學校檔案管理論文
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學校檔案管理論文范文第1篇
在許多中專學校中，學校的普遍意識是把學生的學習情況放在首位，這么做的結果往往是會忽略檔案管理這樣的輔助式教學，盡管對于學生來說，檔案管理往往不會對他們的學習和生活起到太大的影響，但是如果一個學校對于學生的檔案管理得好的話，就會從根本上保障學生的權益，從而使學生在一個安全穩(wěn)定的環(huán)境下學習。
（二）學校往往沒有應用先進的檔案管理設備
在一些中專學校中，學校往往沒有很多的資金來對檔案管理方面的設備進行一個系統(tǒng)性質的更換，對于進行檔案管理的方法只是采用以前那種文本的形式，通過筆錄的過程來進行存檔，這樣做會大大增加管理人員的工作量，同時也會大大增加檔案存放的空間位置。與此同時，還會出現(xiàn)由于年份久遠，造成檔案流失的情況出現(xiàn)，使學校的利益受到損傷。
二、對于上述存在的問題進行具體措施的說明
（一）對在職的管理人員進行專業(yè)系統(tǒng)的培訓，擴招專業(yè)的管理人員
從目前的管理人員的專業(yè)能力上來看，學校應該在外面聘請具有專業(yè)知識的檔案管理教師，來到學校對學校在職的管理人員進行一個短期而又系統(tǒng)的培訓，讓他們能夠用更加專業(yè)的眼光來看待以后的檔案管理工作，同時還要對現(xiàn)在在職的管理人員進行相關的知識考核，保證他們都能認識到專業(yè)知識的重要性。同時學校還應該擴招相對應的具有專業(yè)知識的畢業(yè)學生，讓整個管理隊伍更加充滿活力，避免檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)在所面臨的青黃不接的現(xiàn)象，保障隊伍的不斷壯大。
（二）學校加強對檔案管理工作的重視性
學校在進行整體改革時，要注重對學校的整個教學系統(tǒng)的全面改革，不要僅僅把目光放在對學生的教學工作上。學生的教學工作固然很重要，但是如果沒有像檔案管理這樣的陪襯來進行輔佐，也是不可能達到事半功倍的效果的。所以說，學校要加強對于學校檔案的管理力度，要增大人力和資金來對此進行改革，保障后續(xù)教學工作的合理展開，這是在為學生及教師日后的教學成果和學術科研成就打下穩(wěn)定的后勤保障基礎。為此，學校的領導要為學校的檔案管理增加人員上的配置，如增加安保人員，防止重要檔案資料的流失，同時還應該增加檔案文本資料管理方面的人員，保證文本性質的檔案不會隨著時間的流逝而漸漸地老化發(fā)黃。對于一些相對重要的文件，學校應該及時派人錄入電腦，防止不慎將其遺失或者損壞。綜上所有步驟的簡述，直接說明了學校對檔案管理的重視，也間接說明了檔案管理是關乎學校整體核心的工作，保障了學校的正常發(fā)展。
（三）學?？梢赃M行招商引資，改善檔案管理方面的設備
學校檔案管理論文范文第2篇
結合實際，領導帶頭學，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學習與廣泛宣傳，使教職工能增強檔案意識，形成人人重視檔案、支持檔案并自覺地維護學校檔案工作。建立健全的管理機構和管理網絡，成立以校長為組長、各科室負責同志參與的檔案工作領導小組，配備一名專職檔案員，學校各科(處)室都設有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開展。
學校檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。因此，檔案人員要有埋頭苦干、默默奉獻的精神，同時應當多一些敏捷和睿智，多一些果斷，從基本上轉變觀念，要主動自己聯(lián)系市場，使檔案工作產生一定的經濟效益，提高檔案工作的自身價值。
檔案是承上啟下的橋梁，是繼往開來的紐帶。服務于現(xiàn)實是檔案的一個重要功能，切實抓好檔案管理工作可以為領導決策提供借鑒，為學校工作提供保障。
