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電子檔案管理方法范文第1篇

【關(guān)鍵詞】電力系統(tǒng)；電子檔案；解決對策；發(fā)展方向

電子檔案可以在數(shù)字化設備和環(huán)境中生成，以數(shù)字代碼的形式存儲于磁帶、光盤等載體中，依賴于計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送文件，因此電子檔案克服了傳統(tǒng)檔案管理工作中效率低以及不可避免的人為失誤等缺點，具有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所無法比擬的優(yōu)勢。然而，電子檔案作為一項正在發(fā)展中的工作，仍然存在著許多的不足和缺點。文章通過研究分析現(xiàn)行電力系統(tǒng)中電子檔案的管理方法，總結(jié)出現(xiàn)的不足和弊端，最終給出提升電力系統(tǒng)電子檔案管理水平的思路。

一、當前電力系統(tǒng)電子檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在問題

結(jié)合電力系統(tǒng)的行業(yè)特征與筆者的在檔案管理工作中的從業(yè)經(jīng)歷，筆者認為，當前電力系統(tǒng)中電子檔案管理工作主要存在以下問題：

（一）責任分工不明確，檔案歸檔不完整。

檔案工作是電力企業(yè)管理工作的基礎，影響著企業(yè)的整體經(jīng)營發(fā)展，然而現(xiàn)如今仍然有許多電力企業(yè)不重視電子檔案管理工作，缺乏完善的電子檔案管理責任分工，例如在日常電子檔案管理工作中，歸檔責任部門與檔案管理部門責任分工不明確，歸檔責任部門對電子檔案的歸檔缺乏主動性和能動性，而檔案管理人員不明確自己的職責范圍，對所產(chǎn)生的電子檔案了解不全面，往往造成歸檔不及時，歸檔不完整，歸檔遺漏等問題。近些年，電力企業(yè)存在著的產(chǎn)權(quán)過戶，項目招標，資產(chǎn)重組等企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展中面臨的問題，由此產(chǎn)生了許多形式各異的新型檔案資料，而一些檔案管理人員并不具備這方面的相應知識，導致各類檔案資料遺漏，缺失，為企業(yè)的經(jīng)營管理帶來了困難。

（二）電子檔案管理人員業(yè)務能力不足。

管理工作效果的好壞最終是由組織和人來決定的，管理人員的業(yè)務能力和綜合素質(zhì)可以影響電子檔案工作的實施效果。目前電力系統(tǒng)的檔案管理工作普遍存在著檔案管理人員配備不足，人才匱乏，身兼數(shù)職的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象在電力系統(tǒng)的各分、子公司中較為普遍。其次，檔案管理人員本身對于現(xiàn)代信息技術(shù)認識的缺乏也制約了其對于電子檔案工作的把控能力。除此之外，電力系統(tǒng)電子檔案管理的培訓及業(yè)務指導落后，大多數(shù)電力企業(yè)缺乏有效的電子檔案管理培訓體系，將業(yè)務培訓與業(yè)務能力的因果關(guān)系分離開，導致企業(yè)內(nèi)電子檔案管理者的業(yè)務能力滯后。

（三）電力系統(tǒng)電子檔案管理工作投入不夠。

伴隨著電力企業(yè)發(fā)展腳步的加快，用于電子檔案管理工作的硬件設施已不能滿足工作要求，是從設備，房間，環(huán)境等方面都需要進一步升級。從電力企業(yè)中電子檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，普遍存在著全方位的投入不足，軟硬件條件嚴重滯后的問題。有的企業(yè)沒有設置單獨的檔案室，有的企業(yè)雖然有單獨的檔案資料室，但卻缺乏安全防護的措施，存在著巨大的安全隱患；企業(yè)管理工作中缺乏對于電子檔案管理工作的足夠重視，導致電子檔案管理工作不能做到實處。

