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檔案與合同管理范文第1篇

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理；利與弊；分析；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01

當下正處于信息化時代，檔案管理工作突破了傳統(tǒng)形式的管理模式，即拋棄紙質(zhì)管理方式應用信息化管理。雖然采用電子檔案管理方式具有一定的優(yōu)勢，能夠有效地提高管理的效率，滿足現(xiàn)展的需求，但是其也存在著一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于現(xiàn)在越來越多的檔案數(shù)據(jù)被建立起來，電子檔案管理會被更加廣泛的應用于管理工作中，所以對電子檔案管理的安全加強重視具有重要的意義。

一、電子檔案管理同傳統(tǒng)檔案管理的比較

電子檔案管理充分的體現(xiàn)了現(xiàn)代化元素的應用，例如應用電子信息技術(shù)等形式對數(shù)據(jù)進行存儲以及管理。在應用電子檔案的過程中，不會再涉及到紙質(zhì)檔案資料的處理環(huán)節(jié)，可以利用網(wǎng)絡系統(tǒng)和一些專門的管理軟件進行數(shù)字化管理。電子檔案管理同傳統(tǒng)形式的檔案管理相比，具有諸多方面的差異。

（一）歸檔時間不同。電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理具有歸檔時間的差異性。電子檔案具有靈活的歸檔時間，可以隨時隨地進行歸檔工作，沒有束縛。在此期間，文件的建立部門能夠應用網(wǎng)絡把文件向檔案的管理部門進行傳輸，再利用電子數(shù)碼簽名認證，為文件的歸類等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。對于傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案管理，主要是通過檔案管理部門進行統(tǒng)一方式資料收集以及做檔案表格等工作提供給相關(guān)部門，這些工作都是具有周期性質(zhì)的，必須要在實施前做好具有標準性的表格等材料，以方便各部門之間的發(fā)放工作以及回收。

（二）管理方式不同。電子檔案管理應用電子編碼的技術(shù)，將各個不同的檔案文件貼上不同的標簽進行專門歸檔，所以造成在程序上具有較復雜的特點。與電子檔案管理方式不同，傳統(tǒng)檔案管理因為在進行歸檔中只要具有有效的證明就可以，所以具有便捷的歸檔程序。

（三）保存方式不同。電子檔案的保存主要是以電子文件為主要載體，雖然保存較方便，但是利用電子文件的方式很容易發(fā)生老化以及變質(zhì)的現(xiàn)象，一旦發(fā)生這些狀況就會造成檔案的可讀性受到一定的影響。目前防止出現(xiàn)以上問題的主要措施就是應用安全備份等方式，并且聯(lián)合形成專門的文件管理部門，轉(zhuǎn)換文件的格式，將文件的格式統(tǒng)一轉(zhuǎn)換后進行存儲。而傳統(tǒng)檔案管理存儲只需要保持紙質(zhì)的完整性，令其不受破損即可，但是對于保護環(huán)境卻提出了較高的要求。所以，傳統(tǒng)檔案管理對于檔案的保存更具有困難性。

（四）查詢方式不同。對于電子檔案的查詢，需要一定的條件，只有滿足條件方可進行正常的查詢。例如，查詢者只有經(jīng)過申請注冊的方式，正式的成為檔案館或者一些電子中心的會員，才能被允許登陸查詢自己想獲得的各類信息。而傳統(tǒng)檔案管理要先向有關(guān)的檔案管理部門提出申請，再由專門的管理人員查找所需的信息，所以工作效率較低。

二、電子檔案管理的利與弊

（一）電子檔案管理的優(yōu)勢。電子檔案管理具有諸多的優(yōu)勢。首先，應用電子檔案管理可以有效提高管理檔案的效率。因為在歸檔的時間以及歸檔的方式都節(jié)省了大量的時間，并且提高了檔案的保存以及查詢的效率。通過應用現(xiàn)代科學技術(shù)，例如應用數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)，減少了文件打印、傳輸以及張貼的大量時間，采用專門的軟件對檔案的數(shù)據(jù)做好歸類管理，具有一定的便捷性。其次，采用電子檔案管理的方式有效減少了對紙張的利用，所以在環(huán)保工作中具有突出的貢獻。由于減少了對紙張的使用，不僅能夠減少資金的投入，還能夠減少對樹木的砍伐，有效地保護了森林資源，具有更加重要的意義。同時，采用電子檔案管理的方式能夠降低對訂書釘、印刷和筆墨等材料的應用。

