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檔案管理的基本要求范文第1篇

關(guān)鍵字：公墓檔案；法律法規(guī)；規(guī)范管理；提升服務(wù)

檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄，或組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。公墓檔案指的就是公墓在建設(shè)和管理的過(guò)程中形成的，能夠記錄和反映公墓的基建情況、財(cái)務(wù)收支情況、墓穴信息等重要資料。

1 加強(qiáng)公墓檔案管理是檔案自身屬性的本質(zhì)要求

檔案是歷史的真賃實(shí)據(jù)，具有一定的法律效用，這一點(diǎn)它不同于其他文獻(xiàn)。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點(diǎn)和檔案本身的特點(diǎn)所決定的。因?yàn)?，檔案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，檔案是令人信服的歷史證據(jù)。從檔案自身的物質(zhì)體態(tài)上看，它保留了當(dāng)事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當(dāng)事人的聲音、形象等等，這些都反映了檔案是確鑿的真憑實(shí)據(jù)。

檔案管理的最大意義在于檔案的憑據(jù)作用。檔案與一般的文獻(xiàn)資料不同之處在于，檔案是歷史的真實(shí)記錄，是法律意義上的重要依據(jù)。檔案的重要憑證作用，是檔案形成的過(guò)程所決定的，是檔案自身所具有的特點(diǎn)，因?yàn)闄n案的形成是自然的，這種自然性，決定了它在記錄事件和事實(shí)的客觀性、真實(shí)性。從檔案的形態(tài)上看，不管是紙質(zhì)的檔案，如親筆信、重要合同原件、電報(bào)等，還是電子或者影像的檔案，都保留和真實(shí)反映了當(dāng)時(shí)的情況，這種不以時(shí)間的推移而改變的本質(zhì)屬性，決定了檔案管理的重要意義。

檔案具有很高的參考價(jià)值。因?yàn)?，檔案記錄了不同時(shí)期的當(dāng)時(shí)的真實(shí)情況，從歷史的變遷中可以尋找到事件的痕跡和軌跡，為人們的社會(huì)實(shí)踐提供重要參考，也就是所謂增長(zhǎng)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)。

公墓檔案記錄了逝者的重要信息，記錄了逝者相關(guān)聯(lián)親屬的重要信息，記載了墓穴的位置、價(jià)格、編號(hào)、建筑時(shí)間等重要信息，這些信息是自然信息，也是公墓檔案的組成部分。妥善保管公墓檔案，是處理和應(yīng)對(duì)墓穴糾紛，保障和維護(hù)利益的法律依據(jù)。反之，公墓檔案管理不當(dāng)，出現(xiàn)檔案丟失等情況，不但造成公墓管理的混亂，而且容易產(chǎn)生墓穴糾紛。

公墓檔案反映了殯葬改革與發(fā)展的軌跡，是我國(guó)歷史文明進(jìn)程的真實(shí)記錄，對(duì)我國(guó)的歷史科考和研究都具有很高的價(jià)值，因此，做好公墓檔案管理不僅是對(duì)現(xiàn)實(shí)負(fù)責(zé)，也是對(duì)歷史的貢獻(xiàn)。

2 加強(qiáng)公墓檔案管理是貫徹落實(shí)國(guó)家法律法規(guī)的基本要求

《中華人民共和國(guó)檔案法》是我國(guó)檔案管理工作最重要的一部法律法規(guī)，對(duì)檔案管理職責(zé)劃分、檔案的保管存放、檔案的保密與銷(xiāo)毀等都做出了明確的具體的規(guī)定，是依法加強(qiáng)公墓檔案管理的重要依據(jù)。加強(qiáng)公墓檔案管理是貫徹落實(shí)國(guó)家檔案管理法律法規(guī)的具體體現(xiàn)， 也是建設(shè)法治國(guó)家的基本要求。

圍繞國(guó)家檔案管理的規(guī)定，民政部、各級(jí)民政管理部門(mén)，各省、市、縣人民政府都結(jié)合本部門(mén)、本地區(qū)實(shí)際情況，出臺(tái)了公墓檔案管理的具體規(guī)范。這些具體的管理規(guī)范，是我國(guó)檔案管理的法律體系的重要組成部分，也是各公墓實(shí)施檔案管理的制度依據(jù)。

為規(guī)范公墓的管理工作，提高公墓管理水平，切實(shí)保障殯葬服務(wù)秩序，依據(jù)政府的法律法規(guī)加強(qiáng)公墓檔案管理，不僅體現(xiàn)了國(guó)家法制化的本質(zhì)要求，也符合公墓管理工作的基本規(guī)律。

公墓檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)政府的法規(guī)法規(guī)，真正做到依法建檔、依法存檔、依法用檔。

