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會計檔案管理制度范文第1篇

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了xxxxxx會計檔案管理管理的管理職責(zé)、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于xxxxxx會計檔案的管理。2引用標(biāo)準(zhǔn)

下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文通過在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。

財政部會第4號《企業(yè)財務(wù)通則》。

財政部會第5號《企業(yè)會計準(zhǔn)則》。

財政部財工字(92)574號《工業(yè)企業(yè)財務(wù)制度》。

華中電力集團電力工業(yè)企業(yè)成本管理辦法(試行)

3管理職責(zé)

會計檔案管理工作由局長工作部負(fù)責(zé)，會計(文書)檔案管理人員負(fù)責(zé)日常具體管理。

4管理內(nèi)容與要求

4.1基本任務(wù)

4.1.1負(fù)責(zé)接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統(tǒng)計本局形成的會計檔案，做到保管妥善、存放有序、查閱方便。

4.1.2做好會計檔案的查閱、復(fù)制利用工作，為全局經(jīng)營管理工作服務(wù)。

4.1.3負(fù)責(zé)對本局形成的財務(wù)檔案的歸檔工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

4.1.4負(fù)責(zé)對已超過保管期限的或無保存價值的會計檔案提出存毀意見，并監(jiān)銷經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的會計檔案。

4.2歸檔范圍

4.2.1會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映本局經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，具體包括:

1)會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

2)會計帳簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡，輔助帳簿，其他會計帳簿。

3)財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。

4)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊。

4.2.2局財務(wù)部采用電子計算機進行核算的會計材料，除應(yīng)當(dāng)歸檔打印出的紙質(zhì)會計檔案外，還應(yīng)將磁盤、光盤等磁性介質(zhì)移交局檔案館保管。

4.2.3會計檔案具體歸檔范圍詳見本局標(biāo)準(zhǔn)：《文件材料歸檔管理規(guī)定》。

4.3歸檔要求和時間

4.3.1本局每年形成的會計檔案，應(yīng)由局財務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(做到卷內(nèi)無裝訂金屬物，紙張無破損)，并編制會計檔案保管清冊。

4.3.2當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，暫由局財務(wù)部保管一年，期滿之后，第二年由局財務(wù)部編制移交清冊，向局檔案館移交。

4.3.3編制會計檔案移清冊時，應(yīng)列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度等內(nèi)容。

4.3.4會計檔案人員接收會計檔案時，須按照移交清冊所列容逐項交接，交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

4.3.5已歸檔的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，檔案人員應(yīng)會同局財務(wù)部經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。

4.4會計檔案的管理

4.4.1會計檔案管理人員對已歸檔的會計檔案，按照《供電企業(yè)檔案分類表》(試行)、《會計檔案管理辦法》的規(guī)定進行編號、劃分保管期限。

4.4.2根據(jù)計算機檔案管理程序的要求，對已歸檔的會計檔案，按會計名稱、案卷號的順序，逐卷、逐個字段地輸入微機。

4.4.3使用標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具裝盒，填寫好裝具脊背和盒面各欄項目的內(nèi)容后，按“年度——會計名稱——案卷號”的順序排架。

4.5會計檔案的鑒定與銷毀

4.5.1會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、25年4類。

4.5.2全局職工工資表、年度財務(wù)報告(決算)(包括文字分析)、會計檔案保管清冊、銷毀清冊等，定為永久保管。

4.5.3現(xiàn)金和銀行存款日記帳、固定資產(chǎn)卡片，其保管期限定為25年。

4.5.4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細帳、日記帳、輔助帳、會計檔案移交清冊等，其保管期限為15年。

4.5.5銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、固定資產(chǎn)報廢清理后的卡片、月、度會計報表其保管期限定為5年。

4.5.6主要財務(wù)指標(biāo)快報(包括文字分析)，其保管期限定為3年。

4.5.7本規(guī)定確保的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

4.5.8保管期滿的會計檔案，由局檔案館會同局財務(wù)部提出段意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

4.5.9局分管領(lǐng)導(dǎo)須在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

4.5.10銷毀會計檔案時，會計檔案人員和局財務(wù)部派員共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，須在會計檔案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況向局分管領(lǐng)導(dǎo)報告。

