[提要]本文對電子檔案管理的幾個關(guān)鍵問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)對策，要科學(xué)地管理電子檔案。

[關(guān)鍵詞]電子檔案管理關(guān)鍵問題對策

隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案工作已逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理重要形式，做好電子寫作論文檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內(nèi)容。要做好電子檔案的管理工作，首先必須解決好電子檔案在接收管理上的幾個關(guān)鍵問題。

(一)電子檔案的接收格式問題2007年9月5日住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部的《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》中規(guī)定“列入城建檔案館(室接收范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位向城建檔案館(室)移交工程紙質(zhì)檔案時，應(yīng)當(dāng)同時移交一套工程電子檔案?！边@就要求在紙質(zhì)檔案形成的同時，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習(xí)慣，所采用的應(yīng)用軟件不同，同一項(xiàng)目所形成的電子檔案格式不同。

(二)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性問題對于紙質(zhì)文件來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，人們可以借助形式的原始性來證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對于任何一項(xiàng)形式上

一、電子檔案管理上的幾個關(guān)鍵問題的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內(nèi)容與形式是相對獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時，很難對電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。

辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，許多日常工作可以直接在計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)，文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆，產(chǎn)生了大量的電子文件。法院電子信息檔案也經(jīng)歷了一個從無到有、從不規(guī)范到規(guī)范化管理的過程。從電子文件形成的過程和特點(diǎn)看，電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據(jù)文件生命周期理論，電子文件的處置階段（歸檔）仍應(yīng)由檔案部門集中統(tǒng)一管理。電子文件需要全新的管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應(yīng)。因此，對電子文件實(shí)行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。

一、電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑?，可以達(dá)到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強(qiáng)度。

【摘要】醫(yī)院電子檔案是對醫(yī)院護(hù)理、臨床以及科研等等資料的總結(jié)與整理，記錄、保留有價值的文字、圖像等等，以為醫(yī)院日后的研究與調(diào)查提供資料與指導(dǎo)。本文從醫(yī)院實(shí)行電子檔案的重要意義出發(fā)，就醫(yī)院電子檔案管理實(shí)踐進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；電子檔案；管理

一、醫(yī)院實(shí)行電子檔案管理的重要意義

首先，醫(yī)院電子檔案能促進(jìn)檔案信息的整合共享，提高檔案的利用效率。檔案管理作為醫(yī)院內(nèi)部管理的一項(xiàng)重要工作，能夠有效促進(jìn)醫(yī)院事業(yè)發(fā)展。醫(yī)院電子檔案管理工作比以往查閱檔案原件更加簡單、易操控，節(jié)省了大量的時間與精力，大大增強(qiáng)了原始檔案的應(yīng)用程度。醫(yī)院各部門可以更加自如地提取檔案，從而大大提高了檔案信息的利用率。其次，醫(yī)院電子檔案能夠?yàn)檎滟F的檔案原件提供保護(hù)，為醫(yī)院的改革發(fā)展提供幫助。隨著醫(yī)改進(jìn)程的不斷加快，醫(yī)院的改革與發(fā)展迫在眉睫。一個醫(yī)院的檔案記載了該醫(yī)院的發(fā)展歷程、各個階段的醫(yī)療水平以及醫(yī)院的運(yùn)營情況，可以說是承載了該醫(yī)院文化資源。將醫(yī)院的檔案進(jìn)行電子信息化處理，不僅能夠?yàn)闄n案原件提供有效保護(hù)，還能夠避免因?yàn)檫^多借閱檔案原件而導(dǎo)致檔案遺失的風(fēng)險。再次，醫(yī)院電子檔案為醫(yī)院進(jìn)行內(nèi)部數(shù)據(jù)分析提供可靠的資源。醫(yī)院在進(jìn)行內(nèi)部數(shù)據(jù)分析時，很難從紙質(zhì)文件中獲取到有效、有準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)資源，但是通過電子檔案數(shù)據(jù)庫的建立與使用，數(shù)據(jù)庫中包含了全員的資料與檔案，有效縮短了查閱檔案的時間，從而能夠在很短的時間內(nèi)生成臨床所需的數(shù)據(jù)分析結(jié)果，并制定出相應(yīng)的診療方案，為醫(yī)院工作效率與服務(wù)質(zhì)量的提高提供了便利，并有效降低了醫(yī)院運(yùn)營的成本。最后，醫(yī)院電子檔案能夠?yàn)獒t(yī)院提供個性化的診療服務(wù)。隨著醫(yī)改的不斷深入，個性化醫(yī)療已然成為了一個十分熱點(diǎn)的問題。電子檔案管理也是個性化服務(wù)中的一種，相關(guān)部門可以從醫(yī)院上報的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選統(tǒng)計，以最快的速度做好可能發(fā)生的新疫情的預(yù)防工作。從而有助于國家醫(yī)療成本的降低，進(jìn)一步提高國民的身體素質(zhì)。