（二）電子檔案管理的弊端。采用電子檔案管理，雖然應用了科學技術(shù)增添了現(xiàn)代的元素，提高了檔案管理的效率，給檔案管理工作帶來一定的便捷。但是，不能忽略掉電子檔案管理工作中的一些弊端。首先，目前我國雖然對于電子文件管理工作制訂了有關(guān)的法律法規(guī)進行約束其工作行為，但是以現(xiàn)有的法律規(guī)定而言，并沒有得到健全和完善，還存在較多的漏洞。所以，當下電子檔案管理在法律規(guī)定上還有待得到全方位的保障，怎樣令電子檔案真正受到法律的保障，是目前應該深入的研究的內(nèi)容。其次，電子檔案管理具有的最嚴重的弊端就是文件載體容易老化以及變質(zhì)。因為如果在長期使用的情況下其很可能會造成無法讀取的狀況。一旦發(fā)生這種現(xiàn)象，就會引發(fā)文件丟失等問題，給檔案管理工作帶來一定的麻煩。所以，當下有關(guān)的電子檔案管理部門正在尋求各種方式的保護措施，防止或者避免文件載體發(fā)生老化或變質(zhì)，造成無法讀取的現(xiàn)象。例如應用安全備份或云技術(shù)等方式，獲得了良好的保護效果。再次，電子檔案數(shù)據(jù)在進行傳輸?shù)倪^程中或在實施共享的時候，對于數(shù)據(jù)的安全保護問題也是一項要考慮的問題。當下信息技術(shù)正在高速發(fā)展，給數(shù)據(jù)信息的傳送帶來便利的同時，也產(chǎn)生了黑客以及各種病毒等不利的因素。在傳輸數(shù)據(jù)過程中很容易對其安全性產(chǎn)生威脅，所以應該引起有關(guān)的管理人員的重視，并且加強防范，例如應用加密措施或者防火墻等方式，保證電子檔案的安全。最后，應用電子檔案管理對于工作人員提出了較高的要求。因為在歸檔程序中具有較復雜的程序環(huán)節(jié)，并且工作繁瑣，對于技術(shù)水平的要求較高，所以需要具備高素質(zhì)能力的工作人員。

參考文獻：

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檔案與合同管理范文第2篇

一、基于RFID的檔案管理信息系統(tǒng)的優(yōu)點

近年來隨著物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，更多的新一代電子通信技術(shù)應用于各個行業(yè)，RFID技術(shù)作為下一代信息識別技術(shù)和管理信息系統(tǒng)結(jié)合起來會提高系統(tǒng)的智能化和自動化程度，具有更多的優(yōu)勢。

基于RFID技術(shù)的檔案信息管理系統(tǒng)的優(yōu)勢有：電子標簽存儲的信息量較大，可以反復多次使用，使用的壽命長；由于信息識別只需要通過儀器掃描不需要直接接觸就可以，所以一次讀取數(shù)據(jù)時間短，單位時間內(nèi)處理數(shù)據(jù)量較大；電子標簽的組成簡單，存儲用電子芯片即可，所以體積小，安全性高，可以實現(xiàn)防盜等功能；在識別電子標簽中的數(shù)據(jù)時，距離較遠也可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的讀取，可以實現(xiàn)無屏障讀取數(shù)據(jù)，同時穿透性強。

二、基于RFID技術(shù)的醫(yī)院綜合檔案管理信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計

在綜合檔案管理工作中引入信息電子化的概念同時結(jié)合最新的物聯(lián)網(wǎng)RFID技術(shù)不但可以有效的提高信息管理的效率，還能提高檔案管理的安全性。本文設(shè)計了結(jié)合RFID技術(shù)的醫(yī)院綜合檔案管理信息系統(tǒng)，本系統(tǒng)由系統(tǒng)管理、資產(chǎn)設(shè)備信息管理系統(tǒng)、醫(yī)院工作人員信息管理系統(tǒng)、醫(yī)院工作檔案信息管理系統(tǒng)、RFID門禁管理等功能模塊組成。其系統(tǒng)功能模塊結(jié)構(gòu)框架圖如圖1所示。

圖1基于RFID技術(shù)的醫(yī)院綜合檔案管理信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)框架圖

1、系統(tǒng)管理模塊

本模塊使管理員通過對密碼和權(quán)限的設(shè)置保證了綜合檔案管理系統(tǒng)的安全性。可以根據(jù)管理員的工作職責來分配權(quán)限等級，對管理員的信息進行修改等。