4.5.11保管期滿后但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，須單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止；單獨抽出立卷的會計檔案，需在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

4.6會計檔案的利用

4.6.1編制會計檔案案卷目錄(含會計憑證目錄、會計帳簿目錄、會計報表目錄等)檢索工具，積極主動地提供檔案，為全局經(jīng)濟工作服務(wù)。

4.6.2歸檔保存在會計檔案只供本局財務(wù)人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。

4.6.3查閱或復(fù)制會計檔案的人員，不準(zhǔn)在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

4.6.4本局的會計檔案任何人不得攜帶出境。

4.7會計檔案的保管

4.7.1會計檔案庫房須按國家標(biāo)準(zhǔn)保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14℃～24℃之間，濕度控制在45%～65%之間。

4.7.2庫房內(nèi)每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵蝕。

5檢查與考核

會計檔案管理制度范文第2篇

關(guān)鍵詞：會計；檔案管理；內(nèi)部控制

企業(yè)內(nèi)部會計控制方法、控制手段等都發(fā)生了顯著了變化，在這樣的情況下，要求著各大企業(yè)要不斷健全會計檔案管理工作措施，構(gòu)建起完善的內(nèi)部會計制度，嚴(yán)格按照此制度執(zhí)行會計檔案管理工作，確保會計檔案管理工作的順利有序進行，同時提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，進而確保檔案管理內(nèi)部制度充分發(fā)揮作用，提高各大企業(yè)檔案管理工作效率。

1 會計檔案管理的現(xiàn)狀

1.單位領(lǐng)導(dǎo)會計檔案管理意識淡薄

在日常工作過程中，單位領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)工作人員只重視會計記錄，忽略了收集文件資料、整理文件等工作，致使會計業(yè)務(wù)與會計檔案管理流程出現(xiàn)脫節(jié)情況，出現(xiàn)這一情況，究其原因在于檔案管理制度的不完善、檔案知識宣傳力度不夠，造成很多檔案工作人員沒有從根本上意識到檔案管理的重要性。

2.會計檔案人員綜合素質(zhì)低

國內(nèi)會計檔案管理工作者工作素養(yǎng)低、業(yè)務(wù)能力低，甚至有的檔案管理工作人員是兼職從事這份工作，導(dǎo)致在管理檔案中出現(xiàn)很多問題。再加上檔案管理者普遍缺乏檔案工作基本技能，在工作中都是無序的、雜亂的堆積材料。具體表現(xiàn)在檔案立卷中、目錄不全面、檔案封面內(nèi)容不詳細、分類不規(guī)范等，在保管會計檔案中，一般都是由出納工作者負(fù)責(zé)對會計檔案進行保管，沒有指定的檔案室，經(jīng)常出現(xiàn)違規(guī)操作的情況，上述這些問題的存在，無疑是阻礙檔案管理工作有序進行的主要原因。

3.會計檔案信息化水平低

在形成、使用和保管會計檔案中，體現(xiàn)出利用率高、專業(yè)性強等特征，在科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展下，要求著各大企業(yè)必須要不斷創(chuàng)新、與時俱進，否則就會面臨著淘汰。在傳統(tǒng)會計檔案管理中，采用的是人工管理方法，會計檔案以紙質(zhì)形式保存，既浪費了人力資源，同時工作效率也很低下，致使會計檔案管理水平普遍低下。在信息時代的今天，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展完善了傳統(tǒng)檔案管理中的不足。但從實際情況上而言，我國各大企業(yè)在管理檔案中，并未充分利用信息技術(shù)，會計檔案管理信息化水平較低，導(dǎo)致會計檔案管理水平停滯不前。