（四）缺乏統(tǒng)一的電子檔案建檔規(guī)范和標準。

電力系統(tǒng)內(nèi)各企業(yè)之間的電子檔案建檔工作往往采用不同的規(guī)范和標準，同一個工程項目在不同的企業(yè)建檔過程可能采用不同的編號信息，這就造成了電力企業(yè)之間在電子檔案資料共享方面存在著障礙，更不能體現(xiàn)出電子檔案信息的高效性和檢索的便捷性。許多電力企業(yè)忽視了檔案管理的基礎性工作，沒有建立統(tǒng)一的電子檔案建檔規(guī)范和標準，這為檔案資料的后續(xù)管理工作造成了困難。

二、電力系統(tǒng)電子檔案管理工作的改進措施及發(fā)展方向

針對當前電力系統(tǒng)電子檔案存在的主要問題，筆者認為，電力系統(tǒng)中電子檔案工作的改進和發(fā)展應從以下幾方面著手：

（一）建立完善的電子檔案管理工作責任制。

電子檔案作為新時代的產(chǎn)物，它的應運而生也為檔案管理工作帶來了一系列新問題，因此，在電子檔案管理工作中要建立明確的管理工作責任制。首先，電子檔案的建立，歸檔及修改拷貝都應由專人負責，并且進行操作權(quán)限的限制，這樣既可以保證責任落實到個人，又可以保證信息的安全性。其次，電子檔案的管理工作要依據(jù)管理人員的級別和職務，明確個人管理任務分工，避免出現(xiàn)越權(quán)操作，工作無人負責的亂象。要嚴格控制檔案文件在流轉(zhuǎn)過程中的責任劃分，檔案部門在接受，歸檔過程中制定文件真實性，完整性的工作責任制，在電子檔案信息的共享方面，要制定流轉(zhuǎn)電子檔案信息的完整性和保密性的工作責任。進一步明確電力系統(tǒng)各部門之間的工作責任界面，各司其職，完善電子檔案工作責任制度。

（二）增強電力系統(tǒng)電子檔案管理人員的業(yè)務能力。

電子檔案管理工作涉及多方面的信息化技術(shù)，傳統(tǒng)檔案管理人員的業(yè)務能力已經(jīng)遠遠不能滿足當前工作需求。首先，應該建立完善的檔案管理培訓制度，強化管理人員應用信息化設備的能力。當前社會信息化技術(shù)水平不斷提高，需要我們結(jié)合利用不斷創(chuàng)新的電子技術(shù)，結(jié)合電力企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展理念，強化企業(yè)檔案管理隊伍的力量，電力企業(yè)可以通過培養(yǎng)檔案管理的綜合人才，使企業(yè)逐漸適應網(wǎng)絡社會的發(fā)展，以此提升企業(yè)檔案管理工作的效率。其次，要提高電子檔案管理人員的安全意識及職業(yè)道德，檔案工作作為企業(yè)的工作基礎，涉及企業(yè)信息安全問題，因此，要加強電子檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，防范利用檔案信息進行交易等現(xiàn)象，確保電子檔案信息的安全性。電力系統(tǒng)內(nèi)部要強化電子檔案管理人員的知識體系，尋找更多的途徑和層次培養(yǎng)專業(yè)化、知識化的檔案管理人才。

（三）加大電力系統(tǒng)電子檔案管理的工作投入。

電子檔案管理工作與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比較雖然節(jié)省了大量的空間，但也需要企業(yè)投入大量的人力物力資源，傳統(tǒng)的檔案管理工作中的軟硬件均需要升級才可以滿足電子檔案管理工作的要求，例如：打印機，高速掃描儀，光盤刻錄機的更新升級。其次，電力企業(yè)領導層要加強對電子檔案管理工作的重視程度，激發(fā)各部門檔案工作的工作熱情，管理層要提高電力企業(yè)檔案管理的工作要求，確保電子檔案資金的投入和有效落實。除此之外，安全問題已經(jīng)成為電力系統(tǒng)電子檔案管理工作的關(guān)注重點，一旦黑客及病毒入侵，檔案管理系統(tǒng)隨時面臨崩潰的危險，因此，應該在如何保證數(shù)據(jù)庫安全方面加大投入，使電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)固若金湯。要加強網(wǎng)絡信息化部門與檔案管理部門的交流合作，通過利用網(wǎng)絡部門的信息化技術(shù)，加快檔案部門的數(shù)據(jù)庫建設，以此進一步提升檔案部門的服務水平。