檔案管理也是學校管理的重要組成部分，加強學校管理可以有效地促進學校工作。檔案工作要發(fā)揮其對日常教學工作的檢驗監(jiān)督作用。
學校檔案一般分為文書檔案、教學檔案、業(yè)務考核檔案、學生檔案、基礎設備檔案、聲像檔案、財會檔案、人事檔案，但主要是文書檔案和教學檔案兩大類。
文書檔案是學校黨、政、工、團等日常工作中形成的，具有重要保存價值、經過立卷歸檔的文件材料，是學校領導進行決策、總結工作、制定計劃的可靠信息資料。
學校檔案管理論文范文第3篇
（一）從載體形式上看，以傳統(tǒng)手工紙質材料檔案為主
檔案載體大體經歷了從甲骨、金石、竹簡到紙張等多次變革，從東漢時期改進造紙術到今天，紙張作為信息的主要載體已有兩千多年的歷史。高校檔案，尤其是二級學院的檔案室的檔案基本上都是以紙質、實物為主要載體。紙質和實物載體檔案，直接決定了檔案保存的時間受到很大限制，不能長期保存。另外，也降低了檔案信息的利用率。二級學院作為高校教學單位，決定了從屬于二級學院的檔案室主要為教學服務，同時兼顧科研、管理服務。具體而言，在檔案材料方面，主要以學生的學業(yè)考試材料的存檔管理為主，同時包括教師科研及管理材料。而學生的學業(yè)考試材料又占所存檔案材料的絕大多數，包括學生每個學期末的考試材料和學生在第四學年的學位論文和實習材料。學生在學期末的考試材料存檔主要以教學班為單位，一個教學班一個檔案盒，如果材料太多一個檔案盒放不下，要兩個檔案盒存放。而一個教學班的單門科目的考試存檔材料主要包括存檔標示、存檔脊背、考試考核方案、試題（試卷）材料、審查表、原始成績報告單、原始成績分析報告、學業(yè)成績報告單、平時成績材料（支撐材料一般保存5-10份）。學生的學位論文存檔材料一般包括論文、過程指導表格等。過程指導表格又包括本科畢業(yè)論文（設計）備選題目審批表（教師用表）、本科畢業(yè)論文（設計）工作記錄封面、本科畢業(yè)論文（設計）選題申請表（學生用表）、本科畢業(yè)論文（設計）任務下達書、本科畢業(yè)論文（設計）文獻綜述（學生用表）、本科畢業(yè)論文（設計）開題報告書（學生用表）、本科畢業(yè)論文（設計）選題變更審批表（教師用表）、畢業(yè)論文（設計）選題落實情況統(tǒng)計表、本科畢業(yè)論文（設計）中期檢查及指導記錄表（教師用表）、畢業(yè)論文（設計）書面成績評分參考標準（教師用表）、本科畢業(yè)論文（設計）指導教師評分表、本科畢業(yè)論文（設計）評閱人評分表、本科畢業(yè)論文（設計）答辯記錄表、本科畢業(yè)論文（設計）答辯成績標準、本科畢業(yè)論文（設計）答辯成績評分表、本科畢業(yè)論文（設計）成績評定書、本科畢業(yè)論文（設計）成績匯總表、本科畢業(yè)論文（設計）公開發(fā)表情況統(tǒng)計表、本科畢業(yè)論文（設計）質量評估標準、本科畢業(yè)論文（設計）管理工作評價表等：（個表格，每個學生平均：,頁左右。在以上這些材料中，絕大多數二級學院觀念陳舊，以紙質材料存檔為主，以電子信息存檔的占極少數。紙質材料存檔有諸多弊端。首先，紙質材料不易長時保存，保存時間一般8至10年，超過10年的都要銷毀。其次紙質材料查閱困難，利用效率低；再次，紙質材料檔案占用空間極大，存放困難。高校二級學院一般都是臨時把一些空房間利用起來作為檔案室，空間有限。再加上紙質材料檔案占有一定空間，且每個學期都要新存入大量的學生學業(yè)考試材料，所以一般檔案室只存放近兩至三年的檔案材料，其余的都堆放在其他地方。這些都決定了傳統(tǒng)以紙質材料管理檔案的方式落后了，必須用更先進的方式來代替它。
（二）資金相對短缺，硬件建設不夠，信息化程度低