公墓檔案管理機(jī)構(gòu)要結(jié)合本地區(qū)本部門(mén)的實(shí)際情況，建立健全公墓檔案管理的制度，使檔案管理有法可依，有據(jù)可依。針對(duì)檔案管理的權(quán)責(zé)劃分，檔案的保存銷(xiāo)毀、檔案的建立與登記，檔案的借閱與使用等事項(xiàng)作出明確規(guī)定。

加強(qiáng)對(duì)公墓檔案管理的檢查和監(jiān)督工作。既要檢查公墓檔案保存的場(chǎng)所基建情況，保存條件和硬件建設(shè)是否合規(guī)，又要檢查檔案信息的記錄、分類(lèi)等情況，確保檔案管理“軟硬”都達(dá)標(biāo)。

3 加強(qiáng)公墓檔案管理是做好公墓基礎(chǔ)管理工作的需要

加強(qiáng)公墓檔案管理，是做好以墓穴管理為抓手，以服務(wù)管理為中心，全面做好公墓管理工作的需要。

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展變化，人文社會(huì)理念的更新，公墓管理由基本的職能管理逐步轉(zhuǎn)向提供服務(wù)為重點(diǎn)。隨著這一趨勢(shì)在實(shí)踐中的強(qiáng)化，必然會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，檔案管理的數(shù)量急劇增加，只有提升公墓檔案管理的硬件設(shè)施，加強(qiáng)公墓制度化管理，才能為喪戶(hù)提供便捷、快速、全面、準(zhǔn)確的服務(wù)。

首先，建立檔案管理的崗位責(zé)任制。明確檔案管理的組織架構(gòu)，指定檔案管理的專(zhuān)門(mén)人員，明確相關(guān)崗位的工作職責(zé)及承擔(dān)的義務(wù)責(zé)任，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和管理意識(shí)。

其次，實(shí)行績(jī)效考核，將公墓檔案管理與經(jīng)濟(jì)收入掛鉤。實(shí)行績(jī)效考核，不僅能夠增強(qiáng)公墓檔案管理人員的工作責(zé)任心和責(zé)任感，確保本職工作保質(zhì)保量完成，而且能夠調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，創(chuàng)新檔案管理的方式和方法，使檔案管理與公墓管理更好的銜接，建立起一個(gè)完善的管理體系。

此外，要及時(shí)更新公墓檔案管理硬件和軟件設(shè)施。定期對(duì)公墓檔案存放場(chǎng)所的硬件設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查，實(shí)現(xiàn)對(duì)存放環(huán)境的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，確保檔案存放地點(diǎn)的消防安全；升級(jí)公墓管理系統(tǒng)軟件，方便管理人員及時(shí)、快速處理大量數(shù)據(jù)，優(yōu)化工作要素，提高工作效率。

4 加強(qiáng)公墓檔案管理是提升殯葬服務(wù)的重要措施

公墓檔案管理是殯葬服務(wù)的重要組成部分，也是目前公墓管理普遍存在的薄弱環(huán)節(jié)。加強(qiáng)公墓管理，提升殯葬服務(wù)水平，不僅僅是加強(qiáng)墓區(qū)的硬件建設(shè)，更重要的是為喪戶(hù)提供安全、可靠的信息服務(wù)。

做好公墓檔案管理，首先要抓好檔案管理人員的管理。建立檔案管理工作規(guī)范，做到制度上墻，公開(kāi)透明，規(guī)范服務(wù)；嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定和工作流程進(jìn)行存檔、借檔，做好檔案查閱、借閱的登記工作。

做好公墓檔案管理，就要具有保密意識(shí)。喪戶(hù)的基本信息，逝者相關(guān)聯(lián)親屬的基本信息，都是公墓檔案的內(nèi)容。因此，檔案管理人員要有責(zé)任意識(shí)和保密意識(shí)，嚴(yán)守秘密，不得隨意向他人透漏檔案

信息。

檔案管理的基本要求范文第2篇

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；高職院校；人事檔案

引言

人事檔案是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的重要證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。人事檔案管理是高職院校檔案管理工作的重要組成部分。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，高職院校檔案管理工作也發(fā)生了深刻的變化，人事檔案從紙質(zhì)向電子化的轉(zhuǎn)變不僅形成了新的檔案管理形式，也對(duì)高職院校人事檔案管理職能提出了新的要求。當(dāng)前信息化背景下，高職院校人事檔案管理面臨著嚴(yán)峻的轉(zhuǎn)型，職業(yè)人才培養(yǎng)與社會(huì)發(fā)展需求的雙重作用促使學(xué)校積極調(diào)整檔案管理理念，以形成完善、健全的信息服務(wù)體系。