（四）規(guī)范建檔標準，加強電子檔案的共享和利用。

電力系統(tǒng)內(nèi)部各部門要制定統(tǒng)一的電子檔案歸檔標準，建立嚴格的編碼格式，便于各部門之間檔案文件的檢索和傳輸，同時也可以切實提高檔案信息的實效性。其次，在電子檔案建檔標準統(tǒng)一的基礎上，電力系統(tǒng)可以建立統(tǒng)一的電子數(shù)字化檔案館，其可以整合系統(tǒng)內(nèi)部的檔案信息和數(shù)據(jù)資源，加強各企業(yè)之間的數(shù)據(jù)共享和交流，利用電子檔案共享的資源平臺，電力系統(tǒng)各企業(yè)之間可以加強信息交換，以此增強檔案工作方法的研究意識，為電力企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展貢獻及時、準確、全面的第一手資料。電力系統(tǒng)內(nèi)部要實行檔案工作統(tǒng)一控制，以此確保從電子檔案的建立到分享等環(huán)節(jié)在同一的制度和條件下運行。電力系統(tǒng)內(nèi)部各企業(yè)之間要建立統(tǒng)一的檔案管理權(quán)限制度，實行由上而下垂直的使用權(quán)限制度，這樣有利于各部分之間的資源共享和管理人員的業(yè)務交流。

三、結(jié)束語

總之，電子檔案管理工作是一門具有長遠發(fā)展前景的學問，做好電子檔案管理工作也是一個循序漸進以及不斷探究的過程。作為電子檔案管理工作人員，要不斷提升自身素質(zhì)和水平，不斷發(fā)現(xiàn)工作中所存在的問題，探索解決問題的對策和方案。同時作為電力企業(yè)，要不斷完善電子檔案管理制度，切實有效加強管理投入，高度重視檔案管理工作，促進電力系統(tǒng)中電子檔案管理工作效率的提升。

【參考文獻】

[1]王艷芳,安麗娟.高校電子檔案開發(fā)利用存在的問題與對策[J].城市建設理論研究(電子版),2014(8).

[2]文杰.論新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].青春歲月,2014(10)．

電子檔案管理方法范文第2篇

［關(guān)鍵詞］單位；檔案管理；現(xiàn)代化；電子化

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2016.10.113［中圖分類號］G275［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2016）10-0162-02

在信息技術(shù)迅速發(fā)展的情況下，檔案管理工作也需要逐漸實現(xiàn)信息化發(fā)展路徑。我國單位檔案管理工作均面臨重要的改革問題，對于單位檔案管理人員來講，必須結(jié)合當前時展需求，創(chuàng)新檔案管理方式，最大化地實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展。

1檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展的必要性

檔案中詳細記錄著單位的日常工作，對于單位工作效率及工作總結(jié)具有重要作用，因此，檔案管理也是一項重要管理任務。所以如果能夠顯著提高檔案管理水平，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展，則能夠顯著提高檔案管理質(zhì)量及管理工作效率。對于檔案管理來說，也將逐漸脫離傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介。電子檔案更有助于收集及存儲信息，顯著降低信息存儲占據(jù)的物理空間。在檔案處理及選擇過程中，電子檔案能夠顯著提高檔案處理的便捷性。隨時可以從電子設備上將電子檔案抽調(diào)出來，并能及時依照實際工作需求，選擇相應功能鍵從而選擇信息，有效實現(xiàn)大批量數(shù)據(jù)的有效處理。電子檔案的應用能夠顯著提高信息選擇及存儲的準確性。最后還能隨時進行電子檔案信息處理及數(shù)據(jù)修改，和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比具有一定便捷性。

