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高校學(xué)籍檔案管理范文第1篇

（一）領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理不夠重視

現(xiàn)如今，很多高校的學(xué)籍檔案管理工作普遍存在場地面積不足、辦公設(shè)備陳舊、缺少專業(yè)管理人員和缺乏專項(xiàng)業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)的情況，之所以會出現(xiàn)上訴情況，跟領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視有著直接關(guān)系。高校學(xué)籍檔案所反映出的價(jià)值是具有一定隱性和潛在性的，往往容易被校領(lǐng)導(dǎo)所忽視。想要加強(qiáng)對學(xué)籍檔案的管理是需要進(jìn)行資金投入的，卻無法收到“立竿見影”的效果，這使得高校領(lǐng)導(dǎo)望而怯步，更多的選擇把資金投入到校園的硬件建設(shè)當(dāng)中去。校領(lǐng)導(dǎo)對“硬實(shí)力”過于重視，卻忽視了“軟實(shí)力”才是高校發(fā)展建設(shè)當(dāng)中的重中之重。

（二）管理人員隊(duì)伍建設(shè)不完整

由于高校對學(xué)籍檔案管理工作認(rèn)識的不足，以至于其被錯(cuò)誤的放在高校建設(shè)的從屬地位，各院校也沒有聘請專業(yè)的檔案管理人員來進(jìn)行學(xué)籍檔案的管理工作，很多檔案管理工作都是校內(nèi)的行政業(yè)務(wù)人員來兼管的，然而由于校內(nèi)行政工作繁重，這使得檔案管理工作人員的流動性非常大，而在職人員也缺乏檔案管理的專業(yè)水平和理論素養(yǎng)，以至于出現(xiàn)了檔案管理隊(duì)伍整體業(yè)務(wù)水平低、工作積極性差、檔案管理觀念陳舊等情況，常常無法按照檔案信息管理工作的要求來進(jìn)行學(xué)生學(xué)籍檔案管理的收集、整理、和分類歸檔工作，使得學(xué)生學(xué)籍檔案的流失量增大，學(xué)生檔案材料殘缺不齊。不僅影響了高校學(xué)籍檔案的利用效率，更嚴(yán)重阻礙了高校學(xué)籍檔案事業(yè)的發(fā)展。

（三）檔案管理工作缺乏規(guī)范性

因?yàn)楦咝n案管理工作的錯(cuò)誤認(rèn)識及重視度不夠，使得高校學(xué)籍檔案管理工作缺乏一套詳細(xì)的、統(tǒng)一的、可以用來約束檔案管理工作的規(guī)章制度，這是致使高校學(xué)籍檔案管理在收集核對、歸檔整理、信息使用傳遞過程中出現(xiàn)問題的重要原因。不僅如此，由于缺少規(guī)范的管理制度，使得管理人員職責(zé)劃分不清，對已出現(xiàn)問題的責(zé)任相互推諉、工作協(xié)作性差，以至于高校學(xué)籍檔案在客觀上缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性。

二、加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的對策

（一）加強(qiáng)檔案宣傳，引起領(lǐng)導(dǎo)重視

學(xué)籍檔案的管理工作是高校管理工作中重要的組成部分，學(xué)籍檔案質(zhì)量的好壞直接影響到學(xué)校的管理水平。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)籍檔案管理工作的重視，是提高學(xué)校檔案管理工作的關(guān)鍵所在，因此高校各級黨政管理以及教學(xué)管理部門，都必須充分的認(rèn)識到學(xué)籍檔案管理工作的重要性，增強(qiáng)檔案管理意識。檔案管理部門和管理人員，要從過去“默默無聞”的被動工作狀態(tài)中走出來，通過校園網(wǎng)絡(luò)媒體、專題講座、宣傳手冊、報(bào)告?？榷喾N途徑來宣傳和普及學(xué)籍檔案的基礎(chǔ)知識，加強(qiáng)校領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生以及校工作人員對學(xué)籍檔案社會效益及綜合效益重要性的認(rèn)識，以確保學(xué)生能夠提供真實(shí)準(zhǔn)確的檔案信息、檔案管理人員能夠認(rèn)真細(xì)致的對檔案進(jìn)行收集管理，校領(lǐng)導(dǎo)能夠嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的加強(qiáng)信息檔案管理建設(shè)。

（二）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)建設(shè)

