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文件管理系統(tǒng)范文第1篇

【關(guān)鍵詞】php技術(shù) 網(wǎng)絡(luò)文件管理 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

一、文件管理現(xiàn)狀

就目前的文件管理來(lái)說(shuō)，主要有三種方式，比較傳統(tǒng)的兩種就是將文件存儲(chǔ)在個(gè)人的電腦硬盤(pán)上以及將文件存在移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)上，如移動(dòng)硬盤(pán)等容易攜帶的介質(zhì)。之所以說(shuō)這兩種方式比較傳統(tǒng)，是因?yàn)橄鄬?duì)于目前的發(fā)展?fàn)顩r和用戶(hù)需求來(lái)說(shuō)，它們已經(jīng)趨于落后，這主要體現(xiàn)在兩者各自的弊端上。對(duì)第一種方式來(lái)說(shuō)，它的弊端就在于不易攜帶，不辯解；而相對(duì)于第二種方法來(lái)說(shuō)，雖然便于攜帶，卻有著容量小、已損壞的缺點(diǎn)。而來(lái)那個(gè)著共同的缺陷就是無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效的共享，數(shù)據(jù)信息間的交流度不夠。那么第三種方法就是比較便捷且擁有高共享度的方式，就是將文件存于網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上，構(gòu)建一個(gè)安全便捷的文件管理系統(tǒng)。

二、PHP技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)文件管理系統(tǒng)的特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)

（一）具有靈活性。網(wǎng)絡(luò)文件管理系統(tǒng)不僅可以在單機(jī)上供個(gè)人使用，也可以在網(wǎng)絡(luò)上供多人使用，具有靈活性，同時(shí)，文件的分類(lèi)匯總工作做得很好，用戶(hù)在進(jìn)行文件管理時(shí)可以盡情享受管理系統(tǒng)所帶來(lái)的靈活與便捷。

（二）管理便捷。在文件查找方面，文件可以通過(guò)錄入關(guān)鍵詞、標(biāo)題、作者、摘 要等一些信息進(jìn)行查找，大大提高了文件查找的速度，這是基于網(wǎng)絡(luò)文件資源的豐富性，同時(shí)，查找好的文件也包含了文件的許多具體信息，為文件的使用提供了便利。

（三）安全性高。首先，文件管理系統(tǒng)的安全性體現(xiàn)在權(quán)限的認(rèn)證上，需要通過(guò)密碼和口令才能夠進(jìn)入系統(tǒng)，同時(shí)，管理員和用戶(hù)的權(quán)限也不同，這就很好的阻擋了攻擊分子對(duì)文件的攻擊和對(duì)信息的泄露。另外，網(wǎng)絡(luò)文件管理系統(tǒng)是建立在網(wǎng)頁(yè)瀏覽的基礎(chǔ)上的，這就與傳統(tǒng)電腦存儲(chǔ)文件不同，它避免了文件存儲(chǔ)于個(gè)人電腦上的一些列不可預(yù)見(jiàn)的危險(xiǎn)，如電腦病毒、黑客攻擊等，這就避免了文件和信息的泄露，提高了安全性。

（四）功能齊全。網(wǎng)絡(luò)文件管理系統(tǒng)就文件管理來(lái)說(shuō)是功能完善的，用戶(hù)不僅可以對(duì)文件進(jìn)行一些常規(guī)的管理如文件的查找、瀏覽、下載、共享等，同時(shí)網(wǎng)站對(duì)文件的管理也是非常到位的，不僅實(shí)現(xiàn)了文件管理的便捷，更提高了文件的安全度。這與傳統(tǒng)的文件管理形式相比起來(lái)，更加便捷與智能化，大大提高了人們的工作效率。

三、文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)追求的目標(biāo)

（一）滿足用戶(hù)需求。文件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)必須要以滿足用戶(hù)需求為根本出發(fā)點(diǎn)，在操作界面方面，一定要保證簡(jiǎn)單明了，易操作，實(shí)現(xiàn)用戶(hù)操作的便捷性。

（二）保證系統(tǒng)安全。系統(tǒng)的安全對(duì)于文件信息和用戶(hù)跟人來(lái)說(shuō)，都是及其重要的，這也是文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的基本要求。在安全性反方面，系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)要保證登錄界面的安全性。在用戶(hù)登錄時(shí)，要設(shè)置密碼進(jìn)行驗(yàn)證，并且在系統(tǒng)加密方面，也要采用最先進(jìn)的加密技術(shù)增強(qiáng)系統(tǒng)的保密性。

四、文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

（一）系統(tǒng)設(shè)計(jì)的基本要素。系統(tǒng)的 WEB 服務(wù)器為 Apache，開(kāi)發(fā)語(yǔ)言是 PHP，所謂PHP是一種運(yùn)行在服務(wù)器端的嵌于HTML的腳本語(yǔ)言，具有安全性高、運(yùn)行穩(wěn)定等優(yōu)點(diǎn)。系統(tǒng)的管理模塊主要包括用戶(hù)認(rèn)證、用戶(hù)的記錄包括信息記錄與操作記錄、用戶(hù)權(quán)限判斷和系統(tǒng)安全管理等。這在我們下面的文章中將會(huì)介紹到。系統(tǒng)的存儲(chǔ)空間包括個(gè)人與公共兩個(gè)存儲(chǔ)空間，個(gè)人用戶(hù)空間是具有私密性的，存儲(chǔ)著用戶(hù)的私人信息并保證著這些文件的安全性，當(dāng)然，注冊(cè)用戶(hù)可以對(duì)個(gè)人的文件進(jìn)行管理；而公共空間則是向用戶(hù)開(kāi)放的，用戶(hù)可以對(duì)公共文件信息進(jìn)行瀏覽，并下載使用，為用戶(hù)提供大量的文件與信息。

（二）系統(tǒng)主要功能模塊

1.用戶(hù)登錄界面。用戶(hù)登錄是進(jìn)入系統(tǒng)的第一步，也是系統(tǒng)設(shè)計(jì)的第一步，用戶(hù)登錄界面主要包括用戶(hù)名和用戶(hù)登錄密碼的信息。

2.權(quán)限設(shè)置與認(rèn)證。在用戶(hù)登錄后，服務(wù)器需要對(duì)用戶(hù)進(jìn)行權(quán)限的驗(yàn)證，這里是針對(duì)普通用戶(hù)和管理員的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置的，普通用戶(hù)對(duì)個(gè)人存儲(chǔ)文件具有查閱、刪除、移動(dòng)、分享等權(quán)利，并且能夠?yàn)g覽和下載公共文件，但不能對(duì)公共文件進(jìn)行移動(dòng)、刪除、編輯，這是只有管理員才能進(jìn)行的操作。用戶(hù)權(quán)限的認(rèn)證對(duì)于整個(gè)文件管理系統(tǒng)的安全也有著重要的意義，是文件管理的一道安全屏障。

3.用戶(hù)注冊(cè)。用戶(hù)注冊(cè)也是一個(gè)重要的功能模塊，注冊(cè)后的用戶(hù)能夠在普通用戶(hù)的操作權(quán)限基礎(chǔ)上對(duì)個(gè)人文件進(jìn)行編輯、移動(dòng)、刪除等操作。

4.文件管理功能模塊。系統(tǒng)的核心模塊就是文件管理，主要功能包括文件資源的搜索、文件資源瀏覽功能、文件的上傳與下載、文件分類(lèi)管理等。文件資源信息都在網(wǎng)頁(yè)中顯示，而且文件自身信息完整，用戶(hù)在對(duì)文件資源進(jìn)行搜索時(shí)可以通過(guò)文件標(biāo)題、關(guān)鍵詞詞、上傳時(shí)間、作者等多方信息快速搜索到文件，方便快捷，并且網(wǎng)上文件資源本身信息量巨大，且分類(lèi)齊全，對(duì)于用戶(hù)來(lái)說(shuō)是強(qiáng)大的信息資源庫(kù)。文件的上傳是基于PHP技術(shù)的，是文件的上傳更加快捷智能，文件下載顧名思義就是為用戶(hù)提供文件資源下載的功能，在這個(gè)過(guò)程中，文件的路徑、服務(wù)器信息等都是被隱藏和保密的，具有極高的安全性。而文件的分類(lèi)管理則包括對(duì)公共文件好個(gè)人文件的分類(lèi)管理。另外，文件管理也包括文件刪除、編輯的功能，這是針對(duì)用戶(hù)對(duì)于私人文件的管理來(lái)說(shuō)。