高校二級學院的檔案室建設，大都面臨著資金相對短缺的困難。場所大都是由學院提供，一兩臺計算機，計算機的作用主要是用來打印，其他硬件建設根本談不上，更不要談什么信息化了。這也是二級檔案室主要以紙質檔案材料為主的主要原因所在。不難看出，要加快檔案信息化發(fā)展，困難是資金。只有資金充裕，才能加強檔案的信息化建設，才能購置計算機、路由器、掃描儀、縮微設備等，開通內部局域網，連接外部網絡，進行信息安全防護等。有了這些設備，才能把紙質檔案轉化為電子信息檔案，進一步促進二級學院檔案管理的信息化發(fā)展。
（三）管理人員復雜，檔案管理規(guī)范化程度不夠
高校檔案管理的信息化對檔案管理人員要求比較高，不僅需要有專門而系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識，而且還要有信息化方面的技能。而現(xiàn)下高校普遍缺乏高素質的檔案管理專業(yè)人員，就更不要說什么二級學院了。這些二級學院的檔案室管理員大都是半路出家，或者直接從專任教師轉來，或者是由一些教學水平排后的教師轉來，亦或者是由課時較少的教師臨時借調兼任，情況比較復雜。二級學院檔案室管理人員專業(yè)素養(yǎng)低，直接導致了檔案管理規(guī)范化程度不夠。就紙質檔案材料而言，首先是體式不一，有的是手寫體，有的是打印體。其次，紙張大小不一。這具體體現(xiàn)在學生的平時成績支撐材料上，紙張大小不一，非常不美觀，不整齊。就電子檔案來說，沒有進行分類保管，到處亂存，更談不上什么保密措施了。
二、信息化背景下高校二級學院檔案管理的新舉措
（一）從手工到現(xiàn)代，從紙質到數字化
首先，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案業(yè)務工作的改變，真正做到從手工到現(xiàn)代的轉變。二級學院傳統(tǒng)的材料立卷歸檔，大多是手工和打印紙質稿相結合，一些材料必須要打印紙質稿，然后再手工簽字蓋章。在完成這些后，再立卷、歸檔，勞動強度比較大，且周期長。必須改變這種手工與打印紙質稿相結合的現(xiàn)狀，真正實現(xiàn)檔案業(yè)務的現(xiàn)代化處理。具體而言，就是利用網絡，將相關電子信息檔案輸入到計算機中，針對檔案信息的保密程度的不同，為不同人群設置一定的權限（絕對保密性的檔案信息設置為禁止查閱，一般保密性的檔案信息設置為驗證查閱，可以公開的檔案信息不設置查閱權限，對大眾公開查閱），這樣，可以方便不同的部門及人員查閱相關檔案文件信息。其次，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式的改變，真正做到從紙質到數字化的轉變。檔案信息的數字化就是指利用當前先進的數字化技術將紙質形式等載體方式存儲的信息轉化為可直接被計算機利用識別的形式，從而實現(xiàn)對數字化信息的合理有效的管理和利用。傳統(tǒng)的檔案工作是對實體檔案進行管理，而在數字化檔案管理中，檔案的管理完全虛擬化。信息的存取，按照設立的軟件程序進行整理、排序，然后輸出。具體而言，對于二級學院的學生考試材料，學生考試試卷直接通過掃描的形式轉化為數字化形式，而其他的相關材料只需要收集電子稿就可以了，然后再分門別類以學年、學期、科目等逐漸縮小的目錄文件保存并上傳就可以了。而對于學生的畢業(yè)論文和實習材料，把打印紙質稿的過程直接省略，只保存電子稿就可以了。也可以把紙質版的材料保存份，如果上級檢查，可以把這,)份給他們。當然，檢查人員也可以直接到網上查閱。這樣，既節(jié)約了紙張等打印的辦公經費，也節(jié)約了存放紙質材料檔案的空間，可謂一舉兩得。
（二）大力加強二級學院的軟硬件和數據庫建設
首先，加大資金投入，加快軟硬件基礎設施建設。軟件基礎設施是指必須開通網絡，即開通內部局域網，連接外部互聯(lián)網。硬件基礎設施是指必須購置先進的數字化的技術設備，像圖文影像掃描儀，數字化的音像制作系統(tǒng)、服務器、存儲設備等，這是提高檔案信息化的必要工具。其次，加強二級學院的數據庫系統(tǒng)建設。對于作為高校檔案館的組成部分、為教學單位服務的定位而言，二級學院檔案室可以直接利用高校檔案館的數據庫，成為學校數據庫的一個分支和組成部分，這就對高校檔案館的數據庫系統(tǒng)建設提出了更高的要求。