2、資產(chǎn)設(shè)備信息管理模塊

本模塊的功能是對醫(yī)院的設(shè)備進行統(tǒng)一的信息化管理。管理員使用該模塊可以對醫(yī)院中設(shè)備的具體信息進行添加、刪除、修改等，由于每一個設(shè)備上都有RFID標簽信息，所以可以通過閱讀器讀取設(shè)備的具體信息并錄入系統(tǒng)中。管理員還可以通過設(shè)備上的RFID標簽信息時時掌握設(shè)備使用、維修、報廢等情況，并對系統(tǒng)中的設(shè)備數(shù)據(jù)隨時進行更新。其中，設(shè)備上RFID標簽信息包括設(shè)備編號、名稱、具體型號、價格、生產(chǎn)廠商名稱、生產(chǎn)廠商電話、所屬部門、功能、生產(chǎn)日期、購入日期、維修狀況、報廢時間、備注信息等內(nèi)容。同時，在醫(yī)院關(guān)鍵通道上架設(shè)RFID閱讀器，可追蹤設(shè)備位置，防止設(shè)備被盜和遺失。

3、醫(yī)院工作人員信息管理模塊

本模塊的功能是對醫(yī)院的工作人員的具體信息進行管理。醫(yī)院需要對每一位工作人員的人事信息和檔案信息進行統(tǒng)一管理。管理員可以對工作人員的信息進行錄入、編輯、刪除等操作，對工作人員的考勤信息進行管理，同時檔案信息管理對在職和離退休工作人員的詳細情況進行管理。

4、醫(yī)院工作檔案信息管理

本模塊的功能是對醫(yī)院日常工作檔案進行信息化管理，其中行政工作信息管理可以對各行政部門的工作檔案進行添加、刪除、修改；黨務工作信息管理可以對醫(yī)院的黨員工作信息進行管理；基建工作信息管理可以對醫(yī)院的各個基建項目具體信息進行管理；財務工作信息管理可以實現(xiàn)對醫(yī)院各項開銷的管理；工作日志信息管理可以對各科室、行政部門的工作日志進行統(tǒng)計和管理。

5、RFID門禁管理

本模塊的功能增加了醫(yī)院綜合檔案室的安全性，其中，對綜合檔案室的管理員和普通用戶的權(quán)限設(shè)置有所不同，合法的普通用戶只能進入綜合檔案室進行檔案查詢，但是檔案室的管理員可以使用本模塊中的添加、修改、刪除等功能對合法的普通用戶信息進行編輯，編輯的對象是RFID標簽中的信息，RFID標簽中的信息可以包括標簽編號、標簽地址、姓名、員工號碼、性別、科室、聯(lián)系方式、照片、備注等內(nèi)容。

6、RFID身份確認

在醫(yī)院現(xiàn)有信息化系統(tǒng)中，集成RFID系統(tǒng)，實現(xiàn)全院信息系統(tǒng)身份確認、權(quán)限審核、分模塊登錄功能。

三、基于RFID技術(shù)的醫(yī)院綜合檔案管理信息系統(tǒng)功能模塊設(shè)計

由于檔案信息由電子數(shù)據(jù)和紙質(zhì)檔案文件兩部分組成，因此在綜合檔案管理信息系統(tǒng)中都會將每一個紙質(zhì)檔案文件加上RFID標簽，RFID標簽中會存儲檔案的摘要信息，通過RFID終端對這些信息進行讀取和修改。對于系統(tǒng)中每個結(jié)構(gòu)模塊都包含RFID數(shù)據(jù)管理和檔案信息管理功能，綜合檔案信息管理系統(tǒng)通過對RFID數(shù)據(jù)管理模塊進行數(shù)據(jù)請求來獲得檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)，以此為基礎(chǔ)，對檔案進行電子化管理。具體的系統(tǒng)功能模塊圖如下。

圖2基于RFID技術(shù)的醫(yī)院綜合檔案管理信息系統(tǒng)功能模塊圖

1、基于RFID技術(shù)的數(shù)據(jù)管理

RFID數(shù)據(jù)管理模塊由系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和RFID終端組成，RFID終端可以將數(shù)據(jù)庫中的信息寫入RFID標簽也可以將RFID標簽中的信息寫入數(shù)據(jù)庫，管理員可以利用RFID終端采集檔案信息，并把這些信息導入數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)庫對檔案信息數(shù)據(jù)進行操作。