想要提高學(xué)籍檔案管理工作的管理水平，一支嚴(yán)謹(jǐn)、團(tuán)結(jié)、穩(wěn)定的管理隊(duì)伍是必不可少的。學(xué)校應(yīng)該經(jīng)常組織開展檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動，積極地為檔案管理人員創(chuàng)造出能夠提高專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平的平臺，使檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、工作效率以及對現(xiàn)代化管理設(shè)備的操作水平得到全面的提升。與此同時(shí)，更要重視檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)，增強(qiáng)管理人員的責(zé)任感和事業(yè)心，真正樹立起現(xiàn)代化檔案管理工作人員全新的職業(yè)形象。另外，檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性，對于檔案管理工作也是非常重要的，高校應(yīng)設(shè)立恰當(dāng)?shù)目己酥贫群酮?jiǎng)勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動起檔案管理工作人員工作的積極性，全面促進(jìn)檔案各管理工作與學(xué)校各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展，更好的為學(xué)生就業(yè)提供便利條件。

（三）建立完善的規(guī)范檔案管理制度

科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、完善的學(xué)籍檔案管理制度，是協(xié)調(diào)、有序、順利開展學(xué)籍檔案管理工作的重要保障。檔案管理部門應(yīng)對檔案的收集整理、檢查歸檔、保管傳遞以及管理職責(zé)等各項(xiàng)工作活動，制定出一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹⑼暾囊?guī)章制度，使學(xué)籍檔案管理工作做到有據(jù)可依、有章可循。與此同時(shí)，主管部門應(yīng)對現(xiàn)有的各部門各自為政的工作狀態(tài)進(jìn)行切實(shí)的改變，促進(jìn)各部門團(tuán)結(jié)協(xié)作的工作態(tài)度；各級領(lǐng)導(dǎo)要做到把執(zhí)行管理制度作為加強(qiáng)檔案管理部門制度建設(shè)的工作重點(diǎn)來抓，讓學(xué)籍檔案工作制度與其他制度一樣，真正得到貫徹和落實(shí)。

高校學(xué)籍檔案管理范文第2篇

對于學(xué)生的高校學(xué)籍檔案而言，是一份極為重要的資料，同時(shí)也是記錄在校每一位學(xué)生學(xué)習(xí)情況、社會實(shí)踐以及體現(xiàn)他們德、智、體美等多方面的重要資料和原始數(shù)據(jù)。可是就目前而言，在我國高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理過程中，依然存在很多問題有待解決，本文就根據(jù)實(shí)際情況，從歸檔、整理、收集以及轉(zhuǎn)遞等四方面入手，對當(dāng)今學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行闡述。

【關(guān)鍵詞】

高校學(xué)生；檔案；管理；策儀

就學(xué)生學(xué)籍檔案而言，其中包括了學(xué)生的總成績、學(xué)籍卡片、學(xué)生名冊、學(xué)生變更資料、獎(jiǎng)勵(lì)材料以及畢業(yè)生材料等等，它是衡量學(xué)生在校期間總體表現(xiàn)和日常學(xué)習(xí)情況的一個(gè)重要數(shù)據(jù)。當(dāng)學(xué)生的學(xué)籍檔案被收集整理好之后，需要經(jīng)過歸檔到最終的保存?？墒?，在這一系列繁雜的過程中，由于學(xué)籍檔案種類較多，且形式多變，所以在整體的轉(zhuǎn)遞、保管和利用過程中時(shí)常出現(xiàn)各種各樣的問題，所以，我國高校必須加倍重視學(xué)籍檔案管理工作，確保學(xué)籍檔案管理工作的整體質(zhì)量。

一、學(xué)籍檔案所具有的作用

（一）學(xué)籍檔案具有憑證作用

正如之前所說，高校學(xué)生學(xué)籍檔案可以真實(shí)有效的反映出一個(gè)學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)的基本情況、社會實(shí)踐以及體現(xiàn)他們德、智、體美等多方面，學(xué)籍檔案自身同樣具備真實(shí)性、可靠性以及準(zhǔn)確性等特點(diǎn)，它可以客觀的反映出高校學(xué)生整體思想素質(zhì)以及品德表現(xiàn)。除此之外，站在物跡特點(diǎn)的角度上講，學(xué)籍檔案還將學(xué)生的成長情況等資料記錄在內(nèi)，是學(xué)生將來就業(yè)、升學(xué)或者留學(xué)的根本憑證。

（二）學(xué)籍檔案具有參考作用

除了上述內(nèi)容之外，學(xué)籍檔案還詳細(xì)記錄了學(xué)生的轉(zhuǎn)學(xué)情況、退學(xué)情況、升學(xué)情況以及品行的優(yōu)劣等等，為學(xué)校以及將來的用人單位提供了學(xué)生更加詳細(xì)的個(gè)人資料，方便學(xué)校或今后的用人單位更加全面、細(xì)致的了解每一位在校學(xué)生的整體情況，為學(xué)生綜合素質(zhì)等各方面提供參考。學(xué)籍檔案同時(shí)也是社會選拔、培養(yǎng)、教育、上任人才的一個(gè)重要依據(jù)。