2 分析完善會計檔案管理內(nèi)部控制的對策

1.強化會計核算資料控制

對于企業(yè)發(fā)展而言，會計資料是機密的，一旦泄露，會給企業(yè)帶來很大的經(jīng)濟損失，但磁性介質(zhì)自身的可復(fù)制特征，導(dǎo)致會計資料很容易泄露，同時還不容易發(fā)現(xiàn)，會計電算化系統(tǒng)工作中，無論是輸出磁性文件，還是在打印工作資料中，在輸出后按照有關(guān)規(guī)定嚴(yán)格管理，避免被他人竊取。會計檔案保管工作人員應(yīng)專門負(fù)責(zé)保管磁性資料；在系統(tǒng)操作日常上，記錄著打印資料的時間、文件頁數(shù)等，并在第一時間內(nèi)送達到有關(guān)工作者的手里；在簽收中，要標(biāo)明收件日期、收件人，便于日后查看和管理；保障會計軟件與會計算數(shù)據(jù)的保密性、安全性，避免非法修改或者非法刪除數(shù)據(jù)，在磁性介質(zhì)中存儲的數(shù)據(jù)應(yīng)備份好。在修改或者升級會計核算軟件中，要嚴(yán)格按照審批手續(xù)進行，確保實際會計數(shù)據(jù)的安全性、可靠性，由有關(guān)工作者全權(quán)監(jiān)督和負(fù)責(zé)，避免出現(xiàn)問題。

2.會計電子檔案格式的不斷升級

在財務(wù)軟件選擇中，既要選擇功能完善的，也要選擇信譽好、資金能力強的軟件開發(fā)者。在此基礎(chǔ)上，注重會計電子檔案和選擇財務(wù)軟件版本的一致性，不斷升級會計電子檔案格式，確保電子檔案的可兼容性、穩(wěn)定性。另外，應(yīng)明確的是，會計信息檔案與普通會計電算化檔案是有很大差異的，會計信息化檔案中還包括運算和分析會計數(shù)據(jù)所獲取的企業(yè)決策參考信息，所以，在保存會計信息化檔案中，應(yīng)明確這些信息和會計數(shù)據(jù)二者的關(guān)系，以便更好的管理。

3.構(gòu)建完善的會計檔案管理制度

在會計檔案的收集、立卷、保管、銷毀等過程中，應(yīng)制定出完善的管理制度。一是，構(gòu)建歸檔制度。確保資料完善，第一時間內(nèi)做好檔案歸檔。開發(fā)和使用一整套的軟件程序，注重會計檔案的管理，結(jié)合檔案類別、時間等，對機讀會計數(shù)據(jù)、紙質(zhì)會計檔案版本等實施立卷歸檔。二是，建立健全的借閱手續(xù)制度。會計檔案查閱中，應(yīng)通過有關(guān)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，結(jié)合有關(guān)具體規(guī)定進行檔案借閱，其他部門的人員查閱本部門的會計檔案必須要有單位介紹信，并通過財務(wù)部門負(fù)責(zé)人和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)和簽字，并及時做好查閱記錄。三是，在保管期滿后，應(yīng)及時銷毀電算化會計檔案，通過批準(zhǔn)后，編制相應(yīng)的銷毀手冊，并在有關(guān)工作人員的監(jiān)督下進行。

4.加強會計檔案人員素質(zhì)素養(yǎng)

一是，不斷完善和優(yōu)化會計檔案工作，建設(shè)出高素養(yǎng)、高水平的會計檔案管理隊伍，這是做好檔案管理工作的前提。作為一名檔案管理工作人員，必須要嚴(yán)格要求自己，正確、合理的運用自身的權(quán)力，確保檔案管理工作的有序展開；二是，會計檔案內(nèi)容具備嚴(yán)密性、專業(yè)性等特征。所以，與其他檔案對比，會計檔案應(yīng)實施專業(yè)化管理。所謂的專業(yè)化管理，要求檔案管理工作者不但要熟練應(yīng)用檔案管理的基本專業(yè)知識，而且還要熟練掌握一些財務(wù)專業(yè)知識，在利用信息軟件的基礎(chǔ)上，提高檔案管理的工作效率。所以，企業(yè)應(yīng)該定期或者不定期對檔案管理工作人員進行培訓(xùn)，以此來豐富他們的知識體系，拓展他們的知識視野，促使他們的工作能力能夠滿足現(xiàn)代檔案管理的多樣化需求。另外，加強檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平，促使企業(yè)會計檔案管理科學(xué)化、合理化，進而推動企業(yè)的發(fā)展。

3 結(jié)語

總而言之，會計檔案管理水平對于企業(yè)的發(fā)展而言至關(guān)重要，在這個竟?fàn)幦绱思ち业氖袌錾?，企業(yè)想要取得可持續(xù)發(fā)展，必須要做好會計檔案管理工作。因此，這就要求企業(yè)加大對會計檔案管理工作投入力度，不斷提高檔案管理人員的工作素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，從而不斷提高會計檔案管理質(zhì)量。

參考文獻

[1]楊園.規(guī)范高等學(xué)校會計檔案管理對策的研究[J].現(xiàn)代營銷（下旬刊），2016，（06）.