2、綜合檔案信息管理

2.1檔案入庫管理的功能可以通過RFID標簽實現(xiàn)自動識別檔案編號，提供檔案存儲的位置編號等信息，更快更有效的實現(xiàn)檔案出入庫時準確的位置定位。

2.2檔案查詢管理功能可以實現(xiàn)對某一特定編號的檔案信息進行查詢，當提供檔案編號時，系統(tǒng)查詢到該檔案所處位置，可以通過檔案架上的指示燈提醒管理員檔案詳細位置，對檔案進行提選。

2.3檔案銷毀管理功能可以實現(xiàn)過期檔案的銷毀以及歷史檔案記錄等功能。在檔案入庫之前為每份檔案設(shè)置一個保管期限，在保管期限到期之前進行倒計時提醒，銷毀檔案之前，提醒管理員檔案失效的相關(guān)信息。管理員可以通過檔案中RFID標簽的信息對已過期的檔案進行銷毀或繼續(xù)保管處理，同時將歷史檔案的相關(guān)信息進行記錄、統(tǒng)計、修改等功能。

檔案與合同管理范文第3篇

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；合同檔案管理；責任成本

中圖分類號：F206 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1723（2013）02-0089-02

一、引言

合同管理貫穿電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的始終，是一項重要的管理工作。尤其在當前的背景下，世界金融危機的長期影響仍將持續(xù)，國家拉動內(nèi)需的方針不會改變，電力等基建投入加大，使得合同管理問題的重要性凸顯。實際上，良好的合同管理可以避免、預防或減少各種糾紛，促進工程建設(shè)有序開展，實現(xiàn)良好的經(jīng)濟效益。

本文將具體分析合同管理在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中的作用，總結(jié)進行合同管理的措施和方法重點，并從責任成本的角度，探討電力企業(yè)合同檔案管理的實施思路和改進策略。具體而言，本文將結(jié)合電力企業(yè)的實際，分析其合同管理的概念、特點，以及合同管理在責任成本管理中的地位和作用，結(jié)合責任成本管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，闡述實施合同管理的工作要點和應用實施，建立可持續(xù)的創(chuàng)利和創(chuàng)譽運行機制。

二、合同管理在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中的作用分析

一般而言，合同是指平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務關(guān)系的協(xié)議。對于電力企業(yè)來說，總合同是主合同，是一切經(jīng)濟活動的根本大法。為履行主合同，在實施過程中，“合同”不僅指合同文本，也包括工程履行過程中的各種簽證和書面確認單據(jù)。因此，電力企業(yè)合同管理除了對合同文本進行管理，還要對書面原始證據(jù)進行保存和管理。項目目標分解過程中，派生出的各種經(jīng)濟合同包括勞務、購銷、租賃等合同，以及分包合同等都需要進行積極的管理?？傮w來看，合同管理對于電力企業(yè)而言具有以下特點：一是合同標的以獨立工程項目為中心，多結(jié)構(gòu)、多層次的特點明顯。二是項目的邀約條件存在差異，地域性和行業(yè)性特征明顯。三是合同標的內(nèi)容復雜、金額較大，合同具有長期性和復雜性特點。四是合同簽訂后，各種要素必須按計劃到位，計劃性嚴格。

合同管理在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中的作用表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）合同管理是進行成本管理的核心

電力企業(yè)的項目實施全都是通過一系列承發(fā)包合同來實現(xiàn)。通過對承包的內(nèi)容、范圍、工期和質(zhì)量標準、索賠條款等條款的制定和履行和對管理目標責任的分解，各部門緊密圍繞合同條款履行職能范圍，責任成本管理工作需要建立有效的合同管理機制。

（二）合同管理在具備紐帶作用

責任成本管理實際上貫穿了項目的全過程，責任單元的責任預算以合同文本形式實現(xiàn)，是合同管理的基礎(chǔ)，也是制約合同雙方行為的準則，是聯(lián)系的紐帶。

（三）合同管理能夠保障企業(yè)的合法權(quán)益

合同文件中具有明示或暗示的合同條款或，以及環(huán)境關(guān)系，與承包人的切實利益相關(guān)，電力企業(yè)可以結(jié)合工程特點利用合同權(quán)利組織施工，提供符合約定質(zhì)量標準的產(chǎn)品，對其違約行為進行索賠等。有效的合同管理在這一過程中能夠有效避免潛在虧損，促進責任風險的分攤。