（三）學(xué)籍檔案具有評估作用

一個(gè)學(xué)校的辦學(xué)理念是否能適應(yīng)社會需求，是否能夠幫助社會培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的人才，早已成為一種衡量高校辦學(xué)水平的重要指標(biāo)。而學(xué)籍檔案則有學(xué)生就業(yè)方面、招生方面的內(nèi)容，可以切實(shí)有效的反映出該學(xué)校生源的多少、各門專業(yè)受歡迎程度以及畢業(yè)生的就業(yè)傾向等等。對于學(xué)籍考核以及管理而言，則可以真實(shí)有效的反映出一個(gè)學(xué)校的教育質(zhì)量以及教學(xué)水平，是評估教學(xué)、專業(yè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，同時(shí)通過這些評估也可以直接看出一所學(xué)校的好壞。

（四）學(xué)籍檔案具有人才信息庫的作用

對于學(xué)校而言，其最終目的還是為了向社會輸送更多優(yōu)秀人才，而眾多的學(xué)籍檔案則可以組成一個(gè)強(qiáng)大的學(xué)生資料數(shù)據(jù)信息庫，這種數(shù)據(jù)庫可以有效的為將來用人單位提供學(xué)生的各種數(shù)據(jù)以及基本信息，方便用人單位選拔適合本單位的人才，與此同時(shí)，學(xué)籍檔案可以有效地發(fā)揮出人才信息庫的作用。

二、當(dāng)今我國學(xué)籍檔案現(xiàn)存的缺陷

（一）正是因?yàn)閷W(xué)籍檔案的特點(diǎn)，決定了管理方面的困難

對于學(xué)籍檔案工作而言，其自身具備很多特點(diǎn)，例如：首先，學(xué)生接受的教育形式相對復(fù)雜，其中有學(xué)歷教育，但同樣也存在非學(xué)歷教育。而單從學(xué)歷教育上講，又分成了脫產(chǎn)學(xué)習(xí)以及業(yè)余學(xué)習(xí)等等。非學(xué)歷教育則指的是成人教育、證書教育以及單科教育等。其次，學(xué)籍檔案的收集、轉(zhuǎn)遞以及歸檔等過程復(fù)雜，所花時(shí)間也相對較長。正是因?yàn)閷W(xué)籍檔案的種類較多，且歸檔難度較大，所在管理上難免出現(xiàn)困難。

（二）學(xué)籍檔案管理渠道較多

現(xiàn)如今，我國很多高校在學(xué)籍檔案管理這一塊都有多種渠道，例如教務(wù)處只負(fù)責(zé)學(xué)籍的變更以及成績變更；學(xué)生處只負(fù)責(zé)學(xué)生的獎(jiǎng)懲情況；學(xué)生在日常學(xué)習(xí)生活中所參與的活動以及重大事件都是由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)，正是由于這樣的原因，致使學(xué)籍檔案在收集和整理過程中造成了極大不便。

（三）高校領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員對學(xué)籍檔案管理工作不夠重視

就從我國來看，現(xiàn)在還有少數(shù)部分的校領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理者對學(xué)籍檔案工作不夠重視，因?yàn)閷τ趯W(xué)籍檔案而言，其發(fā)揮的作用通常都是隱性的、潛在的，很少涉及到經(jīng)濟(jì)利益，因此并沒有得到校領(lǐng)導(dǎo)或管理人員的重視。

三、提高學(xué)籍檔案策儀

（一）讓學(xué)籍檔案受到足夠重視

對于學(xué)籍檔案管理人員而言，尤其是教學(xué)管理部門以及黨政部門等，要切實(shí)提高學(xué)籍檔案工作的認(rèn)知度，加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理工作，使高校學(xué)籍檔案發(fā)揮出自身應(yīng)有的作用。

