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電子檔案管理細(xì)則范文第1篇

1 檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1.1 信息來源分散復(fù)雜

檔案資料通常來源較為分散，難免出現(xiàn)各個相關(guān)單位或管理部門移交的檔案文件出現(xiàn)重疊的情況，在同一主題下的資料整理出現(xiàn)大量無差異化的信息。因此，對于繁雜冗余的大量檔案資料，進(jìn)行科學(xué)的篩選、管理，合理的對具有重要價值的信息進(jìn)行選擇、發(fā)掘，就成為了一項(xiàng)重要課題。通常情況下，囿于傳統(tǒng)檔案人工處理方式的效率限制，檔案信息的篩選和挖掘過程繁瑣、主觀性強(qiáng)，浪費(fèi)大量人力物力。

1.2 檔案管理模式陳舊滯后

隨著經(jīng)濟(jì)社會的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足信息化時代的需要。過去的檔案管理制度對檔案移交、文件信息匯集、資料報送等操作要求周期長、操作滯后，造成檔案信息老化、價值缺失、資料不全甚至無據(jù)可查，難以保障當(dāng)前對檔案信息的現(xiàn)實(shí)需要。

近年來，國家大力推進(jìn)信息化辦公進(jìn)程，然而在部分檔案管理部門，仍然沿用傳統(tǒng)的手工檔案管理模式。檔案管理軟硬件設(shè)施不足，檔案管理流程繁復(fù)，造成檔案信息服務(wù)效率低下。

1.3 人員心態(tài)亟待轉(zhuǎn)變

在大力推動檔案信息化建設(shè)的新形勢下，檔案管理人員的心態(tài)亟待轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案管理單位主動性較低，部分管理人員服務(wù)意識差，工作缺乏熱情和責(zé)任感，難以在實(shí)際工作中樹立正確的工作態(tài)度，無法真正積極的投入到工作當(dāng)中。很多檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識，怠于緊跟政策步伐、積極學(xué)習(xí)新的技能。一些檔案管理人員甚至在工作中逃避責(zé)任、消極工作，難以很好的端正服務(wù)心態(tài)。這些思想上、專業(yè)技能上出現(xiàn)的心態(tài)問題，影響了檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作的順利開展。

2 檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢

2.1 提高資源利用率和工作效率

檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今形勢的需要，也是檔案管理的必然趨勢。檔案資料涉及的所需信息來源廣泛、文件內(nèi)容復(fù)雜、檔案管理過程復(fù)雜繁瑣，建設(shè)信息化的檔案管理系統(tǒng)能夠節(jié)省大量的人力和物力資源。傳統(tǒng)的檔案收集、整理以及信息服務(wù)，都需要人工方式進(jìn)行處理。在繁雜冗余的檔案文件中，重疊文件、重復(fù)資源、需更新信息等等，時刻需要耗費(fèi)人力進(jìn)行及時處理，不僅工作量巨大，還極容易出現(xiàn)各種各樣的疏漏或問題。將檔案資料轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，引入自動化辦公流程，建立電子檔案管理機(jī)制，能夠彌傳統(tǒng)人工檔案管理方式的缺陷。所有檔案資料錄入至電子檔案管理系統(tǒng)后，直接通過軟件操作進(jìn)行篩選、整理，檔案管理工作完全可以依靠計算機(jī)進(jìn)行操作，且歸檔清晰明確，整理方便快捷，大大的提高了資源利用率以及檔案管理的工作效率。

2.2 簡化操作環(huán)節(jié)，有利于服務(wù)質(zhì)量的提升

信息化檔案管理系統(tǒng)有助于簡化傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的相關(guān)環(huán)節(jié)，為檔案使用者提供便利，從而提升檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案借閱管理操作復(fù)雜、過程繁瑣，往往造成檔案使用者的種種不便，影響檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量。在信息化的檔案管理背景下，檔案使用者可以省卻大量中間環(huán)節(jié)，無須各種手續(xù)、證明借閱所需電子檔案，還可以通過網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)對所需信息進(jìn)行獲取，極大的縮減了辦事環(huán)節(jié)。

3 檔案信息化管理方法

3.1 健全檔案管理機(jī)制

檔案管理工作機(jī)制的健全，是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的重中之重，決定著檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)方向。首先，要保障檔案管理制度與實(shí)際工作運(yùn)行條例的建立和健全。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)在建設(shè)信息化管理系統(tǒng)的同時，制定相應(yīng)的電子管理制度，與其他信息化管理?xiàng)l例共同執(zhí)行，保障檔案管理各個環(huán)節(jié)的政策落實(shí)。同時，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)各部門的組織配合，形成部門之間的協(xié)調(diào)聯(lián)動，積極應(yīng)對電子檔案管理的新形式，主動提出問題、發(fā)現(xiàn)問題，共同解決問題。對電子檔案文件應(yīng)制定新的政策細(xì)則，以解決可能出現(xiàn)的各種新情況。最后，有關(guān)檔案管理信息化建設(shè)方面的績效評估機(jī)制應(yīng)當(dāng)予以加強(qiáng)，有意識的提高信息化建設(shè)方面所占的績效比例，以鼓勵檔案管理信息化建設(shè)的積極推進(jìn)。

3.2 提高管理人員素質(zhì)

檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)，意味著對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與思想水平要求的提高。檔案管理人員必須認(rèn)清形勢、擺正心態(tài)，夯實(shí)檔案管理的專業(yè)知識。同時，信息化檔案系統(tǒng)的建立，意味著需要管理人員具備對新設(shè)備、新技能掌握。檔案人員應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)相關(guān)的軟硬件操作方式，熟練把握新的工作流程；深入鉆研電子檔案管理系統(tǒng)的各種操作和調(diào)試，為信息化建設(shè)的不斷改革和提高提出建議；對管理制度和相關(guān)政策的建立和改革有所了解，將工作細(xì)則落實(shí)到切實(shí)操作中。

加強(qiáng)管理人員的思想教育，提高管理人員在工作中的責(zé)任感和服務(wù)熱情。?魍車牡蛋腹芾砉ぷ髦校?更加側(cè)重于檔案的保管而非檔案信息的服務(wù)。隨著檔案管理信息化的建設(shè)，在檔案管理工作中的文件資料搜集、整理等工作量減輕，紙質(zhì)檔案資料的管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案資源的系統(tǒng)管理，檔案信息的服務(wù)變得更加重要。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動服務(wù)意識，加強(qiáng)自身思想水平的提高，培養(yǎng)主動熱情的服務(wù)精神。

3.3 加快數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程

檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)是保障檔案信息建設(shè)的基礎(chǔ)。只有加快檔案管理的數(shù)字化程度，彩能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化建設(shè)所要求的檔案資源共享和檔案資料電子化。首先，應(yīng)當(dāng)提高檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度，為具體工作的開展制定相應(yīng)的計劃方案，同時建立相關(guān)監(jiān)督監(jiān)管制度。其次，對紙質(zhì)檔案資料的有效錄入和數(shù)據(jù)上傳效率應(yīng)有所提升，保障數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。同時對相關(guān)電子管理系統(tǒng)予以升級優(yōu)化，在后臺管理和用戶使用上使其更加友好便捷。將紙質(zhì)檔案的管理與電子檔案管理并重，完善二者結(jié)合管理、相互保障的相關(guān)機(jī)制。最后，在資源共享上加大力度，各檔案管理部分相互配合實(shí)施聯(lián)動，在嚴(yán)格遵守國家相關(guān)制度的基礎(chǔ)，共同建立數(shù)字化檔案資源與管理系統(tǒng)，為檔案信息化建設(shè)做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

電子檔案管理細(xì)則范文第2篇

1 當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的問題

目前在人事檔案管理工作中依然存在著一些問題，只有勇于發(fā)現(xiàn)問題、思考問題，才能真正解決問題，發(fā)揮人事檔案管理工作應(yīng)有的作用。當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的問題，集中體現(xiàn)在一下幾個方面：

1.1 模式陳舊，信息化建設(shè)不夠完善

隨著國家信息化建設(shè)不斷推進(jìn)，網(wǎng)絡(luò)信息化越來越多的應(yīng)用在了政府工作的各個方面，極大的提高的工作效率與綜合水平。然而由于各方面原因，在人事檔案管理中仍有部分人才中心依然沿用傳統(tǒng)檔案管理模式，分類歸檔簡單固化、管理操作模式陳舊，難以適應(yīng)當(dāng)前快速發(fā)展的電子信息化節(jié)奏，造成了檔案信息查找速度慢、效率低的問題。另外存在的信息分類方式不精細(xì)的問題，造成了信息查詢繁瑣緩慢，難以及時快速的提供信息服務(wù)。

在社會發(fā)展的新形勢下，人事檔案管理的信息化建設(shè)仍有很多方面有待完善，具體工作實(shí)踐中仍然存在著亟待解決的諸多問題。例如硬件設(shè)備與資金的短缺，相關(guān)信息化軟件的使用及操作培訓(xùn)不足，檔案管理人員對新知識、新技能的學(xué)習(xí)和掌握有待加強(qiáng)，新形勢下一些規(guī)劃和制度有待改革完善，等等。這些因素制約著檔案管理的信息化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)予以重視。

1.2 缺乏監(jiān)管，管理制度有待健全

人事檔案管理工作涉及到的信息資料繁多，工作內(nèi)容復(fù)雜繁瑣，容易在管理工作中出現(xiàn)操作疏漏、流程不規(guī)范等問題。一旦在工作環(huán)節(jié)中忽視規(guī)章制度，消極對待檔案管理，就會影響檔案管理工作的有效進(jìn)行，造成嚴(yán)重后果。

現(xiàn)有管理制度中，缺乏細(xì)致的監(jiān)管細(xì)則，未能形成完善的監(jiān)督系統(tǒng)，影響對人事檔案管理工作的有效監(jiān)查，導(dǎo)致了具體檔案管理人員在具體工作中的疏漏與懈怠。在管理制度中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對人事檔案管理工作的監(jiān)督審核制度，以具體的規(guī)章細(xì)則保障檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。同時，現(xiàn)有管理制度中對新形式下工作中出現(xiàn)的一些新變化、新問題，尚缺乏相應(yīng)的規(guī)定和細(xì)則，制約了人事檔案管理工作的繼續(xù)發(fā)展。

1.3 思想懈怠，管理人員專業(yè)性差

在人事檔案管理工作中，部分管理人員思想覺悟不高，對人事檔案管理工作缺乏熱情，不能緊跟形勢積極認(rèn)識到自身存在的不足，從而影響了人事檔案管理工作的順利進(jìn)展。