1更新管理理念，適應(yīng)信息化檔案管理變革

隨著高職院校人事檔案管理信息化模式的建立與完善，傳統(tǒng)檔案管理理念與現(xiàn)代化管理工作之間的沖突也逐漸顯現(xiàn)。當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)高職院校的人事檔案管理提出了新的要求，因此，打破保守封閉的管理理念束縛，構(gòu)建開(kāi)放管理模式也成為高職院校檔案管理工作適應(yīng)信息化時(shí)代要求的基本前提。在信息化檔案管理背景下，高職院校需要樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)的理念，打破學(xué)校的邊界，擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍，利用檔案資源優(yōu)勢(shì)建立動(dòng)態(tài)化的人事檔案資料，將人員的各類(lèi)信息納入系統(tǒng)管理中來(lái)，并實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化管理，以供相關(guān)部門(mén)的參考與使用。

2建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)信息資源共享

在信息時(shí)代，信息資源的共享是提高資源利用率的重要體現(xiàn)，也是高職院校提高信息化服務(wù)能力的基本要求。信息共享需要建立規(guī)范統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，高職院校在優(yōu)化人事檔案管理模式的過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子檔案進(jìn)行調(diào)整與完善，為人事檔案資源共享做好準(zhǔn)備。高職院校建立標(biāo)準(zhǔn)化人事檔案管理體系應(yīng)從以下幾點(diǎn)入手：（1）建立管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。安全高校的檔案管理是確保檔案資源利用的前提，對(duì)于人事檔案而言，形成管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也是保護(hù)個(gè)人隱私的需要。目前我國(guó)針對(duì)信息安全管理需要建立了相關(guān)管理?xiàng)l例，例如《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》等，高職院校應(yīng)基于相關(guān)規(guī)定建立信息管理標(biāo)準(zhǔn)化體系，加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全防護(hù)，以提高檔案管理效率。（2）建立業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是基于業(yè)務(wù)處理要求形成的基本規(guī)范，包括電子文件、檔案的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范，以及檔案在信息化建設(shè)中形成的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、資源標(biāo)識(shí)、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式等，高職院校在人事檔案優(yōu)化的過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行提煉與完善，并形成符合檔案信息系統(tǒng)的資源，為人事檔案的整合與存儲(chǔ)提供依據(jù)。（3）建立技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在信息化技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，高職院校人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)也不斷增加，技術(shù)人員需要從安全管理的角度出發(fā)，對(duì)電子文件的存儲(chǔ)、壓縮格式進(jìn)行規(guī)范化處理，并通過(guò)加密處理，形成規(guī)范化的安全管理體系，以確保人事檔案資源共享的安全性與有效性［1］。

3引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完善檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)

以單機(jī)和局域網(wǎng)組成的檔案信息管理平臺(tái)通常只能滿(mǎn)足高職院校自身對(duì)人事檔案的應(yīng)用需求，難以從社會(huì)化服務(wù)的角度體現(xiàn)檔案資源的價(jià)值。因此，高職院校在信息化背景下，應(yīng)積極引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，打造開(kāi)放性的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，為高職院校的人才供給與市場(chǎng)人才需求建立聯(lián)系，推進(jìn)人力資源優(yōu)化配置。高職院校在檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)中，應(yīng)依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，制定完善的發(fā)展規(guī)劃：（1）明確網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的使用范圍。技術(shù)人員應(yīng)根據(jù)高職院校人事檔案管理特點(diǎn)，明確網(wǎng)絡(luò)站點(diǎn)的目的以及用戶(hù)的類(lèi)型；利用關(guān)鍵信息，如學(xué)生的基本資料、學(xué)科成績(jī)、職業(yè)資格等建立邏輯結(jié)構(gòu)，并形成網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的基本框架，提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的精準(zhǔn)性［2］。（2）確定服務(wù)對(duì)象的基本需求。技術(shù)人員不僅要從高職院校內(nèi)部需求確定教師、學(xué)生以及其他管理人員對(duì)人事檔案查詢(xún)提出的要求，還需結(jié)合市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)以及企業(yè)人力資源管理，對(duì)人事檔案提出的要求，通過(guò)技術(shù)手段確定檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的整體風(fēng)格，兼顧不同服務(wù)對(duì)象的信息查詢(xún)與應(yīng)用的需要，體現(xiàn)個(gè)性化服務(wù)特點(diǎn)。（3）完善服務(wù)平臺(tái)的功能模塊，包括用戶(hù)注冊(cè)，即高職院校師生以及非校內(nèi)用戶(hù)通過(guò)界面指導(dǎo)實(shí)現(xiàn)身份錄入，進(jìn)而啟動(dòng)人事檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的在線利用；信息查詢(xún)，即根據(jù)用戶(hù)身份，提供不同類(lèi)型信息，根據(jù)開(kāi)放與非開(kāi)放的區(qū)別，提高信息管理的安全性，保護(hù)相關(guān)人員隱私；用戶(hù)服務(wù)，即系統(tǒng)根據(jù)用戶(hù)需求提供注銷(xiāo)用戶(hù)、刪除資料、修改資料、接收信息、刊登資料等服務(wù)，確保用戶(hù)能夠?qū)崿F(xiàn)信息處理，同時(shí)呈現(xiàn)更加完善、可靠的人事檔案信息資源［3］。

