在檔案行業(yè)，我國還未建立相應的職業(yè)資格證書制度。雖然相關研究還處于探索階段，但不少學者認為檔案職業(yè)資格證書制度的建立確有必要，并展開了相應的論述。既然有“必要性”，那檔案職業(yè)資格證書制度的建立又是否具有充分的“可行性”呢？
行政環(huán)境按其對行政管理活動作用的層次可以劃分為宏觀、中觀、微觀三個層面。因此，本文從檔案工作行政環(huán)境的宏觀、中觀、微觀三個層面出發(fā)，對檔案職業(yè)資格證書制度的建立進行“可行性”分析。
二、檔案職業(yè)資格證書制度建立的宏觀行政環(huán)境分析
在宏觀層面，行政環(huán)境指得是國際國內(nèi)的社會環(huán)境與自然環(huán)境。本文在這里更多的是強調(diào)檔案職業(yè)資格證書制度的建立所面臨的國內(nèi)社會環(huán)境，包括政治、經(jīng)濟、社會、法律、文化、教育、科技等多個影響因素。而這些因素都直接或間接地對檔案職業(yè)資格證書制度的建立產(chǎn)生了影響。
譬如，由于相關法律體系的不健全，檔案職業(yè)資格證書制度的建立勢必會遇到法律上的阻礙。檔案法律體系中只在1996年的《檔案專業(yè)人員職務試行條例》和1997年的《檔案專業(yè)技術人員繼續(xù)教育暫行規(guī)定》中部分涉及了檔案職業(yè)資格認證的內(nèi)容，同其他領域的法律體系還存在諸多爭議之處。上海市于2004年開始的對檔案職業(yè)資格證書制度的嘗試，后來正是由于跟《行政許可法》相沖突而被國家叫停，實在是一種遺憾。
又譬如，一方面，由于檔案事業(yè)社會化程度比較低、依附性和隱蔽性比較高，使得檔案行業(yè)的社會價值難以體現(xiàn)，進而削弱了檔案職業(yè)資格證書建立的社會與實踐基礎。而另一方面，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和社會信息化的不斷深入，檔案工作對專業(yè)化、標準化人才的需求也在增加，也越發(fā)需要建立一種職業(yè)準入控制機制來滿足對檔案人員的素質(zhì)要求；同時，隨著各種檔案教育的逐漸推廣，檔案職業(yè)資格證書制度作為一種國家考試制度也越發(fā)受到肯定與支持。這些在客觀上都提高了檔案職業(yè)資格證書建立的社會與實踐基礎。
而在諸多影響因素中，對檔案職業(yè)資格證書制度的建立影響最大的莫過于當前國家逐步減少社會上職業(yè)資格審批數(shù)量的舉措。根據(jù)2013年的《國務院機構(gòu)改革和職能轉(zhuǎn)變工作方案》，人社部牽頭開展了減少職業(yè)資格許可和認定工作，迄今為止已取消的職業(yè)資格近200多項，占國務院部門設置職業(yè)資格總數(shù)的34%。在這一背景下，建立檔案職業(yè)資格證書無疑會非常困難。
三、檔案職業(yè)資格證書制度建立的中觀行政環(huán)境分析
在中觀層面，行政環(huán)境指得是行政系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)和運行環(huán)境。本文在這里指得是檔案事業(yè)的行政管理體制，即檔案事業(yè)管理的體系和組織制度。
我國的檔案事業(yè)行政管理體制是一種層次式的集中型管理體制。對黨政檔案、檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，并設立各級檔案行政管理機構(gòu)分級統(tǒng)一掌管全國檔案事務。該管理體制有兩大現(xiàn)實特征：一個是統(tǒng)一領導，一個是分級分專業(yè)管理。這兩大特征對檔案職業(yè)資格證書制度的建立都有影響。
