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摘要:文章分析了我國高校會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化對(duì)傳統(tǒng)財(cái)會(huì)工作的影響及其發(fā)展中存在的問題,提出了發(fā)展高校會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化的途徑和對(duì)策。

關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)電算化網(wǎng)絡(luò)化

隨著高等學(xué)校資金籌集渠道的多元化和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的日趨頻繁,高校會(huì)計(jì)核算已經(jīng)進(jìn)入了電算化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代。自20世紀(jì)80年代以來高校會(huì)計(jì)電算化經(jīng)歷了從無到有、從小到大的發(fā)展過程。據(jù)估算目前全國大約有90%以上的高校實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化并逐步進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化。會(huì)計(jì)電算化是指以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)的簡稱,是以電子計(jì)算機(jī)代替人工,實(shí)現(xiàn)記賬、算賬、報(bào)賬、查賬以及部分需由人腦完成的對(duì)會(huì)計(jì)信息(數(shù)據(jù))的統(tǒng)計(jì)、分析、判斷乃至提供決策的過程。作為一個(gè)以提供綜合經(jīng)濟(jì)信息為主要手段的控制系統(tǒng),高校電算化會(huì)計(jì)將會(huì)在未來高校經(jīng)濟(jì)發(fā)展和財(cái)務(wù)管理中起到舉足輕重的作用。

一、高校會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化對(duì)高校傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作的影響

會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化的推行,是高校會(huì)計(jì)工作方式的革命,也是高校會(huì)計(jì)工作的一次飛躍,它給會(huì)計(jì)工作提出了新的要求,同時(shí)也對(duì)傳統(tǒng)的高校會(huì)計(jì)工作產(chǎn)生了較大的影響。

1.傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)工作方式發(fā)生了根本變化。會(huì)計(jì)實(shí)行電算化以后,會(huì)計(jì)核算工作脫離了手工操作狀態(tài),從憑證錄入、賬務(wù)處理到報(bào)表制作,完全由計(jì)算機(jī)完成,這是一次質(zhì)的飛躍,大大提高了會(huì)計(jì)工作效率。

2.高校會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息資源的共享。高校通過校園網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)建立了一個(gè)相對(duì)開放、實(shí)時(shí)、快捷方便的雙向多媒體信息交流系統(tǒng),為高校內(nèi)部各單位之間、高校與外界之間信息交流提供了便利。校內(nèi)各單位可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢部門賬務(wù),實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息資源共享。高校信息網(wǎng)的建設(shè)還使會(huì)計(jì)信息收集、加工處理和綜合利用的手段發(fā)生了變化,從廣度和深度上極大地?cái)U(kuò)展了會(huì)計(jì)報(bào)告的信息內(nèi)容,會(huì)計(jì)作為控制系統(tǒng)的本質(zhì)日益顯現(xiàn)、會(huì)計(jì)信息的利用效率極大地提高。

3.進(jìn)一步規(guī)范了會(huì)計(jì)工作程序。推行會(huì)計(jì)電算化以后,各高校重新制定了會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理的規(guī)章制度,進(jìn)一步對(duì)會(huì)計(jì)人員、財(cái)務(wù)管理人員的權(quán)限以及會(huì)計(jì)工作程序和會(huì)計(jì)檔案、資料保管等作出明確規(guī)定,比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作更加嚴(yán)格,標(biāo)準(zhǔn)更高。

4.會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化改變了傳統(tǒng)的高校內(nèi)部控制制度和方式。在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)方式下,由于其數(shù)據(jù)處理工具主要是算盤或計(jì)算器,大部分工作由手工來完成,因此,其內(nèi)部控制工作主要是放在對(duì)人的控制上。如通過定期會(huì)計(jì)檢查來監(jiān)督和考核會(huì)計(jì)人員的工作績效,這些制度和方法對(duì)保證會(huì)計(jì)工作質(zhì)量起到了一定作用。會(huì)計(jì)電算化改變了傳統(tǒng)的手工記賬方式下的數(shù)據(jù)處理手段、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存載體和崗位間的制約方式。手工記賬方式下的各種處理步驟不復(fù)存在,審查、復(fù)核控制機(jī)制隨之削弱,會(huì)計(jì)電算化使內(nèi)部控制越來越依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。會(huì)計(jì)事項(xiàng)處理的無紙化和電腦操作的無形化使會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性風(fēng)險(xiǎn)加大,所有這些由于會(huì)計(jì)實(shí)行電算化帶來的影響要求我們必須加強(qiáng)和重視會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下的內(nèi)部控制,除了對(duì)人員的控制外,還要對(duì)電算化會(huì)計(jì)核算進(jìn)行內(nèi)部控制。