2我國單位檔案管理中的弊端

我國當前的檔案管理普遍采用的是傳統(tǒng)管理方案方法，檔案管理現(xiàn)代化及電子化發(fā)展存在較多弊端。首先，檔案管理不夠規(guī)范，例如，工作人員在處理電子檔案過程中，由于電子檔案體積小、攜帶方便，導致工作人員忽視檔案信息安全性，檔案管理工作存在較大隨意性，加大了檔案信息遺失及泄漏風險。還有些工作人員只會上傳檔案，不能有效掌握檔案信息管理及重要數(shù)據(jù)備份管理技能，一旦電子設備發(fā)生故障將直接導致檔案信息丟失，給單位帶來嚴重損失。從這一點上來看，提高檔案管理人員業(yè)務水平和綜合素質(zhì)具有重要意義，要不斷強化工作人員業(yè)務培養(yǎng)，提高工作人員檔案信息管理意識，加大對檔案丟失及信息泄露防范的重視度。以上重點分析的是電子檔案安全問題，其原因主要是檔案管理工作人員工作疏忽所致，另外還有一個原因則是技術(shù)問題。一些單位不能與時俱進，電子存儲設備更新速度慢，因此容易出現(xiàn)電子檔案存儲破壞問題及各種故障。有些單位電腦本身的配置比較低，信息處理速度較慢，影響電子檔案信息處理的工作效率。另外，如果在計算機應用中，沒有及時更新軟件，也會導致檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)各種各樣的錯誤，影響檔案管理質(zhì)量。針對電子檔案管理中存在的各種問題，一方面需要提高管理人員的安全意識，另一方面需要加強電子檔案的設備管理，及時更新相應設備，提高電子檔案信息處理的速度及管理質(zhì)量。

3單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展策略

信息技術(shù)已經(jīng)成為現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展的重要工具之一，基于當前經(jīng)濟發(fā)展需求必須改善傳統(tǒng)的檔案管理方式，提高檔案管理質(zhì)量及效率，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展路徑，促進單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。

3.1建立健全檔案管理制度，提升工作人員專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)及學習能力具有差異，在培訓及教育工作中需要因材施教，可以針對檔案管理工作人員實際情況開展多層次、多渠道的培訓工作，嚴格遵循學以致用的基本原則。對于單位來講，首先需要給管理工作人員提供學習機會，提高工作人員的專業(yè)技能及綜合素質(zhì)。同時在工作人員技能培訓中，要最大化地學習新理論及新技術(shù)，并積極改善工作人員的傳統(tǒng)理念，引導工作人員接受最新技術(shù)及管理理念。對于單位來講，則需要實現(xiàn)自身管理水平及手段的改革，首先要構(gòu)建完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的具體工作，并落實相關(guān)責任，確保工作人員能夠高質(zhì)量完成檔案管理工作。另外，要加大培訓力度，定期考核工作人員的綜合素質(zhì)及專業(yè)技能，確保檔案管理人員能夠明確認識到電子檔案的重要性，掌握相應管理技能，促進電子檔案管理的發(fā)展。檔案管理工作不僅涉及管理的專業(yè)知識，還涉及很多其他學科知識，如哲學、歷史學以及心理學等知識，因此，在培訓過程中不僅要重視對工作人員的管理專業(yè)知識培訓，還要注重對其他學科知識的攝取，促進其知識面的更新。另外，新形勢下培訓的重點應該是加強工作人員科技知識學習。隨著計算機技術(shù)運用到檔案管理工作中，對工作人員的技術(shù)水平有了很高的要求，很多人甚至連電腦都不能熟練運用，難以滿足新形勢下檔案管理工作的要求，因此，必須加強培訓，為檔案管理工作提供保障。

3.2通過計算機管理檔案資料庫房

在檔案資料管理中，可以加大計算機技術(shù)應用，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化。不斷完善基層單位檔案管理制度，加大計算機技術(shù)在庫房資料管理中的應用，以提高檔案保存管理工作效率，提高資料庫房管理的安全性。