會計檔案管理制度范文第3篇

關(guān)鍵詞：科學(xué)化管理 規(guī)范化管理 制度化管理 檔案利用 經(jīng)濟效益

中圖分類號：F230 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）02（c）0162-01

會計檔案真實的記錄了企業(yè)會計活動的歷史，它具有憑證和參考作用，對企業(yè)的經(jīng)濟活動具有重要的作用。經(jīng)營決策是企業(yè)獲得效益的關(guān)鍵所在，而會計檔案是為企業(yè)組織合理的生產(chǎn)經(jīng)營，并且為提高經(jīng)濟效益而提供了決策性依據(jù)，因此，會計檔案的優(yōu)選方案能使企業(yè)的經(jīng)濟效益得到顯著的提高。但是，目前會計檔案管理工作中存在一些問題，制約著其自身的發(fā)展以及企業(yè)經(jīng)濟效益的提高，因此，會計檔案的管理必須采取有效的措施進行改善，從而有利于提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

1 會計檔案管理工作中存在的問題

1.1 缺乏認(rèn)識，重視力度不夠

會計檔案記載著企業(yè)的歷史，服務(wù)著現(xiàn)實的工作，具有承上啟下的作用，但是，這項工作往往不被受到重視，原因在于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對會計檔案管理工作缺乏認(rèn)識，他們將注意力都集中于項目的實施，從而忽視了文件材料的整理與歸檔，在議事日程上從未提及會計管理工作，久而久之就造成了會計檔案管理與其業(yè)務(wù)相脫離的現(xiàn)象。

1.2 會計檔案管理制度不健全

目前，我國已具有與會計檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，如：《會計法》、《檔案法》等，但是，在實施過程中發(fā)現(xiàn)，部分規(guī)定是與實際不吻合的。很多企業(yè)沒有規(guī)范、完善的會計檔案工作，如：未聘請會計檔案管理的專職人員，未設(shè)置會計檔案管理專用的庫房，未建立會計檔案立卷、歸檔、儲存、翻閱、銷毀等一系列管理制度，因此，檔案管理工作在制度不健全的情況下進行，必然會影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。

1.3 工作人員的綜合素質(zhì)有待提高

目前，許多企業(yè)的會計管理工作都是由會計人員兼管，并沒有相應(yīng)的專職人員。因此會計檔案管理工作者缺乏檔案業(yè)務(wù)知識以及相關(guān)經(jīng)驗，如：不清楚該項工作的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，不懂其基本操作流程等，從而整理出質(zhì)量不合格的會計檔案案卷，影響企業(yè)做出正確的決策，進而阻礙著經(jīng)濟效益的發(fā)展。

2 推進會計檔案管理、提高企業(yè)經(jīng)濟效益

2.1 加強領(lǐng)導(dǎo)對會計檔案工作的重視

企業(yè)的任何部門只有在被重視的情況下才能得到發(fā)展，因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要重視會計檔案管理工作，具體做法如下：（1）全面普及會計檔案管理工作，組織學(xué)習(xí)會計檔案管理知識。（2）將會計檔案管理工作提上工作議事日程。（3）進行定期與不定期的檢查。通過這樣的方式不僅提高了領(lǐng)導(dǎo)、職員對檔案工作管理的重視度，更是為提高企業(yè)的經(jīng)濟效益做出了強有力的鋪墊。

2.2 建立完善的會計檔案管理體系

會計檔案管理在科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的管理體系中會體現(xiàn)出積極的作用，為企業(yè)贏得較好的經(jīng)濟效益。因此，建立完善的會計檔案管理工作體系需要做到以下幾點。