少數(shù)管理人員對本職工作的缺乏責(zé)任感，對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為工作內(nèi)容枯燥機(jī)械，產(chǎn)生了消極懈怠的思想。在具體工作中就體現(xiàn)為工作態(tài)度不認(rèn)真，工作中待人接物缺乏人性化，對待檔案管理敷衍了事。一些管理人員缺乏相應(yīng)的人事檔案管理專業(yè)知識，不能在工作中嚴(yán)格要求自己，怠于學(xué)習(xí)相關(guān)理論知識、提升自身專業(yè)技能；有些管理人員思想保守，不愿意學(xué)習(xí)新技能、了解新事物，對信息化建設(shè)推進(jìn)中需要掌握的新的操作技能不重視，固守傳統(tǒng)老化的手工操作方。這些情況造成了部分管理人員在工作中難以適應(yīng)信息化人事檔案管理的要求，影響檔案歸納分類與信息服務(wù)的效率，弱化了檔案文件和資料的服務(wù)功能。

2 新形勢下人事檔案管理的優(yōu)化策略

2.1 創(chuàng)新模式，推進(jìn)信息化建設(shè)

人事檔案管理的信息化建設(shè)是新形勢下檔案管理工作的切實(shí)需要。保障檔案工作信息化建設(shè)的順利推行，能夠保障檔案管理的工作效率與檔案信息的準(zhǔn)確分類。

創(chuàng)新檔案管理模式、發(fā)展管理工作的信息化建設(shè)，首先是管理人員的心態(tài)轉(zhuǎn)變以及技術(shù)提高。檔案管理工作由傳統(tǒng)的手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒芾?，管理人員應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變心態(tài)，掌握相應(yīng)的軟硬件操作技能，從提高自身工作能力做起，推進(jìn)自動化辦公的進(jìn)程。其次，將檔案資料的電子信息錄入至計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)制定規(guī)范的操作細(xì)則，保障電子資料的準(zhǔn)確性和完整性；強(qiáng)化檔案電子信息的安全管理，對計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)中存儲的檔案資源?M行規(guī)范化存儲備份，保障信息安全性。

2.2 加強(qiáng)管理，鑒定、核查雙管齊下

人事檔案管理工作記載著個人經(jīng)歷及政治思想與各項(xiàng)成績等重要信息，是人才錄用和培養(yǎng)的重要參考依據(jù)。因此抓好檔案管理工作是關(guān)系著社會發(fā)展，企業(yè)進(jìn)步，個人提升的重中之重。

為解決目前存在的由于檔案工作疏失造成的檔案丟失、檔案損毀等現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)在管理中加強(qiáng)檔案的定期修復(fù)以及定期核查工作。強(qiáng)化管理人員的安全意識培養(yǎng)，對檔案資料及時核對復(fù)查，防止資料竊取問題；對于有變動的相關(guān)檔案信息要及時進(jìn)行跟進(jìn)和修正，保障檔案信息的可信性和真實(shí)性。通過制度規(guī)范和思想教育，提高管理人員責(zé)任心，將政策落實(shí)到實(shí)處，時時對檔案信息的分類管理進(jìn)行核查，保障相關(guān)類別信息的規(guī)范化收納整理，提高信息服務(wù)效率。

通過加強(qiáng)檔案鑒定工作，促進(jìn)檔案信息的有效歸納管理，提高檔案管理工作的時效。人事檔案管理信息復(fù)雜，工作內(nèi)容繁瑣，因此容易出現(xiàn)文件歸類不清的疏漏，造成后期的檔案調(diào)取、信息服務(wù)不便。通過檔案鑒定對檔案進(jìn)行精細(xì)分類歸納，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，滿足新形勢下人事檔案管理需求。

2.3 規(guī)范管理，加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)

制定規(guī)范化的管理制度，加強(qiáng)人員隊(duì)伍的思想教育和技能培訓(xùn)，對人事檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展具有積極作用。

檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，對人事檔案的收納、整理以及歸類等都具有及其重要的意義，保障了這些工作的順利完成。首先，檔案管理應(yīng)依據(jù)實(shí)施細(xì)則，精細(xì)化收集檔案資料，時時補(bǔ)充缺少的信息，不斷完善檔案內(nèi)容；其次不斷更新人事檔案資料，對已無效的檔案信息及時處理，確保人事檔案的準(zhǔn)確性和客觀性。

加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)，是進(jìn)一步提高人事檔案管理工作的必要環(huán)節(jié)。新形勢下，人事檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了新的變化。首先是檔案管理工作方式轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊k公操作，其次對于人事檔案管理的新的供求結(jié)構(gòu)形成，過去的被動服務(wù)應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時代潮流轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)。因此對于管理人員的培訓(xùn)，應(yīng)從思想教育入手，幫助管理人員樹立以人為本、人性化服務(wù)的工作意識；其次加強(qiáng)技能培訓(xùn)，通過授課學(xué)習(xí)、互助學(xué)習(xí)等多種方式提高管理人員的專業(yè)技能。

電子檔案管理細(xì)則范文第3篇

關(guān)鍵詞：檔案管理；電子化；路徑

中圖分類號：TD327.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-7712 （2013） 20-0000-01

