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區(qū)政府及區(qū)政府辦公室文書檔案的收集、歸檔、整理，各類檔案的綜合管理，以及為區(qū)政府及區(qū)政府辦公室領導提供檔案利用和服務工作由機要室具體負責。

（一）機要室職責

1、負責收集、整理和統(tǒng)一管理區(qū)政府的各類檔案，積極為區(qū)政府領導和區(qū)政府辦公室領導提供檔案服務。

2、負責檔案的安全保管，并按規(guī)定銷毀和向區(qū)保密辦移交檔案。

（二）檔案員職責

1、認真執(zhí)行黨和國家有關檔案工作的各項規(guī)定，嚴格遵守檔案工作的各項規(guī)章制度，積極工作，忠于職守，努力完成區(qū)政府辦公室檔案工作的各項任務。

2、負責收集、整理、保管區(qū)政府各種門類的檔案、資料、文件，做到齊全完整，整理及時規(guī)范，存放排列有序，查閱利用方便。認真做好檔案的鑒定、銷毀、移交及有關文件的匯編工作。

3、嚴格保安制度，維護檔案安全與完整。

4、按照防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲要求，定期檢查，確保檔案安全。

（三）歸檔范圍

1、上級政府的文件材料

（1）上級政府召開的需要我區(qū)貫徹執(zhí)行的會議的重要文件材料。

（2）上級政府頒發(fā)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性的文件以及普發(fā)的文件。

（3）上級機關領導視察、檢查我區(qū)工作時的重要指示、講話、題詞、照片及有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。

（4）市政府、市政府辦公室的批轉和轉發(fā)區(qū)政府文件材料，以及對區(qū)政府的請示的批復。

2、區(qū)政府的文件材料

（1）以區(qū)政府名義召開的綜合性工作會議的文件材料；

（2）區(qū)政府召開的區(qū)政府全體會議、區(qū)政府常務會議、區(qū)長辦公會議、區(qū)長碰頭會議、區(qū)政府專題會議的會議記錄、紀要及文件材料。

（3）以區(qū)政府名義舉辦的大型活動的文字材料。

（4）區(qū)政府及區(qū)政府辦公室制發(fā)的各類文件及其簽發(fā)稿、重要文件的修改稿和與其相關的文字材料。

（5）區(qū)政府的歷史沿革、大事記、年鑒，反映政府機關重要活動的簡報、文件材料。

（6）區(qū)政府與有關單位簽訂的各種合同書、協(xié)議書等文件材料。

（7）區(qū)政府辦公室內部機構的成立、撤銷、變更名稱、啟用印章、人員編制等文書材料。

（8）區(qū)政府辦公室年度工作計劃、總結等文件材料。

（9）區(qū)政府辦公室制定的工作規(guī)程、工作制度等文件材料。

3、同級機關和非隸屬機關的文件材料

（1）市委和市政府各部、委、辦、局主送區(qū)政府及區(qū)政府辦公室的重要文件材料。

（2）各兄弟縣、市、區(qū)和轄區(qū)大型企事業(yè)單位具體主送區(qū)政府及區(qū)政府辦公室的重要文件材料。

（3）區(qū)委、區(qū)委辦公室及區(qū)委各部、委，區(qū)人大常委會及區(qū)人大常委會辦公室，區(qū)政協(xié)及區(qū)政協(xié)辦公室主送區(qū)政府及區(qū)政府辦公室有關文件材料。

4、下級機關的文件材料

（1）區(qū)政府各部門、各街道辦事處報送的請示、報告、重要工作計劃、總結、典型材料。

（2）區(qū)政府各部門、各街道辦事處報送的法規(guī)性文件。

（3）其他有保存價值需要存檔的文件。

（四）檔案利用

1、檔案、資料主要提供政府領導和辦公室人員查閱利用，其他單位和個人如需查閱，須經區(qū)政府辦公室主任同意方可查閱。

2、借閱檔案、資料，僅限于在檔案室閱讀。特殊情況需借出時，必須按規(guī)定辦理借出手續(xù)，并在5日內歸還。

3、借閱涉密檔案、資料，未經允許不得摘錄、復印。一般不受涉密件的電話查詢，并且不準在檔案、資料上做標記，不準剪貼、扯頁、涂改、拍照。

六、政務信息工作制度

（一）收集范圍：1、各街道辦事處、區(qū)政府各部門提供的情況。2、信息工作人員通過調查研究、參加會議等方式了解的情況。3、其他渠道收集的信息。

（二）收集方式：1、計算機遠程站電子郵件。2、涉及鐵山事項的中央、省、市領導批示，國家、省、市新聞媒體報道的督辦結果。3、調研信息、值班信息。

（三）信息的采編

《政府快報》全年一般為50期，報送市委、市政府領導和區(qū)五大家領導，送區(qū)直各部門。《政務信息》全年一般為400條（不定編發(fā)），報送市政府辦公室秘書一科。主要反映區(qū)政府領導重要批示的貫徹落實情況，全區(qū)的重大工作部署及改革舉措；綜合經濟部門對經濟熱點、難點問題的簡要分析；區(qū)委、區(qū)政府重大政策出臺后有關情況的綜合反饋；貫徹執(zhí)行區(qū)委、區(qū)政府重大決策過程中取得的成效及遇到的問題；全區(qū)政治、經濟及社會等方面新近發(fā)生的重大情況、問題及深層次思考，對工作有指導意義的重要調研文章；全區(qū)經濟運行情況，區(qū)政府各部門各個時期的工作重點。

（四）審批程序

信息工作人員將清樣報辦公室主任審定，分管領導審批、簽發(fā)。上報市政府辦公室秘書一科的信息須經辦公室主任審批，重要信息報區(qū)政府區(qū)長或常務副區(qū)長簽發(fā)。

（五）編輯要求

1、反映的事件真實可靠，有根有據。重大事件上報前，應當核實。

2、信息中的事例、數字、單位力求準確。

3、實事求是，有喜報喜，有憂報憂。

4、主題鮮明，主題相符，言簡意賅，力求用簡練的和有代表性的數據反映事件的概貌和發(fā)展趨勢。

5、綜合調研信息要從戰(zhàn)略高度為領導當好參謀。

（六）信息管理。實行通報制度，密切上下聯(lián)系。對各部門信息報送、采用情況實行一月一通報制度，切實加強信息反饋，溝通上下聯(lián)系。同時，經常與市政府辦公室秘書一科保持聯(lián)系，加強工作溝通。