第一，科學(xué)化管理。在會計檔案工作中，有的企業(yè)部門或個人經(jīng)常運用瞞報、漏報等非法手段而獲得利益，從而使企業(yè)的會計信息失去了其真實性，大量的偽劣會計檔案為今后的檔案利用留下了嚴(yán)重的隱患。正是因為檔案的不科學(xué)管理，致使某些事情需要會計檔案證實是，卻找不到任何證據(jù)，從而增加了進一步工作的難度。因此，企業(yè)檔案部門應(yīng)該加強監(jiān)督、管理力度，建立科學(xué)化的檔案管理制度，保證企業(yè)會計檔案信息的真實性，這樣才能更好的為企業(yè)的經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

第二，規(guī)范化管理。主要包括：立卷、保管、銷毀三個環(huán)節(jié)，只有嚴(yán)格把關(guān)，才能使會計檔案管理工作步入規(guī)范化道路。具體做法如下：首先，規(guī)范立卷。裝訂封皮必須運用規(guī)范封面，封粘處應(yīng)有會計人員印章，完整填寫封面各項內(nèi)容。按月順序?qū)⒀b訂好的會計檔案放入會計檔案盒，再完整填寫檔案盒的各項內(nèi)容。年終時，必須進行封帳，取出活頁賬簿中的空白頁，保留雖無業(yè)務(wù)發(fā)生但已經(jīng)設(shè)置的會計科目，然后按順序編排目錄、填寫賬簿使用登記表，將其與賬簿一起裝訂，并封粘裝訂線，加蓋印章，移交保管處。其次，規(guī)范保管。企業(yè)應(yīng)該建立綜合檔案室，從而確保會計檔案的完整，未建立綜合檔案室的企業(yè)，應(yīng)該由會計部暫時保管，但必須配備專人負(fù)責(zé)，并且相關(guān)設(shè)施必須配置齊全。最后，規(guī)范銷毀。企業(yè)會計檔案銷毀過程必須經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查后再報上級主管部門批準(zhǔn)后方可銷毀。在實施整個銷毀的過程中，必須派遣與其相關(guān)的工作人員進行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名蓋章。會計檔案的規(guī)范管理將會為企業(yè)的經(jīng)濟效益做出重要的貢獻。

第三，制度化管理。首先應(yīng)該建立會計檔案管理制度并且必須做到以下幾點：（1）要擁有科學(xué)、合理的會計檔案管理制度與規(guī)章。（2）制度必須具備實際可操作性，從而將其指導(dǎo)和規(guī)范作用得到更好的發(fā)揮。（3）制度必須嚴(yán)格執(zhí)行，既要約束職工，又要約束領(lǐng)導(dǎo)。（4）制度的執(zhí)行中要堅持其嚴(yán)肅性與權(quán)威性，必須做到有功必賞、有過必罰。其次，在會計檔案工作的管理上必須嚴(yán)格按制度執(zhí)行，會計檔案必須妥善保管，有序存放，以便查找，嚴(yán)防銷毀。要進行不定期的會計檔案檢查工作，從而保證其完整性。在利用會計檔案信息時，必須按照嚴(yán)格的制度一步一步辦理手續(xù)，只有這樣才能真正做到會計檔案的制度化管理，從而為企業(yè)營造良好的工作氛圍，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

2.3 提高會計檔案工作人員的綜合素質(zhì)

會計檔案工作質(zhì)量的高低決定于會計檔案工作人員對其整個工作過程的了解與熟練程度，因此，提高會計檔案工作人員的綜合素質(zhì)是提高企業(yè)經(jīng)濟效益的強有力保障。企業(yè)可通過培訓(xùn)和考核等形式來篩選和強化會計檔案工作職員，并且統(tǒng)一職員思想，堅持以科學(xué)、規(guī)范管理為核心，嚴(yán)格遵守企業(yè)各項管理制度，從而營造出一支綜合素質(zhì)強硬的會計檔案管理隊伍，有效的避免了會計檔案管理工作中出現(xiàn)的諸多問題。

綜上可知，隨著時代的不斷發(fā)展，會計檔案工作在企業(yè)中具有舉足輕重的作用，只有緊緊將其與時展需求相聯(lián)系，才能不斷更新思想觀念，通過采取有效的措施進行積極的探索，進而開發(fā)出新的會計檔案管理模式，促進企業(yè)經(jīng)濟效益的提高。

參考文獻

[1] 莫亮梅.淺談電算化下企業(yè)會計檔案管理[J].財務(wù)與會計，2008，7（1）：82-84.