4建立數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)

在信息化檔案管理過(guò)程中，依托“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，搭建信息管理平臺(tái)，并利用數(shù)據(jù)處理技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)大數(shù)據(jù)資源的挖掘與利用，成為高職院校人事檔案管理工作的基本方向。高職院校具備明顯的檔案資源優(yōu)勢(shì)，但是在傳統(tǒng)管理模式中，這一資源優(yōu)勢(shì)難以轉(zhuǎn)化為實(shí)際的應(yīng)用價(jià)值。在大數(shù)據(jù)背景下，學(xué)?？梢岳镁W(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)，將檔案轉(zhuǎn)化為開(kāi)發(fā)的數(shù)據(jù)資源，而數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)的分析，建立可視的數(shù)據(jù)模型，從而更加直觀立體地反映個(gè)人的基本信息，凸顯其優(yōu)勢(shì)，并預(yù)測(cè)發(fā)展方向。這無(wú)論是對(duì)于高職院校的人才培養(yǎng)，還是企業(yè)的人才選擇都是十分重要的。高職院校在建立數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的過(guò)程中，需從以下幾點(diǎn)入手：（1）建立數(shù)據(jù)庫(kù)。從人事檔案到大數(shù)據(jù)資源，需要利用技術(shù)手段對(duì)檔案信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化。隨著信息化檔案管理的推進(jìn)，電子檔案已經(jīng)成為高職院校人事檔案存儲(chǔ)的主要方式?；诖?，學(xué)?？梢詫㈦娮有畔浫刖W(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，并根據(jù)相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，形成內(nèi)容完善，邏輯清晰的大數(shù)據(jù)庫(kù)，以供信息開(kāi)發(fā)與利用。（2）建立網(wǎng)絡(luò)安全管理體系。在數(shù)據(jù)資源利用過(guò)程中，高職院校應(yīng)注重信息質(zhì)量，利用技術(shù)手段建立安全防護(hù)機(jī)制，彌補(bǔ)信息系統(tǒng)漏洞，提高數(shù)據(jù)庫(kù)安全性，確保相關(guān)模型分析的真實(shí)可靠。（3）引入信息化管理流程。在數(shù)據(jù)庫(kù)的管理與維護(hù)中，高職院校應(yīng)引入信息化流程，通過(guò)檢索、收集、整理、統(tǒng)計(jì)、編研等功能，打造自動(dòng)化數(shù)據(jù)處理平臺(tái)，以挖掘大數(shù)據(jù)資源，提高大數(shù)據(jù)分析與利用效率。（4）完善數(shù)據(jù)處理與開(kāi)發(fā)體系。立足高職院校以及社會(huì)發(fā)展需求，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行大數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)，形成具有指導(dǎo)意義的信息模型，為相關(guān)發(fā)展決策提供依據(jù)，提高人事檔案的信息化管理水平［4］。