五、結(jié)語(yǔ)

文件管理系統(tǒng)范文第2篇

關(guān)鍵詞 ：電子文件管理系統(tǒng)；通用功能要求；IS0 16175；比較

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

蔣術(shù)

一，引言

“與紙質(zhì)文件相比，電子文件管理最大的特點(diǎn)就是化載體控制為系統(tǒng)控制。也就是說(shuō)系統(tǒng)將取代載體成為電子文件管理方法體系的核心”…。電子文件從生成到銷(xiāo)毀或永久保存，一般流經(jīng)三個(gè)信息系統(tǒng)，分別是形威電子文件、支持單位工作開(kāi)展的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，我們稱(chēng)之為電子文件形成系統(tǒng)( Electronic DocumentsManagement System，以下簡(jiǎn)稱(chēng)EDMS)；從EDMS中識(shí)別、捕獲電子文件，維護(hù)電子文件與業(yè)務(wù)、電子文件與電子文件間的各種聯(lián)系，提供利用和對(duì)電子文件進(jìn)行處置的電子文件管理系統(tǒng)( Electronic RecordsManagement System．以下簡(jiǎn)稱(chēng)ERMS)；負(fù)責(zé)維護(hù)電子文件和長(zhǎng)期保存利用的數(shù)字檔案館系統(tǒng)（又稱(chēng)可信數(shù)字倉(cāng)庫(kù)，Trusted Digital Repository，以下簡(jiǎn)稱(chēng)TDR)。這三個(gè)系統(tǒng)之間的關(guān)系如“圖1”所示。本文所比較的兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)主要針對(duì)的就是ERMS的功能要求，它們都是指導(dǎo)開(kāi)發(fā)合規(guī)的ERMS的最新綱領(lǐng)性規(guī)范。在現(xiàn)代辦公環(huán)境下，對(duì)電子文件的有效管理主要靠ERMS，維護(hù)電子文件的真實(shí)性、可靠性、完整性、長(zhǎng)期保管和利用電子文件也是依靠ERMS?？梢哉f(shuō)開(kāi)發(fā)的ERMS是否合規(guī)、功能是否完善決定了電子文件管理的成敗。世界各國(guó)都很重視ERMS的開(kāi)發(fā)，紛紛制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，明確ERMS功能需求，規(guī)范其開(kāi)發(fā)過(guò)程，比如：歐盟的《電子文件管理范例要求》( Model Requirements for the Management of Electro-nic Records 2，簡(jiǎn)稱(chēng)MoReq2)、美國(guó)國(guó)防部的《電子文件管理軟件應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)》( Design Cri-teria Standard for Electronic Records Management So-ftware Application，簡(jiǎn)稱(chēng)DoD5015.2-STD）、ISO16175等。由于文件管理工作、科技發(fā)展水平、文化傳統(tǒng)等方面不同，各國(guó)指導(dǎo)ERMS開(kāi)發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范既有一定的相同之處，又有各自特色。本文擬就我國(guó)與ISO規(guī)范ERMS開(kāi)發(fā)的兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)（《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》和IS0 16175）的異同點(diǎn)進(jìn)行比較研究，以期對(duì)我國(guó)ERMS開(kāi)發(fā)部門(mén)、文檔管理部門(mén)了解和認(rèn)識(shí)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)我國(guó)ERMS的合規(guī)性建設(shè)有所裨益。

二，標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)介

2013年6月1日實(shí)施的《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（下文簡(jiǎn)稱(chēng)《要求》）是目前我國(guó)唯一一部電子文件管理系統(tǒng)功能需求標(biāo)準(zhǔn)。此前，由于我國(guó)沒(méi)有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，各部門(mén)開(kāi)發(fā)出的ERMS功能很不完善（見(jiàn)下文調(diào)研結(jié)果），難以對(duì)各部門(mén)生成的電子文件進(jìn)行有效管理。該國(guó)標(biāo)的出臺(tái)，旨在規(guī)范我國(guó)ERMS開(kāi)發(fā)，提高我國(guó)電子文件管理水平，保證電子文件的真實(shí)、可靠、完整。國(guó)標(biāo)分為六個(gè)部分：范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語(yǔ)和定義、總則、基本功能要求和可選功能要求。IS0 16175共三個(gè)單元，均是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織采標(biāo)自2008年7月第十六屆國(guó)際檔案大會(huì)頒布的《電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求》( Principles and Functional Requirement for Recordsin Electronic Office Environments，下文簡(jiǎn)稱(chēng)ICA-Req)?！?010年12月，ICA-Req第一、第三單元被國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織采用。201 1年4月，ICA-Req第二單元被國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織采標(biāo)為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)IS0 16175的第二部分。至此，ICA-Req的三個(gè)單元悉數(shù)成為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻(xiàn)一一電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求》(IS0 16175)的三個(gè)部分。第一單元是概述與原則綜述，第二單元是ERMS指南與功能要求，第三單元是EDMS指南與功能要求?！北疚闹饕容^《要求》和IS0 16175:2-2011即與ERMS功能需求相關(guān)的部分。這兩部標(biāo)準(zhǔn)都是集大成之作，在各自領(lǐng)域都很有影響力，具有很強(qiáng)的時(shí)代特性，通過(guò)對(duì)比了解其異同，對(duì)我國(guó)ERMS開(kāi)發(fā)部門(mén)了解國(guó)際前沿大有裨益。

三．基本信息

通過(guò)“表1”我們發(fā)現(xiàn)：《要求》和IS0 16175：2—2011適用范圍基本一致，即適用于機(jī)構(gòu)ERMS的設(shè)計(jì)、審核和實(shí)施；它們都詳細(xì)的對(duì)相關(guān)術(shù)語(yǔ)進(jìn)行了界定，以便標(biāo)準(zhǔn)能更好地被使用者理解；它們都引用了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，都是集大威之作；從書(shū)寫(xiě)形式上看，《要求》和IS0 16175:2-2011都是先寫(xiě)功能要求概述，后文均以表格的形式對(duì)概述內(nèi)容展開(kāi)分塊進(jìn)行條分縷析的羅列，不同的是，對(duì)羅列的每一項(xiàng)ERMS功能要求條款，《要求》給出了“必選”（必須采用）和“可選”（可根據(jù)用戶(hù)需要選用或不選用）兩種，而IS0 16175:2-2011給出了三種，分別是“Must”（必須的、絕對(duì)的要求，必須選用）、“Should”（不使用這條規(guī)則的理由有說(shuō)服力時(shí)可不予考慮）和“May”（真正的可選項(xiàng)，可以忽略或采納），更加的細(xì)致；《要求》與IS0 16175:2-2011的不同點(diǎn)還體現(xiàn)在ISO16175的起草者有具體實(shí)踐部門(mén)如軟件經(jīng)銷(xiāo)商的參與，而《要求》則是政府機(jī)構(gòu)和高校合作的產(chǎn)物；《要求》可以看做是一個(gè)整體，主要論述ERMS的通用功能要求，而IS0 16175三個(gè)單元即相互獨(dú)立又相互聯(lián)系，要了解ERMS的功能要求僅僅看IS016175:2-2011是不夠的，還必須參考IS0 16175:1-2010概述與原則綜述，它是IS0 16175綱領(lǐng)性部分；由于是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，IS0 16175參考的文獻(xiàn)涉及到全球具有影Ⅱ向力的項(xiàng)目如InterpARES和各國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，而《要求》主要引用自身體系內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這可能是由各自的服務(wù)對(duì)象不同所決定的。