（三）提高檔案管理人員素質，加強檔案管理規(guī)范化建設
二級學院檔案室加強檔案管理規(guī)范化建設，加速培養(yǎng)高素質的檔案專業(yè)管理人才是核心所在。二級學院檔案室的電子文件歸檔、電子檔案保存及開發(fā)利用等，都需要專業(yè)管理人員。二級學院檔案室的信息化建設是建立在檔案學與計算機科學專業(yè)基礎之上的。他們既應該具有專業(yè)的檔案學知識，也應該掌握現(xiàn)代網絡技術。為了提高高校二級學院檔案室管理人員的素質，應加強對管理人員的再教育和再培訓，使其掌握專業(yè)而系統(tǒng)的檔案學和電子信息學知識，從而為二級學院檔案室的檔案信息化程度的提高提供人員方面的支持。同時，也只有管理人員的素質上去了，檔案管理的規(guī)范化建設才能成為可能。
學校檔案管理論文范文第4篇
在高校學報編輯、出版、發(fā)行的過程中，逐步留存了一系列具有保存價值的檔案資料，這都是高校學報管理工作的重要憑證。隨著網絡技術的發(fā)展，網絡信息化管理模式已經逐漸普及，在高校的學報管理中，盡可能地運用先進的科學管理具有十分重要的意義。首先，運用信息化的手段可以更進一步完善學報檔案資料；其次，從使用期限上開看，數字化的手段可以延長憑證的保存時間，最大限度地發(fā)揮檔案的價值；最后，高校檔案網絡化的前提是標準化。標準化是資源共享的捷徑,可以避免學報人力、物力的重復浪費，方便了相關部門的參考、查詢，把一些難以找到的資料變成大家可以共享的數據資料，因此，為高校學報檔案管理提供完善的信息化管理模式，提高這些檔案資料的再使用價值，已經成為目前迫切需要解決的問題。
1.1目前學報檔案管理中存在的問題
高校學報檔案的信息網絡化管理是當前發(fā)展的必然趨勢，但如何做好這一工作，如何將信息技術與本校的學報檔案管理模式結合起來，利用互聯(lián)網、局域網、計算機、掃描儀、數碼產品等實現(xiàn)對檔案資源的收集、存儲、檢索和管理，是擺在學報管理人員面前的一大難題。針對現(xiàn)狀分析，目前的學報檔案管理中還存在如下問題以及不足之處：
1.1.1管理人員的業(yè)務素質有待于進一步提高
一方面，學報編輯部的主要工作是編輯、出版、發(fā)行，因此也大多數編輯人員把精力重點到學報質量上，對“存檔”工作意識較為淡薄，認為不是“正事”只要做好編輯校對工作就行了。長此以往，造成了管理人員對學報檔案管理規(guī)范不了解，工作不積極的現(xiàn)狀。這一狀態(tài)在很大程度上使學報檔案工作成了整個編輯出版工作中最薄弱的環(huán)節(jié)。另一方面，學校檔案管理部門作為一個教學輔助單位，長期得不到學校的充分重視，往往由非專業(yè)人員構成，因而在工作難免存在不少問題。首先，這個部門的工作人員常常不是學習檔案管理專業(yè)的人員，對這一領域的專業(yè)知識掌握不足，在這一崗位上也不能及時得到相應的正規(guī)培訓，大多都只能做做收集原始資料、整理檔案等初步的工作，對學報檔案簡單地進行整理分類、建檔保存的基本操作，缺乏進一步對其進行綜合開發(fā)利用的專業(yè)素養(yǎng)。其次，由于服從學校的人事安排等原因，高校的學報檔案管理普遍存在管理人員變更頻繁、長期不固定等弊端，這樣往往會導致學報檔案的資料管理工作缺乏一致性，學報檔案殘缺不全、時間上缺乏連續(xù)性等，最終的結果就是等到要調用數據時難以找到原始資料，無從查證。
1.1.2管理人員的思想觀念亟待轉變