會計檔案管理制度范文第4篇

    自《銀行會計檔案管理辦法》實施以來,我國有關(guān)銀行檔案的管理已經(jīng)逐步地向規(guī)范化與完善性轉(zhuǎn)變。當(dāng)前,有關(guān)基層人民銀行的管理方法,主要采取的是發(fā)行會計以及基層國庫會計資料分散管理的方式:一是采取中心支行貨幣金銀部門,對有關(guān)會計資料進行事后監(jiān)督,在中心監(jiān)督完畢后,將有關(guān)資料返回至貨幣金銀部門,實現(xiàn)其自行裝訂、歸檔、保管等有關(guān)檔案管理的工作;二是縣支行國庫業(yè)務(wù)的會計憑證、賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會計資料經(jīng)事后監(jiān)督中心監(jiān)督完畢后,有關(guān)的檔案資料,需要定期返還至縣支行綜合檔案管理部門,由縣支行綜合檔案管理部門來實施有關(guān)檔案管理的歸檔、查詢以及事后監(jiān)督中心對賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會計資料負(fù)責(zé)裝訂的管理辦法。但是這種分散的管理方式,對于基層人民銀行的檔案管理就造成了諸多不容忽視的問題。一是對于會計檔案的定期檢查與修復(fù)工作,沒有依照預(yù)定日期如期進行;二是對于檔案中的磁介質(zhì)等相關(guān)的資料,管理不規(guī)范,容易產(chǎn)生磁介質(zhì)失去信息;三是檔案管理手段落后,有關(guān)檔案管理的自動化程度不高,難以對會計檔案的安全性以及完整性進行有效地維護;四是對于一些保管期滿的檔案沒有進行及時的銷毀與清理。五是磁介質(zhì)管理,比如,個別行核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)未做到雙備份,對于個別行備份磁介質(zhì)、光介質(zhì)數(shù)據(jù)也沒有實施異地的存放等管理模式。對于檔案管理制度的執(zhí)行等情況,有關(guān)當(dāng)前檔案保管安全性方面,基層人民銀行的會計檔案管理現(xiàn)狀,主要體現(xiàn)在會計檔案的查詢、借閱以及檢查等程序方面。首先,對于會計檔案的查詢,會計檔案的查閱除應(yīng)會計業(yè)務(wù)檢查的要求恢復(fù)會計核算系統(tǒng)備份數(shù)據(jù),以查看是否存在磁介質(zhì)、光介質(zhì)會計檔案失效的情形外,均為紙介質(zhì)的會計檔案。基層人民銀行能夠?qū)崿F(xiàn)按照會計檔案管理制度中規(guī)定的相關(guān)法規(guī),嚴(yán)格的建立以及執(zhí)行有關(guān)會計檔案的登記、審批等制度,實現(xiàn)有關(guān)會計檔案的查詢工作的嚴(yán)格辦理,其次,對于會計檔案的復(fù)制,在基層人民銀行的會計管理中,為保證會計檔案能夠在有效的時間內(nèi)得到妥善的保管,主要采取的是對郵政局傳遞的傳真件形式的電報底稿進行復(fù)印保存的管理模式。再次,有關(guān)會計檔案的銷毀,基層人民銀行的銷毀工作的主要對象是一些紙介質(zhì)的檔案。但是由于基層人民銀行檔案銷毀管理工作的疏忽,對于一些諸如會計核算系統(tǒng)月終備份等磁介質(zhì)的會計檔案,沒有進行及時的銷毀。

    二、基層人民銀行會計檔案管理中存在的問題及原因探究

    當(dāng)前,人民銀行在實施會計檔案管理中,主要執(zhí)行的是中國人民銀行總行2005年制定、2006年月施行的《中國人民銀行會計基本制度》,這一管理制度并為專門對于會計檔案的管理制定專門的指導(dǎo)條款。但是隨著經(jīng)濟的發(fā)展以及人民銀行對于銀行會計電算化管理要求的迅猛發(fā)展,對于人民銀行實施檔案管理的內(nèi)容以及形式都發(fā)生了較大的變化。