3.3實現(xiàn)檔案保存和查詢的電子化和現(xiàn)代化

在信息化及網(wǎng)絡技術(shù)發(fā)展進程中，檔案管理工作既面臨巨大挑戰(zhàn)，同時也增加了發(fā)展機遇。傳統(tǒng)的手寫檔案已無法滿足時代需求，在日益增長的檔案信息管理中，必須加大現(xiàn)代技術(shù)應用，加快檔案管理現(xiàn)代化及電子化發(fā)展。檔案管理工作本身專業(yè)性較強，對于工作人員來講需要具備相應的現(xiàn)代化管理技能，再加上相應的綜合素質(zhì)，才能提高檔案管理質(zhì)量。檔案管理十分繁雜，勞動強度大，加之檔案數(shù)量越來越多，工作人員面臨著很大壓力，而應用計算機等現(xiàn)代化技術(shù)手段則能有效提高檔案工作效率，節(jié)省人力、物力資源，節(jié)約時間。其信息化和智能化的特點，能有效減少工作人員的手工操作，充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，使整個檔案管理工作變得更加系統(tǒng)化和條理化，促進資源的合理利用，提高檔案管理工作效率，并使檔案管理工作更加安全。計算機技術(shù)的廣泛應用，使手工錄入和查詢均實現(xiàn)了電子化發(fā)展。在檔案錄入過程中，首先管理人員要整理檔案內(nèi)容，確定無誤后即可錄入，并對其實施統(tǒng)一保存。傳統(tǒng)的檔案文檔在錄入過程中被轉(zhuǎn)化為電子形式，便于保存，同時還能提高檔案資料的查詢速度。

3.4構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)

在檔案管理工作中，想要有效實現(xiàn)其工作的現(xiàn)代化及電子化轉(zhuǎn)變，必須構(gòu)建專業(yè)的網(wǎng)絡管理系統(tǒng)。這不但能提高檔案管理工作效率，同時還能實現(xiàn)檔案信息管理的信息化發(fā)展。在現(xiàn)代科技發(fā)展進程中，管理技術(shù)的動態(tài)化發(fā)展，進一步促進了檔案管理工作的不斷創(chuàng)新。

4結(jié)語

單位需要對自身的檔案管理方式進行不斷優(yōu)化，以滿足時展需求，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化，有效開展基層單位檔案管理工作，為單位的其他工作打下堅實基礎。本文在闡述單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化的內(nèi)涵及要求的基礎上，分析當前單位檔案管理存在的弊端，并提出相應的解決辦法，以供參考。

主要參考文獻

［1］葛影.淺議事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化［J］.中國市場,2015(28).［2］朱藝.淺議事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化［J］.才智,2014(36).

［3］李麗鑫.淺談事業(yè)單位檔案管理的電子化建設［J］.城市建設理論研究,2015(21).

［4］邊俊士,張偉.醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀分析［J］.中國當代醫(yī)藥,2012(2).

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［6］李帥明.淺析電子檔案在現(xiàn)階段工程檔案管理中的應用［J］.商情,2011(44).

電子檔案管理方法范文第3篇

目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免風險的措施

提前預防，在風險還沒有出現(xiàn)的時候就進行遏制是規(guī)避風險最有效的方式，也是最經(jīng)濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：

1.積極引進最新技術(shù)。計算機在工作過程中要同時結(jié)合多種措施，而規(guī)避風險的最好的辦法就是引進新的技術(shù)，新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術(shù)人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。

3.及時消除風險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網(wǎng)絡的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構(gòu)來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。

4.及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。二、緩解風險的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解?目前，許多企業(yè)開始利用風險轉(zhuǎn)移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調(diào)的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關(guān)鍵的。

三、分散風險的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風險的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實質(zhì)上是一種風險的分散，即把風險轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉(zhuǎn)移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構(gòu)、或者與提供商簽署服務合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進，創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡供應商互相協(xié)調(diào)，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調(diào)的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。

四、評估風險的措施

電子檔案管理方法范文第4篇

關(guān)鍵詞：環(huán)境檔案管理 電子化 信息化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2013）09-0013-01

環(huán)境檔案管理是一項涉及多學科多領域的工作，它需要一定的技術(shù)基礎。環(huán)境檔案管理的對象就是在環(huán)保過程中所產(chǎn)生的真實材料，這些專業(yè)活動包括環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測、環(huán)境污染和防治、環(huán)境監(jiān)理、環(huán)境科技環(huán)境法制及環(huán)境研究。