四，標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)內(nèi)容

“圖2”和“圖3”分別給出了《要求》和ISO16175:2-2011對(duì)ERMS功能要求的框架圖。

《要求》的基本功能四個(gè)模塊大體對(duì)應(yīng)ISO16175:2-2011功能要求中的四個(gè)模塊（設(shè)計(jì)模塊ISO16175:2-2011未予詳述），它們之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系見(jiàn)“圖4”。《要求》和IS0 16175:2-2011中都規(guī)定ERMS應(yīng)該根據(jù)機(jī)構(gòu)自身實(shí)際情況建立分類(lèi)方案，并賦予其唯一的識(shí)別符，均強(qiáng)調(diào)只有授權(quán)用戶(hù)才能創(chuàng)建分類(lèi)方案等?！兑蟆窞榱吮ＷC分類(lèi)方案的質(zhì)量和穩(wěn)定性，還規(guī)定了維護(hù)分類(lèi)方案的條款，包括對(duì)類(lèi)目進(jìn)行拆分、刪除、復(fù)制、合并等。它們對(duì)元數(shù)據(jù)的捕獲均貫穿整個(gè)電子文件生命周期，在文件流轉(zhuǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，在對(duì)文件進(jìn)行操作的每一個(gè)過(guò)程，元數(shù)據(jù)都不斷地生成，像滾雪球一樣越來(lái)越多，并且都要求ERMS對(duì)元數(shù)據(jù)必須集中存儲(chǔ)、管理和維護(hù)。具有獨(dú)特性的是《要求》中規(guī)定了ERMS應(yīng)該支持管理員定義和維護(hù)不同的文件類(lèi)型模板，這樣就極大地簡(jiǎn)化了機(jī)構(gòu)文件管理的復(fù)雜度。如機(jī)構(gòu)只需要提供必要的信息如發(fā)文機(jī)關(guān)、文種、正文等，系統(tǒng)就可自動(dòng)套用模板生成完整的文件。IS0 16175:2-2011的附錄中提供了一張《審核現(xiàn)有電子文件管理系統(tǒng)是否符合規(guī)范要求的對(duì)照檢查表樣表》，很值得《要求》學(xué)習(xí)，這張表使評(píng)價(jià)ERMS是否符合規(guī)范具有可操作性。關(guān)于安全方面，IS0 16175:2-2011主要使用訪問(wèn)控制（根據(jù)基本工具，它是用來(lái)描述網(wǎng)上信息資源，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源搜集、開(kāi)發(fā)、組織與利用的數(shù)據(jù)集合”。文件管理元數(shù)據(jù)包括識(shí)別、認(rèn)證文件和文件背景關(guān)聯(lián)等信息，以及生成、管理、維護(hù)和使用文件的人員、流程和系統(tǒng)信息，文件管理政策等。只有具有關(guān)鍵特征的元數(shù)據(jù)文件才是真實(shí)有效的文件。元數(shù)據(jù)在文件的流轉(zhuǎn)過(guò)程中不斷增加，無(wú)處不在，有效地保障了文件的真實(shí)、可靠、可用和完整。

2在操作層面上特別強(qiáng)調(diào)通過(guò)權(quán)限控制等保證文件的真實(shí)可靠。比如只有獲得相關(guān)權(quán)限，才能定義和維護(hù)分類(lèi)方案、保管期限表等。

3最大限度地保證電子文件的真實(shí)性、可靠性和完整性。系統(tǒng)盡量減少人的操作，如相關(guān)數(shù)據(jù)系統(tǒng)自動(dòng)捕獲，制定文件類(lèi)型模板、統(tǒng)計(jì)模板等。不得不由人進(jìn)行操作時(shí)，要用元數(shù)據(jù)記錄其操作過(guò)程。

五．開(kāi)發(fā)合規(guī)性軟件的建議

中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院“電子文件管理機(jī)制研究”課題組采取實(shí)地調(diào)查和問(wèn)卷調(diào)查相結(jié)合的方式，于2007年6-12月間對(duì)我國(guó)153家中央直屬機(jī)關(guān)、省級(jí)檔案機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位的電子文件狀況進(jìn)行了調(diào)查，結(jié)果顯示： “已使用電子文件管理系統(tǒng)( ERMS)的機(jī)構(gòu)占79.6%；僅有25.6%的電子文件管理系統(tǒng)能夠接收和管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部形成的所有的電子文件．74.4%的電子文件管理系統(tǒng)（或模塊）不能接收和管理數(shù)據(jù)庫(kù)、電子郵件、多媒體文件、網(wǎng)站文件等；只有2%的機(jī)構(gòu)的電子文件管理系統(tǒng)（或模塊）具有元數(shù)據(jù)捕獲和對(duì)電子文件真實(shí)性的認(rèn)證功能。不能進(jìn)行元數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理的系統(tǒng)，我們認(rèn)為是不合格的系統(tǒng)；37家單位的系統(tǒng)聲稱(chēng)具有歸檔功能，卻沒(méi)有一家有規(guī)范的功能需求；11家單位的系統(tǒng)聲稱(chēng)具有鑒定功能，卻沒(méi)有一家有電子文件保管期限表；22家單位的系統(tǒng)聲稱(chēng)具有元數(shù)據(jù)捕獲的功能，卻沒(méi)有一家執(zhí)行元數(shù)據(jù)規(guī)范；34家單位的系統(tǒng)具有長(zhǎng)期保管功能，卻有21%已經(jīng)出現(xiàn)了電子文件無(wú)法讀取的情況；17家單位的系統(tǒng)具有遷移功能，卻有仍有24%已經(jīng)出現(xiàn)了電子文件無(wú)法讀取的情況”。

從上述的調(diào)查數(shù)據(jù)中，我們不難發(fā)現(xiàn)，所調(diào)查的153家機(jī)構(gòu)的電子文件管理系統(tǒng)功能很不完善，開(kāi)發(fā)很不規(guī)范，難以保證電子文件的真實(shí)、可靠、完整和長(zhǎng)期保存。因此，按照最新《要求》開(kāi)發(fā)合規(guī)的ERMS刻不容緩！

1 基于前沿，遵從規(guī)范

“將現(xiàn)實(shí)中保障電子文件質(zhì)量的管理元素（管理方法、相關(guān)制度、功能需求）技術(shù)化于ERMS功能中，通過(guò)該系統(tǒng)的運(yùn)行達(dá)到理想的電子文件管理，已成為全球IT界和文件管理領(lǐng)域的共識(shí)”。上述的調(diào)查是在《要求》實(shí)施之前，當(dāng)時(shí)的ERMS開(kāi)發(fā)尚無(wú)統(tǒng)一指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量參差不齊在所難免。但是，作者近期通過(guò)網(wǎng)絡(luò)調(diào)研，試用我國(guó)科技公司開(kāi)發(fā)的ERMS發(fā)現(xiàn)，它們?nèi)匀粵](méi)有參照最新標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)發(fā)系統(tǒng)，沒(méi)有元數(shù)據(jù)捕獲功能，如“華天動(dòng)力協(xié)同OA辦公系統(tǒng)”等。筆者認(rèn)為，ERMS的開(kāi)發(fā)必須遵照最新標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)然，由于我國(guó)標(biāo)準(zhǔn)制定的滯后性，開(kāi)發(fā)部門(mén)可以參考相關(guān)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。從前文的比較中我們可以發(fā)現(xiàn)，IS0 16175:2-2011中對(duì)ERMS的功能需求大體涵蓋了《要求》的基本功能模塊。當(dāng)然，在沒(méi)有國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)而引進(jìn)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，一定要根據(jù)引進(jìn)單位具體情況進(jìn)行“改造”。