（二）不斷對學(xué)籍檔案進(jìn)行規(guī)范化管理

要想切實(shí)做好學(xué)籍檔案管理工作，那么就應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)學(xué)籍檔案的管理制度，使其逐漸走向規(guī)范化。要對在校每一位學(xué)生的學(xué)習(xí)成績以及學(xué)籍進(jìn)行“文檔一體化”管理。根據(jù)規(guī)律統(tǒng)一編訂學(xué)生的學(xué)號，嚴(yán)格遵循學(xué)號唯一性原則，杜絕重號情況發(fā)生。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)高等教育統(tǒng)一招生錄取名單，對剛?cè)鐚W(xué)的新生進(jìn)行一一核對，確保資料與個(gè)人準(zhǔn)確無誤。除此之外，還應(yīng)當(dāng)使學(xué)籍異動管理逐漸規(guī)范化，對每一位學(xué)生實(shí)行嚴(yán)格的考勤制度，確保不會有“在籍不在學(xué)”的情況發(fā)生。最后，要根據(jù)教育部頒發(fā)的電子注冊文件中的各項(xiàng)要求，對滿足畢業(yè)要求的畢業(yè)生進(jìn)行畢業(yè)證書電子注冊號。

（三）當(dāng)學(xué)籍檔案被錄入進(jìn)計(jì)算機(jī)之后，要做好應(yīng)有的安全防范工作

現(xiàn)如今，隨著信息化時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為了我們?nèi)粘＾k公中必不可少的一項(xiàng)重要設(shè)備。當(dāng)學(xué)籍檔案管理工作逐漸實(shí)現(xiàn)自動化過程中，我們一定要嚴(yán)加重視學(xué)籍檔案保密工作。當(dāng)學(xué)籍檔案入網(wǎng)之后，一定要對利用者進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，因?yàn)閷W(xué)籍檔案一檔被錄入進(jìn)電腦之后，將不存在筆跡、字跡特征等特點(diǎn)，如果被篡改將很難查證。所以學(xué)籍檔案管理者要對檔案使用者進(jìn)行權(quán)利限制，從根本上確保學(xué)籍檔案的安全性。

參考文獻(xiàn)：

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[3]趙奎安.高校學(xué)生學(xué)籍檔案的利用研究[J].青春歲月，2013，243-246

高校學(xué)籍檔案管理范文第3篇

一、畢業(yè)生學(xué)籍檔案的利用價(jià)值

隨著畢業(yè)就業(yè)人數(shù)的增加，市場對人才的需求，突顯檔案利用價(jià)值的重要性、真實(shí)性。檔案的利用價(jià)值是滿足社會需求的有用性。畢業(yè)生學(xué)籍檔案的利用價(jià)值簡要?dú)w納如下：

首先，憑證價(jià)值。畢業(yè)生學(xué)籍檔案從形成規(guī)律來看，它是畢業(yè)生在校期間綜合表現(xiàn)的歷史記載，是畢業(yè)生整體素質(zhì)的客觀反映。其次，參考價(jià)值。用人單位依據(jù)檔案的全部原始記錄材料，掌握畢業(yè)生全貌，評判畢業(yè)生優(yōu)劣，選拔優(yōu)秀人才，實(shí)現(xiàn)用好人才。再次，社會價(jià)值。從本校檔案利用登記表看，畢業(yè)生學(xué)籍檔案服務(wù)于學(xué)生就業(yè)、企業(yè)招聘、職務(wù)晉升、職稱晉級、各類報(bào)考、出國留學(xué)、醫(yī)療保險(xiǎn)、社會保險(xiǎn)、各類公證等諸多社會活動，滿足學(xué)校、師生、社會的利用需求。

二、畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理主要存在的問題

1、檔案材料缺乏規(guī)范。以最近2013年歸檔的30個(gè)本科學(xué)院85個(gè)專業(yè)9198名學(xué)生的學(xué)籍檔案資料來看，主要存在以下問題，對學(xué)籍檔案不夠重視，書寫內(nèi)容錯(cuò)誤、不全，書寫字跡不清、隨意涂改，簽字漏簽，未粘貼照片，鑒定評語不實(shí)，獎(jiǎng)懲沒有記載，公章加蓋錯(cuò)誤，材料不齊全不完整等等。

2、方法與手段缺乏創(chuàng)新。如在辦理出國（英文）成績檔案的過程中，利用者要求時(shí)間緊，同一時(shí)期內(nèi)要求辦理的人員較多，工作量較大，現(xiàn)有能力無法滿足所有利用者意愿，因此努力提高檔案開發(fā)利用手段和水平，是擺在檔案館工作人員面前的一個(gè)重要課題。

3、檔案管理系統(tǒng)有待升級。目前我校南大之星檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的檔案目錄數(shù)據(jù)主要靠逐條手工錄入，隨著人數(shù)的急劇增長，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代管理的需要，有待加強(qiáng)學(xué)習(xí)，普遍采用數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，可以將EXCEL等格式文件與管理系統(tǒng)相銜接，自由導(dǎo)入導(dǎo)出表格，避免手工錄入信息的耗時(shí)和錯(cuò)誤，提高工作效率。