一、目前環(huán)境檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

1.傳統(tǒng)的環(huán)境檔案管理方法

檔案管理工作的綜合性較強，檔案管理員的工作量一般都比較大，需要有很好的耐心和細心的工作態(tài)度。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要就是檔案的收集和分類工作，管理員首先需要把環(huán)保科技檔案可以分為以下八類：環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測、環(huán)境污染和防治、環(huán)境監(jiān)理、環(huán)境科學研究、環(huán)境工程與基本建設、儀器設備與環(huán)境標準、計量；然后按系統(tǒng)的方法將檔案迅速地整理好，并以適當?shù)姆椒ū４?，防治紙質(zhì)檔案發(fā)生霉變、長蟲、發(fā)霉、遺失等問題

2.電子文檔管理方式不受重視

使用電子文檔來保存信息不僅可以節(jié)省大量的紙質(zhì)資源，還能提高信息的安全性與完整性；但是這種方式需要更多的技術(shù)投入，必須以一定的計算機設備為基礎，對檔案管理人員的管理要求、技術(shù)要求也更高，工作量也增大。在實現(xiàn)環(huán)境檔案管理電子化信息化的過程中還存在以下問題：首先，硬件設備和軟件設備不能達到要求，缺少資金投入和技術(shù)支持；其次，檔案管理人員的技術(shù)水平落后，尤其是缺少專業(yè)的計算機操作技能。因此，要實現(xiàn)環(huán)境檔案管理的電子化和信息化不僅需要政府的資金和技術(shù)投入，也需要加大對管理人員的培訓。

3.當前我國環(huán)境檔案管理存在的問題

一方面，我國環(huán)境檔案管理體系沒有保障機制，表現(xiàn)為既沒有專門的環(huán)境檔案管理準則、標準，即使在與檔案管理相關(guān)的法律中也很少有涉及環(huán)境檔案管理的條例，也沒有環(huán)境檔案和信息披露的制度和規(guī)范，對信息披露的范圍、內(nèi)容、形式都沒有統(tǒng)一的規(guī)定。另一方面，從技術(shù)層面來看我國還沒有建立完整的環(huán)境檔案管理技術(shù)體系，沒有統(tǒng)一的技術(shù)標準。

二、環(huán)境檔案管理電子化信息化的特點和方式

1.環(huán)境檔案管理電子化信息化的特點

環(huán)境檔案管理電子化信息化就是以電子文檔來儲存所要管理的信息，電子文件是以光盤、磁盤等為載體，與紙質(zhì)文檔相比，它有以下特點：電子文檔離不開現(xiàn)代辦公設備的支持，最主要的設備即計算機；通過這些現(xiàn)代化的設備可以實現(xiàn)文檔信息快速、便捷的共享，不會有任何時間和地域的限制；通過這些設備也可以快速地對信息進行修改或補充；電子文件的保存環(huán)境沒有紙質(zhì)文檔的保存環(huán)境要求高，只要這些設備不發(fā)生損壞即可。

2.電子文件歸檔的方式

要把電子文件歸檔，目前一般使用的方法是將文件保存在磁盤上，也可以通過互聯(lián)網(wǎng)移交檔案。以保存在磁盤上的方式來歸檔看起來文檔的保存期可以無限長，但實際上磁盤很容易受到損壞，對電子文檔產(chǎn)生很大的安全威脅，而一旦電子文檔受到破壞，要恢復起來難度很大，甚至不可能。所以，采用這種方式首先就要保障電子文檔的安全性，保證文檔內(nèi)的信息不回丟失，可以通過采取文件備份的方法解決該問題，但這又會使存儲磁盤的數(shù)量增多，管理人員的工作量也會增大。所以最佳的歸檔方式之一是通過網(wǎng)絡版辦公自動化管理系統(tǒng)歸檔，這種方式是讓辦公室與信息部門合作，由辦公室統(tǒng)籌管理工作，而信息部門依靠其技術(shù)設備及人才條件負責電子文件歸檔并負責保證其安全。當然最好的方式還是把兩種方式同時使用，做好網(wǎng)絡存貯的同時把文件存入光盤。

