信息技術化檔案管理論文
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（一）信息技術的引進可以改革檔案管理模式檔案管理模式，即檔案管理方式，也就是檔案管理工作中所形成的，具有一定特性，能夠解決一類檔案管理工作中的問題的管理模式。我國檔案管理工作具有非常長的歷史，對于檔案管理工作的重視始終是國家發(fā)展過程中的一個要求，但是長期以來，檔案管理模式都是比較單一的，在過去，這些單一的管理模式還可以解決一些基本的工作中的問題，但是在社會發(fā)展的推動下，企業(yè)的發(fā)展日漸復雜，檔案管理的內(nèi)容也在隨之增多，復雜化，面對這種形式，傳統(tǒng)的檔案管理模式就開始捉襟見肘。而信息技術是新的科技技術，它以現(xiàn)代科技為基礎，通過互聯(lián)網(wǎng)、計算機等基礎設備，實現(xiàn)對程序以及材料和數(shù)據(jù)的分析，這樣一來，將它引入到檔案管理工作中，通過人與機器和網(wǎng)絡的合作，就很容易突破傳統(tǒng)，找到新的管理模式，解決新的問題。因此，信息技術的引進可以改革檔案管理模式。
（二）信息技術的引進可以節(jié)約檔案管理成本不管是企業(yè)，還是政府機關，檔案管理的工作量都是不可小歔的。從檔案內(nèi)容上，人員檔案，會議檔案等不同類別的檔案需要不同的管理方式，從檔案工作上，檔案整理，檔案收集，檔案匯總，檔案統(tǒng)計等不同環(huán)節(jié)需要不同理論指導，由此可見，檔案管理需要耗費大量的人力、物力、財力才能實現(xiàn)。信息技術的優(yōu)勢在于，信息系統(tǒng)本身可以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的分析、整理和記錄以及分類等工作，同時，系統(tǒng)工作的精細以及準確程度要比人力完成更有保證，將信息技術引入檔案管理工作中，使用計算機代替部分人力，這就可以精簡單位人員，減少勞動力和其它資源的輸出，進而實現(xiàn)對檔案管理成本的節(jié)約。這也是將信息技術引入檔案管理工作中的一個必要性所在。
（三）信息技術的引進可以規(guī)范檔案管理體系將信息技術引進檔案管理工作中另一個必要性就是規(guī)范檔案管理體系。同其它管理工作一樣，檔案管理工作的進行也需要多人的配合，需要多項工作的銜接，在這個過程中，檔案管理工作就形成了一個完整的體系，而這個體系的規(guī)范與否，直接影響一個企業(yè)對檔案的保存和利用。在利用信息技術之前，每一項工作的完成都需要工作人員的親力親為，這就出現(xiàn)了人員之間的接觸和合作，在此過程中，可能某一個工作人員的情緒就會直接影響到整個團隊的合作以及工作效果，或者某一個工作人員的差錯就可能直接導致整個檔案管理的進度，此外，人員的能力高低不同，這些都成為檔案管理體系規(guī)范化的障礙。但是將信息技術引入到檔案管理工作中，盡量減少工作銜接過程中人員的接觸，減少人的情緒對工作質(zhì)量的影響，就會很容易的引導起整個檔案管理工作朝著體系規(guī)范化的方向前進。
二、信息技術引入檔案管理工作的途徑
既然信息技術引入檔案管理是有必要的，那么接下來要考慮的問題就是如何更好地將信息技術引入到檔案管理工作中來，對此，筆者有以下幾點建議：首先，信息技術的引入要充分考慮本單位檔案管理工作的特點。不同的行業(yè)，不同的單位，檔案在內(nèi)容是不同的，這種檔案內(nèi)容的差異就要求在做具體檔案管理工作時的方式有所區(qū)別。信息技術引入管理領域，最早出現(xiàn)在人力資源管理領域，在檔案管理領域的引入，還不是非常的成熟，因此，很多單位的檔案管理工作人員就盲目的學習和跟風，不加選擇的借鑒和引入。這樣做的后果就導致信息技術的引入不但沒有優(yōu)化企業(yè)的檔案管理，反而給檔案管理工作造成了新的困擾，顯然，這與信息技術的引入的初衷是相背離的。所以說，在信息技術的引入過程中，一定要注意本單位檔案管理工作的特點，切忌盲目。其次，信息技術的引入要打破傳統(tǒng)檔案管理模式的“條條管理”的狀態(tài)。對于一些檔案管理工作人員而言，檔案是對歷史的記載，因此必須認真謹慎，這是對歷史和事實的尊重，我們必須承認這種思想的正確性，但是，很多人偏離了這種思想的本意，他們認為尊重檔案就要求檔案管理工作也要絕對的固定，不可隨意更改模式，這是錯誤的，信息技術的引入就是要打破這種傳統(tǒng)，要勇于利用信息技術對傳統(tǒng)檔案管理模式的創(chuàng)新，要隨時把握時機，適時改革，讓傳統(tǒng)與新技術結(jié)合，共同為檔案管理服務。所以，信息技術的引入，就是要在傳統(tǒng)中改變，讓檔案管理也能體現(xiàn)出時代特色。
三、結(jié)束語
合格的檔案管理工作人就是能夠充分利用現(xiàn)有的最新技術來完成檔案管理工作，面對時展的浪潮，將信息技術引入檔案管理工作中，實現(xiàn)信息化與檔案管理工作的完美結(jié)合，這將會給檔案管理帶來一個新的春天。
作者：陶然單位：遼源市醫(yī)療保險經(jīng)辦中心西安分中心
