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1明確控制的內(nèi)涵

控制可以定義為，監(jiān)視各項活動以保證它們按計劃進行，并糾正各種重要偏差的過程。一個有效的控制系統(tǒng)可以保證各項行動完成的方向是朝著達到組織目標運行的?？刂葡到y(tǒng)越是完善，管理者實現(xiàn)組織的目標越是容易。張石高速公路工程檔案管理工作的控制，就是規(guī)范該項目的檔案管理，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設(shè)、使用、養(yǎng)護服務(wù)。

1．1制訂控制的目標

目標是指組織期望的成果，目標為所有管理決策指明了方向，并作為標準可用來衡量實際的績效，正是由于這些原因，目標成為控制的基礎(chǔ)。張石高速公路檔案工作的整體目標是“建一流工程檔案”，即形成一套反映工程建設(shè)全過程“完整、準確、系統(tǒng)”的工程檔案。同時通過工程檔案工作的有效管理和控制，從工程資料及工程檔案層面的規(guī)范管理，來達到確保工程質(zhì)量的目的。

1．2完善控制的標準

明確的、可證實的和可度量的目標即標準，是比較、衡量工作過程的依據(jù)。對于檔案管理工作而言，即完整性、準確性、系統(tǒng)性的量化指標。

(1)完整性。工程檔案工作做到與高速公路建設(shè)同步，即從立項時就開始了項目文件的積累，包括工程項目建議書、可行性研究及審批、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、項目實施、交工驗收、缺陷責(zé)任期及竣工驗收各階段內(nèi)容。

(2)準確性。根據(jù)公路工程檢驗評定標準，質(zhì)量評定單元劃分，下發(fā)了分項工程質(zhì)量檢驗及評定表格，細化了每道工序及檢查項目，在確保資料真實可靠的前提下，達到控制工程質(zhì)量的目的。

(3)系統(tǒng)性。根據(jù)張石高速公路建設(shè)項目的內(nèi)容及形成特點，分類設(shè)置了六個一級目錄，即綜合類、工程設(shè)計類、工程施工類、工程監(jiān)理類、工程竣工類。各大類之間既有聯(lián)系，又相互獨立，便于管理和使用。控制執(zhí)行的具體標準為交通部《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準》及《河北省重點建設(shè)項目檔案驗收管理辦法》。

2嚴格控制的過程在檔案管理工作中，我們同時使用了前饋控制、同期控制、反饋控制三個控制系統(tǒng)。

2．1前饋控制

前饋控制發(fā)生在實際工作之前，它能避免預(yù)期發(fā)生的問題。檔案工作的前饋控制表現(xiàn)在兩個方面：

(1)組織機構(gòu)的設(shè)立。張石高速公路張家口管理處在省高指的領(lǐng)導(dǎo)下，組建了交工檔案編制領(lǐng)導(dǎo)小組，由管理處負責(zé)人任組長，總監(jiān)、管理處工程科、合同科、辦公室、財務(wù)科和駐地監(jiān)理主任、施工承包單位項目經(jīng)理為成員，具體組織與領(lǐng)導(dǎo)交工文件的編制工作。同時管理處、施工、監(jiān)理單位都設(shè)立了專人負責(zé)的具體工作機構(gòu)，形成了自上而下的管理網(wǎng)絡(luò)體系。

(2)技術(shù)人員培訓(xùn)。工程伊始，管理處邀請河北省檔案局、交通運輸廳的專家，對全部工程技術(shù)人員進行了集中培訓(xùn)。將檔案工作“全面、準確、系統(tǒng)”的組織目標，落實到了各單位技術(shù)人員個人的工作目標中。

2．2同期控制

同期控制是發(fā)生活動之中的控制，檔案工作的同期控制，從以下幾個方面進行：

(1)建立工作制度。工程伊始，管理處、施工、監(jiān)理單位都建立了檔案工作的“四納入”和“三參加”制度?！八募{人”即歸檔工作納入工程計劃管理工作，納入施工管理及考核范圍，納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工程技術(shù)人員的崗位責(zé)任制，納入經(jīng)濟責(zé)任制?！叭齾⒓印奔磳Ｂ殭n案員參加工程例會、參加工程質(zhì)量評定會、參加各單項驗收和工程項目總驗收。這些制度和工作機制的建立與實施，有力地保障了工程檔案工作的順利進行。工程檔案資料來源于整個建設(shè)項目的全過程。在建立檔案資料管理網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上，從源頭抓起，高度重視現(xiàn)場原始資料的收集。管理處根據(jù)情況，分片進行宣講、指導(dǎo)，經(jīng)常督促和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。同時堅持“三同步”：①施工和建檔同步。工程開始就按照交通運輸部《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準》列出所有分項工程，圍繞分項工程的結(jié)束進行質(zhì)量評定，監(jiān)理對施工資料進行核查，確保真實齊全。為達到這一控制目標，管理處規(guī)定：如達不到資料同步的要求，資料檢查人員有權(quán)提出暫緩或部分暫緩計量支付。②查工程與查資料同步，檢查工程質(zhì)量、進度的同時，檢查檔案資料的收集情況與真實可靠性，以保證達到檔案資料必須真實、準確、完整和系統(tǒng)的管理目標。③評獎與評定同步，管理處在核定施工單位“優(yōu)質(zhì)優(yōu)價”，監(jiān)理單位“優(yōu)監(jiān)優(yōu)酬”的同時，將抽查分項工程的質(zhì)量評定資料和施工原始資料的結(jié)果作為重要依據(jù)之一。