隨著人們生活節(jié)奏的不斷加快、信息科技的不斷發(fā)展以及辦公條件日益自動化，使得檔案管理電子化已成為不可阻擋的趨勢。顧名思義，電子檔案是指將人們所需要記錄、保存的信息、內(nèi)容，以文字、圖表、數(shù)字、圖形等方式記錄在計算機(jī)上面，并將其制作成可供人們閱讀、傳輸以及處理的電子文件。但是，電子檔案并不是無懈可擊的，如果沒有做好十足的安全措施，它將很容易丟失、被篡改。因此，這也意味著電子檔案是不能夠完全的取代傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案在人們生活中的重要性。但是，電子檔案給人們生活和工作所帶來的便利性，卻是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不能替代的。下面本文從檔案管理電子化的現(xiàn)狀及相應(yīng)的解決對策談?wù)勛约旱目捶?，一方面希望起到拋磚引玉的作用，另一方面是希望更多的人能夠重視檔案管理的電子化，從而對其進(jìn)行研究，完善其缺陷，使其能夠更好地為人們的工作和生活服務(wù)。

一、檔案管理電子化的現(xiàn)狀及問題

（一）沒有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)

由于目前我國的檔案信息管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式?jīng)]有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，沒有建立數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，使得其在層次、規(guī)范上具有較大的差異性，從而導(dǎo)致其開發(fā)性、服務(wù)性和共享性較差，不能真正意義上的實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。

（二）缺乏通用性，不能對其進(jìn)行統(tǒng)一的信息管理

眾所周知，我國檔案管理電子化興起的時間還比較短，因此，還存在著較多的問題，其中缺乏通用性就是其存在的問題之一。同時，由于目前各公司和單位所使用的計算機(jī)型號、規(guī)格不統(tǒng)一，且檔案管理的軟件存在較大的差異，使得各公司之間的資源不能實(shí)現(xiàn)共享。而且，目前也沒有一個軟件能夠使其既能夠應(yīng)用于文件檢索，又能夠?qū)λ形臋n進(jìn)行統(tǒng)一的檔案信息管理。由于這一缺陷，給檔案的信息管理工作中的快速編輯帶來了巨大的困撓，也使得我國檔案管理的電子化發(fā)展受到了極大的阻礙，給其發(fā)展帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

（三）缺乏標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的檔案管理工作

檔案信息管理要想實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的電子化，就要先做好檔案管理工作，并使其標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。但是由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理不規(guī)范、檔案質(zhì)量不高，尤其是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性較差，因此，每個檔案管理系統(tǒng)只能根據(jù)自身的需求對其進(jìn)行歸納，從而使得檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

二、相應(yīng)的解決對策及路徑

（一）建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度

為了未來能夠更好地發(fā)展電子檔案管理制度，建立一個統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度將是目前的檔案管理工作的首要任務(wù)。為了建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度必須要做好以下幾個方面：首先，應(yīng)該規(guī)定一個統(tǒng)一的電子檔案制作、收集及歸納的標(biāo)準(zhǔn)，讓每一個需要進(jìn)行檔案管理工作的企業(yè)和單位都能夠有標(biāo)準(zhǔn)可依，從而按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理和工作；其次，要對所制作的電子檔案進(jìn)行整理、分類、歸納以及總結(jié)，使其能夠方便人們的使用和查詢；最后要安排專人對其進(jìn)行保管，以防其因工作的調(diào)整、計算機(jī)的損壞、工作的交移過程等原因而造成的檔案的丟失、遺漏、損壞、被篡改等問題，確保檔案資料的完整性。

（二）建立電子檔案的資源共享平臺

建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度的目的，是為了使電子檔案信息能夠更好地被人們所利用，能夠更好的進(jìn)行資源的共享。因此，建立電子檔案的資源共享平臺就成了目前電子檔案管理工作迫在眉睫、亟待解決的問題。例如，可以在單位內(nèi)部的局域網(wǎng)服務(wù)器上建立一個專門的區(qū)域，為電子檔案的共享提供平臺，并按部門或者檔案的類型對其進(jìn)行分類、整理，并按分類的結(jié)果編寫檔案目錄，把相關(guān)的檔案放在相應(yīng)的目錄之下，并對不同等級設(shè)置不同的訪問權(quán)限，在為查詢者提供便利、提高工作效率的同時，還能夠確保資源的安全性、準(zhǔn)確性及可靠性。

（三）加強(qiáng)對電子檔案管理人員的技術(shù)培養(yǎng)

對于當(dāng)前的電子檔案管理工作者主要有兩個來源，一是擁有專業(yè)計算機(jī)知識、技能的人才所擔(dān)任的，另一種是企事業(yè)單位現(xiàn)有的電子檔案管理人員。對于擁有專業(yè)計算機(jī)知識、技能的人才，一般需要單位從外部進(jìn)行招聘，并對其進(jìn)行相應(yīng)的短期培訓(xùn)，使其了解本企業(yè)單位的實(shí)際情況，并很好的適應(yīng)工作的需要；對于現(xiàn)有的電子檔案管理人員，要加大培訓(xùn)的投入力度，讓其能夠掌握系統(tǒng)、全面的電子檔案管理所需的基本知識、計算機(jī)知識等技能，從而解決電子檔案管理人員短缺的問題。

（四）做好硬件設(shè)施的維護(hù)、更新工作

由于科技的不斷進(jìn)步，計算機(jī)也在不斷地更新?lián)Q代，因此，對于電子檔案管理工作所依賴的計算機(jī)技術(shù)和軟件技術(shù)也要緊隨時代的腳步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件設(shè)施的維護(hù)和更新工作是相當(dāng)重要的。

隨著電子信息化的不斷發(fā)展，檔案管理電子化已成為未來辦公的必然趨勢，因?yàn)樗坏軌蛱岣吖ぷ餍?，減少人力、物力、財力的浪費(fèi)，還能大大的減少文獻(xiàn)再次加工的時間的浪費(fèi)，提高檔案信息的時效性，因此，可以說檔案的電子化對于我國的檔案管理工作意義重大，必須要加大對其的研究力度，使其能夠最大限度的為我國的檔案電子化帶來益處。

參考文獻(xiàn)：

[1]門偉麗.關(guān)于加強(qiáng)新形勢下檔案管理工作的思考[J].科技創(chuàng)業(yè)月刊，2010（08）.

