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一、會計電算化與內(nèi)部控制制度的含義

會計電算化是以電子計算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會計實務(wù)中的簡稱，是一個應(yīng)用電子計算機(jī)實現(xiàn)的會計信息系統(tǒng)。它實現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理的自動化，使傳統(tǒng)的手工會計信息系統(tǒng)發(fā)展演變?yōu)殡娝慊瘯嬓畔⑾到y(tǒng)。內(nèi)部控制是企業(yè)為保護(hù)其資產(chǎn)的安全完整和有效運用，保證會計資源資料的真實可靠，提高經(jīng)營管理水平和效益，而在企業(yè)內(nèi)部所采取的一系列組織規(guī)則、業(yè)務(wù)處理程序以及其他調(diào)節(jié)方法和措施的總稱。按其控制的目的不同，可分為會計控制和管理控制。

二、會計電算化下企業(yè)內(nèi)部控制的變化

1.內(nèi)部控制形式的變化。

在手工會計環(huán)境下，人是所有會計業(yè)務(wù)組織和執(zhí)行的主要因素，因此人是控制實施的主體。電算化會計除了人這個執(zhí)行控制的主體外，許多內(nèi)部控制方法主要是通過會計軟件來實現(xiàn)，因此，計算機(jī)系統(tǒng)的內(nèi)部控制也由手工條件下的單一人工控制轉(zhuǎn)變?yōu)槿斯た刂坪统绦蚩刂?，由于電算化系統(tǒng)中內(nèi)部控制具有人工控制與程序控制相結(jié)合的特點，電算化系統(tǒng)許多應(yīng)用程序中包含了內(nèi)部控制功能，這些程序化內(nèi)部控制的有效性取決于應(yīng)用程序，如程序發(fā)生差錯或不起作用，由于人們的依賴性以及程序運行的重復(fù)性，可能使得失效的控制長期不被發(fā)現(xiàn)，從而使系統(tǒng)在特定方面發(fā)生錯誤或違規(guī)行為的可能性增大。

2.內(nèi)部控制范圍的變化。

傳統(tǒng)手工會計環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制制度建立的原則是以不相容的職務(wù)相分離與職權(quán)分離為基礎(chǔ)的。而企業(yè)在會計電算化條件下則需要集中對會計業(yè)務(wù)進(jìn)行處理，需要遵循的原則就是在會計程序為指導(dǎo)的前提下進(jìn)行會計計算機(jī)內(nèi)部控制程序的設(shè)定。緊隨著會計電算化系統(tǒng)的形成，會計的處理范圍變大也是相應(yīng)產(chǎn)生的，原有的通過多人多個部門合作完成的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)就可以集中的由一個部門甚至一人來進(jìn)行操作完成。為確保會計條件下經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)反映的可靠性與真實性，在基于會計電算化條件下的復(fù)雜性與運行的多邊性的基礎(chǔ)上就需要擴(kuò)大企業(yè)內(nèi)部控制的范圍。這就要求不僅僅要有手工的控制范圍還需要建立相應(yīng)的系統(tǒng)權(quán)限控制、修改程序控制和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全控制等多項標(biāo)準(zhǔn)體系。

三、會計電算化下內(nèi)部控制制度所面臨的問題

1.原始數(shù)據(jù)操作準(zhǔn)確性問題。

在電算化會計中，電子計算機(jī)輸出的數(shù)據(jù)是在程序控制之下，對輸入的數(shù)據(jù)源自動進(jìn)行加工處理，并儲存于磁性介質(zhì)上。所有記賬、分析及編制會計報表等工作均在計算機(jī)程序的控制下自動進(jìn)行。然而，電腦中的原始數(shù)據(jù)必須是由人工事先進(jìn)行審核和輸入的，一旦原始數(shù)據(jù)在輸入中發(fā)生錯誤，計算機(jī)無法識別，只會將錯就錯地進(jìn)行各種計算工作。因而自動處理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，完全依賴于原始數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性，正因為會計電算化的這一固有弱點，所以對內(nèi)部控制提出了一些新的具體要求：一切數(shù)據(jù)的處理方法和過程都必須規(guī)范化，并保持準(zhǔn)確性和相對的穩(wěn)定性，這樣才能保證會計信息質(zhì)量的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。

2.會計電算化下內(nèi)部稽核控制分離不夠。

授權(quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見的內(nèi)部基礎(chǔ)控制，傳統(tǒng)手工會計信息處理一條重要的原則就是職務(wù)相分離，職權(quán)不相容原則，要求經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章才能進(jìn)入下一環(huán)節(jié)，但是電算化的實現(xiàn)使得職能劃分產(chǎn)生變化，由于業(yè)務(wù)處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主，因此導(dǎo)致了操作人員的職責(zé)集中性，特別是會計人員的職能開始從核算型向管理型轉(zhuǎn)移。如，有些會計人員既從事數(shù)據(jù)的輸入、輸出工作，又負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的報送，這樣就增加了他們在未批準(zhǔn)的情況下直接對使用中的數(shù)據(jù)和程序進(jìn)行修改或刪除等操作的可能性，從而使會計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及安全性受到威脅，也增大了舞弊的可能性。因此，企業(yè)在會計電算下的內(nèi)部控制制度的健全和完善就更加重要，只有不斷加強(qiáng)內(nèi)部控制制度，嚴(yán)格權(quán)責(zé)分離，才能有效杜絕財務(wù)浪費和財務(wù)舞弊的問題。