統(tǒng)一領導，主要指得是國家檔案局負責統(tǒng)一掌管全國檔案事務，并對地方檔案行政機構(gòu)進行監(jiān)督指導。眾所周知，我國的職業(yè)資格證書制度主要還是依靠國家或政府的力量來推行，我國職業(yè)資格證書制度的一大特色就是國家模式。因此，在建立檔案職業(yè)資格證書制度時，由國家檔案局統(tǒng)一領導，這既符合我國職業(yè)資格證書制度國家模式的特征，從而有利于從國家層面對檔案職業(yè)資格證書制度進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度、監(jiān)督指導，又有利于在全國范圍內(nèi)對檔案職業(yè)資格證書制度進行推廣。同時，參考其他行業(yè)可知，行業(yè)主管的“龍頭”地位或者政令暢通的體制優(yōu)勢，是職業(yè)資格證書制度實施進程無障礙化的最根本原因?？梢哉f，由國家檔案局統(tǒng)一領導全國檔案事務的集中式管理體制，無疑會提高檔案職業(yè)資格證書制度建立的可行性與成功率。
分級分專業(yè)管理，分級是指各級檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并進行監(jiān)督指導；分專業(yè)是指各專業(yè)主管部門對本專業(yè)系統(tǒng)和直屬的企事業(yè)單位進行監(jiān)督指導，并提出本專業(yè)科技檔案工作的具體要求。這在現(xiàn)實中就是所謂的“條塊結(jié)合”。分級分專業(yè)管理，有利于專業(yè)主管機關參與檔案職業(yè)資格證書制度其內(nèi)容的制定，進而提高該制度的科學性與專業(yè)性，有利于檔案職業(yè)資格認證以實際的職業(yè)能力為基礎，以職業(yè)崗位需要的能力為依據(jù)。但同時，由于現(xiàn)實中的“條塊分割”，各系統(tǒng)的檔案部門在人財物的制約下，往往不得不先服從于本系統(tǒng)的政府主管部門發(fā)出的指令。這就削弱了國家檔案局作為“領頭羊”的推動力和領導力。各地方檔案局也容易各自為政，在本行政區(qū)域內(nèi)推出各自的檔案職業(yè)資格上崗培訓和考試制度，其考核和鑒定也就缺乏通用性和權(quán)威性，無法構(gòu)建起全國范圍內(nèi)的檔案職業(yè)資格證書制度。這些無疑都不利于檔案職業(yè)資格證書制度的建立。
四、檔案職業(yè)資格證書制度建立的微觀行政環(huán)境分析
在微觀層面，行政環(huán)境指得是某一具體行政機構(gòu)或單元內(nèi)部的情況。本文在這里指得是檔案職業(yè)資格證書制度的內(nèi)容、形式等內(nèi)部機制設計的情況。
檔案職業(yè)資格證書制度在考核內(nèi)容、考核形式、等級標準劃分、強制性與否等方面都存在著不小的爭議。其中，對檔案職業(yè)資格證書制度認證主體的爭議最為關鍵。前面已經(jīng)提過，我國職業(yè)資格證書制度的一大特征就是國家模式，領導體制的建設對職業(yè)資格證書制度極其關鍵。而選擇何種認證主體，對檔案職業(yè)資格證書制度領導體制的設計及其今后的發(fā)展都至關重要。目前在這一問題上，主要有三種觀點：一種是認為認證主體應是以國家檔案局為代表的檔案行政部門；另一種是認為應是以檔案學會為代表的行業(yè)組織；還有一種是認為應是以人力資源和社會保障部職業(yè)技能鑒定中心為代表的國家認證機構(gòu)。三種觀點所主張的認證主體各有優(yōu)劣，短時間內(nèi)也難以取舍和達成一致。
同時，由于職業(yè)資格證書制度本身就屬于人事體制的范疇，所以檔案職業(yè)資格證書制度的建立也會受到當前檔案事業(yè)人事體制的影響。檔案事業(yè)同國內(nèi)其他事業(yè)單位一樣，其崗位聘用和管理以職稱為依據(jù)，并且和收入分配制度掛鉤。因此，檔案職業(yè)資格證書制度的建立勢必會受到檔案行業(yè)中職稱制度的影響，而這種影響是有限的，也不一定就是負面的，因為在現(xiàn)實中職業(yè)資格證書制度和職稱制度并非絕對的對立關系，更多的是一種互補關系。