二、以科學(xué)合理的措施完善醫(yī)院電子檔案管理實(shí)踐

（一）完善檔案軟硬件設(shè)備，以提高電子檔案的安全性。醫(yī)院電子檔案管理工作離開了計算機(jī)設(shè)備，那電子檔案的優(yōu)勢就無從發(fā)揮。對此，醫(yī)院應(yīng)該不斷加強(qiáng)電子檔案的軟硬件設(shè)備，將落后的計算機(jī)設(shè)備淘汰掉，配備完善的電子檔案管理的軟硬件設(shè)備。比如，以電子刻錄設(shè)施與光盤等等來為工作人員處理電子檔案信息提供便利，從而增強(qiáng)醫(yī)院電子檔案的時效性，確保電子檔案能得到安全儲存與有效利用。同時，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)該建立起完備的檔案管理信息系統(tǒng)，從而以現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)安全及時來避免電子檔案信息被不法分子修改與泄露。針對電子檔案文件的可復(fù)讀性強(qiáng)、修改編輯不留痕跡、載體無法統(tǒng)一、一些能夠鑒別文件原始佐證的關(guān)鍵信息十分容易被更改等等問題，可以通過建立身份加密驗(yàn)證的保護(hù)措施確保電子檔案信息在傳輸、處理以及利用的過程中出現(xiàn)變更，此外還需要做好電子檔案信息的異地備份處理。以此來提供電子檔案信息的安全性，為醫(yī)院電子檔案的科學(xué)管理提供切實(shí)有效的技術(shù)幫助。（二）建立健全的檔案制度，切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)水平。為了促進(jìn)醫(yī)院電子檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該要提高對電子檔案管理工作的重視程度。從電子檔案管理工作的特點(diǎn)出發(fā)，根據(jù)目前社會對醫(yī)院電子檔案信息的需求來制定相關(guān)的檔案制度來約束、管理電子檔案，從而確保醫(yī)院電子檔案管理工作更加規(guī)范。此外，作為醫(yī)院檔案管理人員，應(yīng)該不斷提高自身的綜合素質(zhì)，努力學(xué)習(xí)有關(guān)電子檔案方面的知識以不斷提高自己的工作水平。電子檔案管理人員一定要做好下面四點(diǎn)的安全：1.嚴(yán)禁使用電子檔案管理的計算機(jī)設(shè)備訪問互聯(lián)網(wǎng)。2.嚴(yán)禁隨意在電子檔案管理的計算機(jī)設(shè)備上運(yùn)行任何軟件。3.嚴(yán)禁使用U盤等移動設(shè)備移交檔案。4.嚴(yán)禁打開、運(yùn)行一些不清楚的文件，以確保電子信息檔案的安全。（三）有針對性地采取紙質(zhì)與電子檔案雙套歸檔。醫(yī)院在進(jìn)行電子文件歸檔時，其歸檔的范圍可以參照紙質(zhì)文件的歸檔范圍來開展，確定電子文件的類型，歸檔的電子檔案要及時做備份處理，避免電子檔案被刪除的風(fēng)險。醫(yī)院還應(yīng)該結(jié)合自身的工作實(shí)際，凡是在醫(yī)院一切活動中產(chǎn)生的具有價值的檔案都應(yīng)該收集并及時做好歸檔處理。但是由于大多數(shù)醫(yī)院仍然在電子檔案的管理制度、技術(shù)與方法、管理與通信設(shè)備等等方面存在著各種各樣的問題，因此，要有針對性地采取紙質(zhì)與電子檔案雙套歸檔的措施，實(shí)行紙質(zhì)與電子檔案的歸檔、鑒定、整理、著錄、使用等同步進(jìn)行。

1當(dāng)前企業(yè)電子檔案管理中的現(xiàn)狀

1.1與紙質(zhì)檔案長期互相并存

紙質(zhì)檔案具有內(nèi)容真實(shí)可靠、易于長久保存、載體相對穩(wěn)定等優(yōu)點(diǎn)但同時也存在文件形成時間長、整理費(fèi)時費(fèi)力、存儲密度小、檢索速度慢等缺點(diǎn)將逐漸被電子檔案所取代而在未來很長一段時間還將處于紙質(zhì)檔案和電子檔案交織的時期。

1.2電子檔案管理體系尚未健全

目前很多企業(yè)無健全的電子檔案管理系統(tǒng)或者正處于電子檔案系統(tǒng)的初步建立階段。缺少電子數(shù)據(jù)庫及計算機(jī)軟件維護(hù)的專職人員段有專門的檔案管理人員且缺乏檔案專業(yè)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)次缺專業(yè)技術(shù)能力對檔案的管理只停留于簡單的整理建檔而不能充分發(fā)揮檔案信息在領(lǐng)導(dǎo)決策和事業(yè)發(fā)展中的助推作用。.33電子檔案管理集中管理與分散管理并行。電子檔案因易于形成在企業(yè)各部門的電子檔案多存于各自的計算機(jī)中,形成了企業(yè)檔案管理部門集中管理和各部門檔案分散管理并行的模式。由于很多企業(yè)沒有實(shí)行電子檔案管理軟件致使檔案管理部門和部之間分散管理無法同步,存在著遺漏存檔和重復(fù)存檔的情況,且部門分散管理易于刪改和銷毀不利于保證檔案的真實(shí)性和可靠性。

2目前企業(yè)電子檔案管理中存在的問題

近幾年，電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展。辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，許多日常工作可以直接在計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)，文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆，產(chǎn)生了大量的電子文件。法院電子信息檔案也經(jīng)歷了一個從無到有、從不規(guī)范到規(guī)范化管理的過程。從電子文件形成的過程和特點(diǎn)看，電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據(jù)文件生命周期理論，電子文件的處置階段（歸檔）仍應(yīng)由檔案部門集中統(tǒng)一管理。電子文件需要全新的管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應(yīng)。因此，對電子文件實(shí)行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。

一、電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑?，可以達(dá)到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強(qiáng)度。