二、高校會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展中存在的一些問題

高校會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展是高校管理現(xiàn)代化與高校會(huì)計(jì)自身改革和發(fā)展的客觀需要,是時(shí)展的必然。但是我們必須看到,目前我國高校會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化中尚存在著一些不容忽視的問題,對(duì)于這些存在的問題如何認(rèn)識(shí)并逐步解決,直接影響著高校會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程,需要引起我們的高度重視。

1.會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)載體的管理與保護(hù)問題。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的高校會(huì)計(jì)電算化,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的載體由紙張變?yōu)榇沤橘|(zhì)和光電介質(zhì)載體,毋庸置疑,對(duì)于數(shù)據(jù)的備份和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)載體的保護(hù)是我們必須要解決的首要問題。原始憑證的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成磁性介質(zhì)后,能否保證數(shù)據(jù)原件的真實(shí)性,法律能否接受計(jì)算機(jī)記錄的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)作為有效證據(jù),以及會(huì)計(jì)手續(xù)中電子簽字如何認(rèn)證,都是一個(gè)不容忽視和需要在實(shí)踐中探索和解決的問題。

2.電算化基礎(chǔ)管理工作薄弱、內(nèi)部控制制度不完善、會(huì)計(jì)信息質(zhì)量有待進(jìn)一步規(guī)范與提高。在高校的會(huì)計(jì)電算化中,存在管理制度的充實(shí)和完善慢于會(huì)計(jì)電算化特別是網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展進(jìn)程的現(xiàn)象。內(nèi)部控制制度滯后和不完善導(dǎo)致對(duì)會(huì)計(jì)電算化中問題的發(fā)生缺乏預(yù)見性和預(yù)防性。有的高校在制定管理制度時(shí)只重視對(duì)計(jì)算機(jī)硬件或純軟件使用方面的風(fēng)險(xiǎn),忽視了內(nèi)部人員對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的非法訪問、篡改、泄密和破壞及外部不法分子惡意入侵等方面的風(fēng)險(xiǎn),致使會(huì)計(jì)信息質(zhì)量下降。隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代電算化會(huì)計(jì)的發(fā)展,計(jì)算機(jī)舞弊手段和犯罪現(xiàn)象與日俱增,會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的真實(shí)性和安全性提出了新的挑戰(zhàn),如何加強(qiáng)內(nèi)部管理、建立完善的內(nèi)部管制制度、防范和制止計(jì)算機(jī)舞弊、保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校會(huì)計(jì)電算化面臨的重要任務(wù)和難題。

3.會(huì)計(jì)軟件功能的設(shè)計(jì)與拓展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化的深入,會(huì)計(jì)核算軟件規(guī)模也越來越大,內(nèi)容越來越復(fù)雜,要連接的系統(tǒng)越來越多;同時(shí)軟件支撐環(huán)境,如操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫類型、開發(fā)工具、軟件結(jié)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等發(fā)展很快,而這些新技術(shù)應(yīng)用發(fā)展又不平衡,出現(xiàn)了技術(shù)應(yīng)用上的多樣化。目前,我國會(huì)計(jì)軟件如:科發(fā)、用友、安易、浪潮、金蝶、新大中等一大批優(yōu)秀的會(huì)計(jì)軟件已經(jīng)被用戶接納并具有良好的售后服務(wù),我國的商品化軟件市場已初步形成。會(huì)計(jì)軟件雖然品種眾多,但功能多仍以核算為主,各子系統(tǒng)之間又彼此分隔,缺乏會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)傳輸?shù)膶?shí)時(shí)性、一致性和系統(tǒng)性;缺乏一些能滿足市場經(jīng)濟(jì)下高校實(shí)行決策分析和會(huì)計(jì)核算分析需要的、通用性和靈活性強(qiáng)、具有綜合管理功能的會(huì)計(jì)軟件。

4.會(huì)計(jì)人員素質(zhì)的強(qiáng)化與提高。會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展需要大批復(fù)合型的會(huì)計(jì)人才,既懂會(huì)計(jì)又懂管理;既熟悉會(huì)計(jì)電算化知識(shí),又熟悉網(wǎng)絡(luò)知識(shí);既懂會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)操作,又能解決實(shí)際工作中存在的問題。而目前相當(dāng)一部分高校會(huì)計(jì)人員的專業(yè)知識(shí)薄弱,計(jì)算機(jī)技能偏低,常常出現(xiàn)雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷升級(jí)而會(huì)計(jì)功能徘徊不前的尷尬局面。人才因素在一定程度上成為制約我國高校會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展進(jìn)程的重要因素。