同職稱制度的影響相比較，檔案事業(yè)不充分、不獨立的人事體制嚴重阻礙了檔案職業(yè)資格證書制度的建立。同時，檔案事業(yè)不充分的人事體制也阻礙了檔案職業(yè)資格證書制度的建立。我國行政事業(yè)管理體制普遍實行一元化治理格局，用人管理權(quán)高度集中。作為行政編制單位的檔案館和檔案行政管理部門，缺人時要有人事局同意才能進人，并且人員配備必須服從政府統(tǒng)籌安排。這樣，檔案部門的人事權(quán)就被變相地攫取了大半部分。這種事實上不具獨立性的人事權(quán)導致了檔案職業(yè)資格證書制度的建立在檔案部門淪為了“紙上談兵”。
五、啟示
檔案職業(yè)資格證書制度及其建立是一項難度頗大、涉及面頗廣的改革措施，在分析其行政環(huán)境時，應有所側(cè)重，抓住主要矛盾，重點關注那些起關鍵性作用的影響因素。
在行政環(huán)境的宏觀層面，對檔案職業(yè)資格證書制度的建立影響最大的是國家當前社會上職業(yè)資格數(shù)量的政策措施。但同時我們應該透過現(xiàn)象看本質(zhì)。這一政策措施可以是檔案職業(yè)資格證書制度建立的主要障礙，但不是根本障礙。因為社會上職業(yè)資格數(shù)量的增減根源在于社會對專業(yè)化、標準化人才的需求，而國家相應的政策措施不過是對這種需求變化的反映。因此，檔案職業(yè)資格證書制度建立的根本障礙是社會對專業(yè)化、標準化檔案人員的需求。當這種需求達到了一定的閾值，檔案職業(yè)資格證書制度的建立就是可行的，我們就應大力推動；當這種需求低于一定的閾值，檔案職業(yè)資格證書制度的建立就不具備可行性。綜上所述，我們不能因為國家的相應政策措施就斷然認定檔案職業(yè)資格證書制度無法建立，而是應該分析社會對相應檔案人才的需求。
檔案整理制度范文第3篇
一、組織管理
(一)加強組織領導，引起全員重視。我鎮(zhèn)高度重視檔案工作，成立了以分管領導為組長、由綜合處負責人、兼職檔案管理員參加的檔案管理工作領導小組，分派具備人員從事檔案管理工作，對抓好今年檔案工作進行了專門部署。
（二）管理體制。制訂了檔案工作的領導與檔案人員崗位責任制，制定和完善了檔案工作管理目標制度，狠抓了薄弱環(huán)節(jié)，全鎮(zhèn)檔案工作已經(jīng)逐步納入了制度化，保證了檔案工作的順利開展。按要求制定了文書、業(yè)務部門立卷歸檔制度、擬定了文件材料歸檔與歸檔范圍、制定了檔案人員崗位責任制、檔案保管、報名制度、檔案利用和統(tǒng)計制度。
（三）制度建設。一是加強檔案法規(guī)學習。我鎮(zhèn)認真組織學習、貫徹《檔案法》、《省檔案管理條例》，積極開展檔案法規(guī)宣傳活動。二是完善了制度體系，根據(jù)檔案管理的要求，結(jié)合我鎮(zhèn)工作實際，先后完善了《檔案工作人員責任制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》等，對檔案管理各個環(huán)節(jié)進行了規(guī)范。三是嚴格考核兌現(xiàn)。將檔案管理作為全鎮(zhèn)工作的重要內(nèi)容，納入單位和個人績效考核，確保檔案管理各項制度落實到位。
二、工作開展情況
（一）收集歸檔。我鎮(zhèn)文書、科技、聲像電子檔案均由檔案室統(tǒng)一整理歸檔，專業(yè)檔案由各股、室、所按照整理要求歸檔，層層審核保管，歸檔文件材料符合歸檔要求標準。按《年鑒》、《年鑒》（2014）組稿要求，搜集、整理并按時提交文稿和圖片資料，突出反映了我鎮(zhèn)的新情況、新舉措、新經(jīng)驗，反映了我鎮(zhèn)良好的精神風貌。此外，按照《蘆山強烈地震抗震救災志》編纂方案要求，及時搜集、整理相關信息。
（二）檔案整理。在縣檔案局的精心指導下，我鎮(zhèn)機關檔案室2014年文書檔案仍然以“件”為單位，保管期限以“永久、30年、10年”整理歸檔，共整理出檔案百余盒。
檔案整理制度范文第4篇