電子檔案管理細(xì)則范文第4篇

關(guān)鍵詞：基層黨校；教務(wù)檔案；管理

黨校教務(wù)檔案是黨校校史的重要組成部分，是黨校工作業(yè)績的展示窗口，也是黨校開展教學(xué)、科研，提高教學(xué)質(zhì)量和實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的必備材料。隨著信息化時代的到來，如何更有效地運(yùn)用現(xiàn)代化手段管理教務(wù)檔案，則是新時期教務(wù)檔案管理的重點(diǎn)課題。

一、當(dāng)前教務(wù)檔案管理存在的問題

1.收集、管理不夠規(guī)范

目前，教務(wù)檔案的管理工作往往得不到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，工作人員對檔案管理工作也缺乏足夠認(rèn)識，各科室沒有專職的檔案管理人員，檔案材料收集不齊全、不規(guī)范，有些科室只重視紙質(zhì)檔案，而忽視其他介質(zhì)檔案。而且，隨著學(xué)校的發(fā)展，教學(xué)不再限于課堂講授，還廣泛開展了公開課，論文研討，下鄉(xiāng)調(diào)研，教學(xué)互動嘗試等活動，所形成的教學(xué)檔案數(shù)量增多，載體也日益多樣化。一些黨校所采用的仍然是傳統(tǒng)的檔案管理模式，即組卷、立卷、擬定標(biāo)題裝訂等等，工序多，操作難，工作量大。這種方式收集整理的檔案，其查準(zhǔn)率是可想而知的。

2.內(nèi)容缺乏系統(tǒng)性

開辦黨校的最終目的是進(jìn)行我黨理論和工作的宣傳以及對黨員進(jìn)行黨性知識教育，黨校教育的結(jié)果應(yīng)該被記錄在案并且形成系統(tǒng)，有助于黨校進(jìn)行教育總結(jié)。但是，現(xiàn)實(shí)的情況是有些班次的材料在辦班結(jié)束后沒有及時移交給檔案管理人員或因種種原因不慎丟失；有些教師科研成果，只報送論文題目，沒有按時把科研成果復(fù)印存檔，導(dǎo)致工作銜接不到位，造成科研成果丟失；有些黨員教育工作你開展得很好、效果也十分明顯，但是這些教育總結(jié)資料并沒有形成系統(tǒng)的檔案資料被保存下來。對檔案資料整理的缺乏直接導(dǎo)致黨校教務(wù)檔案不完整，沒有系統(tǒng)性，影響了教務(wù)檔案的質(zhì)量和利用價值。

3.信息缺乏共享性

保守秘密是檔案管理人員的神圣職責(zé)，黨校教務(wù)檔案中包含了大量黨校學(xué)員的個人信息，這些是必須加以保密的檔案內(nèi)容，但黨校教務(wù)檔案中也包含了很多可以被利用與其他黨務(wù)工作中的資料，例如對學(xué)習(xí)班教學(xué)效果的總結(jié)、黨校開辦過程中產(chǎn)生的問題及解決方法的探討等，這些資料如果能夠被有效利用，則可以有效提高黨校的辦學(xué)效率。但是，在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，黨校教育檔案工作存在重保輕用，利用不良的現(xiàn)象。對黨校教務(wù)信息的共享缺乏導(dǎo)致些弊端：首先，大多數(shù)教務(wù)檔案工作保密多，內(nèi)需利用多，對外交流共享少，有些重要的、有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，檔案管理工作的實(shí)際作用被抹殺了；其次，黨校教務(wù)檔案信息資源的開發(fā)利用始終處于原始、簡單的數(shù)據(jù)整理狀態(tài)，信息含量低、封閉，無法實(shí)現(xiàn)資源共享，也就無法與外校進(jìn)行有效交流，致使黨校教學(xué)本身的質(zhì)量遲遲得不到提高。

4.重要檔案沒有專人管理

黨校教務(wù)檔案不僅包括參加黨校學(xué)習(xí)的黨員和部分群眾的基本信息，還包括黨校學(xué)習(xí)班的教學(xué)具體內(nèi)容、教學(xué)實(shí)際過程和結(jié)果的總結(jié)，有些教學(xué)過程當(dāng)中出現(xiàn)的對教學(xué)內(nèi)容的分析和深度反思則體現(xiàn)在參與黨校學(xué)習(xí)人員的日常匯報和筆記中；教務(wù)工作人員的科研成果可能保存在各自的電腦上。因此，黨校教務(wù)檔案來源渠道很多，材料繁而雜，沒有指定專人管理，很難做到分類明確，歸檔有序。另外，沒有專人管理也使材料容易混雜，使得要找的材料不易找到。

