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1、檔案管理數(shù)字化所具有的特殊意義

檔案管理數(shù)字化具有很多的有點(diǎn)和意義，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，檔案管理數(shù)字化可以使得檔案的儲(chǔ)存空間變得更加簡(jiǎn)略，它可以節(jié)省很多文字信息的存放空間。我們可以利用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)技術(shù)，將那些紛繁復(fù)雜的紙質(zhì)的檔案資料以數(shù)字化的形式放在計(jì)算機(jī)里面，這樣可以避免紙質(zhì)檔案的殘缺和破損；第二，檔案管理數(shù)字化可以提高我們的檔案信息管理的時(shí)效性，縮了我們?cè)谡頇n案信息資料時(shí)的加工時(shí)間；第三，檔案管理數(shù)字化把檔案信息的利用率迅速提升?，F(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)如此發(fā)達(dá)，檔案管理數(shù)字化可以將檔案信息和最新的科學(xué)技術(shù)連接在一起，同時(shí)在以先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)，可以充分得將檔案管理數(shù)字化的功能發(fā)揮出來。我們可以利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將整理的檔案信息的成果快速的發(fā)到各個(gè)部門，延展了我們的信息的可利用范圍；第四，檔案管理數(shù)字化可以縮短查找檔案信息的查找時(shí)間。傳統(tǒng)的手工檔案信息在檢索時(shí)，是需要大量的查找時(shí)間的，我們得先檢索檔案目錄，在進(jìn)一步查找，這個(gè)過程中需要很多的時(shí)間和浪費(fèi)人力。而在檔案管理數(shù)字化中，我們進(jìn)入頁(yè)面，只需要搜索相關(guān)信息的關(guān)鍵詞就能快捷地找到相應(yīng)的檔案資料。

2、關(guān)于落實(shí)檔案管理數(shù)字化的方法問題

2.1既然檔案管理數(shù)字化能夠給我們的生活帶來這么多的方便和快捷，那么如何真正落實(shí)檔案管理數(shù)字化的方法就是我們面臨的重要問題。我們要保證檔案的原件處于安全狀態(tài)，同時(shí)要把檔案信息的利用率提高。這樣我們就得注重檔案管理數(shù)字化，這是比較基礎(chǔ)的工作。那么在進(jìn)行檔案數(shù)字化的管理時(shí)我們需要從以下幾個(gè)原則上進(jìn)行把握：第一，遵循方便利用的原則，這是數(shù)字化管理的主要目的和要求；第二，掌握排序的原則。在管理檔案數(shù)字化中，我們要提前建立好每個(gè)文件的相關(guān)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，這是數(shù)字化工作得以開展的基礎(chǔ)，在目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立中，我們要注重質(zhì)量，準(zhǔn)確無誤地對(duì)檔案信息資料進(jìn)行整理、著錄、分類以及編頁(yè)，這樣就能可以建立一個(gè)質(zhì)量很高的文件目錄和案卷目錄。同時(shí)我們也為檔案數(shù)字化打下了牢固的基礎(chǔ)，杜絕了數(shù)字化管理在源頭上的錯(cuò)誤。這一定程度也決定了管理檔案數(shù)字化的勝負(fù)；第三，掌握復(fù)制克隆的基本原則。我們要在管理檔案數(shù)字化中注意信息的完整性，在進(jìn)行縮微、鑒定整理、數(shù)字化以及仿真復(fù)制這些工作中，要進(jìn)行合理安排和布局，不要出現(xiàn)掃描錯(cuò)誤，不能多次重復(fù)掃描。當(dāng)然我們不能因?yàn)樾畔⒌拿舾谐潭群椭匾潭炔煌鴮?duì)有的信息進(jìn)行刪除，這樣會(huì)造成檔案的不完整性，從而給檔案的利用帶來不必要的麻煩。要盡可能地保持檔案的原來面貌，減少損害檔案原件的可能性。

2.2因?yàn)闄n案管理數(shù)字化是一個(gè)非常細(xì)致的工作，我們需要進(jìn)行長(zhǎng)期的籌劃?？梢詮囊韵路矫孢M(jìn)行努力：第一，要保證一些重要數(shù)據(jù)的安全性，對(duì)于這些數(shù)據(jù)我們要建立完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。建立企業(yè)的檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是管理檔案數(shù)字化的核心。剛開始的時(shí)候，我們要成立收藏檔案信息的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，它主要是依據(jù)不同企業(yè)的實(shí)際情況，通過標(biāo)引著錄，從而建立一個(gè)最基本的數(shù)據(jù)庫(kù)，然后，我們需要建立一個(gè)基本報(bào)表數(shù)據(jù)庫(kù)，再將企業(yè)中的各部門所反饋的信息和一些需要即時(shí)報(bào)送的數(shù)據(jù)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，將它們都輸入進(jìn)剛剛建立的數(shù)據(jù)庫(kù)中；最后再根據(jù)這些企業(yè)的不同要求來對(duì)報(bào)表進(jìn)行調(diào)整，同時(shí)也要根據(jù)上級(jí)的要求，做到迅速、及時(shí)、準(zhǔn)確的完成這個(gè)基層報(bào)表；第二，要對(duì)現(xiàn)存的一些檔案資料進(jìn)行不斷地開發(fā)，特別是一些珍品、文物大型物品等貴重物品。這些資料人們是很難直接查閱到的，只有在資料進(jìn)行數(shù)字化處理后，人們才能看到；第三，從思想層面上，我們要統(tǒng)一思想，提升保管檔案的意識(shí)。對(duì)于檔案管理部門，要定期召開組織會(huì)議，提高企業(yè)當(dāng)中員工的檔案意識(shí)，爭(zhēng)取建立一個(gè)收集和管理檔案信息的高效機(jī)制；第四，注重培養(yǎng)檔案管理工作人員的全面素質(zhì)，對(duì)于檔案管理人員而言，要不斷學(xué)習(xí)，要對(duì)文化素質(zhì)、檔案管理專業(yè)知識(shí)和基本的業(yè)務(wù)能力、技能素質(zhì)以及現(xiàn)代化的一些新技術(shù)進(jìn)行全面把握；第五，要掌握好檔案管理數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面化、書面化、同步化以及專業(yè)化?？傊?，檔案數(shù)字化管理涉及到方方面面，我們不能只注重對(duì)傳統(tǒng)資料的整理，還要拓展到很多相關(guān)的部分，這樣數(shù)字化才能更加完整。（本文來自于《華章》雜志。《華章》雜志簡(jiǎn)介詳見）

作者：王鳳娟單位：伊通滿族自治縣老齡工作委員會(huì)