三、從責任成本的角度談合同管理的工作和要點

責任成本，即按照責任者的可控程度歸集責任者所應負擔的成本。責任成本管理指的是將直接發(fā)生成本和費用歸結(jié)到各生產(chǎn)單位和業(yè)務部門，將其作為責任單元，并采取合同形式逐級進行承包的方法。責任成本管理包括設(shè)計和施工方案優(yōu)化、變更索賠管理、管理費用控制等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。當前，電力企業(yè)競爭日益激烈，大量的糾紛案件是由于合同意識淡薄、經(jīng)營運作不規(guī)范、履約不力等管理責任缺陷造成。因此，企業(yè)在實施責任成本管理過程中，要能夠以企業(yè)合同檔案管理部門為中心，以項目合同管理為重點，建立完善的合同檔案管理和保證體系，使所有的經(jīng)濟活動處于可控狀態(tài)，提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平。從責任成本的角度看，合同管理的工作和要點如下：

（一）加強對合同檔案管理部門和工作人員的培訓，建立專門的合同管理機構(gòu)

要加強電力企業(yè)對合同檔案管理部門和工作人員的培訓，使其掌握合同管理知識，并在此基礎(chǔ)上建立專門的合同管理機構(gòu)。實際上，合同管理涉及工程招投標、談判簽約、履行變更及索賠等諸多方面。企業(yè)內(nèi)部核算單位、各職能部門都不可避免地涉及各類經(jīng)濟合同。因此，要針對項目特點，采取外培內(nèi)訓相結(jié)合的方式，加強施工技術(shù)、工程造價等相關(guān)知識的培訓，培養(yǎng)一批業(yè)務過硬的檔案合同管理人員，在實踐中提高綜合素質(zhì)，將企業(yè)合同管理工作有效地組織起來，形成管理網(wǎng)絡，覆蓋施工企業(yè)各個層次。同時，要重視合同締約簽訂前的分析工作。電力企業(yè)應該確保簽訂嚴密的施工承包合同，為履行合同奠定基礎(chǔ)。在施工項目投標階段，合同管理部門要會同有關(guān)部門對招標文件進行評審，分析合同難點、風險，形成書面報告，有效指導投標報價。在合同簽訂階段，要再次對合同文本進行研究，對發(fā)現(xiàn)業(yè)主開脫責任的條款等問題反復論證，降低合同風險。

（二）對合同履行情況要進行實時跟蹤

在履行階段，合同檔案管理部門要嚴格按照合同要求，明確各方的責任義務，由各責任人具體控制，對費用與控制指標經(jīng)常進行對比，對超標情況及時反饋并查找原因。企業(yè)檔案合同管理部門要從宏觀角度對管理過程中的各種問題及時予以指導。

（三）加強索賠管理

項目履約中，要認真分析研究合同，把準變更索賠方向，要重視合同履約過程中的索賠管理。要加強分包、分供合同的管理。同時，要及時組織項目竣工清算與結(jié)算，集中管理資金和財務。

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檔案與合同管理范文第4篇

關(guān)鍵詞：授權(quán)制度；合同管理；合同審批制度

一、企業(yè)合同管理制度的內(nèi)容

1.合同審批制度

企業(yè)合同的審核內(nèi)容主要包括：（1）合同簽訂的根據(jù)是否可靠，準備的文件與材料是否齊全；（2）合同涉及的項目條款是否到位，資金是否合理合法；（3）合同之中的相關(guān)指標與技術(shù)是否與國家規(guī)定相符；（4）合同約定之中的費用是否與有關(guān)規(guī)定相符，是否能夠達到合同目的；（5）簽約對方是否具備簽約資格，如有簽約人看其信譽如何；（6）合同中的具體條款中的權(quán)利與義務對簽約雙方是否公平等。

2.授權(quán)制度

企業(yè)的合同管理制度是在合同的簽訂與履行中逐漸樹立起來的，對于合同的談判、簽署等都應該有具體的履行、負責人，而且一定要有實際可行的具體規(guī)范。根據(jù)合同的性質(zhì)與標準開展權(quán)力的劃分，明確授權(quán)的對象與范圍，實現(xiàn)權(quán)責統(tǒng)一，確保合同管理的科學性與有序性，有助于對合同開展綜合的管理，便于以后追究相關(guān)責任。