2基于業(yè)務(wù)，實(shí)用適用

“ERMS未來(lái)的發(fā)展方向必須緊密聯(lián)系政務(wù)業(yè)務(wù)和過(guò)程，支持基于證據(jù)的善治和協(xié)同服務(wù)”。因此，以部門(mén)的具體業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)，打造實(shí)用、適用的系統(tǒng)，合適的才是最好的。比如，檔案鑒定工作完全可以依靠ERMS提前到文件形成階段，由文件起草者根據(jù)系統(tǒng)提供的檔案保管期限表進(jìn)行鑒定，因?yàn)闄n案的鑒定理應(yīng)由最熟悉文件的人決定。對(duì)文件的著錄信息，應(yīng)該存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中，當(dāng)文件到達(dá)歸檔階段時(shí)，大量著錄信息已經(jīng)具備，這樣就極大地減輕了檔案部門(mén)的壓力，也就是要做好ERMS與TDR的銜接工作。

3基于元數(shù)據(jù)，確保真實(shí)可靠

電子文件管理最大的挑戰(zhàn)在于如何確保文件的真實(shí)可靠與長(zhǎng)期保管，而元數(shù)據(jù)為保證電子文件的真實(shí)可靠提供了證據(jù)。 “ERMS的開(kāi)發(fā)全程應(yīng)該以元數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，實(shí)施抓取、保管、維護(hù)元數(shù)據(jù)，盡量避免人為的元數(shù)據(jù)操作。對(duì)于不得不進(jìn)行人為錄入的描述性元數(shù)據(jù)應(yīng)該做好權(quán)限的控制和監(jiān)督審核工作，使元數(shù)據(jù)需求越來(lái)越趨于細(xì)化和規(guī)范”。元數(shù)據(jù)是ERMS開(kāi)發(fā)的主線，貫穿系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的每個(gè)環(huán)節(jié)，做好元數(shù)據(jù)管理工作可以說(shuō)是開(kāi)發(fā)合規(guī)ERMS的關(guān)鍵所在。

4基于前端，全程管理

業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子文件管理管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館系統(tǒng)是緊密聯(lián)系在一起的，絕不能孤立地對(duì)待。因此，要把握全程，統(tǒng)籌兼顧，做好各系統(tǒng)之間的銜接工作、數(shù)據(jù)共享工作等。ERMS管理的是業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件，假如沒(méi)有合規(guī)操作，比如起草的公文不符合最新的《黨政機(jī)關(guān)公文格式》( GBIT 9704-2012)，那么這份文件的真實(shí)性、有效性則無(wú)從談起，后續(xù)的分類(lèi)、歸檔、處置等工作將變得毫無(wú)意義。因此，ERMS的開(kāi)發(fā)一定是基于前端的（指文件的形威階段），必須做好前端控制，它是后續(xù)工作的基礎(chǔ)。

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文件管理系統(tǒng)范文第3篇

信息時(shí)代的到來(lái)不僅逐漸改變著人們的生活方式和生活觀念，也改變著人們的工作習(xí)慣和工作方式。與花費(fèi)整個(gè)組織約6%～15%的收入的紙質(zhì)文檔相比，電子檔案的應(yīng)用能夠在很大程度上提高文件檔案歸整的科學(xué)性。盡管使用電子文件檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行處理已然成為新時(shí)代辦公的必然趨勢(shì)，但是隨著電子文件檔案管理系統(tǒng)的普遍應(yīng)用，電子文件檔案管理中存在的各種問(wèn)題也隨之而來(lái)。

一. 電子文件檔案的概念及特點(diǎn)

根據(jù)2002年國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，可以得知電子文件是指“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”[1]。通過(guò)此定義可以看出，電子文件與其他形態(tài)的文件檔案相較而言具有其自身的特殊性。

電子文件檔案信息與載體的可分割性。電子文件檔案的儲(chǔ)存位置可以隨著互聯(lián)網(wǎng)等發(fā)生變化，但是本身的內(nèi)容不會(huì)隨著復(fù)制和粘貼而發(fā)生變化，這種特性可以使得一份信息在不同的地方備份，而不會(huì)占用太多的空間和時(shí)間，同時(shí)還能保證信息的原始性和永恒性。

電子文件檔案信息的非人工識(shí)別性。電子文件檔案是以阿斯科碼的形式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)或者硬盤(pán)中，是數(shù)字化的信息，只有通過(guò)計(jì)算機(jī)的智能解碼才能夠被轉(zhuǎn)換成人類(lèi)可以識(shí)別的文字，而電子文件檔案信息不管在計(jì)算機(jī)內(nèi)部還是其他載體之間進(jìn)行傳遞，都是以阿斯科碼的形式進(jìn)行。

電子文件檔案信息依賴(lài)于設(shè)備及環(huán)境。電子文件檔案信息的存儲(chǔ)、閱讀、傳遞等都需要借助于一定的設(shè)備才能實(shí)現(xiàn)，沒(méi)有這些計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的存在，電子文件檔案信息只能是不能被解讀的且沒(méi)有利用價(jià)值的文件。同時(shí)，由于電子文件檔案信息的存儲(chǔ)嚴(yán)重依賴(lài)與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，所以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所處的環(huán)境，包括濕度、溫度等都將對(duì)電子文件檔案信息的完整性、可讀性造成影響。

電子文件檔案信息的可共享性和相對(duì)不安全性。因?yàn)殡娮游募n案信息需要借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，所以互聯(lián)網(wǎng)的存在使得電子文件檔案信息可以實(shí)現(xiàn)世界范圍內(nèi)的共享和利用，且共享文件的使用不受時(shí)間和空間的限制。另外，依賴(lài)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的電子文件檔案信息也會(huì)受到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)漏洞的影響，所儲(chǔ)存的信息有可能會(huì)被駭客竊取，這也使得電子文件檔案信息具有相對(duì)不安全性。

二. 我國(guó)目前電子檔案文件管理系統(tǒng)存在的問(wèn)題

隨著電子文件檔案管理系統(tǒng)在企事業(yè)單位的普遍應(yīng)用以及各機(jī)構(gòu)對(duì)文件檔案信息化管理認(rèn)識(shí)的不斷加深，電子文件檔案信息管理工作愈來(lái)愈受到人們的關(guān)注。雖然電子文件檔案管理系統(tǒng)隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而得到了一定的發(fā)展，但是在實(shí)際生活工作的應(yīng)用中，依然存在許多問(wèn)題。

電子文件檔案信息的原始性難以保證。電子文件檔案不同于紙質(zhì)的文件檔案，它是依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)和辦公自動(dòng)化的一種數(shù)字化信息，紙質(zhì)版文件的復(fù)制稿與原稿，正本與副本之間存在一定的差異，具有可區(qū)別性。但是電子文件檔案的可共享性使得，電子文件檔案信息的管理者難以區(qū)別信息的原始性，每個(gè)電子文件檔案的享有者都可以根據(jù)自身的需求和存儲(chǔ)的習(xí)慣，依靠自動(dòng)化的辦公實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的整合、分類(lèi)以及修改，因此，電子文檔的管理者很難追溯文件的原始性。

電子文件檔案的安全易受威脅。該文原載于中國(guó)社會(huì)科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)》雜志http：//總第547期2014年第15期-----轉(zhuǎn)載須注名來(lái)源電子文件檔案信息的安全性受到多方面的影響，主要包含：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中病毒等的存在會(huì)造成文檔信息被竊取或丟失；電子文件檔案數(shù)據(jù)更改的不可逆性；電子文件檔案信息的載體容易受到環(huán)境等影響，載體理化性質(zhì)的改變會(huì)造成數(shù)據(jù)的丟失等；第四，電子文件檔案中包含的某些重要信息，會(huì)誘使利益相關(guān)者的破壞或篡改，優(yōu)勢(shì)甚至吸引網(wǎng)絡(luò)駭客的關(guān)注。