一是重視不夠。突出表現(xiàn)在：一方面各事業(yè)單位分管領導對檔案管理工作的重視及投入力度不夠，有的地方還沒有配備專門的檔案室或檔案柜。事業(yè)單位存在應付公事現(xiàn)象，導致一些檔案不全和缺失。另一方面，各事業(yè)單位檔案整理人員沒有意識到檔案整理工作的重要性。所提供的檔案材料，要求不高，敷衍了事，能過就過，對于不能提供或已經(jīng)丟失的材料簡單開個證明就過關，以至于許多材料不符合《事業(yè)單位登記管理檔案管理辦法》規(guī)定，造成以后工作中材料缺失、不全等困難。
二是檔案材料缺失嚴重，管理體制不健全，歷史遺留問題較多。加強事業(yè)單位法人檔案管理，是順應時代和社會發(fā)展要求而進行的正規(guī)化、系統(tǒng)化建設。但在實施過程中，部分事業(yè)單位存在檔案材料嚴重缺失情況，甚至法人身份證、印記印模、財務報表等重要材料也有缺失。此外，由于年限久、人員調(diào)動、檔案室搬遷等原因，造成了嚴重的歷史遺留問題，在一定程度上加大了事業(yè)單位監(jiān)管的難度。
三是專業(yè)人員缺乏，能力素質(zhì)參差不齊。登記監(jiān)管部門缺乏相應的專業(yè)檔案管理人員，且大部分檔案管理人員都是本單位工作人員兼職檔案工作，這些人員往往身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入明顯不足。有的單位采用從其他單位借調(diào)方式突擊整理檔案。有的檔案管理人員從未經(jīng)過系統(tǒng)培訓或?qū)W習，對檔案整理規(guī)范不夠了解，在這種情況下進行檔案整理歸檔，造成了檔案整理標準不一，順序混亂，嚴重影響了檔案管理的質(zhì)量水平。
針對以上問題，建議采取如下措施：
一、重點提高“三種人員的意識”。一是強化領導干部責任意識。加大檔案管理工作宣傳力度，進一步增強領導干部的責任感，讓領導經(jīng)常過問、檢查、督促檔案工作，想方設法創(chuàng)造檔案管理的物質(zhì)保障條件。二是強化事業(yè)單位一線檔案管理人員檔案管理的意識，健全登記檔案管理制度。建立檔案查閱制度，明確專人負責管理，對檔案的查閱、借閱程序、時限等作出明確規(guī)定。制定檔案員職責、檔案整理歸檔制度，強化“一戶一檔、分類歸檔、專柜儲存、專人負責”制度。三是強化事業(yè)單位領導干部檔案管理意識。只有領導干部、一線檔案管理人員和事業(yè)單位領導三方都提高檔案意識，做到責任整理，才能真正實現(xiàn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化。要強化措施辦法，通過推進績效考核、開展專項監(jiān)督檢查、建立投訴舉報處理制度、探索建立事業(yè)單位信用體系等措施，進一步完善監(jiān)管機制，切實加強對事業(yè)單位的事中事后監(jiān)管。
二、加強基礎建設。一是規(guī)范登記檔案管理內(nèi)容，進一步明確事業(yè)單位登記管理檔案應包括設立登記、變更登記、注銷登記等環(huán)節(jié)中具有保存價值并必須存檔的資料。二是加大對登記檔案管理的基礎設施投入力度，購置專門的檔案柜、檔案盒、裝訂機等設備，指定專門電腦保存電子檔案，確保足夠的人力、物力、資源的配備；要實行專用檔案室、檔案柜，一個登記單位一個檔案盒，按舉辦單位建立索引登記序號編排，統(tǒng)一編號、統(tǒng)一格式，對每份檔案材料進行分類整理以滿足檔案管理需要。三是健全完善事業(yè)單位登記檔案保管制度。健全完善《事業(yè)單位登記管理檔案管理人員職責》和《保管保密制度》，嚴格按照“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）要求保管事業(yè)單位登記管理檔案，并做好事業(yè)單位登記管理檔案保密工作。
三、嚴格依法依規(guī)整理。組織學習《檔案法》、《事業(yè)單位登記管理檔案整理辦法》等法律條例，同時，結(jié)合省、市出臺的相關細則和取消事業(yè)單位法人年檢的通知，抓緊制定工作實施方案，完善事業(yè)單位監(jiān)管機制，做好工作銜接，確保監(jiān)管力度不削弱。要進一步規(guī)范年度報告公開制度，按照規(guī)定要求，認真組織所屬事業(yè)單位按時完成年度報告公開工作，并按有關規(guī)定，對年度報告的內(nèi)容進行保密審查。要結(jié)合地方具體業(yè)務工作實際，進一步做好相關細化工作，加強業(yè)務培訓，使事業(yè)單位檔案管理工作井井有條。
