摘要：分析了企業(yè)檔案管理的重要性，闡述了企業(yè)檔案管理的原則，并對現(xiàn)行檔案管理工作提出了相應(yīng)的建議，以期為有關(guān)檔案工作者提供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案；管理；建議

1企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業(yè)應(yīng)注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進行科學(xué)分類整理，統(tǒng)一管理本企業(yè)各門類、各種載體的檔案，實現(xiàn)檔案的有效利用。

（1）企業(yè)的檔案是企業(yè)科技發(fā)展的催化劑。

（2）企業(yè)的科技檔案是知識形態(tài)的生產(chǎn)力。

1企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業(yè)應(yīng)注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進行科學(xué)分類整理，統(tǒng)一管理本企業(yè)各門類、各種載體的檔案，實現(xiàn)檔案的有效利用。

（1）企業(yè)的檔案是企業(yè)科技發(fā)展的催化劑。

（2）企業(yè)的科技檔案是知識形態(tài)的生產(chǎn)力。

（3）企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益的表現(xiàn)形式。

（4）企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要部分，是企業(yè)成功的金橋。

一、觀念創(chuàng)新，使檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟效益

（一）要管好檔案、用好檔案，首先要熟悉檔案。隨著星星的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)逐步調(diào)整、優(yōu)化，整體的技術(shù)含量也在不斷提高，生產(chǎn)品種也從原來單一的冷柜到冰箱、空調(diào)、便潔寶、電腦、數(shù)碼、光電等高端科技產(chǎn)品，為接收和管理好這一類科技檔案，檔案人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，不要在辦公室坐等，要主動請教有關(guān)技術(shù)人員，深入生產(chǎn)車間，熟悉了解生產(chǎn)經(jīng)營工藝流程，弄懂技術(shù)檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義，使檔案人員對各種科技檔案、資料做到“胸中有數(shù)”。

（二）要確立檔案是資產(chǎn)的觀念，在企業(yè)無論是科技、還是文書、聲像、會計檔案，都是全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營實踐活動的勞動結(jié)晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄和客觀評價。以產(chǎn)品為例，從設(shè)計試制到品牌的創(chuàng)立，無不包含著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勞汗水，無不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上，比如，星星從十八年前只有幾十人的手工作坊式小廠，發(fā)展到現(xiàn)在年產(chǎn)值幾十億元的規(guī)模，其創(chuàng)業(yè)的經(jīng)驗、歷程，是難以用金錢買得到的無價之寶。檔案財富是一種非常重要的資產(chǎn)，它除了具有企業(yè)無形資產(chǎn)的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。企業(yè)法人認(rèn)識到檔案是資產(chǎn)以后，就會千方百計去管理、保護、利用好這些資產(chǎn)，就會下決心做好檔案工作。

（三）要確立檔案是企業(yè)獨有的信息和知識觀念。在當(dāng)今瞬息萬變的知識經(jīng)濟大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的知識和技術(shù)，如各種設(shè)計資料、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨有知識。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。

（四）要確立檔案具有實用效益的觀念。檔案資產(chǎn)是固定資產(chǎn)和一些無形資產(chǎn)的伴生物，它是在各種生產(chǎn)要素的配合下產(chǎn)生、共存并發(fā)展完善。檔案資產(chǎn)的實用效益是在檔案利用中發(fā)揮出來的，今年十月份，綜合檔案室及時為星星家電產(chǎn)業(yè)總公司技術(shù)中心提供冰箱蒸發(fā)器所有技術(shù)資料，以賈祥勝、洪立忠為主的研發(fā)小組利用了原有技術(shù)檔案作參考，攻克了“冰箱蒸發(fā)器改為嵌入式”的自主創(chuàng)新項目，創(chuàng)造經(jīng)濟效益203萬元，該項目榮獲椒江區(qū)企業(yè)科協(xié)“金點子”活動一等獎。十一月上旬，由集團投資在洪西路立交橋北邊利用原廠房改建臺州市星星機械交易市場，施工過程中碰到廠區(qū)區(qū)域、房屋結(jié)構(gòu)不明等難題，進展緩慢，項目負(fù)責(zé)人憂心如焚，檔案室得到求援消息后迅速調(diào)出原北廠區(qū)總平面圖、所有廠房建筑圖紙，他們高興地說：“這些廠房已有十幾年歷史，沒想到檔案室能提供這么完整的資料。”確保了該市場在明年元旦前竣工的計劃。從上述可看到，檔案資料只要管理好，利用好，就能產(chǎn)生更好的經(jīng)濟效益和社會效益。

二、體制創(chuàng)新，使檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高速發(fā)展

企業(yè)檔案工作作為企業(yè)管理的一部分，必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時期的發(fā)展需要，樹立新的觀念，建立新的體制，實行新的管理制度。企業(yè)檔案工作和其他方面的工作不同，不是只局限于某一領(lǐng)域的活動，也不僅僅是檔案部門或檔案工作人員的事情，而是需要企業(yè)所有部門中所有成員共同參與才能取得成效的一項事業(yè)。企業(yè)沒有創(chuàng)新就沒有活力和希望，檔案工作也是如此。因此，檔案工作人員亦應(yīng)創(chuàng)新思路，開拓檔案管理的各項功能,并積極探索和體現(xiàn)觀念、機制、管理的創(chuàng)新。

