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一、檔案檢索工具

1、密集架存放地點(diǎn)索引編制

只有一組的，標(biāo)引項(xiàng)目為列（包括A、B面）、檔案類別、起止年度。見(jiàn)下圖：

存放位置

類別

起止年度

存放位置

類別

起止年度

列

列

1

A

A

B

B

2

A

A

B

B

3

A

A

B

B

有兩組以上的，標(biāo)引項(xiàng)目為組、列（包括A、B面）、檔案類別、起止年度。見(jiàn)下圖：

存放位置

類別

起止年度

存放位置

類別

起止年度

組

列

組

列

1

1

A

2

1

A

B

B

2

A

2

A

B

B

2、專題文件匯編和專題目錄

本單位的檔案管理已使用經(jīng)過(guò)國(guó)家檔案局測(cè)評(píng)的優(yōu)秀軟件，已將全部黨政工團(tuán)檔案或主要專門檔案以文件級(jí)條目或全文錄入計(jì)算機(jī)，并便于查找和利用，可不做專題文件匯編和專題目錄。

二、紙質(zhì)文件與電子文件的歸檔

已實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的單位，永久、長(zhǎng)期保存的應(yīng)同時(shí)打印出紙質(zhì)文件，與電子文件一起歸檔。

三、單份文件歸檔

（一）關(guān)于不同保管期限的歸檔文件存放檔案盒的問(wèn)題。

不同保管期限的歸檔文件不能放在同一個(gè)盒內(nèi)存放。若同一年度中，相同保管期限的歸檔文件數(shù)量很少，可采用更換小盒的方法來(lái)解決。

（二）單件歸檔方法的適用范圍

建議合同檔案、婚姻檔案、地圖檔案、教學(xué)檔案、文化藝術(shù)檔案、醫(yī)療技術(shù)檔案等采用單件歸檔的方法歸檔。

四、數(shù)碼照片的整理

對(duì)數(shù)碼照片的整理，在目前雙軌制要求的前提下，每組照片要選取若干張反映本次工作活動(dòng)的有代表性的主要照片輸出為紙質(zhì)照片歸檔。數(shù)碼照片脫機(jī)歸檔（物理歸檔）一式三套刻錄成光盤。

五、會(huì)計(jì)檔案憑證盒的“類別”項(xiàng)填寫

會(huì)計(jì)檔案憑證盒的“類別”項(xiàng)填寫“目錄號(hào)”或填寫“憑證”。例：機(jī)關(guān)單位會(huì)計(jì)檔案憑證盒的“類別”項(xiàng)填寫“D3·1”或填寫“憑證”。

六、產(chǎn)業(yè)園區(qū)檔案目標(biāo)管理執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

佛山市產(chǎn)業(yè)園區(qū)檔案目標(biāo)管理執(zhí)行機(jī)關(guān)檔案目標(biāo)管理的標(biāo)準(zhǔn)為宜。

七、中小學(xué)檔案目標(biāo)管理考評(píng)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

（一）中小學(xué)檔案目標(biāo)管理考評(píng)以執(zhí)行機(jī)關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為宜。

（二）中小學(xué)檔案分類辦法的問(wèn)題。部分學(xué)校已有《檔案分類辦法》，并通過(guò)了檔案目標(biāo)管理考評(píng)的，建議延續(xù)。

未有《檔案分類辦法》的，按佛山市檔案局《關(guān)于<禪城區(qū)中小學(xué)檔案分類辦法>的復(fù)函》執(zhí)行。

八、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作

（一）檔案管理已實(shí)現(xiàn)電子化的建設(shè)項(xiàng)目，主管部門可保存電子檔案，電子檔案移交時(shí)要有安裝和使用說(shuō)明，注明系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境，如：硬件、軟件配制和安裝使用。紙質(zhì)檔案原件留建設(shè)單位保管。

（二）重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案案卷排列與卷內(nèi)文件排列的基本要求：

1、案卷的排列順序原則上按本單位制定的編號(hào)方式排列，案卷數(shù)量多的項(xiàng)目可以按階段、專業(yè)下編流水號(hào)；案卷數(shù)量少的項(xiàng)目可按綜合管理性文件（含立項(xiàng)報(bào)批、驗(yàn)收文件）、設(shè)計(jì)文件（含基礎(chǔ)文件）、施工文件（含竣工圖），一個(gè)項(xiàng)目編一個(gè)流水號(hào)。