三、畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理的相應(yīng)對策

1、培養(yǎng)檔案意識，注重法規(guī)學(xué)習(xí)。首先，培養(yǎng)學(xué)生檔案意識，使學(xué)生了解檔案的重要性，知道哪些檔案可以在檔案館查詢利用；提高教師檔案意識，提高歸檔質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作。其次，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案法規(guī)與文件。學(xué)習(xí)領(lǐng)會《檔案法》、《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《黑龍江大學(xué)檔案管理辦法》等法規(guī)和文件，明確檔案工作流程，從檔案收集歸檔到查詢利用，做到依法治檔，遵循規(guī)范化、制度化、科學(xué)化要求，使檔案工作納入法治化軌道，實(shí)現(xiàn)有章可循、有據(jù)可依。

2、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，完善規(guī)范體系。學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，積極推進(jìn)學(xué)籍檔案專兼職管理隊(duì)伍建設(shè)。選拔政治過硬，認(rèn)真負(fù)責(zé)，熟悉檔案業(yè)務(wù)和學(xué)生管理，具有一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平的同志負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案工作。規(guī)范工作用語，熟悉專門術(shù)語，按章辦事，遵守程序，求真務(wù)實(shí)，提高效率，促進(jìn)工作的高效、快捷、準(zhǔn)確、規(guī)范。學(xué)籍檔案規(guī)范本身是一個(gè)系統(tǒng)工程，僅靠學(xué)籍管理人員和學(xué)籍檔案人員難以有效組織實(shí)施，需要把所有的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)按其內(nèi)在聯(lián)系組成一個(gè)科學(xué)的有機(jī)整體――學(xué)籍檔案規(guī)范體系[3]，就本校現(xiàn)狀來看，專兼職隊(duì)伍人員分布在檔案館、學(xué)工部（學(xué)生處）、教務(wù)處、招生就業(yè)處相關(guān)負(fù)責(zé)科室老師以及各學(xué)院教務(wù)員、輔導(dǎo)員老師中。學(xué)籍檔案管理人員實(shí)現(xiàn)專門術(shù)語的統(tǒng)一、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，便于相互交流，利于檔案檢索。推進(jìn)部門二級檔案員制度，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，規(guī)范部門立卷，加強(qiáng)密切合作。檔案館隨時(shí)了解、督促、檢查學(xué)籍收集、整理、歸檔工作。

高校學(xué)籍檔案管理范文第4篇

【關(guān)鍵詞】高校；學(xué)籍檔案管理

高校學(xué)籍檔案是指學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間成績、思想表現(xiàn)、評價(jià)等一系列真實(shí)記錄，檔案通常由學(xué)校教務(wù)處或者學(xué)生處保管，學(xué)生畢業(yè)后由所在單位人事部門或者人才交流中心保管。內(nèi)容主要包括學(xué)生報(bào)名注冊登記表、個(gè)人基本情況表、學(xué)習(xí)的課程、考試成績以及學(xué)籍異動情況記錄等。學(xué)籍檔案會作為各級教育行政主管部門以及學(xué)校檢查、審核畢業(yè)資格的重要依據(jù)。俗語說得好：自己的歷史自己寫！正是學(xué)籍檔案最真實(shí)的寫照。對于做好高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作，我主要有以下幾個(gè)方面體會：

一、健全學(xué)籍檔案管理制度

戰(zhàn)國·鄒·孟軻《孟子·離婁上》：“離婁之明，公輸子之巧，不以規(guī)矩，不成方圓。“沒有規(guī)矩不能成方圓”是句俗語，常強(qiáng)調(diào)做任何事都要有一定的規(guī)矩、規(guī)則、做法、否則無法成功。但普遍高校各系院都沒有完整的建立學(xué)籍檔案管理制度，有的是制定的標(biāo)準(zhǔn)有所不同，缺乏專業(yè)的學(xué)籍檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。這就導(dǎo)致人員以及部門之間在收集整理數(shù)據(jù)時(shí)相互推諉，特別是出現(xiàn)問題時(shí)，更是相互指責(zé)。因此健全學(xué)籍檔案管理制度、劃分責(zé)權(quán)就顯得非常重要。

二、必要的專業(yè)檔案管理崗前培訓(xùn)