5.會(huì)計(jì)分析、管理電算化差距較大。目前,大多數(shù)高校的會(huì)計(jì)電算化主要局限于會(huì)計(jì)核算方面,而在會(huì)計(jì)分析和財(cái)務(wù)管理電算化方面尚未充分發(fā)揮作用,不少會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理之間的本質(zhì)不了解,重會(huì)計(jì)核算、輕會(huì)計(jì)分析和財(cái)務(wù)管理的現(xiàn)象較普遍。高校會(huì)計(jì)電算化要徹底實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作由“核算型”向“管理型”的轉(zhuǎn)變,需克服財(cái)會(huì)人員傳統(tǒng)的理財(cái)觀念,對(duì)新形勢下的會(huì)計(jì)工作進(jìn)行研究和探討,騰出更多的時(shí)間和精力進(jìn)行會(huì)計(jì)信息分析并針對(duì)分析中發(fā)現(xiàn)的問題給管理者提出意見和建議,幫助其正確地進(jìn)行決策、當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。

三、發(fā)展我國高校會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的主要途徑

1.重視組織管理,完善內(nèi)部管理規(guī)章制度建設(shè)。隨著我國加入WTO,會(huì)計(jì)制度完全與國際社會(huì)的接軌已成為必然的趨勢,高校的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都要高度重視,這也是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化的重要前提。高校的管理部門要具有長遠(yuǎn)意識(shí)和現(xiàn)代管理意識(shí),根據(jù)本單位實(shí)際情況不斷完善會(huì)計(jì)電算化的配套法規(guī),建立健全一整套電算化模式下的內(nèi)部規(guī)章控制制度,使高校會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化工作有章可循,依章辦事,走上規(guī)范化的發(fā)展道路。其中應(yīng)包括:(1)建立健全會(huì)計(jì)電算化人員崗位責(zé)任制、明確各崗位的職責(zé)范圍,實(shí)行不相容崗位分離制度。(2)完善日常操作管理制度、明確各人操作權(quán)限,對(duì)操作密碼嚴(yán)格指定專人管理并定期更換。(3)建立計(jì)算機(jī)硬件和軟件管理制度,配專人進(jìn)行軟、硬件管理和維護(hù),制定防病毒措施。(4)建立電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度,存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤和磁盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)等會(huì)計(jì)檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé),謹(jǐn)防外部因素對(duì)會(huì)計(jì)檔案的破壞。(5)建立定期檢查管理制度,檢查會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是否按時(shí)備份,各種賬簿是否按時(shí)打印,明細(xì)賬與總賬的各會(huì)計(jì)賬戶余額是否平衡等。(6)建立會(huì)計(jì)各崗位的定期輪崗制度,加強(qiáng)各崗位間的制約和監(jiān)督。

2.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范,保障系統(tǒng)正常運(yùn)行。會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)的可靠性、會(huì)計(jì)信息的安全性及信息處理的正確性均依賴強(qiáng)有力的安全控制。影響系統(tǒng)安全的因素有火災(zāi)、水災(zāi)、地震等自然因素,也有利用計(jì)算機(jī)舞弊或犯罪的人為因素。系統(tǒng)的安全控制就是指防止這些因素危及系統(tǒng)安全,發(fā)現(xiàn)影響系統(tǒng)安全的問題,并解決這些問題使系統(tǒng)盡快恢復(fù)正常的所有措施。加強(qiáng)對(duì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的控制,明確管理員、操作人員、維護(hù)人員的職責(zé)范圍。盡可能地選用安全等級(jí)較高的操作系統(tǒng)產(chǎn)品,并經(jīng)常進(jìn)行版本升級(jí)。同時(shí),必須從計(jì)算機(jī)資源授權(quán)控制、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資源控制、系統(tǒng)開發(fā)控制、系統(tǒng)維護(hù)控制、防病毒、防“黑客”等多方面入手,設(shè)置多級(jí)保密措施,提高數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)接口技術(shù),加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范。