(2)實行定期檢查制度。為了更好地做好工程項目檔案編制工作，管理處制訂了對施工單位、監(jiān)理單位定期檢查督促的工作制度，規(guī)定每月對各標段交工檔案工作檢查一次，并將檢查結(jié)果于月底進行通報，收到了較好的效果。

(3)抓住同期控制的焦點一完整、準確、系統(tǒng)。在同期控制的過程中即在日常資料檢查時，控制的焦點是資料的完整性、準確性、系統(tǒng)性的檢查。如路基工程壓實度資料的檢查，不單只是看壓實度是否符合規(guī)范要求，同時將追溯檢查現(xiàn)場取樣的試驗檢測資料。如果路基為二灰土填筑，檢查內(nèi)容同時包括灰劑量實驗報告。通過這些資料的系統(tǒng)檢查，可及時發(fā)現(xiàn)一些可能存在的認識上的誤區(qū)以及可能存在的人為假資料情況的出現(xiàn)，并立即予以糾正或查處。

2．3反饋控制反饋控制是控制作用發(fā)生在行動之后。反饋控制的主要缺點：管理者獲得信息時損失已經(jīng)造成。但與前饋控制和同期控制相比，反饋控制在這兩方面要優(yōu)于它們。一是反饋控制為管理者提供了關(guān)于目標的效果完簿如何的真實信息。如果反饋顯示標準與現(xiàn)實之有很小的偏差，說明目標達到了；如果偏差很大，管理者就應(yīng)該利用這一信息使新標準制訂的更有效。我們在每月的內(nèi)業(yè)資料檢查過程中，注意通過觀察、聽取匯報等方式收集施工、監(jiān)理單位的反饋信息，進一步細化上級要求，使之更好地符合工程實際，更好地指導(dǎo)檔案工作。

2．4控制的重點案卷的標準化。為了確保案卷結(jié)構(gòu)、形式的質(zhì)量，管理處采取了以下措施：

(1)具體規(guī)定卷內(nèi)目錄填寫須包括工程檢驗認可書、工程報驗單、施工放樣單、中間檢驗申請單等具體內(nèi)容，保證每份文件的完整性。

(2)對軟封皮的填寫采取了格式化的要求，使得案卷題名詳細、具體的反映卷內(nèi)內(nèi)容。

(3)要求各施工單位完成立卷、分冊工作后，統(tǒng)一交管理處集中裝訂。為了確保裝訂質(zhì)量，我們特地請市檔案局的專業(yè)裝訂人員完成這些工作。

(4)竣工圖是我們重點檢查的內(nèi)容之一。工程建設(shè)中，我們認真做到了設(shè)計變更內(nèi)容與竣工圖上所表示內(nèi)容一一對應(yīng)，并在竣工說明中，將變更內(nèi)容做詳細說明。

(5)我們還編制了一套文檔模板，對竣工圖表、分類目錄表進行規(guī)范，并下發(fā)到各施工、監(jiān)理單位。

(6)為了使交工檔案進一步規(guī)范化，我們選取了交工檔案工作較先進的施工單位張石高速公路04標，先于其他各標段將交工文件全部整理歸檔，裝訂完畢。將其作為張石高速公路交工文件的范本，使各施工、監(jiān)理單位對交工文件編制的要求感性化，并有了參照標準。

3總結(jié)與評價

通過控制論的運用，張石高速公路的檔案管理工作步入了良性循環(huán)的軌道。在交工驗收中，受到了省檔案局和省交通廳專家的高度評價，認為張石高速公路工程項目交工檔案全面，反映了工程建設(shè)和管理的實際情況，分類組卷遵循了項目文件形成規(guī)律和成套性的特點，科學(xué)合理，符合規(guī)范要求，對張石高速公路張家口段二期工程化稍營至蔚縣段優(yōu)質(zhì)高效地建成起到了極其重要的保障作用。