三、實現(xiàn)環(huán)境檔案管理電子化和信息化的必要性

檔案管理方式的電子化與信息化已經(jīng)成為信息時代的大勢所趨，環(huán)境檔案管理也不例外。

1.環(huán)境檔案管理電子化和信息化可改善檔案管理工作

電子化和信息化可以打破檔案利用的種種局限，特別是時間限制和地域限制，使檔案管理可以與全國甚至全世界接軌，檔案管理部門能獲得更多的支持，使檔案管理部門由封閉走向開放。檔案管理職能不僅局限于檔案的收集、整理與保管，信息化和電子化使得其職能擴展到信息采集、管理和服務，最終實現(xiàn)信息資源的合理配置、科學管理。

2.環(huán)境檔案管理電子化和信息化是形勢發(fā)展的需求

21世紀是信息化高速發(fā)展的時代，人類的每項工作都離不開高科技的支持，環(huán)境檔案管理也不例外。環(huán)境檔案管理要管理的檔案文件通常有上百萬件，這些文件都是一個地區(qū)或國家珍貴的信息資源庫，檔案管理的意義就在于要讓這些資源得到各級領導和普通群眾的充分利用，充分實現(xiàn)資源共享，為國民經(jīng)濟發(fā)展及環(huán)境保護服務。近年來，環(huán)境檔案管理電子化信息化的趨勢越來越明顯，檔案載體已經(jīng)大部分被光盤、磁盤取代，隨之也產(chǎn)生了一系列檔案管理的問題，例如電子檔案的收集、保管、保護和利用問題，要解決這些問題就要加快檔案管理電子化信息化的建設。

3.環(huán)境檔案管理電子化和信息化是社會的強烈需求

在競爭越來越激烈的當今社會，人們的世界觀念越來越強，對工作效率的要求越來越高，領導在做決策時也要做到迅速、準確，職能部門的工作對數(shù)據(jù)也要求及時、準確，社會大眾對檔案信息的需求量也在增加，尤其是隨著環(huán)保意識的加強，人們對環(huán)境檔案信息的需求明顯增大。面對這些群體，檔案管理部門只有以最全、最新、最直接、最方便的方式提供信息才能滿足達到要求，這就迫使檔案管理部門改變傳統(tǒng)的管理方式，利用現(xiàn)代化的技術(shù)提供多功能而快捷的服務。

四、結(jié)語

傳統(tǒng)的環(huán)境檔案的紙質(zhì)管理方法已經(jīng)不再適合現(xiàn)當代對于檔案管理的要求，電子化信息化的今天，環(huán)境檔案管理由紙質(zhì)管理方法轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒芾硎潜厝悔厔荩挥许槕獣r代潮流利用現(xiàn)代化的技術(shù)提供更舒適的服務，才能讓環(huán)境檔案的管理和使用更加安全更有效率。

參考文獻

[1]趙潔，檔案管理信息電子化問題研究，神州，2013（01）.

電子檔案管理方法范文第5篇

檔案管理，即企業(yè)相關(guān)部門對檔案信息與檔案實體進行收集、整理、保管、堅定、統(tǒng)計并為企業(yè)正常運營提供利用服務的各項工作的總稱。檔案管理伴隨著企業(yè)創(chuàng)建、發(fā)展的全過程，是企業(yè)興衰的見證者，對企業(yè)的發(fā)展起著重要的借鑒作用。因此，加強檔案管理工作是煙草企業(yè)長遠發(fā)展的必然選擇。進入21世紀以來，我國加強了對煙草檔案管理工作的建設力度，確定了協(xié)調(diào)關(guān)系、加強宣傳、整合資源、積極參與的發(fā)展模式，堅持國家利益與消費者利益至上的雙重任務，為創(chuàng)建和諧煙草企業(yè)不斷努力。目前，我國煙草按企業(yè)檔案管理水平有了顯著的提升，逐漸規(guī)范化，在企業(yè)文化建設中也發(fā)揮了巨大的作用。但是，客觀來講，我國煙草檔案管理工作依然存在嚴重的問題，尤其是在管理方法與管理理念方面亟待完善。

2 煙草企業(yè)檔案管理中存在的問題及相應措施

2.1 檔案管理機構(gòu)