高校的學(xué)籍檔案管理人員大多數(shù)人員都身兼數(shù)職，普遍缺乏檔案管理的專業(yè)知識，管理水平較低，僅靠自身的實(shí)踐學(xué)習(xí)難以迅速達(dá)到目前學(xué)籍檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對上崗之前管理人員進(jìn)行專業(yè)的扎實(shí)的培訓(xùn)是非常有必要的，如今計(jì)算機(jī)被廣泛應(yīng)用到學(xué)籍管理中，計(jì)算機(jī)新技術(shù)掌握就顯得非常重要。因此對學(xué)籍檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)是非常有必要的。

三、管理工作人員應(yīng)提高對學(xué)籍檔案管理的認(rèn)識

學(xué)籍檔案管理工作人員應(yīng)該高度重視這項(xiàng)檔案管理工作，必須要及時(shí)學(xué)習(xí)新的檔案管理知識更新檔案管理的新觀念，提倡改革學(xué)籍檔案管理模式，在新形勢下充分重視計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，主動增強(qiáng)各部門之間的溝通合作。此外，領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)對學(xué)籍檔案保存形成規(guī)范性的意識，有效的管理機(jī)制、人員培養(yǎng)及激勵(lì)機(jī)制等相關(guān)體系，激發(fā)學(xué)籍檔案管理人員工作積極性。還應(yīng)利用各種渠道以及各種途徑大力宣傳高校學(xué)籍檔案工作的重要性，廣泛提高高校學(xué)籍檔案的意識。

四、及時(shí)做好學(xué)籍檔案管理人員流動時(shí)的檔案交接工作

隨著崗位聘任或者自身的發(fā)展，檔案管理工作者也會出現(xiàn)人員流動，并且人員流動情況比較復(fù)雜。如果沒有及時(shí)做好檔案管理的交接工作，這樣就很容易導(dǎo)致學(xué)籍檔案出現(xiàn)偏差或者信息不完整、不準(zhǔn)確，有的甚至導(dǎo)致檔案信息丟失。所以及時(shí)做好學(xué)籍檔案管理人員流動時(shí)的檔案交接工作顯得尤為重要。要想做好這項(xiàng)工作，必須要有領(lǐng)導(dǎo)牽頭做好檔案交接工作，工作人員寫好交接清單，交接人、接收人以及監(jiān)收人當(dāng)場清點(diǎn)數(shù)量，核對清楚后交接人、接收人以及監(jiān)收人應(yīng)在交接清單上簽字，交接清單一式兩份雙方各執(zhí)一份。這樣及時(shí)的做好學(xué)籍檔案的交接工作，就能確保不因人員崗位的流動變化而影響學(xué)生的學(xué)籍檔案丟失缺檔。

五、遵循學(xué)籍檔案的真實(shí)性、精準(zhǔn)性以及完整性

學(xué)生的學(xué)籍檔案的形成需要一個(gè)漫長的過程。內(nèi)容必須真實(shí)，不能造假。例如：學(xué)生的成績單，成績就絕對不能隨意去更改，確實(shí)因?yàn)槟撤N原因造化成績錯(cuò)誤而需要修改成績的，一定要履行成績變更手續(xù)，要讓出現(xiàn)錯(cuò)誤成績的科任老師在成績變更表中說明出錯(cuò)的原因并且附帶上原始的成績冊證明成績的真實(shí)性，并且簽上他的名字。管理工作者絕對不能私自更改學(xué)籍檔案里面的任何東西。真實(shí)性是第一要素。

精準(zhǔn)性，管理學(xué)籍需要準(zhǔn)確，更深層次的來說需要的是精準(zhǔn)，不能出一點(diǎn)錯(cuò)，所謂差之毫厘謬以千里！例如新生的報(bào)到注冊工作.根據(jù)教育部出臺的文件，要求各高校必須嚴(yán)格按照國家招生規(guī)定對錄取的新生進(jìn)行學(xué)籍電子注冊，即當(dāng)年錄取結(jié)束后，教育部在網(wǎng)上公布各大高校經(jīng)省招辦錄取的新生名單，高校組織新生上網(wǎng)核對名單，網(wǎng)上有的學(xué)生進(jìn)行注冊取得學(xué)籍，網(wǎng)上沒有的要及時(shí)與學(xué)生來源省級招辦復(fù)核更正。這就需要學(xué)籍檔案管理的工作人員核對清楚學(xué)生人數(shù)，必須做到精準(zhǔn)無誤，否則待學(xué)生畢業(yè)后數(shù)據(jù)錯(cuò)誤將會直接導(dǎo)致學(xué)生發(fā)不了畢業(yè)證書。由此給學(xué)生以及學(xué)校帶來一系列不良的后果。