2、卷內(nèi)文件排列的基本要求是保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

（三）竣工圖章的使用

1、竣工圖章應(yīng)使用紅色印泥，蓋在標(biāo)題欄附近空白處。若標(biāo)題欄附近空白處太小，無(wú)法蓋竣工圖章，可在圖面適當(dāng)空白處蓋竣工圖章，盡量不壓線。若正面無(wú)法蓋竣工圖章，可蓋在圖檔的背面處。重新出圖的，竣工圖章的相關(guān)責(zé)任人簽名欄可分解印在標(biāo)題欄的上方或左方，保留原設(shè)計(jì)圖標(biāo)的責(zé)任人，不再蓋竣工圖章。

2、竣工圖章的式樣

按有關(guān)主管部門的要求執(zhí)行。除房建工程外，以采用《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》中所規(guī)定的式樣為宜。

九、行政區(qū)劃調(diào)整后檔案處置

近年來(lái)，我市機(jī)構(gòu)調(diào)整、鎮(zhèn)一級(jí)行政區(qū)劃變動(dòng)較大，隨著行政區(qū)劃的調(diào)整，檔案的歸屬與流向也將發(fā)生變化。為了保證各全宗的完整性，根據(jù)《檔案法》、《廣東省檔案管理規(guī)定》、《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家檔案局、中央檔案館<關(guān)于在各級(jí)地方政府機(jī)構(gòu)改革中加強(qiáng)檔案管理的通知>》廣東省檔案局（粵檔發(fā)[*]47號(hào)）等有關(guān)法律法規(guī)，做好行政區(qū)劃調(diào)整后檔案的處置工作。調(diào)整前的檔案，及時(shí)清理、收集和整理。任何部門和個(gè)人不得私自帶走、留存、轉(zhuǎn)移和銷毀檔案。

（一）屬于機(jī)關(guān)、事業(yè)單位調(diào)整的單位，在調(diào)整前，要提出檔案的處置方案，上報(bào)主管部門和當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門審核。

（二）請(qǐng)各區(qū)在*年12月10日前，將近期行政區(qū)劃調(diào)整行政區(qū)劃調(diào)整后檔案的處置情況上報(bào)市檔案局，市檔案局匯總后上報(bào)省檔案局監(jiān)督指導(dǎo)處。

十、社區(qū)、農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作

（一）各鎮(zhèn)、村、社區(qū)可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供已公開(kāi)現(xiàn)行文件的利用服務(wù)。

（二）社區(qū)檔案目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)暫參照?qǐng)?zhí)行《廣東省農(nóng)村村民委員會(huì)檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》。

十一、科技檔案整理

(一)科技檔案盒面處理

原科技檔案盒面項(xiàng)目?jī)?nèi)容填寫采用印刷的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)的?，F(xiàn)建議采用與檔案盒顏色相同、項(xiàng)目?jī)?nèi)容相同（含背脊）的紙，先把相關(guān)項(xiàng)目?jī)?nèi)容套打印后，再進(jìn)行裱糊在檔案盒面上。粘結(jié)劑可選用白乳膠。

裱糊要求：

1、牢固、平整。

2、裱糊到檔案盒背面約2公分左右。

（二）科技檔案案卷目錄

取消“科技檔案分類目錄”和“科技檔案分類總目錄”。更改為“案卷目錄”，其式樣如下：

案卷目錄

類別：

檔

號(hào)

題名

立卷

單位

起止

日期

頁(yè)

數(shù)

保管

期限

備注

十五、企事業(yè)單位檔案工作

（一）關(guān)于國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)中已故人員、出國(guó)人員、“無(wú)主人員”檔案的處置問(wèn)題：

已故人員檔案隨文書檔案一起移交。其他類型人員的檔案按勞動(dòng)部和國(guó)家檔案局的有關(guān)規(guī)定辦理。

（二）本單位投資股票的股權(quán)證等文件材料應(yīng)放入企業(yè)的“經(jīng)營(yíng)管理”類內(nèi)。

十六、民營(yíng)企業(yè)檔案工作

建議民營(yíng)企業(yè)檔案類目可采用下列方法設(shè)置。各民營(yíng)企業(yè)要根據(jù)本單位檔案管理的實(shí)際進(jìn)行增刪，不作統(tǒng)一規(guī)定。