由于高校的主要任務在于教學和科研，因此學報檔案管理人員往往會認為自己是教輔人員，工作即使再努力，也不會得到領導重視。這種思想觀念的存在也很大程度上影響了相關工作人員的工作熱情，經常出現(xiàn)人員“在崗并不愛崗，在職并不盡職”的現(xiàn)象。這種情況常常會導致兩方面的問題：其一，相關人員難以安心本職工作，忽視本職工作的重要性，容易產生職業(yè)倦怠情緒。其二，在崗人員缺乏上進心，因而也就缺乏鉆研業(yè)務的精神動力，學習新知識的動力不足，難以適應日新月異的知識更新。這一職能部門的主要工作是將學報檔案整理歸類并編寫卷綜等存儲備查，可以說，人員觀念的陳舊保守和不思進取是高校學報檔案管理存在的最大問題，在思想上習慣于傳統(tǒng)的簡單管理模式，業(yè)務上依賴于手工操作方法，對信息化管理認識不足。由于許多人員還沒有充分認識到檔案管理信息化的重要性，收集到的檔案資料長期束之高閣，很少有人問津，既沒有很好地分檔歸類，信息化處理文本信息、學報檔案信息更是無從談及，難以充分發(fā)揮檔案資料的價值。就現(xiàn)狀來看，許多高校學報檔案管理工作囿于種種原因，大多仍然停留在收集、分類、歸檔、保管等基礎層面上，無論是檔案管理計算機軟件的開發(fā)應用以及從業(yè)人員的業(yè)務培訓方面都存在巨大的發(fā)展空間，同時也具有較大的難度，有待進一步提升。可以說，提高學報管理的整體水平已經是當前高校管理工作的當務之急，不容忽視。
1.2信息化學報檔案管理的優(yōu)勢
學報檔案的信息化管理，有助于宏觀信息的掌握及領導階層的決策分析。只有正確的數據資料才能導向科學合理的決策。隨著國家對高校科研成果的進一步重視，學報檔案的重要性也得到近一步體現(xiàn)。學報檔案是學報發(fā)展歷史演變軌跡的一種定格；所以，學報管理工作要得到不斷的改進與完善，就少不了檔案作為支撐材料和參考依據。學報資料都有作為檔案保存的價值。從學報檔案的性質來分析，信息化管理具有重要的優(yōu)勢。（1）學報檔案具有一次性建立、長期使用的價值。學報管理部門為學校建起信息化的學報檔案，學校即可多次、長期使用。（2）學報檔案的信息化管理更有利于科學管理。數字化和信息化的檔案資源的在存儲和調用方面的優(yōu)勢是傳統(tǒng)的紙質文本所無法比擬的。（3）系統(tǒng)完善的檔案也便于數據分析，在需要時，可以為校方及更高層領導決策層提供更為全面真實、準確可靠的數據資料。在網絡技術迅猛發(fā)展的大數據時代，高校可以利用高校學報資源與當地政府、企業(yè)加強聯(lián)系，積極拓寬融資渠道。例如，幫助地方政府、企業(yè)出?？?為學校的信息化建設尋求足夠的資金來源。這一切，都依賴于學報檔案的信息化管理。由此看來，運用信息技術來處理、保存學報檔案已經是一種勢在必行的發(fā)展趨勢，這一舉措有利于提高檔案資源的利用效率，使學報檔案管理的整體水平得到明顯提高。
2信息化學報檔案管理策略分析
2.1建立健全機制促進人員素質的提高
信息化的學報檔案管理模式，首要的是提高相關工作人員的業(yè)務能力。從建立相應的創(chuàng)新激勵機制入手，從進人用人制度、工資分配制度、獎金獎懲制度等入手，將個人業(yè)務素質的提高作為考核職工的重要指標，有效激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)造性，使其充分發(fā)揮潛能。管理人員的業(yè)務素質是信息化檔案管理效率高低的關鍵，也是起決定作用的因素。只有轉變觀念，摒棄那種認為檔案管理部門就是一個消化、安排閑置人員的部門的觀念，從引進人才的業(yè)務能力開始作出明確要求，并加強在崗人員的培訓，不斷提高人員的檔案管理知識、信息資源的處理能力，使其掌握現(xiàn)代信息技術，具備相關崗位需要的專業(yè)技能。