電子文件檔案的管理缺乏高素質(zhì)的管理人員。電子文件檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，不僅需要檔案管理硬件上的配備，也需要高素質(zhì)的電子文檔管理人員的存在。而目前，許多機(jī)構(gòu)中電子文檔的管理者的工作能力有待提高，管理理念有待更新。雖然，組織或機(jī)構(gòu)中引進(jìn)了先進(jìn)的管理設(shè)備，但是沒(méi)有高技術(shù)人才的操作和監(jiān)管，仍然不能很好的發(fā)揮電子文件檔案管理系統(tǒng)的最大效用。

三. 電子文件檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

電子文件檔案存儲(chǔ)量大， 形式豐富。電子檔案載體的體積雖然小，但是存儲(chǔ)量卻異常大。一個(gè)2G的閃存盤(pán)大致可以?xún)?chǔ)存40960張A4紙資料上的全部文字信息，相比之下，電子文件檔案的儲(chǔ)存節(jié)省了相當(dāng)大的空間。另外，依托于計(jì)算機(jī)的電子文件檔案不僅僅可以保存文字信息，也能實(shí)現(xiàn)對(duì)聲音、圖像、影像的存儲(chǔ)和處理。

電子文件檔案便于歸檔和查閱。電子文件檔案可以在任意的時(shí)間進(jìn)行規(guī)整，并且根據(jù)文件內(nèi)容、文件保密度、文件儲(chǔ)存時(shí)間進(jìn)行特別的歸檔，以供不同的人員和不同的部門(mén)進(jìn)行檢索和查閱。同時(shí)，電子文檔管理者可以對(duì)電子文檔添加主題詞、著錄、檔案分類(lèi)號(hào)等信息，以供使用者方便快捷的查閱所需信息。另外，隨時(shí)對(duì)電子文檔進(jìn)行規(guī)整，可以避免文件的缺漏。

有利于信息整合和開(kāi)發(fā)利用。與紙質(zhì)文件檔案相比， 電子文件檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)更為快捷的傳遞，建立科學(xué)的電子文件檔案管理系統(tǒng)，有利于實(shí)現(xiàn)信息資源的流通和信息價(jià)值的共享，能使檔案信息潛在的價(jià)值得到充分發(fā)揮，并為將來(lái)檔案管理工作全面深入的信息化打下基礎(chǔ)。

四. 意見(jiàn)及建議

加快電子文檔工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。電子文件檔案的管理部門(mén)要轉(zhuǎn)變思維，從紙質(zhì)檔案工作的思路中走出來(lái)，加大對(duì)檔案管理工作的投入和重視，優(yōu)化配置現(xiàn)代化的電子文件檔案管理系統(tǒng)，配備優(yōu)良的硬軟件工作環(huán)境，最大程度上確保電子文檔現(xiàn)代化的可實(shí)施性

確保電子文件檔案可長(zhǎng)期使用。由于網(wǎng)絡(luò)安全性等問(wèn)題的存在，在電子文檔的管理中應(yīng)該定期對(duì)電子文檔進(jìn)行復(fù)制和保存，并定期更新網(wǎng)絡(luò)安全固件。也可以對(duì)文件既采用電子文檔進(jìn)行歸整的同時(shí)也進(jìn)行紙質(zhì)版歸檔，以保證數(shù)據(jù)的有效性并實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)來(lái)源的可追溯性。另外，而對(duì)那些參考價(jià)值重大，信息價(jià)值較高的文件可以仍舊采用紙質(zhì)版進(jìn)行保存。

文件管理系統(tǒng)范文第4篇

[關(guān)鍵詞]電子辦公系統(tǒng)　電子文檔管理系統(tǒng)　電子文件管理系統(tǒng)　信息生命周期管理　業(yè)務(wù)信息集成管理系統(tǒng)

[分類(lèi)號(hào)]C931

2009年，課題組對(duì)珠江三角洲地區(qū)、湖南株洲以及天津開(kāi)發(fā)區(qū)的250余個(gè)政府信息中心進(jìn)行了問(wèn)卷調(diào)查，并對(duì)南方電網(wǎng)下屬的多個(gè)公司進(jìn)行了實(shí)地調(diào)研與訪談，發(fā)現(xiàn)不少省市級(jí)政府部門(mén)、央企的電子辦公系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)已經(jīng)基本完成，正在探索如何將機(jī)構(gòu)內(nèi)的電子文檔管理系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)集成起來(lái)，在遵從法規(guī)的基礎(chǔ)上協(xié)同工作。但更多的機(jī)構(gòu)和組織尚未認(rèn)識(shí)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)集成管理的重要性，仍然沿用傳統(tǒng)的文檔、文件分離的管理模式管理電子文檔，使被保留的業(yè)務(wù)信息面臨多種風(fēng)險(xiǎn)。

1　電子業(yè)務(wù)信息集成管理的必要性

電子業(yè)務(wù)信息集成管理是指采用IT手段將同一機(jī)構(gòu)內(nèi)的電子文檔管理系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)整合為電子文檔與文件管理系統(tǒng)，使其集電子文檔創(chuàng)建、保存、流轉(zhuǎn)、利用和歸檔于一體。這個(gè)問(wèn)題的提出是基于以下幾個(gè)原因：

1.1　文檔與文件分離的管理模式不適于電子環(huán)境

長(zhǎng)期以來(lái)，機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)信息是分由業(yè)務(wù)管理部門(mén)與檔案管理部門(mén)分別管理的。業(yè)務(wù)部門(mén)僅對(duì)文檔進(jìn)行管理，檔案部門(mén)則專(zhuān)門(mén)管理歸檔后的文檔(即檔案)，如圖1所示：

同一機(jī)構(gòu)內(nèi)的文檔與文件相離散的管理模式，在電子環(huán)境下是難以滿足文件歸檔要求的。文檔管理與文件管理的管理目標(biāo)的差異，造成沿用傳統(tǒng)管理思想設(shè)計(jì)的電子文檔管理系統(tǒng)(EDMS)與電子文件管理系統(tǒng)(ERMS)的離散狀況。

EDMS與ERMS盡管都要捕獲元數(shù)據(jù)，但前者是為便于文檔檢索、版本與存取控制，并不考慮捕獲文件管理元數(shù)據(jù)(如文件來(lái)源的詳細(xì)信息、文檔產(chǎn)生的技術(shù)環(huán)境描述信息、文檔管理過(guò)程的痕跡等)，其后果是無(wú)效歸檔產(chǎn)生。所謂無(wú)效歸檔，即缺乏來(lái)源與過(guò)程信息的電子文件失去歸檔價(jià)值。只有在EDMS內(nèi)置人文件管理需求，才能將電子文檔管理與電子文件管理邏輯地關(guān)聯(lián)起來(lái)，無(wú)效歸檔問(wèn)題才可能解決。如圖2所示：

20世紀(jì)初，隨著辦公自動(dòng)化的普及，很多國(guó)家更新或擴(kuò)充了原有的文件管理系統(tǒng)功能需求規(guī)范，使其順應(yīng)信息技術(shù)變化對(duì)文檔管理的要求。如歐盟在2008年了電子文件管理功能需求更新擴(kuò)展版(MoReq2)，在整個(gè)規(guī)范中都擴(kuò)充了文檔管理與文件管理相互關(guān)聯(lián)的功能需求，“10.3文檔管理與協(xié)同工作”對(duì)文檔管理系統(tǒng)明確地提出了文件管理需求。此外，聯(lián)合國(guó)與其他國(guó)家也都有整合文檔管理與文件管理的系統(tǒng)功能需求規(guī)范的出臺(tái)。

1.2　滿足法規(guī)遵從要求

隨著人們對(duì)數(shù)字信息認(rèn)識(shí)的加深以及電子辦公中問(wèn)題的凸顯，國(guó)家與一些行業(yè)組織要求機(jī)構(gòu)在法律框架下管理電子數(shù)據(jù)，保證其真實(shí)、完整與可用，特別是一些關(guān)系民生的企業(yè)(如金融、財(cái)務(wù)、醫(yī)藥、食品等系統(tǒng)等)，其電子辦公系統(tǒng)必須具有文件管理功能，保證生成的電子文檔具備可說(shuō)明其來(lái)源、管理過(guò)程、保存痕跡及生成環(huán)境的說(shuō)明性數(shù)據(jù)，以便隨時(shí)接受審計(jì)與調(diào)查，保障客戶(hù)、合作伙伴和其他股東等的利益。