5加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高檔案信息化管理水平

在信息時(shí)代，高職院校的人事檔案管理從傳統(tǒng)模式向信息化模式轉(zhuǎn)型的過(guò)程中，對(duì)人才的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。因此，打造專(zhuān)業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍是高職院校提高人事檔案信息化管理水平的必然選擇。在傳統(tǒng)檔案管理模式中的管理人員，不僅從技術(shù)層面難以適應(yīng)信息化管理環(huán)境，在思想認(rèn)識(shí)層面也缺乏服務(wù)意識(shí)，導(dǎo)致高職院校的人事檔案管理難以建立完善、主動(dòng)的服務(wù)體系。因此，高職院校要依托信息化檔案管理轉(zhuǎn)型的機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)。（1）培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德。完整、真實(shí)、系統(tǒng)、安全是人事檔案質(zhì)量的基本要求，而要想達(dá)到這一標(biāo)準(zhǔn)，需要管理人員具備良好的職業(yè)道德。因此，在人才培養(yǎng)中，高職院校應(yīng)根據(jù)國(guó)家檔案管理的基本要求對(duì)其職業(yè)責(zé)任建立標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)思想政治教育，提升其職業(yè)道德水平，以負(fù)責(zé)任的態(tài)度參與到檔案管理工作中來(lái)。（2）培養(yǎng)管理人員的團(tuán)隊(duì)合作精神。隨著檔案資源的開(kāi)發(fā)，高職院校人事檔案的利用率也不斷提高，而在信息化管理模式下，每一個(gè)管理人員都應(yīng)該在履行自身職責(zé)的同時(shí)，兼顧整體管理效果，并通過(guò)團(tuán)隊(duì)合作不斷完善檔案服務(wù)體系?；诖?，高職院校應(yīng)加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)培養(yǎng)，利用團(tuán)隊(duì)合作優(yōu)化檔案管理模式。（3）加強(qiáng)信息化管理技術(shù)技能的訓(xùn)練。高職院校應(yīng)依托當(dāng)前信息化檔案管理平臺(tái)，為管理人員提供技術(shù)技能訓(xùn)練指導(dǎo)，例如結(jié)合專(zhuān)門(mén)的檔案管理軟件為管理人員設(shè)計(jì)技術(shù)培養(yǎng)方案，提高其軟件操作能力，有效利用軟件功能，降低檔案管理的失誤率。（4）提高管理人員的服務(wù)意識(shí)與服務(wù)能力。檔案管理本身具有濃厚的服務(wù)色彩，因此，高職院校在人才培養(yǎng)中，應(yīng)立足檔案管理的服務(wù)功能，對(duì)管理人員的思想觀念進(jìn)行引導(dǎo)，打破傳統(tǒng)管理理念的局限，從服務(wù)角度重新定位人事檔案管理工作；結(jié)合學(xué)校自身發(fā)展需要，將人事檔案服務(wù)納入教育教學(xué)管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，并在實(shí)踐中驅(qū)動(dòng)管理人員改善服務(wù)；利用績(jī)效評(píng)價(jià)評(píng)估社會(huì)體系建設(shè)效果，檢驗(yàn)管理人員的服務(wù)能力，并體現(xiàn)高職院校人事檔案管理的社會(huì)服務(wù)職能。

檔案管理的基本要求范文第3篇

關(guān)鍵詞：電子文件；檔案化管理；重要意義

在當(dāng)今社會(huì)，電子檔案文件數(shù)量急劇增加，因此利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案文件進(jìn)行處理是人們簡(jiǎn)化程序的重要手段，檔案部門(mén)應(yīng)該在網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化等方面多做文章，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，如何改進(jìn)檔案管理工作是檔案部門(mén)要考慮的問(wèn)題，根據(jù)許多檔案專(zhuān)家的建議和多年的經(jīng)驗(yàn)得知，檔案工作主要遵循：檔案信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的基本要求，將檔案信息化納入國(guó)家信息化建設(shè)的總方針中，以檔案建設(shè)作為基礎(chǔ)，以建設(shè)檔案資源建設(shè)為核心任務(wù)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化，在一定程度上促進(jìn)檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

1 加強(qiáng)檔案工作建設(shè)的基本方針

1.1 加快對(duì)檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)前，檔案部門(mén)內(nèi)部要建設(shè)數(shù)字化檔案館，主要包括有檢索工具的建設(shè)、相關(guān)制度的建設(shè)、檔案館庫(kù)房建設(shè)、檔案館館藏建設(shè)、以及專(zhuān)兼職檔案干部的隊(duì)伍建設(shè)等等。利用網(wǎng)絡(luò)化資源，推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理檔案，提高檔案部門(mén)的信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，提高檔案部門(mén)信息化建設(shè)的程度。

1.2 促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)

要建設(shè)數(shù)字化檔案館，利用信息化技術(shù)對(duì)之前檔案館的主要資料進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，這些內(nèi)容主要包括紙質(zhì)檔案、錄音、錄像、照片底片檔案等等，要及時(shí)將這些內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)并進(jìn)行整理，將這些資料錄入數(shù)字化館藏建設(shè)當(dāng)中。

1.3 加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

加強(qiáng)檔案館的數(shù)字建設(shè)最重要的任務(wù)就是加強(qiáng)對(duì)信息資源庫(kù)的數(shù)據(jù)資源庫(kù)建設(shè)，數(shù)據(jù)資源庫(kù)是整個(gè)檔案部門(mén)存儲(chǔ)中心和資料匯總的處理中心，因此，如何有效的利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加快對(duì)數(shù)字館目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，提高檔案管理中檢索服務(wù)質(zhì)量，是檔案部門(mén)進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的重要任務(wù)。

1.4 加強(qiáng)對(duì)電子文件的歸納管理

檔案部門(mén)要根據(jù)檔案管理的基本要求，加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件的收入、分類(lèi)、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督，保證各種電子文件的有效性和完整性，探尋電子文件的保管方法，利用有效的技術(shù)方法，制定電子文件的管理方法，實(shí)現(xiàn)電子文件處理計(jì)算機(jī)化、信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化。

1.5 加強(qiáng)對(duì)電子文件檔案化管理

電子文件是利用計(jì)算機(jī)盤(pán)片、磁盤(pán)和光盤(pán)等為載體的磁性材料，它是在人們的社會(huì)生活中形成的，它的內(nèi)容涉及很廣泛，主要的幾大類(lèi)包括：電子文書(shū)、電子文件、電子圖紙等等，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，它主要有以下幾個(gè)特點(diǎn)：電子文件的閱讀必須要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才可以使用；電子文件具有共享性，不受到時(shí)間和空間的限制。