企業(yè)管理檔案代字為A；

產(chǎn)品或主營(yíng)業(yè)務(wù)檔案代字為B；

科學(xué)技術(shù)研究檔案代字為C；

基本建設(shè)檔案代字為D；

設(shè)備儀器檔案代字為E；

會(huì)計(jì)檔案代字為F；

員工檔案代字為G；

特殊載體檔案代字為H；

十七、醫(yī)院檔案類別設(shè)置

目前，佛山市直醫(yī)院檔案類目原則上分為十大類，通過(guò)近年實(shí)施，效果較好。建議全市各醫(yī)院采用下述檔案類目設(shè)置。

黨政管理檔案代字為:A

醫(yī)療技術(shù)管理檔案代字為:B

科研檔案代字為:C

基建檔案檔案代字為:D

設(shè)備儀器代字為:E

藥品生產(chǎn)檔案代字為:F

會(huì)計(jì)檔案代字為:G

特殊載體檔案代字為:H

考績(jī)檔案代字為:J

病歷檔案按其有關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、整理。并做好保管和保護(hù)工作。

十八、檔案館工作

（一）對(duì)檔案館工作中“應(yīng)收全宗”的理解

“應(yīng)收全宗”是指列入綜合檔案館接收范圍的全宗。通常指本地區(qū)直屬機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體及其所屬單位，屬于本館接收范圍的企事業(yè)單位，屬于本館應(yīng)接收的撤銷機(jī)關(guān)、團(tuán)體等。這里須注意的問(wèn)題是，隸屬關(guān)系或體制發(fā)生改變的單位，原為本地區(qū)直屬的單位，后來(lái)成了非直屬的單位，對(duì)于此類單位的檔案，直屬時(shí)期的檔案屬應(yīng)收全宗，后期則不屬應(yīng)收全宗。對(duì)于這種有直屬關(guān)系變化的全宗需在本館全宗指南中予以說(shuō)明。體制發(fā)生變化的單位，如原單位的性質(zhì)為機(jī)關(guān)，后改為企業(yè)或事業(yè)單位的，履行機(jī)關(guān)職能時(shí)期的檔案屬應(yīng)接收檔案，當(dāng)時(shí)該全宗為應(yīng)收全宗。

（二）檔案館收集整理的照片如何分類編號(hào)

如果是隨某全宗其他檔案一起接收進(jìn)館的照片，應(yīng)歸入原全宗管理。對(duì)于其他零散照片，可經(jīng)整理后歸入檔案館全宗。

（三）關(guān)于館藏檔案分類中“特殊載體檔案”問(wèn)題：如果原“聲像檔案”類中已包括了所有非紙質(zhì)檔案，則只需將原聲像檔案的叫法改為特殊載體檔案。如果原分類中單列了聲像檔案和實(shí)物檔案的，則沿用原有的分類編號(hào)方法不變。

十九、檔案信息化

（一）電子文件歸檔格式、備份等應(yīng)按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》執(zhí)行。

（二）關(guān)于OA系統(tǒng)輸出文件時(shí)不出紅印章的問(wèn)題，一是完善0A系統(tǒng)；二是依有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和本單位實(shí)際，制定網(wǎng)上文件撰寫與傳遞的管理制度，通過(guò)辦文權(quán)限的嚴(yán)格監(jiān)控和電子文件的及時(shí)脫機(jī)備份來(lái)保證電子文件和相應(yīng)紙質(zhì)文件的法律效力；三是另行加蓋印章。需強(qiáng)調(diào)的是領(lǐng)導(dǎo)在發(fā)文稿紙上簽發(fā)一定要手簽。

（三）關(guān)于電子文件歸檔，要求電子文件最后歸檔保存的格式一定要符合國(guó)家的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

二十、常規(guī)性上報(bào)材料

常規(guī)性上報(bào)材料是指年度內(nèi)或時(shí)期內(nèi)必須上報(bào)的材料。各區(qū)檔案局必須按時(shí)、按質(zhì)、按格式做好上報(bào)工作。

常規(guī)性工作匯報(bào)主要有：

（一）年度工作總結(jié)和下一年工作計(jì)劃；

（二）檔案館年度自評(píng)報(bào)告（含檔案館年度情況登記表）；

（三）檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)；

（四）年度年檢工作（含執(zhí)法）情況匯報(bào)；

（五）重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表；

（六）年度檔案目標(biāo)管理情況登記表；

（七）年度檔案目標(biāo)管理復(fù)查情況登記表；

（八）檔案目標(biāo)管理備案材料；

（九）檔案目標(biāo)管理復(fù)查備案材料；

（十）下一年度檔案目標(biāo)管理計(jì)劃；

（十一）下一年度檔案目標(biāo)管理復(fù)查計(jì)劃。