3.合同報告制度

合同報告制度是有效確保企業(yè)健康運行的一個有效方法。合同報告制度主要包括：在企業(yè)會議中實施匯報制度；在合同訂立階段，有關(guān)部門應根據(jù)擬定的合同、具體的職員與相關(guān)分配等，在會議中向決策領(lǐng)導予以匯報；在合同起草時期，相關(guān)部門應把草擬中出現(xiàn)的問題向有關(guān)部門進行請示與匯報；在合同談判時期，相關(guān)負責部門與工作人員應該對談判的對象予以主體資格審查并予以匯報。只有建立起報告制度，才可以有效確保企業(yè)合同管理的高效性與透明性，有效避免相應的風險問題。

二、企業(yè)合同簽訂要點和履行中的管理

1.合同簽訂的注意事項

如果企業(yè)合同簽訂的流程不夠規(guī)范，簽訂的合同之中相關(guān)約定不夠清晰，或者文字的表述不夠準確，將會使企業(yè)落入合同詐騙的陷阱，導致經(jīng)濟與責任的糾紛，從而給企業(yè)帶來巨大的損失。所以，在合同簽訂過程中，一定要予以注意。（1）合同簽訂之前應該由企業(yè)風險控制部門草擬合同的范本，然后由合同的主管單位依據(jù)實際情況在合同之中填寫金額、數(shù)量、單價以及費率等信息。（2）由合同談判以及合同主辦部門確認合同內(nèi)容。如果是重大的合同，則需要風險控制部門相關(guān)人員加入到合同談判之中。合同談判牽涉到別的部門的情況下，其他部門的人員也應該積極配合。對于已有模板的合同且合同內(nèi)容與條款和實際業(yè)務符合時，則應該由合同的主辦部門填寫合同，合同一定要通過書面形式確認。

2.合同履行過程中的監(jiān)督管理

通過監(jiān)督管理合同的履行情況，能夠在第一時間了解合同的執(zhí)行狀況及合同中存在的問題，能及時掌握出現(xiàn)的問題，從而為風險控制提供一定的時間，能有效減少甚至避免違約情況的出現(xiàn)。合同履行的監(jiān)管主要包括以下內(nèi)容：（1）合同簽訂之后，合同的主管部門應即刻與相關(guān)部門聯(lián)系，準備并履行合同的相關(guān)工作；（2）合同在簽字、蓋章，而且在約定的生效條件實現(xiàn)之前，不可以實際履行。在簽訂的合同生效之后，合同相關(guān)人員應全面履行合同內(nèi)容；（3）公司任何人員發(fā)現(xiàn)當事人不根據(jù)合同約定履行義務時，應該即刻通知主辦部門，然后主辦部門應該根據(jù)相關(guān)法律對當事人進行書面催促或者提出索賠等。在提出催促函或者提出索賠時，都應該經(jīng)過風險管控部門的審核；（4）各部門或人員在收到對方的催促函與索賠函時，都應該馬上交至合同主辦部門，然后由風險管控部門協(xié)調(diào)主辦部門予以適當處理。

三、企業(yè)合同檔案管理的主要環(huán)節(jié)

1.建立合同檔案范圍

合同檔案管理首先應該確定合同檔案的范圍，主要包括：合同的正本與附件的原件以及復印件；合同審核材料；資信調(diào)查材料；合同談判、簽訂一直到履行過程中的信函、電子郵件、傳真等；爭議處理中產(chǎn)生的和解協(xié)議書、決定書、民事談判書；合同履行中所簽訂的補充協(xié)議等。這些資料都應該以存檔的形式保存下來。

2.履行合同檔案保管的要求

在企業(yè)合同履行完成或者合同的權(quán)利與義務終止之后，相關(guān)主管部門應及時整理出合同檔案，然后根據(jù)合同編號，備全合同檔案資料，然后向相關(guān)行政部門提交一份材料清單，通過行政部門確定之后，由合同的主辦部門移交給相關(guān)行政部門合同原件，然后由行政部門予以裝訂保存。

四、結(jié)語

現(xiàn)代企業(yè)合同管理制度已經(jīng)不是約定、承諾以及簽訂等簡單的內(nèi)容，其是科學、全方位的企業(yè)管理制度中的一個重要組成部分?？茖W、有效的企業(yè)合同管理制度能夠提高企業(yè)的管理水平，為企業(yè)帶來較大的經(jīng)濟效益。

作者:張薇 單位:中國航發(fā)四川燃氣渦輪研究院

參考文獻：

[1]張迪妮.基于創(chuàng)新與實踐探索的企業(yè)合同管理制度研究[J].江蘇商論,2016(33):68-69.