檔案整理制度范文第5篇
[關鍵詞]會計檔案：科學管理：會計
一、會計檔案的管理
高校會計檔案產(chǎn)生于會計工作過程中，財務部門和檔案部門對會計檔案歸檔的準確、完整以及檔案的保管負有直接的責任。通過會計工作，即從憑證到賬簿、從賬簿到報表，連續(xù)地記錄和反映高校的教學、科研、基建投入等各種經(jīng)濟活動，是重要的經(jīng)濟信息資源。由此可見，高校會計檔案管理工作是一項復雜細致而又要求嚴密的工作，做好該校會計檔案管理工作對高校教育改革和發(fā)展有著重要的意義。
1999年1月1日實施的《會計檔案管理辦法》第六條規(guī)定：“各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管，移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封整理的，檔案機構(gòu)應當會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。”制定《會計檔案管理辦法》的目的，就是為了加強會計檔案的科學管理統(tǒng)一全國會計檔案工作制度，更好地為社會主義經(jīng)濟建設事業(yè)服務。
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專業(yè)材料，它記錄和反映了各種資產(chǎn)變化情況以及引起這種變化原因，它是經(jīng)濟業(yè)務的史料和證據(jù)。具體范圍包括會計憑證、會計賬簿、財務報告和其他專業(yè)資料如單位的財務預算、計劃、制度、規(guī)章等文件材料。鑒于計算機廣泛運用于各單位、企業(yè)的會計核算當中，《會計檔案管理辦法》規(guī)定這些單位應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案同時未排除采用磁帶、磁盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)會計檔案。
高校會計檔案在社會主義經(jīng)濟建設中具有極其重要的作用。
二、高校會計檔案的整理、收集、立卷與歸檔
我們學校是有兩所學校合并后組建的，在資料完整、安全保密、及時歸檔、鑒定和銷毀等方面都存在著管理不規(guī)范、不統(tǒng)一等問題。會計檔案的整理，就是把零散的和需要進一步條理化的會計文件，通過科學的分類、組合、排列和編目，組成一個有序體系的過程。會計檔案的整理工作的基本程序，可分為：分類、組卷、卷內(nèi)文件的整理、案卷封面的編目、案卷的裝訂、案卷的排列、案卷目錄的編制。會計檔案的整理在檔案管理工作中具有重要的意義，是會計檔案收集后提供利用、發(fā)揮作用的前提條件之一，為會計檔案的鑒定、保管、統(tǒng)計和利用提供科學基礎，以維護會計檔案的安全與完整。
會計檔案的收集是通過執(zhí)行歸檔制度來實現(xiàn)的。必須遵循會計檔案資料自然形成的規(guī)律，保持會計檔案資料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分會計檔案的保管價值，便于科學管理和利用原則，同時，要嚴格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放、嚴防銷毀、散失和泄密。檔案管理機構(gòu)和會計檔案管理人員必須認真對待，努力做好。
會計憑證是會計檔案的重要組成部分。會計憑證要做到裝訂整齊、完整牢固，妥善保管，便于查閱。整理會計憑證，要把所有應歸檔的會計憑證收集齊全，整理記賬憑證的附件，清除訂書針、曲別針等金屬物。最后將記賬憑證按適當厚度分成若干本后裝訂成冊。認真填好會計證的封面，封面各記事欄是事后查賬和查證有關事項的最基礎的索引和憑證，要填好卷脊標簽上的“×年×月憑證”和案卷號。將裝訂好的憑證入盒，由專人負責保管。