在電子辦公環(huán)境下，必須依靠集成和可認(rèn)證的業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)才可能滿足以上法規(guī)遵從要求，保障電子辦公系統(tǒng)中生成的重要文檔可防止變更、利于檢索、便于審計(jì)與應(yīng)對(duì)可能的訴訟，保障歸檔的文件可傳承這些數(shù)據(jù)的信息價(jià)值、管理價(jià)值與歷史價(jià)值。美國(guó)新墨西哥州EDMS／ERMS應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目組指出，業(yè)務(wù)信息集成管理系統(tǒng)要求EDMS與ERMS有關(guān)聯(lián)的部分必須覆蓋，相關(guān)功能必須集成，使整個(gè)機(jī)構(gòu)的工作流程、業(yè)務(wù)信息管理無(wú)縫連接與整合，全面、系統(tǒng)地控制業(yè)務(wù)信息的精確度、完整性以及可利用性；將重要的電子文檔與電子文件都存儲(chǔ)在處于日志管理嚴(yán)密監(jiān)控與授權(quán)存取的檔案環(huán)境中，以滿足法規(guī)遵從要求并實(shí)現(xiàn)直接成本的節(jié)約。

1.3　優(yōu)化存儲(chǔ)環(huán)境與信息共享

長(zhǎng)期以來(lái)，文檔、文件與資料都由機(jī)構(gòu)的不同部門(mén)分別管理，要使用這些信息，必須到不同部門(mén)去獲取。若是按照傳統(tǒng)的離散管理方式，很多正在業(yè)務(wù)流程內(nèi)流轉(zhuǎn)的文檔，是無(wú)法在文件管理系統(tǒng)中獲取的。整合后的業(yè)務(wù)信息集成管理系統(tǒng)，可通過(guò)機(jī)構(gòu)內(nèi)的同一檢索平臺(tái)，搜索引擎就可能全方位地提供所需的當(dāng)前業(yè)務(wù)活動(dòng)信息與累積的歷史文件信息，以達(dá)到集腋成裘的最佳效果。如圖3所示：

業(yè)務(wù)信息集成管理系統(tǒng)整合了存儲(chǔ)環(huán)境，便于使用不同的存儲(chǔ)管理工具，有效處理已存儲(chǔ)信息，使信息存儲(chǔ)及管理隨信息價(jià)值的變化而改變。在電子辦公環(huán)境中，管理與利用信息變得日益復(fù)雜，更多地依靠將現(xiàn)代管理理念融入IT技術(shù)，利用軟件管理替代手動(dòng)管理流程。業(yè)務(wù)信息集成管理系統(tǒng)的實(shí)質(zhì)是將文檔管理、文件管理和信息提供有機(jī)結(jié)合起來(lái)，構(gòu)建一個(gè)高度智能化的人機(jī)交互系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔與文件管理的整合，提高機(jī)構(gòu)和組織的工作效率與應(yīng)對(duì)社會(huì)需求的能力。

2　機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)信息集成管理框架設(shè)計(jì)

盡管我國(guó)從文檔一體化的角度討論業(yè)務(wù)信息集成管理系統(tǒng)架構(gòu)的理論文章不多，但我國(guó)不少大型企事業(yè)機(jī)構(gòu)與政府部門(mén)已經(jīng)開(kāi)始建造這類(lèi)系統(tǒng)。圖4是在對(duì)這類(lèi)集成系統(tǒng)調(diào)研基礎(chǔ)上，經(jīng)過(guò)歸納、總結(jié)與提煉后勾畫(huà)的業(yè)務(wù)信息集成管理系統(tǒng)框架。

可見(jiàn)，機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)信息集成管理系統(tǒng)主要由電子辦公系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)與電子文檔交換平臺(tái)及數(shù)據(jù)交換中心構(gòu)成。與傳統(tǒng)管理方式不同的是，以上4個(gè)部分盡管各司其責(zé)，但卻以業(yè)務(wù)流程為主線，利用信息技術(shù)與管理制度相互關(guān)聯(lián)為一整體，以保障業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的有效性、可用性和可理解性。為達(dá)到該目的，以上4個(gè)部分須具備的基本功能如下：

2.1　電子辦公系統(tǒng)

電子辦公系統(tǒng)主要是支持日常辦公與事務(wù)管理，便于機(jī)構(gòu)和組織的工作流管理與協(xié)同工作，并維護(hù)重要文檔安全與將其傳入電子文件管理系統(tǒng)。為滿足業(yè)務(wù)信息集成管理需要，原電子辦公系統(tǒng)的功能需要重構(gòu)。除保留已有的控制、捕獲、訪問(wèn)和安全、處置、查找與檢索功能外，還必須補(bǔ)充的功能有：標(biāo)記重要文檔，文件管理元素?fù)?jù)的添加與捕獲，多版本管理，輸出與脫機(jī)保存等。

?標(biāo)記重要文檔。重要文檔是待歸檔的文檔與遵從法規(guī)必須保留一段時(shí)期的文檔。對(duì)重要文檔標(biāo)記的目的是便于電子文件管理系統(tǒng)對(duì)重要文檔的識(shí)別與捕獲以及分類(lèi)保存與嚴(yán)格管理。

?文件管理元素?fù)?jù)的添加與捕獲。重要的電子文檔必須攜帶與文檔保持緊密聯(lián)系的描述性數(shù)據(jù)(即文件管理元數(shù)據(jù))，用以說(shuō)明重要文檔的內(nèi)容、產(chǎn)生的背景、結(jié)構(gòu)及其管理過(guò)程等，因此，系統(tǒng)必須具備保障文件管理元素?fù)?jù)捕獲的功能。

?多版本管理。對(duì)于同一文檔的多個(gè)版本，系統(tǒng)必須進(jìn)行標(biāo)記并建立它們之間的聯(lián)系，支持文檔草稿

的使用，并維護(hù)各版本的電子文檔的完整性。

?輸出。電子辦公系統(tǒng)的輸出功能，應(yīng)不僅能使電子文檔與其相關(guān)的元數(shù)據(jù)一并完整輸出并保持聯(lián)系，還要求與電子文檔及其所在文件夾相關(guān)的審計(jì)跟蹤日志也能一并輸出。

?可脫機(jī)保存完整的業(yè)務(wù)信息。利用移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備可同時(shí)保存電子文檔與其關(guān)聯(lián)的元數(shù)據(jù)，并保持文檔與元數(shù)據(jù)的原有聯(lián)系。

2.2　電子文檔交換平臺(tái)

電子文檔交換平臺(tái)的主要作用是接受電子辦公系統(tǒng)的重要文檔并導(dǎo)人電子文件管理系統(tǒng)，它是電子辦公系統(tǒng)與電子文件管理系統(tǒng)的接入平臺(tái)或接口，是通過(guò)IT技術(shù)整合文件管理與文檔管理的重要橋梁。為了實(shí)現(xiàn)電子文檔管理系統(tǒng)與電子文件管理系統(tǒng)無(wú)縫連接與整合，電子文檔交換平臺(tái)必須具有以下基本功能。

?接受各類(lèi)重要數(shù)據(jù)。由于電子辦公系統(tǒng)的應(yīng)用工具種類(lèi)繁多，電子文檔交換平臺(tái)需具有強(qiáng)大數(shù)據(jù)接口，可在線或離線接收不同類(lèi)型的重要電子文檔。

