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一、辦公室歸口全局性檔案管理工作，機(jī)關(guān)各種文件資料按有關(guān)規(guī)定歸檔。

二、歸檔時間：

1、立卷整理的文件、材料一般在第二年的一季度向檔案室移交。

2、基建檔案在工程竣工驗收后一個月內(nèi)向檔案室移交。

3、財務(wù)專業(yè)檔案由財務(wù)人員保管一年，期滿后，由財務(wù)人員編造清冊向檔案室移交。

4、股室、單位編制的年度報表，經(jīng)上級批復(fù)后，送交一份給檔案室存檔。

5、照片(底片)錄音、錄像在辦理完畢后，及時送檔案室歸檔。

6、各類榮譽證(如獎牌、獎狀、錦旗等)要及時送檔案室保存。

三、歸檔要求：

1、必須按照立卷歸檔的范圍，將應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全、完整。

2、歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，科學(xué)分類、立卷和編目。

3、案卷標(biāo)題應(yīng)簡明確切，并注明保管期限。

4、歸檔的案卷必須編制移交目錄，交接雙方根據(jù)移交目錄清點核對并履行簽字手續(xù)。

5、重要檔案實行多套制。

四、檔案借閱、查閱：

1、局機(jī)關(guān)檔案室收藏的檔案，原則上對局屬股室、單位和本系統(tǒng)上、下級機(jī)關(guān)服務(wù)；外系統(tǒng)確因工作需要需查閱的，須持單位介紹信經(jīng)批準(zhǔn)方可提供。

2、查閱檔案、資料必須首先填寫《檔案借閱及效果登記表》。未履行登記手續(xù)者，檔案室拒絕提供檔案、資料。查閱檔案者，要將利用效果反饋檔案室。

3、查閱涉及機(jī)密性質(zhì)的檔案，必須經(jīng)分管辦公室的局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，其它檔案由辦公室主任批準(zhǔn)。

4、查閱者應(yīng)愛護(hù)檔案、資料，不準(zhǔn)將卷皮弄臟，嚴(yán)禁在文件、資料上劃線、打折作記號、折角，更不允許涂改和拆撕檔案、資料。查閱時，禁止吸煙，違者按情節(jié)輕重追究責(zé)任。

5、借閱檔案者不能隨便進(jìn)入庫房，只能調(diào)卷在閱文室查看，要摘抄的或要復(fù)印的需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

五、檔案保管

1、定期或不定期對所有檔案的保管情況進(jìn)行認(rèn)真檢查，做到一周一小查，一月一大查，特殊情況或意外事故及時查。發(fā)生意外，應(yīng)及時采取有效補(bǔ)救措施。

2、檔案庫房必須堅固，有防盜、防火、防蟲、防潮、防鼠、防塵、防高溫等安全措施，保持適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸取?/p>

3、檔案庫房嚴(yán)禁吸煙和存放易燃品及雜物，經(jīng)常保持庫房整潔衛(wèi)生，未經(jīng)同意，非檔案工作人員不得擅自進(jìn)入庫房。

4、檔案工作人員要加強(qiáng)責(zé)任心，要檢查庫房、文件柜、門窗是否關(guān)門落鎖，保證檔案室絕對安全。

六、局屬股室、單位自行管理的檔案資料，參照本制度中的有關(guān)條款執(zhí)行。