一、觀念創(chuàng)新，使檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟效益

（一）要管好檔案、用好檔案，首先要熟悉檔案。隨著星星的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)逐步調(diào)整、優(yōu)化，整體的技術(shù)含量也在不斷提高，生產(chǎn)品種也從原來單一的冷柜到冰箱、空調(diào)、便潔寶、電腦、數(shù)碼、光電等高端科技產(chǎn)品，為接收和管理好這一類科技檔案，檔案人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，不要在辦公室坐等，要主動請教有關(guān)技術(shù)人員，深入生產(chǎn)車間，熟悉了解生產(chǎn)經(jīng)營工藝流程，弄懂技術(shù)檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義，使檔案人員對各種科技檔案、資料做到“胸中有數(shù)”。

（二）要確立檔案是資產(chǎn)的觀念，在企業(yè)無論是科技、還是文書、聲像、會計檔案，都是全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營實踐活動的勞動結(jié)晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄和客觀評價。以產(chǎn)品為例，從設(shè)計試制到品牌的創(chuàng)立，無不包含著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勞汗水，無不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上，比如，星星從十八年前只有幾十人的手工作坊式小廠，發(fā)展到現(xiàn)在年產(chǎn)值幾十億元的規(guī)模，其創(chuàng)業(yè)的經(jīng)驗、歷程，是難以用金錢買得到的無價之寶。檔案財富是一種非常重要的資產(chǎn)，它除了具有企業(yè)無形資產(chǎn)的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。企業(yè)法人認(rèn)識到檔案是資產(chǎn)以后，就會千方百計去管理、保護、利用好這些資產(chǎn)，就會下決心做好檔案工作。

（三）要確立檔案是企業(yè)獨有的信息和知識觀念。在當(dāng)今瞬息萬變的知識經(jīng)濟大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的知識和技術(shù)，如各種設(shè)計資料、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨有知識。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。

（四）要確立檔案具有實用效益的觀念。檔案資產(chǎn)是固定資產(chǎn)和一些無形資產(chǎn)的伴生物，它是在各種生產(chǎn)要素的配合下產(chǎn)生、共存并發(fā)展完善。檔案資產(chǎn)的實用效益是在檔案利用中發(fā)揮出來的，今年十月份，綜合檔案室及時為星星家電產(chǎn)業(yè)總公司技術(shù)中心提供冰箱蒸發(fā)器所有技術(shù)資料，以賈祥勝、洪立忠為主的研發(fā)小組利用了原有技術(shù)檔案作參考，攻克了“冰箱蒸發(fā)器改為嵌入式”的自主創(chuàng)新項目，創(chuàng)造經(jīng)濟效益203萬元，該項目榮獲椒江區(qū)企業(yè)科協(xié)“金點子”活動一等獎。十一月上旬，由集團投資在洪西路立交橋北邊利用原廠房改建臺州市星星機械交易市場，施工過程中碰到廠區(qū)區(qū)域、房屋結(jié)構(gòu)不明等難題，進展緩慢，項目負(fù)責(zé)人憂心如焚，檔案室得到求援消息后迅速調(diào)出原北廠區(qū)總平面圖、所有廠房建筑圖紙，他們高興地說：“這些廠房已有十幾年歷史，沒想到檔案室能提供這么完整的資料。”確保了該市場在明年元旦前竣工的計劃。從上述可看到，檔案資料只要管理好，利用好，就能產(chǎn)生更好的經(jīng)濟效益和社會效益。

1檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性

一個企業(yè)的良性發(fā)展不但要歸結(jié)于企業(yè)的工作管理，還要考慮到整個企業(yè)各個方面的管理狀況，有效的檔案管理是提高企業(yè)經(jīng)濟效益的基本保證。換句話說，檔案管理工作的有效進行是上市公司在對外服務(wù)中發(fā)揮企業(yè)經(jīng)濟效益的重要保證。有效的檔案管理工作是一個上市公司能夠?qū)嵭袝r代化發(fā)展趨勢的關(guān)鍵保證。對于企業(yè)來說，檔案管理能夠?qū)ζ髽I(yè)的信息進行整理與收集，同時能夠根據(jù)時代的最新發(fā)展來對企業(yè)的發(fā)展提供發(fā)展方向，是企業(yè)緊跟時展的腳步。企業(yè)的工作水平與企業(yè)的經(jīng)濟效益成正比，而企業(yè)的工作水平也是需要良好的工作環(huán)境來保證的，檔案管理不但可以保證企業(yè)信息的留存與整理，還能夠保證企業(yè)內(nèi)制度的穩(wěn)定，有利于提高企業(yè)的工作水平。

2當(dāng)前企業(yè)檔案管理創(chuàng)新現(xiàn)狀

2.1企業(yè)高層檔案管理創(chuàng)新意識不強

我國上市企業(yè)的檔案管理工作中，有些工作人員大局觀念不強，對于檔案管理的工作不夠重視，認(rèn)為檔案管理只需要檔案部門的人來完成即可。但是在企業(yè)的實際檔案記錄的工作中，由于的檔案部門的人無法將企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展情況與檔案本身結(jié)合在一起，無法將記錄的企業(yè)檔案與企業(yè)的建設(shè)結(jié)合在一起。很多企業(yè)都不能正確認(rèn)識這一問題，相關(guān)部門的的工作在企業(yè)中得不到關(guān)注。

2.2企業(yè)高層對新時期檔案工作的本質(zhì)屬性缺乏全面的認(rèn)識