3.加強(qiáng)“會(huì)計(jì)—計(jì)算機(jī)—管理”型復(fù)合人才的培養(yǎng)。我國會(huì)計(jì)軟件開發(fā)早期主要以計(jì)算機(jī)人員為主。由于他們對(duì)會(huì)計(jì)、審計(jì)、財(cái)務(wù)管理等方面知識(shí)了解較少,因而開發(fā)后期則是以計(jì)算機(jī)人員和會(huì)計(jì)人員相結(jié)合為主要開發(fā)力量。在這種情況下,雖然使會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)大大改善,但仍不能滿足實(shí)際需要。尤其是我國已加入WTO后,高校涉外經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)也出現(xiàn)并日漸增多,財(cái)務(wù)信息的報(bào)送范圍日益廣泛。這就要求財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員不僅熟悉中國國情、還應(yīng)了解國際慣例;具有較強(qiáng)的競爭觀念和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),具備豐富的創(chuàng)新精神;精通財(cái)會(huì)業(yè)務(wù),熟練掌握外語和計(jì)算機(jī)技術(shù)。培養(yǎng)一批具有多學(xué)科知識(shí),綜合理論功底,精通會(huì)計(jì)與計(jì)算機(jī)理論與實(shí)務(wù)的高素質(zhì)、復(fù)合型人才。各級(jí)會(huì)計(jì)人員管理部門要經(jīng)常性地對(duì)電算化會(huì)計(jì)管理人員、會(huì)計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員按不同要求、不同內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn),同時(shí)應(yīng)積極吸納高校會(huì)計(jì)電算化專業(yè)人才進(jìn)入高校會(huì)計(jì)行列。高?，F(xiàn)有的會(huì)計(jì)電算化工作者,應(yīng)努力提高自身素質(zhì),學(xué)習(xí)各項(xiàng)業(yè)務(wù)知識(shí),積極推進(jìn)高校會(huì)計(jì)電算化工作更快更好地向前發(fā)展。

4.拓寬視野,進(jìn)一步擴(kuò)展會(huì)計(jì)電算化的網(wǎng)絡(luò)功能。目前,許多高校的校園網(wǎng)建設(shè)已初具規(guī)模,財(cái)務(wù)系統(tǒng)要充分利用校園網(wǎng)接口,將應(yīng)收、應(yīng)付款項(xiàng)的管理信息生成文件、傳送到各院(系)、部門催收或報(bào)賬。并將工資、公積金、各單位創(chuàng)收、各單位經(jīng)費(fèi)開支狀況、學(xué)生交費(fèi)、欠費(fèi)情況的查詢系統(tǒng)放于網(wǎng)上,實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。避免校內(nèi)各部門間因信息獲取滯后而造成的工作拖延和矛盾沖突,大大減輕財(cái)會(huì)人員查賬和到各部門傳送信息的工作量,提高工作效率。各高校間、高校主管部門間通過國家教育科研網(wǎng)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化聯(lián)網(wǎng),既為校際間協(xié)作打好基礎(chǔ),主管部門也可以隨時(shí)掌握所屬高校的經(jīng)費(fèi)預(yù)算、決算、經(jīng)費(fèi)收支、政策執(zhí)行等情況,高校也可以通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)請示、匯報(bào)工作,真正發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的信息高速公路的作用。

5.加強(qiáng)高校內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督職能,實(shí)行有效監(jiān)督和指導(dǎo)。內(nèi)部審計(jì)既是內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分,也是加強(qiáng)單位內(nèi)部控制的一個(gè)有效手段。在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中,由于是“人機(jī)”對(duì)話的特殊形態(tài),因而對(duì)內(nèi)部審計(jì)提出了更高、更嚴(yán)格的要求。筆者認(rèn)為,高校的內(nèi)部審計(jì)必須包括以下幾個(gè)方面:(1)對(duì)會(huì)計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì),檢查電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理是否正確、真實(shí),審核費(fèi)用簽字是否符合本單位內(nèi)控制度要求,憑證附件是否規(guī)范完整;(2)審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性,如查看賬冊內(nèi)容,做到賬表相符,對(duì)不妥或錯(cuò)誤的賬表處理應(yīng)及時(shí)調(diào)整;(3)監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性,防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象;(4)對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查,防止存在漏洞;(5)檢查和監(jiān)督內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的建立和執(zhí)行情況。為方便審計(jì)人員對(duì)財(cái)務(wù)的監(jiān)督和指導(dǎo),可以在財(cái)務(wù)部門計(jì)算機(jī)局部網(wǎng)中,為審計(jì)部門設(shè)置計(jì)算機(jī)終端,嚴(yán)格控制使用權(quán)限,使財(cái)務(wù)和審計(jì)相互配合、相互促進(jìn),使財(cái)務(wù)管理工作水平進(jìn)一步提高。高校會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化是高等教育發(fā)展和會(huì)計(jì)制度改革的必然要求,高校的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念積極支持會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展;高校的財(cái)務(wù)管理和從業(yè)人員要主動(dòng)適應(yīng)新形勢,更新認(rèn)識(shí)、更新知識(shí)、積極參與會(huì)計(jì)電算化工作,充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化對(duì)高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的預(yù)測、決策、控制功能,迅速、全面、準(zhǔn)確、綜合地反映學(xué)校財(cái)務(wù)活動(dòng)狀況,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供快捷、準(zhǔn)確的信息反饋、使高校的會(huì)計(jì)電算化事業(yè)蓬勃發(fā)展。

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