其次，學報檔案信息化也是社會進步發(fā)展的客觀要求，順應現(xiàn)代社會發(fā)展的總體趨勢，忽視不斷學習就無法適應學校發(fā)展的要求。就學校的檔案管理人員而言，要想適應新時期對這一工作的要求，就不能安于現(xiàn)狀，需要正視個人在知識結構、業(yè)務能力等方面的不足，抓住時機，不斷充實自己的檔案學專業(yè)知識和網絡化管理知識，提高檔案管理的能力，才能更好地適應本職工作。應注重將計算機網絡與檔案管理相結合，提高個人對專業(yè)軟件的應用能力，注重學報檔案信息資源的收集、存儲、處理、調用、分析等綜合能力的培養(yǎng)，條件具備的人員還應該積極參與學報檔案系統(tǒng)管理軟件的開發(fā)、調試，建立稿件數據庫、作者數據庫、審稿專家數據庫等，提供準確、快捷數據資料，給學校管理部門，檔案的信息服務作用得以充分發(fā)揮。
最后，做好高校學報檔案的信息化管理，尤其要重視管理制度建設。完善的管理制度是做好工作的基本前提和有效保障，作為約束人們行為的有效準則，健全有效的規(guī)章制度保障了我們相關工作的順利開展。因此建立一套完整的工作制度可以規(guī)范各方面的行為，例如學報檔案原始數據的收集、制作、整理、歸檔、保管等，電子登記簿登記內容的規(guī)范性及統(tǒng)一性等。有些問題在傳統(tǒng)的檔案管理過程中已經積累了豐富的經驗，然而有一些問題卻是隨著信息化的過程逐步產生的，都需要相關工作人員的及時處理，因而有效的制度保障至關重要。
2.2利用信息技術完善學報檔案信息
高校學報檔案的信息化管理，首先重視信息的標準化。關于檔案管理的標準化，李杰在相關論文中指出：“是指在實現(xiàn)檔案實體管理逐步轉向信息管理的過程中所必須依賴的業(yè)務規(guī)范和技術標準。其內容歸納主要有以下五個方面：（1）檔案信息采集標準化；（2）檔案信息存儲標準化；（3）檔案信息管理標準化；（4）檔案信息網絡標準化；（5）檔案信息管理軟件標準化。”這五個方面是學報檔案信息化管理的前提和基礎。與以往的歷史檔案不同的是，隨著高校學報的發(fā)展，高校的學報檔案也呈現(xiàn)了不少新的特征，主要表現(xiàn)為：在使用過程中，很多檔案數據資料需要及時更新和增加是高校學報檔案的一個特點。這就要求相應的學報檔案數據庫的管理要實現(xiàn)保證學報檔案信息的實效性，檔案信息與學報期刊發(fā)行同時更新，同時，還要利用計算機強大的檢索功能，將期刊發(fā)行時間、卷數、期數等檔案管理中的各個要素都作為檢索條件，來編制有效的檢索工具，最終實現(xiàn)提供高效、便捷的查詢服務的目標。如果在管理上不采用信息化的手段，傳統(tǒng)的手工編制的文本信息很難做到同步調整、更新，更無從談及及時的資源共享。這就要求學校學報檔案管理人員學會使用各種現(xiàn)代化的辦公設備，及時收集各類檔案資料，及時錄入，及時更新數據，才能保證資料的時效性和使用價值。
高校學報檔案要實現(xiàn)真正意義上的信息化管理，還需要注重數據信息的及時性。一方面在于信息的采集，要求利用掃描儀、數碼相機等將原始資料轉化成數字化檔案資料，數字化存儲是檔案信息化的基礎，要使檔案信息能夠及時實現(xiàn)數字化轉換，這就要求學報檔案的管理人員能夠熟練操作各種現(xiàn)代化的設備、儀器，及時采集各種檔案資料，制作并錄入電腦中，形成數字化學報檔案。只有這樣，才便于利用計算機進行分類、檢索、分析，建立起完整、準確的檔案數據庫。另一方面要注意信息的維護和及時更新，檔案管理的關鍵在于數據庫資料要隨著學報狀況的變動而同步更新，最終達到通過互聯(lián)網及校園局域網等實現(xiàn)對學報信息的統(tǒng)一管理。
原始檔案經信息化處理之后，再利用計算機建立數據庫，利用校園網來實現(xiàn)數據信息的傳遞與共享，這就要求必須建立完整的學報檔案的電子數據，便于專業(yè)人員能夠對這些數據進行加工、整理、運算、分析，運用現(xiàn)代信息技術來管理，最大限度地提高學報檔案的利用效率。學報檔案信息要為高校的管理者提供科學的決策依據，以便決策者能夠從多角度對相關數據進行分析，以便相關職能部門能夠及時獲取信息、準確把握科研和教學的發(fā)展成果，為管理部門的科學決策提供資料。