完整性，高校學(xué)生的學(xué)籍檔案主要包括下面幾個(gè)內(nèi)容：學(xué)生報(bào)名注冊登記表、注冊學(xué)習(xí)專業(yè)、學(xué)習(xí)的課程、考試的成績記錄表以及學(xué)籍異動的情況等。學(xué)籍檔案作為學(xué)校以及各部門查詢、檢查、以及學(xué)生畢業(yè)資格審核的標(biāo)準(zhǔn)。畢業(yè)生畢業(yè)后，在其學(xué)籍檔案內(nèi)放入畢業(yè)生的報(bào)到證，師范的學(xué)生取得教師資格證的放入審批成功后的教師資格申請表。畢業(yè)生進(jìn)入單位后學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸聶n案。因此學(xué)生的學(xué)籍檔案管理必須要完成，每一個(gè)學(xué)生一袋，必須完整。

隨著社會的進(jìn)步，高校學(xué)籍檔案管理工作在社會中的地位顯得越來越重要，高校的學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)涉及學(xué)生切身利益的工作，學(xué)生的就業(yè)、提干、學(xué)歷的認(rèn)證等都離不開學(xué)籍檔案。對于管理檔案的工作人員來說合理的運(yùn)用現(xiàn)代管理技術(shù)、遵循檔案管理的規(guī)律，健全高校學(xué)籍檔案管理制度，管理人員擁有更專業(yè)的檔案管理知識。真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的收集整理好學(xué)生的學(xué)籍檔案資料才能使學(xué)籍檔案管理工作適應(yīng)學(xué)校教學(xué)發(fā)展以及社會發(fā)展的需要。

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高校學(xué)籍檔案管理范文第5篇

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；信息建設(shè)

隨著社會信息化時(shí)代的發(fā)展，高校招生規(guī)模的擴(kuò)大，畢業(yè)人數(shù)的增多，目前的高校學(xué)籍管理工作的運(yùn)行方式已無法滿足時(shí)展的需求。在傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理中，對檔案資源共享、信息資源傳輸?shù)确矫嬉延泻芏嗖蛔愕牡胤剑c信息化的時(shí)代需求之間還存在諸多的矛盾，所以，改善高校學(xué)籍檔案信息的管理工作，是目前高校首要解決的問題。

一、我國高校學(xué)籍檔案信息管理的現(xiàn)狀

目前，我國高校學(xué)籍檔案信息管理大多都使用的是教務(wù)管理系統(tǒng)，主要以紙質(zhì)材料保存為基礎(chǔ)，再通過網(wǎng)絡(luò)儲存、傳輸?shù)男问浇㈦娮訖n案，但是其中的操作過程還是需要靠人員來實(shí)現(xiàn)，所以在檔案的信息建設(shè)與管理方面還存在著很多問題。首先，在歸檔方面，歸檔的方法較不統(tǒng)一，而歸檔的形式也是多種多樣，在院系之間，存在著按年度歸檔、學(xué)期歸檔、班級歸檔的不同歸檔方式；其次，在保存方面，檔案信息的保存必須有紙質(zhì)的書面材料，但由于高校的學(xué)生較多，很難做到細(xì)致保管，從而導(dǎo)致這些紙質(zhì)的材料會出現(xiàn)不齊全、不完整或有破損的情況；此外，在檔案的利用方面，學(xué)生如果想查找檔案必須要親自到學(xué)校，通過工作人員進(jìn)行手動查找，從而花費(fèi)了大量的時(shí)間，顯得不便利。總之，在高校目前的學(xué)籍檔案信息管理上還是缺乏相關(guān)的指導(dǎo)、檢查等工作，而院系之間的檔案管理又是互相封閉，缺少借鑒與交流。

二、高校學(xué)籍檔案信息管理者在信息化建設(shè)中的意識構(gòu)成

高校學(xué)籍檔案信息管理工作主體意識提高是檔案信息管理工作能否順利開展的重要前提。這種主體意識主要包括以下幾個(gè)方面：

（一）檔案數(shù)字化信息利用的意識

檔案資源的數(shù)字化信息意識是檔案信息資源與檔案數(shù)字化管理的有機(jī)統(tǒng)一。檔案作為一種信息記錄的形式，主要是將信息源保存在一個(gè)載體上。當(dāng)檔案被儲存、保管以后，它便會成為一種信息，只有通過信息搜查、檢索的方式來獲取。在高校的學(xué)籍檔案管理中，檔案工作者作為操作主體，在管理的過程中要有“檔案的最終意義不是保存，而是利用”的意識。所以在管理中，要以利用為主要原則，改變以往“重藏輕用”的觀念，要充分利用好現(xiàn)代的信息技術(shù)手段，提高對學(xué)籍檔案信息的開發(fā)利用。只有有效運(yùn)用好檔案信息，才會使其在社會中發(fā)揮出真正的價(jià)值，而不再是像以往那樣，僅成為一種“儲藏”形式的存在。

（二）信息網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)意識

有效的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)讓利用者更充分的利用好檔案的信息資源，可隨時(shí)隨地的進(jìn)行查詢與搜索。在信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)中，首先，要建立高校的學(xué)籍檔案網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳遞與網(wǎng)絡(luò)檢索功能，為高校學(xué)籍檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)打下基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)信息化管理功能，讓利用者隨時(shí)調(diào)閱高校學(xué)籍檔案信息，滿足相關(guān)需求，從而讓學(xué)籍檔案信息發(fā)揮出真是的社會價(jià)值。其次，檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)可讓學(xué)籍檔案工作者更及時(shí)的更新檔案信息，從而避免了網(wǎng)絡(luò)檔案內(nèi)容陳舊，信息的單一的情況，加強(qiáng)了高校學(xué)籍檔案信息的利用。最后，由于學(xué)籍檔案信息的利用者對信息技術(shù)的掌握水平不一，所以需增加檔案信息網(wǎng)絡(luò)的咨詢功能；高校的學(xué)籍檔案工作者應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)咨詢系統(tǒng)，可通過在網(wǎng)站上設(shè)置留言板、電子郵箱等方式，讓檔案利用者與檔案管理者之間形成交流，從而更加了解檔案利用者的需求，并總結(jié)其提出的相關(guān)問題，優(yōu)化檔案信息的管理系統(tǒng)，提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)質(zhì)量。此外，在檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化管理中，必須加強(qiáng)安全管理意識，在采取系統(tǒng)的帳號密碼管理方式的同時(shí)，還要加強(qiáng)閱讀防火墻的等安全設(shè)施的建立，以避免黑客的侵入，對學(xué)生檔案進(jìn)行更改或胡亂調(diào)閱的情況。

（三）樹立檔案工作者的規(guī)范意識

在當(dāng)前信息化時(shí)代中，規(guī)范檔案工作者的標(biāo)準(zhǔn)化管理意識尤為重要，而這些標(biāo)準(zhǔn)管理不僅要在檔案形成之后，在學(xué)籍檔案信息形成的整個(gè)過程都要隨時(shí)進(jìn)行規(guī)劃。首先，在學(xué)籍檔案形成階段，由于紙質(zhì)檔案與電子檔案是并存的，所以檔案信息管理者要充分考慮兩者之間差異性。在紙質(zhì)檔案的管理上，檔案的原始資料內(nèi)容都是由之前的院校進(jìn)行遞送，在由當(dāng)前高校根據(jù)學(xué)生的基本情況與日常表現(xiàn)進(jìn)行補(bǔ)充，這個(gè)工作基本上是由檔案工作人員完成的，而電子檔案卻不同，電子檔案的形成往往是在學(xué)校各相關(guān)部門的具體工作過程中形成的。由招生部門在招生時(shí)就初步的形成了學(xué)生的學(xué)籍檔案，包括其中的學(xué)號、姓名、班級、院系、學(xué)籍卡等信息，在日后的工作中，由系部對檔案進(jìn)行補(bǔ)充完善，包括了學(xué)生的課程科目、考試成績、總體評分等。而為了實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理，檔案管理人員在這些電子文件形成的過程中就要實(shí)施具體的標(biāo)準(zhǔn)管理方法，并將其中的管理意識傳遞給電子文件的形成者，從而實(shí)現(xiàn)電子文檔一體化管理，為檔案信息管理工作提供了更加有利的保障。

（四）標(biāo)準(zhǔn)法律法規(guī)意識

由于檔案的公布受諸多法律和校規(guī)的限制，所以，將這些限制制定成檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)，是目前檔案信息管理的最好方法。在檔案信息管理者的工作中，在檔案信息的公布上要把好關(guān)，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化管理意識。標(biāo)準(zhǔn)化管理不僅可保護(hù)院校及學(xué)生的切身利益，還可使檔案信息在利用上等得到更好的發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會價(jià)值。

三、結(jié)語

在高校學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)中，加強(qiáng)院校硬件軟件設(shè)施與提高學(xué)籍檔案管理者的信息意識是不可或缺的兩項(xiàng)重要因素，只有二者兼顧，才能真正讓高校學(xué)籍檔案管理工作得到實(shí)質(zhì)的發(fā)展，發(fā)揮其有效的管理價(jià)值，讓學(xué)籍檔案工作得到真正的價(jià)值體現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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