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一、做好電子檔案管理工作的措施

（一）建立“雙套制”模式

確保重要信息完整。所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時提交保存歸檔。“雙套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應(yīng)該實行“雙套制”，哪些不應(yīng)該實行“雙套制”。只有根據(jù)各個檔案的內(nèi)容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現(xiàn)對重要信息的完整保存。

（二）規(guī)范電子檔案利用方式

避免不可挽回損失。一是采用的利用方式應(yīng)視利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式。二是依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進行有效地管理。一般情況下，對于內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對于提供拷貝的制作，必須在有效監(jiān)控下進行。三是在采用通信傳輸或直接利用等利用方式時，對有密級的信息內(nèi)容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的更換。四是系統(tǒng)應(yīng)對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動進行相關(guān)記錄，作為對利用工作查證的依據(jù)。

（三）加強檔案工作人員管理

提高檔案保護意識。電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此，必須加強對檔案工作人員的管理，從思想上認識到電子案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保電子檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度地被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效地保護。

二、電子檔案管理工作中應(yīng)注意的問題

（一）要重視電子文件的存放環(huán)境

電子文件的載體基本上是光盤和磁介質(zhì)。由于介質(zhì)的特殊性，電子文件的存放環(huán)境也十分關(guān)鍵。在光盤上存放，要避光、防潮、防有害氣體，存放時一定要采用書立式以防光盤的變形，影響數(shù)據(jù)的讀取。磁介質(zhì)包括軟磁盤和硬磁盤。軟磁盤穩(wěn)定性差，而硬磁盤穩(wěn)定性還可以，但是要防磁，遠離磁場的干擾。為了保證介質(zhì)存放的萬無一失，必須電子文件與紙質(zhì)文件同進并存，以備有據(jù)可查。但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，加大資金的投入力度，不斷引進現(xiàn)代化辦公設(shè)備，爭取采用自動化監(jiān)控、庫房溫濕度的自動控制等先進技術(shù)，使電子文件檔案管理的環(huán)境更加有利于檔案的存放。

（二）電子文件歸檔要及時

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔不同，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案通常到年底統(tǒng)一歸檔，而電子文件有自身的特點———易變性和可操作性，時間不能拖的太長，最多不能超過2～3個月，一般要隨時歸檔，這樣既可以避免文件漏掉，保證歸檔率和完整率，還可以避免電子文件檔案的流失和病毒的破壞。

作者：宋丹單位：鶴崗市檔案局