檔案與合同管理范文第5篇

一、電力企業(yè)內(nèi)部合同管理中存在的問題

1.合同簽署問題。首先，合同主體職責了解不全面，也就是一方當事人在簽署合同過程中，簽署資質(zhì)不充分，委托人沒有提供證明，甚至存有一方當事人不具有簽署合同的資格。包括合同范本缺乏規(guī)范。一部分企業(yè)沒有給予合同高度重視，促使在簽署合同過程中，存在內(nèi)容掌握不完整、文字編輯不標準、條文不全面等問題。雙方當事人的責任和義務在合同文本內(nèi)沒有充分呈現(xiàn)，促使執(zhí)行條文中出現(xiàn)模糊的情況。甚至在簽署合同時，存在一部分內(nèi)容被遺忘的狀況，在這類環(huán)境下簽署合同，可能造成合同中出現(xiàn)一些紕漏或是瑕疵，引起糾紛案件。2.合同管理問題。首先，沒有意識到合同管理的實際意義。目前，我國一部分電力企業(yè)沒有給予合同管理工作充分關(guān)注，法制觀念較為欠缺，這給合同管理工作順利進行產(chǎn)生了直接影響，沒法將合同管理工作落實到具體項，影響合同管理價值的充分發(fā)揮。甚至一部分企業(yè)核心理念不強，普遍認為主要簽署合同就可以，促使合同簽署過度片面化，不可以在企業(yè)生產(chǎn)制造、推廣等階段中充分發(fā)揮相應的作用。其次，合同生效流程管理不認真細致。一部分電力企業(yè)存有和另一方當事人簽署合同以后，對當事人資質(zhì)、信譽度等狀況了解不全面，導致企業(yè)簽署合同出現(xiàn)失效情況，給企業(yè)造成比較嚴重的財產(chǎn)損失。再其次，合同簽署過度流于形式。目前，我國在一部分合同簽署過程中，就算設(shè)置了標準的合同簽署步驟，可是簽署合同時，內(nèi)容設(shè)置不科學，在文本表述及其內(nèi)容審核上不標準，甚至存有簽訂步驟不認真細致，簽署掌握不深入等，在履行合同過程中，可能產(chǎn)生變動或是終止合同狀況，進而引起合同糾紛案。3.合同保管問題。首先，合同檔案保管人員綜合素養(yǎng)參差不齊。目前，從業(yè)檔案保管工作的有關(guān)工作人員，把握的專業(yè)知識不全面，專業(yè)人才較少，不能對檔案資料信息內(nèi)容多方面剖析和發(fā)掘。其次，沒有對檔案資料進行創(chuàng)新管理，實際呈現(xiàn)在檔號、安全標題設(shè)置不合理，案件材料卷內(nèi)目標缺失等。再其次，檔案資料信息內(nèi)容不完整。電力企業(yè)在簽署及其履行合同職責時，對于一部分關(guān)鍵檔案資料信息內(nèi)容沒有及時收集和融合，促使合同內(nèi)容大量遺失。