2.3利用校園網真正實現(xiàn)信息一體化
隨著信息技術的深入發(fā)展和計算機網絡的普及，網絡資源日益朝著豐富和多樣化的方向發(fā)展，“信息集成自動化程度將迅速提高，電子化、數字化、網絡化是未來全球信息服務發(fā)展的基本標志。”網絡技術的發(fā)展和普及也使高校辦公自動化得以現(xiàn)實，因此在高校學報檔案管理工作中，有必要利用先進的數據庫以及網絡技術實現(xiàn)高校學報檔案信息的資源共享，利用數據庫和網絡技術實現(xiàn)區(qū)域內的信息共享和數字化輸入輸出，在保障信息安全和資料保密的前提下，實現(xiàn)和國家主管機關、各院校之間的信息自由交流、查詢、下載，這將是高校學報檔案管理發(fā)展的必然趨勢。要真正實現(xiàn)這一目標，高校學報檔案的管理就必須要注重兩個方面的問題：其一是要遵循國家標準，并借鑒社會上相關行業(yè)的管理標準和經驗，不能因為自己是高校，就忽視了行業(yè)內信息化的發(fā)展；其二則是要借用學校其他部門的技術力量，辦公自動化要與檔案信息化建設同步進行，檔案部門自身的力量難以解決信息技術問題，因此，搞學報檔案管理不能閉封自守，要打破高校檔案工作的僵化封閉局面，尤其是注重利用現(xiàn)代化的設備和信息傳輸技術，實現(xiàn)檔案資源共享。在充分滿足學報檔案管理基本要求的前提下，在校園網上及時公開學校期刊出版、發(fā)行情況，這一做法，有利于全校師生對本校學報資源的關心和了解，也有利于增強師生各方對學?？蒲泻徒虒W成果的關注和關心，對于構建和諧校園、促進關愛學校等校園文化的建設，將起到不可估量的作用。
3結語
學校檔案管理論文范文第5篇
[關鍵詞]中小學校 檔案管理 作用 問題 對策
中小學校檔案是中小學校工作的真實寫照,它反映了中小學校在各個歷史時期的工作和活動情況。因此,我們要充分認識做好中小學校檔案工作的重要作用,研究當前中小學校檔案工作普遍存在的問題,制定做好中小學校檔案工作的對策。
一、充分認識做好中小學校檔案工作的重要作用
中小學校檔案是中小學校在各項管理工作及教學、教研等活動中直接形成的具有查考價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它涉及面廣,包括綜合管理、校園文化建設、招生、學籍管理、課堂教學與教學實踐、畢業(yè)生工作、教學研究、校園環(huán)境建設、校園文化建設等方面的文字材料和聲像載體。 中小學校檔案真實客觀地記錄了中小學校發(fā)展的歷程,是中小學校重要的信息資源。它既是一個中小學校長期教學活動中各個方面的實踐經驗總結,又是促進中小學校在今后工作中揚長補短不斷繼續(xù)前進的重要條件。分析中小學校檔案,可以全面掌握中小學校教育教學工作等方面的延革和演變情況,更好地總結學校自身形象和價值觀建設的得失、成敗,為新的時期學校建設提供借鑒和依據。同時,中小學校檔案匯集了中小學?，F(xiàn)有的知識成果,記錄了中小學校優(yōu)秀的傳統(tǒng)和歷年來先進教職員工的事跡,形成特色的教育教學總結,是中小學校成長和奮斗的沉淀和記錄,能有效的推動中小學校自身形象和價值觀的發(fā)展。
二、當前中小學校檔案工作普遍存在的問題
1.檔案意識淡薄。長期以來,由于人們檔案意識不強,在中小學校教學過程中,上至學校領導下至一線教師,他們“重教學、輕檔案”的意識還在相當程度上存在,認為檔案工作可有可無,認識不到檔案工作在中小學校建設中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠,檔案歸案意識不強,檔案信息資源開發(fā)不足,造成檔案利用率不高。