5.缺乏現(xiàn)代化管理手段

檔案管理對我國各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展都具有極為重要的作用，因此，進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理成為我國檔案管理事業(yè)發(fā)展的主要趨勢之一?，F(xiàn)代化管理手段的應(yīng)用時基于檔案管理信息化的，這就要求檔案管理工作人員必須具備相應(yīng)的計算機(jī)文件處理能力和網(wǎng)絡(luò)化信息處理能力。但是，黨校教務(wù)檔案管理人員多是年齡較大的工作人員，這些工作人員計算機(jī)應(yīng)用水平普遍不高，較少參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，管理方面習(xí)慣于舊模式，以傳統(tǒng)的手工方式管理教務(wù)檔案，材料分類立卷裝訂，很少進(jìn)行檔案信息化處理，致使檔案提取和調(diào)用的效率很低。此外，黨校辦公系統(tǒng)的信息化建設(shè)中的應(yīng)用軟件缺少文檔一體化功能模塊，使檔案信息化工作進(jìn)展不順暢，沒有辦法對教務(wù)檔案實(shí)施徹底的現(xiàn)代化管理。

二、加強(qiáng)黨校教務(wù)檔案管理的對策

1.加強(qiáng)宣傳，提高領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識

教務(wù)檔案管理人員要抓住時機(jī)，加大宣傳力度，從而提高有關(guān)人員特別是領(lǐng)導(dǎo)同志的檔案意識，為做好檔案工作打下堅(jiān)實(shí)的思想基礎(chǔ)。能夠加強(qiáng)檔案管理宣傳力度的方式包括以下三點(diǎn)：第一，以提高檔案服務(wù)管理意識為基礎(chǔ)進(jìn)行檔案應(yīng)用性宣傳，從檔案管理工作的實(shí)際作用出發(fā)提升檔案管理意識；第二，去先進(jìn)單位觀察信息化檔案管理的好處；第三，進(jìn)行檔案管理服務(wù)改革。對檔案管理工作的重視則是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)，檔案管理工作重視與否，關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)，如我們市委黨校，就專門配備了一名檔案管理人員，還配備了計算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、鐵皮柜等。由于領(lǐng)導(dǎo)思想的重視，并從人力、物力上給予大力支持，使得該單位的檔案管理工作非常規(guī)范。

2.建章立制，規(guī)范教務(wù)檔案的收集整理制度

進(jìn)行黨校教務(wù)檔案信息化的第二個步驟，就是要對檔案管理工作進(jìn)行制度建設(shè)，以健全的檔案收集和整理制度作為檔案信息化建設(shè)的根本。黨校檔案管理工作部門需要做的是，在《檔案法》的基礎(chǔ)上，根據(jù)國家檔案局有關(guān)規(guī)定，結(jié)合新的管理方式，檔案網(wǎng)絡(luò)信息化的要求及學(xué)校當(dāng)前實(shí)際，制定和完善教務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。具體包括制定和完善教學(xué)檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)員學(xué)籍檔案、科研成果檔案、基層黨?；顒訖n案以及其他檔案管理實(shí)施細(xì)則，特別是要制定聲像檔案、電子檔案管理的實(shí)施細(xì)則，并對檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)做出具體規(guī)定，使檔案管理進(jìn)入規(guī)范化、制度化、程序化軌道。

3.更新觀念，努力實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案管理信息化

隨著電子政務(wù)在快速發(fā)展，各級立檔單位所產(chǎn)生的電子文件與電子檔案正逐步取代傳統(tǒng)載體的紙質(zhì)檔案，檔案是否有能力接收和安全保管越來越多的電子文件與電子檔案等新型載體檔案，已成為衡量檔案事業(yè)發(fā)展階段的新的標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息化勢在必行。這就要求學(xué)校的檔案工作者要更新理念，調(diào)整思路，切實(shí)領(lǐng)悟到教務(wù)檔案信息化對檔案管理工作的實(shí)際作用、觀察并了解到教務(wù)檔案的應(yīng)用對檔案信息化建設(shè)的迫切需求，從自身的檔案工作觀念更新出發(fā)，將將檔案管理的實(shí)際操作從手工建檔的工作中解脫出來，以“件”為單位整理教務(wù)檔案，利用計算機(jī)錄入教務(wù)檔案信息，建立教務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理和利用。

4.明確重點(diǎn)，指定專人收集重要檔案材料

要根據(jù)教務(wù)檔案的特點(diǎn)，明確各科室收集檔案材料的范圍，指定專人收集具有保存價值的重要檔案資料。如：①文件類：縣委、縣政府文件、上級文件以及學(xué)校制定的教學(xué)科研工作文件和實(shí)施方案等；②綜合類：教學(xué)通知、各科室工作計劃總結(jié)、教學(xué)工作會議材料等；③教學(xué)類：教學(xué)課程表、干部培訓(xùn)進(jìn)程表、考試安排、考核辦法等；④學(xué)籍類：各班次花名冊、成績單、結(jié)業(yè)證及畢業(yè)證書、學(xué)歷證書電子數(shù)據(jù)等；⑤教師業(yè)務(wù)類：本校教師以及外聘教師基本情況材料、考核情況、進(jìn)修情況、骨干教師的培養(yǎng)考核材料、教學(xué)評價、教學(xué)競賽和教學(xué)獎勵；⑥科研類：教學(xué)改革方案、下鄉(xiāng)下企業(yè)調(diào)研資料、教學(xué)評估和反饋、校際之間的交流材料、情況材料等；⑦教材類：征訂的教材、各類教學(xué)參考書、本校教師參與編寫的教學(xué)材料等；⑧其他類：主要包括電子檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、多媒體材料等，只有指定專人負(fù)責(zé)收集整理，才能使材料歸檔做到完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范。