?平穩(wěn)地在電子文件管理系統(tǒng)與電子文檔管理系統(tǒng)間移動(dòng)數(shù)據(jù)。所謂平穩(wěn)移動(dòng)是指當(dāng)數(shù)據(jù)在文檔管理系統(tǒng)與文件管理系統(tǒng)流動(dòng)時(shí)，可保持文檔與其元數(shù)據(jù)原有的關(guān)聯(lián)不變。

?數(shù)據(jù)比對(duì)。對(duì)電子辦公系統(tǒng)傳來(lái)或?qū)氲闹匾臋n的文件管理元數(shù)據(jù)是否齊全完備進(jìn)行數(shù)據(jù)比對(duì)，對(duì)不合格者不予傳人。如圖5所示：

2.3　電子文件管理系統(tǒng)

電子文件管理系統(tǒng)的主要功能是捕獲重要文檔、登記文件，并對(duì)保存其中的文件和文檔進(jìn)行有效控制、維護(hù)與處置等，保證其完整與安全。為適應(yīng)業(yè)務(wù)信息集成管理需要，電子文件管理系統(tǒng)需要增加以下功能：前端捕獲文檔，多版本文檔的管理，標(biāo)識(shí)文檔與文件，安全控制，分層存儲(chǔ)、統(tǒng)一管理功能。

?前端捕獲是指電子文件管理系統(tǒng)在電子辦公系統(tǒng)捕獲文檔，并在捕獲后視情況給予其唯一標(biāo)識(shí)符并宣布其成為文件的行為。

?多版本文檔的管理是指電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)具有對(duì)電子文檔多個(gè)版本的辨別與管理能力，可將同一內(nèi)容的多個(gè)版本捕獲并指定其中某一文檔作為文件歸檔，將不同版本的所有文檔分散存儲(chǔ)并保持關(guān)聯(lián)，版本編號(hào)清晰可見(jiàn)以供檢索或搜索。

?系統(tǒng)應(yīng)對(duì)捕獲的重要文檔進(jìn)行分類(lèi)與標(biāo)識(shí)，以便文件與保留文檔清晰可辨。

?安全控制功能要求系統(tǒng)通過(guò)權(quán)限控制與日志管理等功能，保護(hù)歸檔文件與保留文檔的真實(shí)與完整。

?系統(tǒng)能夠在統(tǒng)一存儲(chǔ)空間內(nèi)，將電子文件與重要電子文檔分層存儲(chǔ)、統(tǒng)一管理。

2.4　數(shù)據(jù)交換中心

數(shù)據(jù)交換中心應(yīng)是機(jī)構(gòu)對(duì)內(nèi)提供利用的公共平臺(tái)，也是向?qū)I(yè)檔案館或公共檔案館提供移交的橋梁，其主要功能有數(shù)據(jù)移交、存儲(chǔ)與檢索等。在該公共平臺(tái)上，應(yīng)具有與電子文件管理系統(tǒng)內(nèi)設(shè)資源庫(kù)相分離的數(shù)據(jù)資源檢索庫(kù)，為機(jī)構(gòu)內(nèi)職工提供電子文檔與電子文件的綜合查詢(xún)。

3　機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)信息集成管理系統(tǒng)實(shí)例

在我國(guó)，政府與一些大型的企事業(yè)單位已經(jīng)建立了本系統(tǒng)或本單位的業(yè)務(wù)信息集成管理系統(tǒng)，圖6是這些集成系統(tǒng)文檔形成、捕獲與管理的示意圖：

可見(jiàn)，電子文檔的生成、流轉(zhuǎn)過(guò)程基本一致，只是電子文檔歸檔捕獲方式不一致。以下通過(guò)實(shí)例說(shuō)明集成后的新增功能。

3.1　電子文檔的元數(shù)據(jù)捕獲

為防止無(wú)效歸檔發(fā)生，電子辦公系統(tǒng)均具有文件管理元數(shù)據(jù)捕獲功能，圖7是元數(shù)據(jù)捕獲的解決方案的實(shí)例：

為保證電子文檔管理系統(tǒng)對(duì)文件管理元數(shù)據(jù)捕獲并建立與其文檔的關(guān)聯(lián)，該系統(tǒng)采用了兩種措施：①文檔的元數(shù)據(jù)信息表單前置；②系統(tǒng)嵌入必須捕獲的元數(shù)據(jù)，以便選擇性捕獲。

圖7顯示了兩份元數(shù)據(jù)信息表單。接到文檔保存命令后，系統(tǒng)首先提出該文檔的元數(shù)據(jù)信息表單并要求文檔形成責(zé)任人填寫(xiě)，只有填寫(xiě)完畢才可添加擬保存的電子文檔(見(jiàn)該圖左下部)進(jìn)行保存。一旦點(diǎn)擊保存，電子文檔與元數(shù)據(jù)表單就捆綁一體存入系統(tǒng)，持久保存元數(shù)據(jù)與文檔的關(guān)系。

圖7還顯示，為了方便與準(zhǔn)確捕獲元數(shù)據(jù)，系統(tǒng)事先嵌入了必須捕獲的元數(shù)據(jù)并以下拉框方式提供捕獲選擇。這要求電子辦公系統(tǒng)支持常見(jiàn)電子文檔元數(shù)據(jù)模板的定義，并可為不同類(lèi)型的文檔模板(如表格、報(bào)告、信函等)設(shè)定不同的文件管理元素?fù)?jù)集。

接口平臺(tái)上的數(shù)據(jù)比對(duì)功能為元數(shù)據(jù)錄入質(zhì)量把關(guān)，可降低歸檔前文檔元數(shù)據(jù)捕獲不全的風(fēng)險(xiǎn)，如圖8所示：

圖8左圖是必要元數(shù)據(jù)填寫(xiě)不全退回文件形成者(見(jiàn)左圖上方的不可歸檔字樣)，右圖是經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)比對(duì)后被電子文件管理系統(tǒng)接收的文檔元數(shù)據(jù)表單。

可見(jiàn)，IT管理在整個(gè)元數(shù)據(jù)的產(chǎn)生與捕獲過(guò)程中起到強(qiáng)制、協(xié)調(diào)、監(jiān)督與審查作用，不僅提高了工作效率，也減少了不同部門(mén)間的責(zé)任推諉帶來(lái)的摩擦。

3.2　電子文檔的歸檔捕獲

由圖6可見(jiàn)，集成管理系統(tǒng)可提供兩種不同的捕獲方案，分別適于不同類(lèi)別的電子文檔的在線歸檔捕獲。圖6的歸檔接口可提供行政公文的實(shí)時(shí)歸檔捕獲，而預(yù)歸檔平臺(tái)是為捕獲形成周期長(zhǎng)的文檔準(zhǔn)備的。

實(shí)時(shí)在線歸檔捕獲較為簡(jiǎn)單。滿足歸檔要求的電子文檔通過(guò)系統(tǒng)接口傳人或?qū)穗娮游募芾硐到y(tǒng)后，系統(tǒng)會(huì)在導(dǎo)人工作完成后傳出歸檔日志以顯示導(dǎo)入是否成功(見(jiàn)圖9左)；系統(tǒng)也可自動(dòng)生成某段時(shí)期內(nèi)歸檔移交成功的統(tǒng)計(jì)表(見(jiàn)圖9右)，以便定期比對(duì)移交紙質(zhì)紅頭文件。

對(duì)于需要積累一段時(shí)期方可在線導(dǎo)入電子文件管理系統(tǒng)的重要文檔，必須建立預(yù)歸檔平臺(tái)，指定個(gè)人文檔積累空問(wèn)。預(yù)歸檔平臺(tái)可以設(shè)置在電子辦公系統(tǒng)內(nèi)，也可設(shè)置在電子文件管理系統(tǒng)。無(wú)論位于業(yè)務(wù)信息集成管理系統(tǒng)的那個(gè)部位，其管理過(guò)程都是一樣的。預(yù)歸檔平臺(tái)的文檔積累也必須配置相關(guān)的元數(shù)據(jù)，并與電子文檔保持緊密聯(lián)系。