2 加強(qiáng)電子文件檔案化管理的基本措施

電子文件檔案化的管理與傳統(tǒng)的檔案管理有著本質(zhì)上的不同，電子文件檔案化是基于傳統(tǒng)文件檔案化之上的，因此結(jié)合電子文件的本身特點(diǎn)，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，及時(shí)的做好對(duì)電子文件的歸檔工作是十分重要的。

2.1 電子文件檔案化管理需要專(zhuān)門(mén)的技術(shù)型人才

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是將已經(jīng)處理好的文件，在獲取這些文件中有價(jià)值的部分，然后對(duì)其進(jìn)行收集，按照文件產(chǎn)生的時(shí)間和內(nèi)容形式等方面對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)管理，待處理完畢之后進(jìn)行組卷保存，而電子文件檔案的管理則是直接利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)其分類(lèi)、組合，因此這就需要檔案部門(mén)內(nèi)部有專(zhuān)門(mén)的計(jì)算機(jī)人才對(duì)其進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的方案歸類(lèi)，并且要保證相關(guān)技術(shù)達(dá)到一定的水平[1]。

2.2 加強(qiáng)對(duì)原有檔案工作人員的管理

在檔案部門(mén)內(nèi)部，首先對(duì)一些學(xué)歷較低的工作人員需要進(jìn)行知識(shí)的補(bǔ)充，以此來(lái)提高相應(yīng)的管理水平，再者，要及時(shí)很據(jù)知識(shí)的更新，來(lái)增強(qiáng)其對(duì)應(yīng)的工作能力，在具體的工作中要結(jié)合實(shí)際情況和未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，與實(shí)際工作相結(jié)合，確保檔案工作的有效性，因此，檔案部門(mén)要提高檔案部門(mén)內(nèi)部相關(guān)管理人員的業(yè)務(wù)能力、提高其綜合素養(yǎng)，保證檔案工作的高效運(yùn)行[2]。

3 以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)思想，推動(dòng)檔案管理工作的建設(shè)與發(fā)展

3.1 電子文件檔案管理工作是檔案部門(mén)改革的重要工作

首先，對(duì)于大多數(shù)檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，檔案內(nèi)部中的有價(jià)值的資料只有齊全完整的進(jìn)行歸檔和存檔，這項(xiàng)工作才算真正的完成，如果沒(méi)有對(duì)這些有價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔和存檔，這就說(shuō)明這些文件中的相關(guān)事項(xiàng)還沒(méi)有完成，是檔案工作的不完善性，這對(duì)于檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)是非常危險(xiǎn)的，再者，檔案具有存史和憑證等主要的功能，是任何工作不可以替代的[3]，例如在一個(gè)高校中，需要對(duì)學(xué)校的一個(gè)活動(dòng)或重大事件進(jìn)行記錄，就必須要利用檔案工作，一旦缺失了檔案的記錄，則會(huì)導(dǎo)致此所高校失去相關(guān)的歷史。

3.2 充分利用檔案工作的功能

例如對(duì)一個(gè)相關(guān)部門(mén)的中心任務(wù)進(jìn)行檔案工作的服務(wù)，就必須要講究效益，盡可能將檔案功能和作用中隱性狀態(tài)轉(zhuǎn)化為顯性狀態(tài)，圍繞高校的中心任務(wù)做好服務(wù)[4]。

3.3 加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)

以人為本是新時(shí)期下科學(xué)發(fā)展觀的基本要求，對(duì)于檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)也是一樣，對(duì)于檔案工作的改革質(zhì)量的好壞，主要取決于檔案部門(mén)專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍的狀況，因此要加強(qiáng)對(duì)檔案部門(mén)內(nèi)部專(zhuān)業(yè)人才的建設(shè)，為之后的檔案工作的提高奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[5]。

3.4 推進(jìn)檔案化信息建設(shè)是檔案部門(mén)的必要措施

檔案部門(mén)要利用當(dāng)前信息化技術(shù)，在一定程度上提高信息化管理檔案文件的水平，推動(dòng)檔案工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)可以推動(dòng)檔案工作的建設(shè)，他們之間的關(guān)系是相輔相成，檔案部門(mén)在新時(shí)期下如何利用便捷高效的工作方式來(lái)簡(jiǎn)化工作量，以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展是檔案部門(mén)不容忽視的問(wèn)題，完善和推動(dòng)信息化建設(shè)是檔案部門(mén)保證工作高效的重要途徑。

參考文獻(xiàn)

[1]王麾. 電子文件檔案化是確保檔案管理完整與安全的必由之路[J]. 中國(guó)新技術(shù)新產(chǎn)品，2011，03：387.