各種賬簿按照現(xiàn)金、銀行存款等會計科目以封面、啟用表、目錄、帳頁、封底的順序裝訂成本，據(jù)以逐本登記會計檔案(會計賬簿)封面。會計賬簿封面的有關內(nèi)容要寫全。
會計報表統(tǒng)一收集、整理，按照封面、財務情況說明書及附列資料和編制表說明、會計報表、封底的順序，并按時間的先后整理裝訂成冊，登記會計檔案(會計報表)目錄，逐項寫明報表名稱、頁數(shù)、歸檔日期等。經(jīng)會計機構(gòu)負責人審核、蓋章后，由主管報表人員負責裝盒歸檔。立卷的會計資料在本部門保存一年后移交本單位檔案管理機構(gòu)。
三、會計檔案的保管、銷毀、調(diào)閱和利用
為了加強會高校計檔案的科學管理，使會計資料更好地為學校管理和教育教學提供便捷的信息服務。按照《會計檔案管理辦法=}要求，應加強對會計檔案管理工作的領導，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，切實把會計檔案管好。
會計檔案的保管期限，據(jù)其特點，分永久保存和定期保存兩種，會計檔案應有適宜的存放場所和物質(zhì)設施，集中存放。并采取必要的技術手段防止蟲蛀、鼠咬、霉爛等造成毀損。
高校會計檔案必須建立一支專兼職檔案管理人員隊伍，加強學校檔案工作，提高檔案管理水平。檔案人員應注重開發(fā)和利用會計檔案，積極挖掘會計檔案的信息，與其他檔案信息進行有機結(jié)合，我們將有關文書檔案存檔文件打印三份一份同底稿存入卷中，一份作為全年校發(fā)文件匯集；一份作為專題文件(如工資、職稱、經(jīng)費)匯集。這樣做對檔案材料的準確立卷、組卷歸檔大有好處能夠清晰的反映學校的歷史面貌，在工資調(diào)整、干部任免等工作中發(fā)揮了很好的作用，使檔案利用功能得到了有效的發(fā)揮。這些檔案在我校的去籌過程中，為專家組提供了詳盡的、真實的資料，為我校成功的去籌起到了至關重要的作用。
檔案的最終目的是提供利用，加強學校檔案工作的根本目的是服務于學校的發(fā)展，因此，我們積極的參加省市課題組的科研工作，為教學和科研提工作有效的服務，還參加了“江蘇省教育科學‘十一五’規(guī)劃”2009年度王兆敏教授主持的《基于費恩曼教學思想的教學模式創(chuàng)新與學習方式轉(zhuǎn)變的研究》課題組，為他們提供了大量真實的、正確的資料。
為了保證會計檔案的安全性和完整性，提高會計檔案的利用率，本學校建立了嚴格的調(diào)閱登記制度和借還登記制度，校內(nèi)有關部門和人員需要查閱會計檔案的，必須經(jīng)財務處領導的批準，并在財務檔案管理人員的監(jiān)督查閱、復印。如果是外單位借閱檔案，檔案原則上不得借出，如有特殊需要，查賬人首先以書面報告形式向財務檔案管理部門提出申請，說明查賬的原因或理由，經(jīng)財務、檔案管理部門負責人簽字同意后，在校綜合檔案室填寫檔案查閱登記表，辦理登記手續(xù)后。在檔案管理人員的監(jiān)督下，方可到校綜合檔案室閱檔室查閱會計檔案。如需要復印會計資料，必須由會計檔案管理人員完成復印，任何人不得在會計檔案上做記錄、涂改、拆封和抽換，不得拆散原卷冊。
會計檔案銷毀時，應編制“會計檔案資料銷毀清單”，報送檔案主管部門批準，由檔案主管部門和會計主管部門、審計部門、紀委派專人逐項清點核對，監(jiān)督銷毀，并由監(jiān)督銷毀人員在“會計檔案資料銷毀清單”上加蓋印章證明，“會計檔案資料銷毀清單”仍舊歸檔立案保存。
總之，高校會計檔案必須按照《會計法》、《檔案法》和學校制定的《會計檔案管理辦法》認真執(zhí)行，并建立和健全檔案管理的各項規(guī)章制度，使高校會計檔案管理工作盡快納入規(guī)范化、標準化的軌道。
[參考文獻]
[1]徐榮偉.《如何加強高校會計檔案管理》《蘭臺世界》[i].2007／03.