2.檔案材料殘缺不全。中小學校檔案應為中小學校的發(fā)展留下真實生動的軌跡,應該客觀完整記錄下中小學校各方面的工作。但目前在很多中小學校普通存在兩種現(xiàn)象:一是沒有綜合檔案室,學校各科室按照傳統(tǒng)慣有的做法,只負責把自己科室自認為有用的材料加以收集整理匯總,檔案保管各自為政;二是學校各部門與檔案室協(xié)調工作嚴重脫節(jié),檔案工作人員沒有深入各科室全面收集,各科室教職工貪圖一時之便,也沒有主動移交手中的檔案資源。加之沒有健全的檔案管理制度,又缺少必要的監(jiān)督機制,檔案的錯歸錯放、隨意歸檔、缺失散失現(xiàn)象相當嚴重。
3.檔案管理手段落后。中小學校檔案不僅是一種歷史資料,更是一種信息資源。因此,如何更為有效地利用這種資源成為中小學校工作發(fā)展的關鍵。目前的學校檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管,沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研,以便有效地提供利用服務的意識,操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式,極少運用計算機及網絡技術進行管理,工作上也只是“你查我調”,還處于一種被動的、消極的狀態(tài),這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價值。
三、做好中小學校檔案工作的對策
1.增強檔案意識,健全各項制度。增強全員檔案意識是搞好檔案工作的重要保證。首先,中小學校領導要經常向全體教職工宣傳《檔案法》,通過舉辦檔案法講座、開展檔案知識競賽來提高教職工的檔案意識。其次,制定明確的崗位目標責任制,從而使各部門重視檔案的收集、整理、歸檔。第三,建立檔案的收集、保管、立卷歸檔和借閱制度,使檔案資料進、出(室)及時,真正實現(xiàn)資源共享。第四,各部門要積極參與和配合,及時收集有關資料,使檔案資料的完整性、準確性得到保證。
2.認真開展檔案業(yè)務工作。檔案工作是一項積累性工作,這首先需要檔案工作者在日常工作中注重中小學校各類材料的收集和整理。檔案工作者要加強宣傳,密切保持與學校各科室、部門的聯(lián)系,全方位收集中小學校本身產生的檔案,同時,努力拓寬檔案收集范圍,挖掘檔案資源,比如收集分散的知名校友檔案等,使室藏檔案內容豐富充實起來。二是制定符合中小學校檔案特點的管理規(guī)范,包括歸檔范圍、立卷程序、保管期限及密級規(guī)定;三是將檔案信息及時提供給中小學校領導、各教研組和社會有關部門,使他們親身體驗到檔案信息的價值,促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。
3.合理運用現(xiàn)代化科學技術。隨著社會科技的進步,檔案管理的現(xiàn)代化、信息化已是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向。現(xiàn)代化管理主要體現(xiàn)在兩個方面:一方面是利用現(xiàn)代化高科技手段提高檔案工作效率,克服以往檔案工作的人工操作的落后性,不斷地添置現(xiàn)代化的設備。另一方面是利用現(xiàn)代化管理手段推進文檔一體化的管理,克服中小學校各部門之間歸檔材料銜接不緊、重復勞動等問題,使中小學校檔案室不僅是管理部門,更是一個信息供應中心。
4.努力與校園文化建設相結合。中小學校檔案是展示中小學校自身形象和價值觀建設成果的重要載體,因此中小學校檔案工作要站在廣闊的社會文化背景之下,努力體現(xiàn)多姿多彩的生命魅力和獨具個性的文化氛圍,最大范圍反映中小學校的文化風貌。為更好的滿足校園文化建設的需要,使檔案室的檔案信息資源能夠通過多種渠道與方式開發(fā)和傳遞給利用者,從而實現(xiàn)檔案信息的活化和共享,檔案工作者要爭取校領導的支持,進一步完善學校檔案室的功能建設,努力與德育教育各類活動相結合,把檔案室建設成集宣傳、教育、信息服務和學術交流于一體的文化機構,成為校園文化建設的重要基地。
參考文獻:
