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編者按：本文主要從問(wèn)題的提出；對(duì)物資采購(gòu)內(nèi)控部分失效的反思；針對(duì)物資采購(gòu)內(nèi)控制度方面出現(xiàn)的問(wèn)題，我廠做了以下幾個(gè)大動(dòng)作；幾點(diǎn)體會(huì)，對(duì)物資采購(gòu)制度調(diào)研報(bào)告進(jìn)行講述。其中，主要包括：采購(gòu)清單不清，對(duì)超量采購(gòu)無(wú)法及時(shí)控制、制約失衡，難剎回扣之風(fēng)、機(jī)構(gòu)重組，有關(guān)職能重新劃分、成立專家評(píng)審委員會(huì)，優(yōu)選“戰(zhàn)略合作伙伴”、增設(shè)物價(jià)審核員，加強(qiáng)合同價(jià)格審核、將廉政措施貫穿整個(gè)物資采購(gòu)過(guò)程、認(rèn)清物資采購(gòu)過(guò)程中不可缺少的控制環(huán)節(jié)、加強(qiáng)物資采購(gòu)成本分析和測(cè)算，對(duì)降低成本非常有效、重新設(shè)計(jì)物資采購(gòu)內(nèi)控系統(tǒng)的過(guò)程，也是企業(yè)管理的一次深化和變革，具體材料請(qǐng)?jiān)斠?jiàn)：

一、問(wèn)題的提出

物資采購(gòu)內(nèi)控制度的完善程度直接影響到整個(gè)企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。就拿我們企業(yè)來(lái)說(shuō)，物資采購(gòu)內(nèi)控制度的設(shè)置有著特殊的意義。我廠為大型出口船舶建造廠，造船所需外購(gòu)的材料與設(shè)備占據(jù)了整個(gè)產(chǎn)品總價(jià)的60%左右，全年產(chǎn)值三十多億元，每年外購(gòu)資金總量達(dá)到了20余億元。物資采購(gòu)內(nèi)控制度是否有效，關(guān)系到企業(yè)的生死存亡。

三年前，我們的物資采購(gòu)內(nèi)部控制出現(xiàn)漏洞。個(gè)別物資采購(gòu)的關(guān)聯(lián)人員經(jīng)不起供應(yīng)商的“糖衣炮彈”，受賄入獄。采購(gòu)成本偏離目標(biāo)成本，企業(yè)遭受重大損失。

二、對(duì)物資采購(gòu)內(nèi)控部分失效的反思

評(píng)審我廠的物資采購(gòu)內(nèi)控系統(tǒng)，表面看來(lái)，內(nèi)控制度還比較完善：能依據(jù)設(shè)計(jì)公司的產(chǎn)品目錄進(jìn)行采購(gòu)；根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，大型設(shè)備的采購(gòu)實(shí)行招標(biāo)；采購(gòu)、過(guò)磅、驗(yàn)收入庫(kù)、質(zhì)檢、記錄等崗位分開(kāi)且相互牽制。所有文件較齊全：有關(guān)物資采購(gòu)的管理制度無(wú)遺漏；采購(gòu)業(yè)務(wù)操作流程采購(gòu)員人手一份；采購(gòu)合同專人保管等等。內(nèi)部控制總體還是有效的，但為什么還會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題？深入下去，我們便發(fā)現(xiàn)是部分物資采購(gòu)控制點(diǎn)出了問(wèn)題。

1、采購(gòu)清單不清，對(duì)超量采購(gòu)無(wú)法及時(shí)控制。2004年之前，比較典型的是閥門(mén)采購(gòu)，個(gè)別采購(gòu)員一味迎合廠家或商家的銷售人員，以增補(bǔ)件為名，大量購(gòu)進(jìn)閥門(mén)，造成閥門(mén)長(zhǎng)期積壓2800余只，長(zhǎng)期占用了我廠資金。經(jīng)濟(jì)案件之后，三分之一閥門(mén)被代用，三分之二閥門(mén)由于時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，標(biāo)準(zhǔn)改型，不能代用，結(jié)果被鑄模鍛車間當(dāng)廢鐵下?tīng)t處理，造成很大浪費(fèi)。

2、制約失衡，難剎回扣之風(fēng)。在物資采購(gòu)過(guò)程中，缺少有效憑證，有些貨物的市場(chǎng)調(diào)研以前由物資處一家的某一個(gè)人進(jìn)行，沒(méi)有經(jīng)過(guò)價(jià)格人員的審核，無(wú)外部市場(chǎng)調(diào)研或多家比價(jià)的證據(jù)證明，價(jià)格缺乏其公證性。個(gè)別采購(gòu)員為了私利，選擇有回扣的供應(yīng)商。

3、物資采購(gòu)缺乏科學(xué)性。有時(shí)生產(chǎn)車間打個(gè)電話就可采購(gòu)，采購(gòu)制度不嚴(yán)謹(jǐn)不規(guī)范。

4、合同的履行缺乏跟蹤和檢查，對(duì)采購(gòu)員的考核缺少具體的量化指標(biāo)。

三、針對(duì)物資采購(gòu)內(nèi)控制度方面出現(xiàn)的問(wèn)題，我廠做了以下幾個(gè)大動(dòng)作：

1、機(jī)構(gòu)重組，有關(guān)職能重新劃分。

在廠內(nèi)成立獨(dú)立的集配中心，收回了原物資處倉(cāng)庫(kù)的保管職能，材料的進(jìn)出均由新的集配中心控制。形成物資采購(gòu)和倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收相互制約機(jī)制，以此保證船用材料的收發(fā)與生產(chǎn)部門(mén)的施工相吻合。

2、不同部門(mén)之間相互制約和牽制。

單船的材料清單與成本預(yù)算分析分別由廠經(jīng)營(yíng)計(jì)劃處、財(cái)務(wù)處和物資處三家進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，制作明細(xì)表。對(duì)三家報(bào)出的價(jià)格進(jìn)行對(duì)比分析，最終確定采購(gòu)清單。從而杜絕材料采購(gòu)的盲目性，確保采購(gòu)成本預(yù)算的科學(xué)性。

3、成立專家評(píng)審委員會(huì)，優(yōu)選“戰(zhàn)略合作伙伴”。

在保留物資采購(gòu)的一般控制點(diǎn)外，我們新增加了招投標(biāo)這一控制點(diǎn)。

首先在廠內(nèi)成立了由船、機(jī)、電等各方專家組成的評(píng)審委員會(huì)，對(duì)400多家主要材料及設(shè)備供應(yīng)商從信用、規(guī)模、質(zhì)量、價(jià)格等方面逐一進(jìn)行對(duì)比評(píng)審，為這些商家建立檔案，內(nèi)容包括：合作誠(chéng)信等級(jí)、資質(zhì)及行業(yè)地位、質(zhì)量指標(biāo)、折扣和付款條件、以及采購(gòu)的數(shù)量和價(jià)格等。好中選優(yōu)，訂出百家合作伙伴，再對(duì)篩選出的規(guī)模大、質(zhì)量好、價(jià)格合理的供應(yīng)商進(jìn)行考察，確定為“戰(zhàn)略合作伙伴”，對(duì)其進(jìn)行招標(biāo)。

經(jīng)過(guò)這樣一道道篩選，較大限度地降低材料、設(shè)備的采購(gòu)成本，避免采購(gòu)中的不正之風(fēng)。

4、增加合同的檢查頻率，避免未授權(quán)人員辦理采購(gòu)事項(xiàng)。簽訂采購(gòu)合同的程序及按金額大小區(qū)別的授權(quán)制度明確具體，關(guān)鍵是檢查落實(shí)和懲罰兌現(xiàn)，合同的檢查由每年一次增加到每季度一次。

5、增設(shè)物價(jià)審核員，加強(qiáng)合同價(jià)格審核。廠部《物資采購(gòu)價(jià)格監(jiān)督條例》，作為物價(jià)審核員跟蹤考核采購(gòu)員的依據(jù)，條例明確具體，具有較強(qiáng)的可操作性。

6、建立和不斷完善物資價(jià)格信息庫(kù)。按單船建立物資價(jià)格檔案，充分利用物資管理軟件，按材料型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格等建立物資價(jià)格庫(kù)，為下期的單船材料采購(gòu)成本的預(yù)算提供依據(jù)。

7、將廉政措施貫穿整個(gè)物資采購(gòu)過(guò)程。凡與設(shè)備廠家或商簽訂正式合同，必須同時(shí)簽訂一份廉政協(xié)議。采購(gòu)方由兩人簽字，一人是根據(jù)不同授權(quán)的采購(gòu)項(xiàng)目主管；另一人是分管領(lǐng)導(dǎo)。讓供貨方了解物資采購(gòu)的控制內(nèi)容，使雙方都能嚴(yán)格按制度辦理物資采購(gòu)業(yè)務(wù)，如有違反，當(dāng)即中斷合同和業(yè)務(wù)往來(lái)。這樣就使內(nèi)控制度有效地發(fā)揮作用。

四、幾點(diǎn)體會(huì)

1、認(rèn)清物資采購(gòu)過(guò)程中不可缺少的控制環(huán)節(jié)。

根據(jù)各個(gè)企業(yè)不同的特點(diǎn)，注意修訂和調(diào)整控制點(diǎn)。我廠歷來(lái)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量和付款依據(jù)控制較嚴(yán)，物資進(jìn)廠后若無(wú)質(zhì)檢報(bào)告，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)不能收貨入庫(kù)，財(cái)務(wù)也不會(huì)開(kāi)票付款。對(duì)我廠而言，采購(gòu)清單的編制、供應(yīng)商的選擇、采購(gòu)價(jià)格的確定、談判和合同的簽訂，這幾個(gè)控制環(huán)節(jié)的解決，彌補(bǔ)了物資采購(gòu)內(nèi)控系統(tǒng)的缺陷，取得了較好的效果。

2、加強(qiáng)物資采購(gòu)成本分析和測(cè)算，對(duì)降低成本非常有效。

腐敗的根源來(lái)自于內(nèi)控制度不健全，有空可鉆。作為物資采購(gòu)部門(mén)在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，如何控制住采購(gòu)成本對(duì)防止腐敗至關(guān)重要，近年來(lái)，物資處領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)把采購(gòu)成本關(guān)，要求業(yè)務(wù)員、價(jià)格監(jiān)督員加強(qiáng)對(duì)市場(chǎng)價(jià)格的調(diào)研和分析，在開(kāi)標(biāo)前對(duì)采購(gòu)設(shè)備、材料價(jià)格進(jìn)行測(cè)算，通過(guò)測(cè)算，將供應(yīng)廠家或供應(yīng)商家的利潤(rùn)率控制在5%-10%合理范圍內(nèi)，既可杜絕廠家商家的暴利行為，又可從根本上鏟除滋生腐敗行為的發(fā)生，這就叫揚(yáng)湯止沸、釜底抽薪，想你腐敗也腐敗不起來(lái)。

3、重新設(shè)計(jì)物資采購(gòu)內(nèi)控系統(tǒng)的過(guò)程，也是企業(yè)管理的一次深化和變革。

這次重新設(shè)計(jì)物資采購(gòu)內(nèi)控系統(tǒng)單靠幾個(gè)人是不可能完成的。它涉及到全廠組織、人事、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)等管理職能的多個(gè)部門(mén)，含蓋全廠大部分領(lǐng)域，大家通力合作才能完成。

4、內(nèi)控制度將隨著企業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展和變化需要不斷給予修正。

發(fā)生在我廠的物資采購(gòu)受賄案件，給我們敲響了警鐘，目前設(shè)計(jì)并正在執(zhí)行的物資采購(gòu)內(nèi)部控制系統(tǒng)，在防止、發(fā)現(xiàn)、糾正重要的錯(cuò)誤和違規(guī)行為上，發(fā)揮著積極的作用。但內(nèi)控系統(tǒng)不是一成不變的，隨著企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模的擴(kuò)大，物資采購(gòu)內(nèi)控制度還要不斷地調(diào)整和完善，我們一直在密切關(guān)注并按期測(cè)試，以保證其確實(shí)有效。