[2]蔡艷莉. 辦公自動(dòng)化環(huán)境下高校電子文件的歸檔與管理研究[J]. 成都航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2011，04：68-71.

[3]何嘉蓀，史習(xí)人，章燕華. 后保管時(shí)代檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究――簡(jiǎn)評(píng)文件構(gòu)成要素論[J]. 檔案學(xué)研究，2010，01：4-8.

檔案管理的基本要求范文第4篇

一、落實(shí)專(zhuān)人，強(qiáng)化培訓(xùn)，提高信貸檔案管理水平

全面提高全行人員對(duì)信貸檔案管理工作的重要性的認(rèn)識(shí)，更新觀念，加強(qiáng)對(duì)信貸人員規(guī)范化操作、法律意識(shí)和法律知識(shí)的培訓(xùn)，化被動(dòng)為主動(dòng)，要求每個(gè)基層行處必須明確一名信貸專(zhuān)管員，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)信貸檔案的日常收集、整理、歸檔、裝訂、維護(hù)等；同時(shí)落實(shí)崗位責(zé)任制度，按實(shí)際信貸工作與客戶(hù)分工，根據(jù)信貸業(yè)務(wù)與單位的不同確定相應(yīng)的信貸檔案責(zé)任人，加強(qiáng)貸后管理的同時(shí)，建立獨(dú)立的信貸檔案，隨時(shí)監(jiān)測(cè)信貸風(fēng)險(xiǎn)，確保信貸檔案的完整，并且統(tǒng)一安排定期與不定期的信貸檔案人員培訓(xùn)。

二、強(qiáng)化考核，獎(jiǎng)罰分明，確保信貸檔案管理有效開(kāi)展

在建立檔案管理相關(guān)辦法和制度的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步明確信貸檔案管理的管理內(nèi)容、裝訂標(biāo)準(zhǔn)、調(diào)閱程序等方面的基本要求，制訂信貸檔案管理的規(guī)范化考核標(biāo)準(zhǔn)與辦法。另一方面，加強(qiáng)信貸檔案管理的日?？己肆Χ?，獎(jiǎng)罰分明，激勵(lì)信貸人員對(duì)做好信貸檔案工作的積極性。對(duì)未能按時(shí)完成信貸檔案資料整理的，或因工作失誤造成信貸檔案缺失的，嚴(yán)格執(zhí)行懲罰制度，對(duì)相應(yīng)的員工進(jìn)行積分以及罰款；對(duì)違法的，并造成重大損失和影響的，更要做到違法必糾，執(zhí)法必嚴(yán)。三是強(qiáng)化信貸檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，提升檔案管理質(zhì)量建立信貸檔案綜合管理體系，集中統(tǒng)一管理，仍需強(qiáng)化信貸檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，規(guī)范其操作流程，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。

檔案管理的基本要求范文第5篇

[關(guān)鍵詞] 檔案信息商品化檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及綜合國(guó)力的日益增強(qiáng)，人們的自主創(chuàng)新意識(shí)也在逐步的提高。而信息產(chǎn)業(yè)，作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的核心領(lǐng)域，它的發(fā)展程度對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展及可持續(xù)發(fā)展，發(fā)揮了日益重要的支撐作用。其中，作為信息產(chǎn)業(yè)的核心——信息資源，其質(zhì)量的優(yōu)劣，對(duì)信息產(chǎn)業(yè)的健康發(fā)展起到?jīng)Q定性影響。而作為信息之根——檔案信息而言，其內(nèi)在的質(zhì)量以及管理方式的優(yōu)劣，則是維系信息產(chǎn)業(yè)良性發(fā)展的根本所在。為此，只有最大限度的保障檔案信息的質(zhì)量，科學(xué)管理檔案信息資源，才能為信息產(chǎn)業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

實(shí)際上，當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，日益催生信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展與轉(zhuǎn)型，而其中的信息商品化則是信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的重要表現(xiàn)形式。信息的商品價(jià)值被不斷凸顯，信息不再是普通的、廉價(jià)的媒介資源，而日益成為帶有商品屬性的、具有高附加值的稀缺資源。因此，人們對(duì)于信息商品的開(kāi)發(fā)愈加重視，力求實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源內(nèi)含價(jià)值的深度挖掘。而只有依托于科學(xué)的信息管理方式，才能實(shí)現(xiàn)信息價(jià)值的深度挖掘，進(jìn)而推動(dòng)信息商品化的發(fā)展。