二、規(guī)范電力企業(yè)內(nèi)部合同管理工作的建議

1.確立合同簽訂關(guān)鍵點。電力企業(yè)在簽訂合同時，應當對另一方當事人具體情況及其資歷信息進行深層次審查，雙方當事人應當在對合同內(nèi)容及規(guī)定有一定的了解的狀況下才可以簽署合同。在合同格式層面，一般采用書面形式文件格式，確保簽署合同內(nèi)容標準、具體，相應內(nèi)容精確清楚。此外，應當對合同價格、做好本職工作、合同期限等關(guān)鍵內(nèi)容進行確立，避免合同不合理合法或是不具有法律認可等情況發(fā)生。嚴格依照擔保法有關(guān)規(guī)范和規(guī)定簽署合同，確立雙方職責和責任，防止受騙上當，確保電力企業(yè)自身效益。因此，在合同簽訂前，應當做好調(diào)研工作，也就是資信調(diào)查和職能調(diào)查。對于合同中各類內(nèi)容，雙方必須對其有一定的了解，如當事人是不是具備法人資格或是運營資質(zhì)，雙方合同職責執(zhí)行狀況等。在合同簽訂過程中，嚴格依照法律有關(guān)規(guī)范開展。簽訂雙方必須對合同內(nèi)容和權(quán)利與義務有一定的了解，假如存有毀約狀況，必須面臨的懲罰，避免產(chǎn)生虛報合同的狀況，或是簽訂合同不具有法律效益，嚴格依照合同內(nèi)容執(zhí)行相匹配職責，讓簽訂雙方總體目標能夠如期完成。在電力行業(yè)本身經(jīng)濟收益達到的狀況下，適度妥協(xié)，讓另一方權(quán)益能夠獲得確保。僅有企業(yè)法人代表具備資格簽訂對外開放合同，假如授權(quán)委托人在簽訂合同過程中，需要提供法人代表委托證實。此外，任何人在任何狀況下簽訂的合同，都不具有相匹配的法律認可?？傊?，在合同簽訂階段，主要做到：第一，合同簽訂前，應進行經(jīng)濟收益論述，并與合同統(tǒng)一進行檔案保管；第二，創(chuàng)建合同簽訂前的審查規(guī)章制度；第三，完善合同簽訂要素，確立合同履行時間；第四，完善合同簽訂審核手續(xù)，明確合同的審核主體及各行為主體相對應的審核義務，在簽署審核表中應根據(jù)本單位審批內(nèi)容和工作職責，進行簽署建議。如圖所示。2.合同實行跟蹤。合同的實行需要在有關(guān)部門進行運轉(zhuǎn)，任何一個階段的忽略會導致合同實行的誤差。首先，部管單位創(chuàng)建合同管理賬表，按時編寫合同實行形式，避免合同的疏忽管理，書面情況報告在合同實行結(jié)束時，和合同正本留檔備存；然后，合同主管機構(gòu)創(chuàng)建合同實行運轉(zhuǎn)跟蹤賬表，并依據(jù)合同實行進展與合同規(guī)定及時進行跟蹤管理方法，監(jiān)管單位對合同實行跟蹤，避免合同實行管理時的出現(xiàn)疏忽。3.合同保管階段。首先，電力企業(yè)必須給予合同管理工作高度重視，并確保合同管理的合理化和規(guī)范化，讓企業(yè)全部員工都能了解到合同管理的實際意義和價值，參加到合同管理工作上，推動電力企業(yè)合同管理水準提升。融合當今電力企業(yè)合同管理情況，科學搭建完善的合同管理體系，并制訂標準的和融通管理方法規(guī)范，讓每一個工作人員確立自身崗位職責，將合同管理工作認真落實。在合同管理步驟編程上，保證標準有效，提升合同實行管理方法，讓電力企業(yè)合同管理水準獲得全面提高。然后，應當加強合同管理工作人員專業(yè)培訓，全面提高管理者專業(yè)素養(yǎng)和水準。讓其對現(xiàn)代化管理機制和技術(shù)有一定的掌握，并將其應用到電力企業(yè)合同管理工作上，真正將合同管理工作執(zhí)行具體到位，正確引導合同管理總體目標如期完成。合同管理工作人員在經(jīng)過專業(yè)培訓之后，其技術(shù)專業(yè)水準可能獲得全面提高，在給電力企業(yè)合同管理工作提供支持的同時，推動企業(yè)經(jīng)濟收益的提升。最終，對合同簽署過程進行風險防控，確立雙方當事人崗位職責和責任，高度重視企業(yè)律師顧問培訓，進而最大程度避免多余合同糾紛問題發(fā)生。電力企業(yè)能夠把合同管理規(guī)定落實到各個階段中，完成合同標準化管理。假如在合同管理過程中存有毀約狀況，企業(yè)應當立即采用有關(guān)防范措施進行解決，在確保企業(yè)本身權(quán)益不受損害的狀況下，明確提出一定賠償規(guī)定，將給企業(yè)的損害降至最少。4.合同糾紛解決。創(chuàng)建合同糾紛解決方案或管理條例，有專業(yè)的部門、專業(yè)的團隊進行追蹤處理，有規(guī)范的解決方案、審核規(guī)章制度；在有經(jīng)濟責任的狀況下，應依據(jù)具體情況進行解決；針對糾紛案件解決情況，應及時更新至合同管理表中，方便日后查找；最后，嚴格依照檔案保管方法，進行存檔至相對應的合同檔案資料中，并進行標識予以輕松識別。

三、結(jié)語