3.會計電算化下內(nèi)部控制存在的風(fēng)險。

企業(yè)電算化下的內(nèi)部控制是基于系統(tǒng)化、信息化的人機(jī)結(jié)合操作模式。這種模式的存在就不可避免的因系統(tǒng)問題而產(chǎn)生風(fēng)險。內(nèi)部控制功能在許多電算化系統(tǒng)中都有存在，它也是決定內(nèi)部控制功能有效性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。應(yīng)用程序發(fā)生錯誤往往會導(dǎo)致內(nèi)部控制失效并使得系統(tǒng)在某些特定方面出現(xiàn)違規(guī)行為或者錯誤最終帶來風(fēng)險。另一方面企業(yè)在會計電算化條件下各項業(yè)務(wù)都是授權(quán)處理，許多特殊文件的處理和授權(quán)都可能被非法盜取，不法人員通過竊取特殊口令來對數(shù)據(jù)或者業(yè)務(wù)進(jìn)行非法操作從而獲得利益。例如有些財會工作人員被收買，他們就會通過竊取數(shù)據(jù)口令來對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、虛構(gòu)、刪除等，通過對數(shù)據(jù)輸入與輸出過程中的程序進(jìn)行修改進(jìn)而達(dá)到個人非法目的的案例時有發(fā)生，這也是會計電算化下內(nèi)部控制存在的重大風(fēng)險之一。

四、會計電算化下如何加強(qiáng)內(nèi)部控制制度

1.針對會計電算化建立完善的內(nèi)部控制制度。

針對會計電算化“電算”的特點，企業(yè)必須建立健全一套不同于傳統(tǒng)手工會計的內(nèi)部控制制度。在提高會計人員對會計電算化內(nèi)部控制度重要性認(rèn)識的基礎(chǔ)之上，按照不兼容權(quán)限分離原則和相互制約原則，進(jìn)行合理授權(quán)分工，明確電算主管、軟件錄入員、審核員、電算維護(hù)員、檔案管理員等崗位的職責(zé)，保證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理過程中各崗位間的相互監(jiān)督和制約。另一方面制定必要的上機(jī)操作規(guī)定，各崗位人員只能各司其職依照自身操作權(quán)限工作，不得超越權(quán)限操作。同時建立操作日志制度，詳細(xì)記錄每天的工作步驟及經(jīng)辦人，方便追查責(zé)任，減少發(fā)生錯誤或舞弊行為的概率。

2.加強(qiáng)企業(yè)軟件硬件建設(shè)，控制安全漏洞。

會計電算化工作中，數(shù)據(jù)的安全性與保密性是內(nèi)控制度的重中之重。企業(yè)要加強(qiáng)財務(wù)軟件管理，保證軟件的安全可靠，降低網(wǎng)絡(luò)化風(fēng)險。同時由于計算機(jī)系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)主要依靠硬件設(shè)備，因此必須保證硬件設(shè)備的質(zhì)量，定期檢查維護(hù)，重要的硬件設(shè)備可采用雙系統(tǒng)備份，硬件設(shè)備的供電系統(tǒng)要保持獨立、持續(xù)不斷地工作。同時要對財務(wù)人員采取定期專業(yè)培訓(xùn)，培養(yǎng)會計人員電算化應(yīng)用能力，也可以聘請計算機(jī)工程師到企業(yè)舉辦講座、咨詢活動或者引進(jìn)電算化高級技術(shù)人才，促進(jìn)企業(yè)會計電算化工作向?qū)I(yè)型，智能型轉(zhuǎn)變。完善健全的企業(yè)內(nèi)部控制機(jī)制是會計系統(tǒng)有效運行的前提。企業(yè)內(nèi)部控制的目的是確保有關(guān)的規(guī)章制度和法律法規(guī)的順利貫徹與實施，同時也是保障資產(chǎn)的完整和安全并能夠提高會計信息質(zhì)量。企業(yè)在順應(yīng)時展的過程中，只有緊跟會計電算化的發(fā)展步伐，并完善和改進(jìn)企業(yè)在電算化條件下的內(nèi)部控制制度，才能確保企業(yè)在新一輪的市場競爭中不斷獲得發(fā)展，形成一條可持續(xù)的發(fā)展道路。

作者：馬金梅 單位：寧夏回族自治區(qū)吳忠市財政局