圖10是在預(yù)歸檔平臺(tái)上積累電子文檔的實(shí)例。當(dāng)用戶(hù)點(diǎn)擊目錄樹(shù)的節(jié)點(diǎn)時(shí)，系統(tǒng)首先呈給用戶(hù)的就是該文檔的描述信息(元數(shù)據(jù))，填寫(xiě)完畢點(diǎn)擊“添加”，被積累的文檔添加到系統(tǒng)的同時(shí)，該文檔的描述信息也與文檔聯(lián)系在一起。待文檔積累齊全完整，滿足歸檔條件后，選擇待歸檔的文檔條目并點(diǎn)擊“歸檔”，被積累的電子文檔便傳人電子文件管理系統(tǒng)。

4　結(jié)論與討論

業(yè)務(wù)信息集成管理系統(tǒng)不僅能整合電子文檔管理與電子文件管理，還可以數(shù)字檔案館為資源提供平臺(tái)，將與業(yè)務(wù)相關(guān)的當(dāng)前信息資源(在線文檔)、歷史信息(歸檔后的文件)與資訊集成為一體形成機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)知識(shí)庫(kù)，通過(guò)搜索引擎提供網(wǎng)頁(yè)快照和詳簡(jiǎn)可選的業(yè)務(wù)信息服務(wù)。因此，業(yè)務(wù)信息集成管理系統(tǒng)將是機(jī)構(gòu)內(nèi)電子資源管理的發(fā)展趨勢(shì)。

文件管理系統(tǒng)范文第5篇

一、設(shè)置操作員

1、出現(xiàn)的問(wèn)題及原因

許多初學(xué)者注冊(cè)進(jìn)入系統(tǒng)管理模塊后，直接就建立新賬套。在按照建賬向?qū)崾荆M(jìn)入到第三步時(shí)，系統(tǒng)提示確定賬套主管。而建賬向?qū)е兄荒茉谫~套主管下拉菜單中選擇，不能輸入，由于還沒(méi)有設(shè)置操作員，因此就沒(méi)有可選擇的操作員而無(wú)法繼續(xù)操作下去。

2、解決方法

建立新賬套之前，應(yīng)先進(jìn)行操作員的設(shè)置，以便建立會(huì)計(jì)核算賬套后指定會(huì)計(jì)主管，及為操作員進(jìn)行權(quán)限分配。正確的操作步驟應(yīng)是：?jiǎn)?dòng)系統(tǒng)管理模塊并進(jìn)行注冊(cè)設(shè)置操作員建立新賬套。

二、給操作員賦權(quán)

1、出現(xiàn)的問(wèn)題及原因

按照會(huì)計(jì)制度規(guī)定，憑證的填制與審核不能是同一個(gè)人，因此，在進(jìn)行審核之前，需先更換操作員。有的初學(xué)者在填制完憑證后，要進(jìn)行審核憑證操作時(shí)，發(fā)現(xiàn)沒(méi)有其他的操作員可以更換，即在【文件】菜單中的【重新注冊(cè)】功能中，可供選擇的用戶(hù)名只有制單人一個(gè)。出現(xiàn)這種情況的原因是，在給操作員賦權(quán)時(shí)，沒(méi)有選中自己的賬套。因?yàn)樵谝粋€(gè)單位的財(cái)務(wù)部門(mén)，可能需要對(duì)下屬多個(gè)獨(dú)立核算的單位設(shè)賬，每一個(gè)單位需建立一個(gè)賬套，這樣可能導(dǎo)致同一臺(tái)計(jì)算機(jī)中存在多個(gè)賬套。而初學(xué)者在進(jìn)行操作員賦權(quán)時(shí)，往往直接選中界面左側(cè)的操作員行，沒(méi)有注意界面右側(cè)上面的賬套號(hào)和賬套名稱(chēng)。

2、解決方法

回到系統(tǒng)管理的【權(quán)限】菜單，選擇正確的賬套號(hào)、賬套名稱(chēng)和正確的操作員，再對(duì)其賦權(quán)即可。

三、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份

1、出現(xiàn)的問(wèn)題及原因

由于計(jì)算機(jī)在運(yùn)行時(shí)經(jīng)常會(huì)受到來(lái)自各方面因素的干擾，有時(shí)會(huì)造成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被破壞。因此，為了保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全，必須經(jīng)常對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。有的初學(xué)者可能已通過(guò)賬套輸出功能進(jìn)行了賬套備份，但打開(kāi)目標(biāo)文件夾卻發(fā)現(xiàn)是空的。造成這種情況的原因是，在備份時(shí)，只是選中了目標(biāo)文件夾沒(méi)有將文件夾雙擊打開(kāi)，備份數(shù)據(jù)并沒(méi)有裝入目標(biāo)文件夾內(nèi)，而是存放在上一級(jí)文件夾中。

2、解決方法

方法一：在原備份目標(biāo)文件夾的上級(jí)目錄下尋找，可以找到丟失的備份文件，然后將其復(fù)制到目標(biāo)文件夾中；

方法二：可以重新備份一次。只是在賬套備份時(shí)要注意：要選定并雙擊打開(kāi)目標(biāo)文件夾，再點(diǎn)擊“確定”。

四、關(guān)閉系統(tǒng)管理

1、出現(xiàn)的問(wèn)題及原因

在設(shè)置操作員、建立新賬套、給操作員賦權(quán)等操作完成后，就可以退出系統(tǒng)管理，進(jìn)入系統(tǒng)控制臺(tái)錄入單位的基礎(chǔ)信息了。但在這個(gè)時(shí)候，有的初學(xué)者發(fā)現(xiàn)無(wú)法關(guān)閉系統(tǒng)管理模塊窗口?；蛘撸械某鯇W(xué)者由于其他原因進(jìn)入系統(tǒng)管理模塊，想關(guān)閉時(shí)也無(wú)法退出。在這種情況下，操作員肯定是除admin以外的其他操作員。因?yàn)橹挥邢到y(tǒng)管理員admin才能執(zhí)行退出系統(tǒng)管理的功能。

2、解決方法

點(diǎn)擊【系統(tǒng)】菜單下的【注銷(xiāo)】功能，把操作員換成系統(tǒng)管理員admin即可關(guān)閉【系統(tǒng)管理】系統(tǒng)。

五、修改賬套信息

1、出現(xiàn)的問(wèn)題及原因

有的初學(xué)者在建立完新賬套后，發(fā)現(xiàn)單位信息錄入錯(cuò)誤，或沒(méi)有對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)，或科目編碼級(jí)次確定的不合理等等問(wèn)題，想對(duì)建賬信息進(jìn)行修改，否則沒(méi)有辦法進(jìn)行下面的操作。可是，又不知道怎么修改，一籌莫展。

2、解決方法

這時(shí)，可以賬套主管的身份進(jìn)入【系統(tǒng)管理】系統(tǒng)，在【賬套】菜單下選擇【修改】功能，進(jìn)行相應(yīng)的增添、修改、刪除即可。

六、系統(tǒng)鎖定

1、出現(xiàn)的問(wèn)題及原因

在操作過(guò)程中，有時(shí)系統(tǒng)會(huì)提示“＊＊人＊＊操作被系統(tǒng)鎖定”，可能是誤操作導(dǎo)致出現(xiàn)這種狀況。

2、解決方法

進(jìn)入【系統(tǒng)管理】模塊，以系統(tǒng)管理員admin的身份注冊(cè)，選擇【視圖】菜單下面的【清除所有鎖定】命令，在打開(kāi)的界面中選中相應(yīng)鎖定，單擊“確定”就可以解除鎖定了。

七、賬套路徑的調(diào)整

1、出現(xiàn)的問(wèn)題及原因

用友ERP－U8系統(tǒng)默認(rèn)賬套路徑在c：＼windows＼system＼ufsystem下，大部分操作者建立賬套時(shí)使用的是系統(tǒng)默認(rèn)路徑，既影響了系統(tǒng)的運(yùn)行效率，又增加了維護(hù)的難度。