5.嚴(yán)守秘密，處理好教務(wù)檔案的開發(fā)利用與保密的關(guān)系

在教務(wù)檔案的開發(fā)利用過程中，要堅(jiān)持檔案工作的保密原則，完善保密制度。同時也要正確處理好所有權(quán)、隱私權(quán)的關(guān)系，檔案的開發(fā)開放不能危害學(xué)校集體的安全和利益，不得侵犯教師和學(xué)員的合法權(quán)益，對教務(wù)檔案中諸如有關(guān)教師基本情況，對教師的評價、獎懲情況，學(xué)員的基本情況等內(nèi)容應(yīng)加以保密。要公開上網(wǎng)的，要經(jīng)過學(xué)校認(rèn)真審核。但對于那些可以及時開放的檔案信息，也要及時上網(wǎng)，避免造成信息利用價值的損失，從而使檔案的利用向廣泛、縱深發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息交流的最大流量和最佳服務(wù)，也使檔案的社會功能得到充分發(fā)揮。

6.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的素質(zhì)

社會的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，使檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象、管理方式都發(fā)生了很大的變化。因此，要加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，提高他們的綜合素質(zhì)。一是要提高思想素質(zhì)，營造一種愛崗敬業(yè)的良好氛圍，具有強(qiáng)烈的檔案意識和服務(wù)意識以及良好的職業(yè)道德和心理素質(zhì)。二要注重自身學(xué)習(xí)，主動參加崗位培訓(xùn)，不斷提高管理教務(wù)檔案的水平，做到依法治檔。三要成為復(fù)合型人才，既有檔案管理的專業(yè)能力，又要善于運(yùn)用現(xiàn)代化手段，擅長計算機(jī)的應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)信息管理的技術(shù)。因此，檔案管理人員要主動參加計算機(jī)等的考試，熟練地運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)管理電子檔案，以便對電子檔案管理和電子文件實(shí)行“前端控制”，爭取做到及時接收電子文件。

7.建立健全一系列行之有效的獎懲制度

電子檔案管理細(xì)則范文第5篇

一、會計電算化建設(shè)中存在的問題

(一)會計核算流程和會計崗位設(shè)置尚未科學(xué)完善

傳統(tǒng)手工記賬方式下，憑證的填制、傳遞、保存等各個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章，會計賬簿由會計人員逐筆登錄，會計業(yè)務(wù)處理客觀實(shí)在。會計電算化方式下，憑證及會計科目的運(yùn)用由出納人員在憑證填制過程一次性錄入，會計人員在復(fù)核和記賬后系統(tǒng)自動記賬，記賬憑證打印出來后由會計人員直接裝訂成冊。這就與《規(guī)范》中關(guān)于“打印出的機(jī)制記帳憑證要加蓋制單人員、審核人員、記帳人員及會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員印章或者簽字”相違背。傳統(tǒng)手工記賬方式下，財務(wù)崗位設(shè)置最少應(yīng)有出納、會計兩個崗位，像資產(chǎn)管理、收入核算等崗位等可由會計兼任。實(shí)行會計電算化后，軟件的安裝、日常維護(hù)及數(shù)據(jù)庫的管理等構(gòu)成了電算化核算模式下的一項(xiàng)重要內(nèi)容。但當(dāng)前部分高職院校中懂財務(wù)知識又熟知計算機(jī)的財務(wù)人員比較少，有的學(xué)院由出納員兼任系統(tǒng)管理員，有的未設(shè)此崗位，或委托其他院系人員維護(hù)，這對財務(wù)信息的安全造成了相當(dāng)大的壓力。

(二)內(nèi)部管理制度尚未建全

據(jù)調(diào)查當(dāng)?shù)匚逅呗氃盒５臅嬰娝慊瘍?nèi)部管理制度建設(shè)情況，發(fā)現(xiàn)其中相當(dāng)一部分院校沒有《規(guī)范》中要求的管理制度。有些院校甚至憑證錄入人員、審核人員、記賬人員的用戶名和密碼都由一個人管理，或者審核記賬環(huán)節(jié)全由憑證錄入人員用其用戶名和密碼登陸系統(tǒng)后代為審核、記賬，這就失去了會計相互約束和監(jiān)督的職能，勢必造成違規(guī)事件發(fā)生。

(三)會計電算化檔案管理存在漏洞

1、電算化會計檔案管理制度尚不完善在實(shí)施會計電算化后，許多院校未根據(jù)財務(wù)核算模式的變化及時制定或修訂相關(guān)的電算化會計檔案制度。電算化會計檔案的制作、傳遞、查閱、保存等仍沿用以前手工記賬時的制度。

2、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不全面檔案管理人員的計算機(jī)應(yīng)用能力不高，制約著電算化會計檔案管理工作的順利發(fā)展。部分會計人員重紙質(zhì)檔案，輕電子檔案。部分院校只將打印出的紙質(zhì)檔案予以存檔，沒有將會計電算化的數(shù)據(jù)資料做二次異體存儲，一旦所用的計算機(jī)或服務(wù)器出現(xiàn)病毒或操作不當(dāng)，將對財務(wù)數(shù)據(jù)造成不可逆轉(zhuǎn)的破壞。

3、電算化會計檔案載體存在問題電算化條件下,會計檔案載體本身發(fā)生了巨大變化,它除了包括打印輸出的記賬憑證等紙制檔案外,還包括財務(wù)數(shù)據(jù)庫及相關(guān)文檔資料。由于會計數(shù)據(jù)被記錄在硬盤等存儲介質(zhì)上,在技術(shù)上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡,這種通過技術(shù)手段實(shí)施的信息篡改、修改等違法行為具有很強(qiáng)的隱蔽性,發(fā)現(xiàn)難度非常大。