一 、信息商品化對(duì)于檔案信息特性的基本要求

（一）檔案信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性要求

檔案信息的真實(shí)、準(zhǔn)確性，決定著信息自身商品價(jià)值的高低，也就是說(shuō)經(jīng)過(guò)各種資料數(shù)據(jù)的收集、整理、加工而形成的各種信息，要做到客觀、真實(shí)的反映其事物發(fā)生、發(fā)展的全過(guò)程，并從中總結(jié)出具有規(guī)律性的內(nèi)容，以便對(duì)今后類(lèi)似事物的開(kāi)發(fā)與研究，具有一定的指導(dǎo)意義。而這種指導(dǎo)一旦作用于人們的社會(huì)實(shí)踐，它將直接或間接的決定這個(gè)實(shí)踐活動(dòng)成敗。由此來(lái)看，信息內(nèi)容的客觀真實(shí)與否，決定著其自身商品價(jià)值的高低。

（二）檔案信息的時(shí)效性要求

信息的時(shí)效性，貫穿于檔案信息管理者對(duì)特定信息源的綜合管理直至應(yīng)用于社會(huì)實(shí)踐的全過(guò)程。而相應(yīng)的，具有時(shí)效性的信息，必然能夠順應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展，滿(mǎn)足特定的社會(huì)利用需求。實(shí)際上，信息的價(jià)值就在于，它能夠?yàn)闆Q策者提供有關(guān)決策依據(jù)，降低決策的風(fēng)險(xiǎn)性與不確定性。這就要求它必須在某個(gè)特定的時(shí)空，對(duì)某個(gè)特定的實(shí)踐活動(dòng)，提供及時(shí)的參考和指導(dǎo)。隨著社會(huì)的發(fā)展及人們對(duì)客觀世界認(rèn)識(shí)程度的不斷提高，一些舊的認(rèn)識(shí)很快就會(huì)被新的認(rèn)識(shí)所替代。而這種信息一旦過(guò)時(shí)，很快就會(huì)失去它原先存在的價(jià)值。由此可見(jiàn)，信息的實(shí)效性要求檔案管理人員要及時(shí)的提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息，而這就為檔案信息管理人員提出了非常高的業(yè)務(wù)要求。

二、檔案管理工作者要提升自身檔案信息管理與信息分析的能力

檔案管理就是要不斷的把獨(dú)立的機(jī)構(gòu)、組織在生產(chǎn)、生活實(shí)踐中直接形成的各種原始記錄，進(jìn)行嚴(yán)格的收集、整理，然后進(jìn)一步對(duì)其中記錄的檔案信息進(jìn)行加工、分析、提煉，總結(jié)歸納出對(duì)此領(lǐng)域的生產(chǎn)實(shí)踐具有指導(dǎo)意義的、帶有規(guī)律性的信息內(nèi)容。而將這些信息，通過(guò)市場(chǎng)機(jī)制源源不斷的提供給生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的決策者，應(yīng)用于他們今后的社會(huì)實(shí)踐，這就要求檔案管理工作者一方面要深入社會(huì)實(shí)踐，親身參與、體會(huì)社會(huì)實(shí)踐的過(guò)程，另一方面要具備一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平。同時(shí)，檔案管理人員要具備對(duì)客觀事物的分析和洞察能力，以及較強(qiáng)的綜合分析能力。只有這樣才能通過(guò)勞動(dòng)，整理、分析、加工制造出對(duì)社會(huì)有用的完整的檔案信息產(chǎn)品，進(jìn)而提供給社會(huì)，滿(mǎn)足不同領(lǐng)域、不同層面的社會(huì)利用需求。

三、檔案管理工作者要有效的推進(jìn)檔案信息商品化市場(chǎng)的發(fā)展

從二十世紀(jì)八十年代以來(lái)，隨著社會(huì)對(duì)各種信息需求量的大幅增長(zhǎng)，以及對(duì)檔案信息重視程度的提高，從而對(duì)檔案信息商品化的要求也越來(lái)越高。尤其是在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展突飛猛進(jìn)的今天，人們對(duì)科學(xué)技術(shù)的依賴(lài)程度在不斷提高，人們更加注重知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)和自主創(chuàng)新，這同時(shí)也為信息市場(chǎng)的發(fā)展提出了現(xiàn)實(shí)要求，并為其自身的發(fā)展提供了客觀條件，而由此，這就必然對(duì)檔案的管理工作提出了更高的要求。實(shí)際上，只有檔案管理工作者利用其本職工作中得天獨(dú)厚的優(yōu)越條件，依靠自己的辛勤勞動(dòng)，為信息市場(chǎng)不斷提供高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品，才能夠有力地推動(dòng)這個(gè)市場(chǎng)的發(fā)展。所以，由此來(lái)看，檔案管理是檔案信息商品的生產(chǎn)基地，是檔案信息商品的加工廠，只有它才能夠?yàn)闄n案信息的商品化提供強(qiáng)有力的支撐和保障。

四、檔案管理工作目前存在的主要問(wèn)題