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本文作者：陳愉作者單位：閩西職業(yè)技術學院黨委工作部

檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。換句話說，黨務檔案信息化是指黨務檔案管理模式從以黨務檔案實體為重心向以黨務檔案信息為重心轉變的過程。這是一個長期的發(fā)展過程，在這一過程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術裝備黨務檔案部門，從而極大地提高黨務檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。人類進入信息社會以后，檔案對人類認識客觀世界和主觀世界，對傳承人類文明，對經(jīng)濟發(fā)展和科技創(chuàng)新，具有著越來越不可替代的作用。因此，加快黨務檔案管理工作融入信息社會的步伐，把黨務檔案信息化納入國民經(jīng)濟和社會信息化的總格局中，大力推動黨務檔案信息化建設，已是黨務檔案部門和廣大黨務檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務。黨務檔案信息化是黨務檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路，是黨務檔案工作實現(xiàn)歷史與未來有機鏈接的戰(zhàn)略之舉。

1新時期黨務檔案現(xiàn)代化管理存在的問題

1．1缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)范

目前，許多部門在建設黨務檔案信息化過程中往往只重視發(fā)展先進通信設備和購置高檔計算機系統(tǒng)，忽視黨務檔案信息資源標準規(guī)范化建設，結果是有路無車，投入巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)無法轉化為經(jīng)濟和科學發(fā)展的催化劑。［1］。

1．2檔案管理人員知識結構“老化”，思想認識不到位，重視不程度

老的黨務檔案管理人員對紙質檔案的管理理論、原則、方法和技術已熟門熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術;而年輕的黨務檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術或數(shù)據(jù)通信技術，對檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個普遍存在的共同問題。目前各單位黨務檔案部門的黨務檔案管理人員僅僅是普通的計算機操作員，他們既沒有經(jīng)過專業(yè)學習，也沒有通過系統(tǒng)培訓，只是憑借著幾年的計算機操作經(jīng)驗來管理系統(tǒng)網(wǎng)絡，出現(xiàn)問題有時只能坐等專業(yè)技術人員前來解決。這些問題的存在，已經(jīng)嚴重地制約了整個檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展［2］。

1．3軟件系統(tǒng)及其應用相對薄弱，工作基礎較差

許多黨務檔案部門雖然購置了硬件設備，但其軟件應用水平和利用效率不高，大多以單機和簡單的網(wǎng)上操作為主，局限于實現(xiàn)簡單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用;另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級。

1．4數(shù)據(jù)保護存在風險

目前，我國數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術上的不斷升級，設置復雜的密碼和防火墻，但是單純從技術角度只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。另外，從數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身的防范能力來講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進數(shù)據(jù)庫保護方案不可能與時俱進，技術的改進不能完全防止計算機犯罪的發(fā)生。這個風險安全性差，容易導致黨務信息的丟失與盜用。

2新時期推進黨務檔案現(xiàn)代化管理建設的幾點措施

2．1配備統(tǒng)一的管理設備

將紙質檔案信息轉化為數(shù)字化信息，就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源，要實現(xiàn)這一點，必須依靠網(wǎng)絡，必須配備統(tǒng)一的管理設備，實現(xiàn)計算機在黨務檔案部門的全覆蓋。要為黨務管理發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn):黨務檔案自動編目和檢索、黨務檔案自動全文存儲與檢索、黨務檔案業(yè)務工作管理、計算機輔助立卷、黨務檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為黨務檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。隨著各單位黨務檔案數(shù)量的增加，黨務檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及黨務檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決黨務檔案信息存儲難的問題。運用行業(yè)“地面通信骨干網(wǎng)”實現(xiàn)檔案信息傳遞、交流和共享。高速信息網(wǎng)絡以其快速的信息傳遞和豐富的信息資源為用戶提供了一種全新的服務方式，已成為信息時代信息交流的重要工具。采用高容量的存儲載體不但可減輕黨務管理人員的工作量，而且能提高黨務檔案工作效率［3］［4］。

2．2建立規(guī)范的管理機制

在黨務檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網(wǎng)絡及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新黨務檔案管理制度，黨務檔案管理部門應該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的黨務檔案管理制度。一是健全和完善黨務檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對黨務的電子文件和電子檔案，要確保電子黨務檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一黨務檔案管理標準。標準規(guī)范化是黨務檔案信息化建設的重要基礎之一。黨務檔案管理標準化包括:檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量黨務工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，黨務檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果各單位檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么全國黨務檔案信息網(wǎng)絡就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。

2．3建設復合型的管理隊伍

黨務檔案管理人員隊伍建設是實現(xiàn)檔案信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質量，因此要努力提高黨務檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求黨務檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全防護知識，以確保黨務活動記錄的完整性與信息的安全性。黨務檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質和工作水平［5］。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)黨務檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉變，黨務管理部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡、信息工程等方面的知識，還應創(chuàng)造必要的條件，讓黨務檔案管理人員及時了解黨務檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在黨務檔案工作中的應用，不斷提高他們的黨務檔案管理工作技能。