二、會計電算化建設(shè)的相關(guān)對策

(一)提高認(rèn)識，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，穩(wěn)步推進(jìn)會計電算化建設(shè)

1、不斷提高會計人員會計電算化操作水平不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時進(jìn)行知識更新，以勝任實(shí)際工作的需要?？山M織本單位會計人員分期分批進(jìn)行會計電算化知識培訓(xùn)，逐步使多數(shù)會計人員掌握會計軟件的基本操作技能；具備條件的單位，使一部分會計人員能夠負(fù)責(zé)會計軟件的維護(hù)，并培養(yǎng)部分會計人員逐步掌握會計電算化系統(tǒng)分析和系統(tǒng)設(shè)計工作。

2、循序漸進(jìn)、逐步提高會計電算化應(yīng)用水平根據(jù)《規(guī)范》要求，各單位開展會計電算化工作，可根據(jù)具體情況，循序漸進(jìn)。例如：可先實(shí)現(xiàn)帳務(wù)處理、報表編制、往來帳款核算、工資核算等工作電算化，然后實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)核算等工作電算化，再進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)財務(wù)分析和財務(wù)管理工作電算化；在技術(shù)上，可先采用微機(jī)單機(jī)運(yùn)行，然后逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。也可根據(jù)單位實(shí)際情況，先實(shí)現(xiàn)工作量大、重復(fù)勞動多、見效快項(xiàng)目的電算化，然后逐步向其它項(xiàng)目發(fā)展。

(二)進(jìn)一步優(yōu)化會計核算流程，完善會計崗位設(shè)置

嚴(yán)格按照《規(guī)范》要求，科學(xué)合理的設(shè)置會計崗位。在賬務(wù)核算過程通?？稍O(shè)出納、會計、系統(tǒng)管理員三個基本崗位，收入、票據(jù)、固定資產(chǎn)管理等崗位可根據(jù)會計相互牽制原則由上述人員兼任。系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)會計電算化的初始、財務(wù)數(shù)據(jù)及軟件系統(tǒng)日常維護(hù)工作；出納員負(fù)責(zé)憑證的錄入、打印，現(xiàn)金及銀行日記賬的打印及日常保管工作；會計人員除由本人在財務(wù)軟件系統(tǒng)中審核和記賬并初步核實(shí)科目和金額的正確性外，還應(yīng)將出納員傳遞的記賬憑證再次逐一審核，發(fā)現(xiàn)科目及內(nèi)容錯誤要及時取消復(fù)核和記賬，讓出納員予以修正。

(三)完善與會計電算化核算方式相配套的內(nèi)部控制制度

1、制訂單位自己的《會計電算化工作實(shí)施細(xì)則》細(xì)則中應(yīng)對會計電算化核算方式下的崗位設(shè)置、內(nèi)部審計、財務(wù)數(shù)據(jù)庫的維護(hù)、計算機(jī)硬件等使用要求等做出詳細(xì)規(guī)定，并根據(jù)當(dāng)?shù)刎斦块T的要求和國家政策的變化不斷修訂，讓財務(wù)人員在任何時期都能做到有規(guī)可依。

2、制定會計電算化內(nèi)部審計制度內(nèi)部審計是學(xué)院內(nèi)部會計監(jiān)督機(jī)制的主要方式，制定電算化內(nèi)部審計操作規(guī)范，審查電算化會計帳務(wù)處理是否正確；審查電子數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，對不妥或錯誤的的賬務(wù)處理應(yīng)及時調(diào)整并分析原因；監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法，防止發(fā)生非法修改電子數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；對系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止存在漏洞。

(四)加強(qiáng)會計電算化檔案管理

1、完善和修訂單位《會計檔案管理實(shí)施細(xì)則》在細(xì)則中將會計電算化電子檔案及紙制檔案保存時限、保存介質(zhì)、存放環(huán)境、電子數(shù)據(jù)正確性和完整性的檢驗(yàn)措施、電子檔案移交方式給予詳細(xì)規(guī)定。建立健全相關(guān)規(guī)定是電算化會計檔案管理的最好保障。

2、定期打印整理各類會計賬簿和會計報表紙制檔案便于保存，對于溫度、溫度、存放地點(diǎn)等比電子數(shù)據(jù)要求低，是當(dāng)前會計電算化檔案信息的主要承載者。根據(jù)當(dāng)?shù)刎斦块T要求及實(shí)際工作需要，主要打印如下會計賬簿：總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬、收入明細(xì)賬、支出明細(xì)賬，往來款項(xiàng)明細(xì)賬；會計報表根據(jù)需要主要有收入支出總表、支出明細(xì)表、收入明細(xì)表、資產(chǎn)負(fù)債表等。

3、定期整理備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)在一定的時間間隔內(nèi)（如一個會計年度），將計算機(jī)系統(tǒng)中的財務(wù)數(shù)據(jù)庫完整備份存儲到移動硬盤或光盤上，作雙備份或三備份。系統(tǒng)管理員應(yīng)將每次數(shù)據(jù)庫管理過程以電子文檔方式予以記錄，并作為會計檔案的一部分定期交會計檔案管理員予以保存。以便在計算機(jī)軟硬件系統(tǒng)損壞后，能夠在最短的時間內(nèi)，恢復(fù)原有的系統(tǒng)數(shù)據(jù)。