據(jù)調(diào)查研究顯示，目前我國煙草企業(yè)的檔案管理機構(gòu)還不夠健全，嚴重的影響了檔案管理水平的提升。首先，我國大多數(shù)煙草企業(yè)缺乏檔案管理意識，不重視檔案管理工作，在檔案管理方面十分隨意。其次，很多煙草企業(yè)缺乏專門的機構(gòu)對企業(yè)檔案進行管理，因此管理制度也不夠健全，嚴重的影響了檔案管理水平。此外，煙草企業(yè)檔案管理人員調(diào)動較大，使得檔案管理工作時常中斷，嚴重的會造成?n案信息丟失，數(shù)據(jù)收錄錯誤等問題。因此，我國煙草企業(yè)應該積極樹立正確的檔案管理意識，建立健全檔案管理機構(gòu)和相應的制度，確保管理人員到位。而且，煙草企業(yè)還應該定期對檔案管理人員進行培訓與考核，提高其工作技能，從而提高檔案管理的質(zhì)量，促進煙草企業(yè)的健康快速發(fā)展。

2.2 檔案管理設備

眾所周知，檔案管理工作十分復雜，收集處理的信息量龐大，因此，先進的設備儀器是提高檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。但是，目前我國煙草企業(yè)的檔案管理設備普遍陳舊、落后，沒有充分利用網(wǎng)絡信息技術(shù)。比如，相關(guān)工作人員反應，由于目前檔案管理大多局限于手工作業(yè)，因此檔案信息不能實現(xiàn)資源共享，這為檔案的整理工作也帶來了不必要的麻煩。而且手工工作模式使得檔案管理工作缺乏綜合處理能力，影響了檔案的參考價值。因此，我國煙草企業(yè)應該加大對檔案管理工作的支持力度，積極引進先進的管理設備，利用網(wǎng)絡信息技術(shù)建立企業(yè)的電子檔案聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)檔案資源的共享，充分發(fā)揮其價值。比如，建立電子檔案室，培養(yǎng)高素質(zhì)的網(wǎng)絡信息技術(shù)人才，創(chuàng)建企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，促進檔案管理模式向現(xiàn)代化發(fā)展。

2.3 檔案管理理念

目前我國企業(yè)檔案管理理念依然傳統(tǒng)落后，在檔案管理過程中僅僅是走個形式，沒有真正的認識到檔案管理的價值。檔案管理不僅僅是記錄企業(yè)成長發(fā)展歷程的資料，更是企業(yè)文化建設的瑰寶。因此，我國企業(yè)應該認識到檔案管理的重要作用，不斷創(chuàng)新服務理念，從檔案中提煉出企業(yè)文化建設的核心元素，從而進一步凝聚全體員工的力量，共同促進企業(yè)的發(fā)展。而且，在煙草企業(yè)檔案管理過程中，要遵守“建立、管理、功用”的管理步驟，將重點置于“功用”，盡量發(fā)揮檔案管理的作用。比如，提供重要數(shù)據(jù)、維護企業(yè)權(quán)益、提煉文化信仰、推動民主建設等等。

2.4 檔案管理方法

檔案管理方法的科學與否直接決定著檔案管理的質(zhì)量。目前，我國煙草企業(yè)檔案管理的方法存在很多問題，不僅形式單一，而且不夠科學，嚴重的影響了工作效率與質(zhì)量。比如，我國煙草企業(yè)在檔案管理中借閱丟失、材料損壞的現(xiàn)象十分普遍，嚴重的影響了檔案的完整性。因此，我國在煙草企業(yè)應該不斷的完善檔案管理方法，提高管理質(zhì)量。首先，豐富檔案的種類，利用電子信息檔案儲量大、保存便捷的特點對檔案進行備份，防止損壞、丟失。其次，采用科學的分類歸納法，根據(jù)時間段和檔案類型進行整理，并錄入檔子檔案中，方便工作人員上網(wǎng)查閱。此外，完善紙質(zhì)檔案借閱制度，對不可備份檔案進行專門的保護，進一步保證檔案資料的安全。與此同時，不斷完善檔案管理的考核制度，并且定期對檔案管理設備儀器進行保養(yǎng)維修，從而保證檔案管理工作的正常進行。