    (一)會計檔案管理部門分散,統(tǒng)一管理流于形式

    當(dāng)前,基層人民銀行在實施會計檔案管理時,盡管一些檔案資料的管理已經(jīng)實現(xiàn)了事后監(jiān)管部門的集中化管理與監(jiān)督,盡管實施檔案管理的部門沒有進行統(tǒng)一的管理,對于一些資料的條約也主要是由事后監(jiān)管部門進行有關(guān)資料的管理,這樣就導(dǎo)致會計檔案與全行檔案的管理存在管理流于形式的問題。在這樣的管理狀態(tài)下,就會造成有關(guān)檔案資料的使用存在的管理上的漏洞及弊端:一是會計檔案入檔不及時,存在檔案遺失的風(fēng)險;二是由于內(nèi)部人員對于調(diào)閱檔案不履行審批程序等問題,造成有關(guān)檔案資料的歸類以及登記存在失真、不完整等問題;三是由于會計檔案資料主要實施的是各部門分散化管理,這就給有關(guān)會計檔案資料的保存與監(jiān)管帶來了管理條件上的限制;四是調(diào)閱資料主要是由事后監(jiān)管部門進行管理,這就給會計檔案的登記與管理造成隨意性大。上述有關(guān)會計檔案存在影響會計檔案安全性的問題,就很容易帶來會計檔案管理難以實現(xiàn)人民銀行會計檔案管理的“四防”“四無”基本管理標(biāo)準(zhǔn)。與此同時,由于會計檔案管理與核算系統(tǒng)的升級沒有實現(xiàn)同步化,結(jié)果就導(dǎo)致對于磁介質(zhì)檔案的調(diào)閱存在較大的難度。在實際的管理中,一些磁介質(zhì)會計檔案是在特定的應(yīng)用系統(tǒng)中生成的,那么在實施磁介質(zhì)的調(diào)閱中,就需要在特定的運行環(huán)境中進行。但是核算管理應(yīng)用系統(tǒng)版本的升級、更新,對于一些舊有的磁介質(zhì)檔案已經(jīng)無法實現(xiàn)調(diào)閱,這樣就失去了檔案管理在實施會計檔案管理的有效使用。

    (二)內(nèi)部保密管理制度與司法執(zhí)行存在矛盾,會計檔案管理存在風(fēng)險

    為防止會計檔案在管理中造成的會計數(shù)據(jù)丟失或者泄密,中國人民銀行頒布了《銀行會計檔案管理辦法》,對于會計檔案的管理明確作出“各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以提供查閱或復(fù)制,并辦理登記手續(xù)?！边@一嚴(yán)格的規(guī)定。但是這一有關(guān)會計檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)部管理制度,與行政司法管理中的公開化、透明化監(jiān)管之間存在沖突,這就導(dǎo)致在實施的過程中存在執(zhí)行難度大、實施效度不充足等問題。比如對于司法部門執(zhí)行有關(guān)公務(wù)時,就會要求基層人民銀行出具有關(guān)的會計檔案憑證,基于上述分析,這樣就給會計檔案管理帶來比較大的困難。與此同時,由于基層會計檔案管理中存在的人手不足、職責(zé)不明以及會計檔案管理知識欠缺等問題,導(dǎo)致對于一些會計檔案的管理難以實現(xiàn)專人的保管,內(nèi)部管理制度執(zhí)行的不嚴(yán)格,就導(dǎo)致在會計檔案的管理中存在諸多的管理與監(jiān)督隱患。

    (三)會計檔案制度制定不完善,有關(guān)會計檔案監(jiān)督不到位

    在目前運作的會計檔案管理模式中,全轄市、縣兩級行包括事后監(jiān)督中心、業(yè)務(wù)核算部門和綜合檔案管理部門共9個部門參與會計檔案管理工作。對于會計工作檢查而言,會計檔案屬于其中一項最為基本的內(nèi)容,但是部分人民銀行在實際的會計工作檢查中,普遍存在只看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等,對于一些檔案的入檔是否及時以及檔案的歸類是否正確等問題,實施檢查的比較少,結(jié)果就造成會計檔案監(jiān)督管理上存在漏洞。會計檔案制度制定不完善,主要表現(xiàn)在:一是對于會計檔案的保管期限不明確。在《中國人民銀行會計檔案保管期限表》中,涉及會計財務(wù)、國庫會計、貨幣發(fā)行會計等業(yè)務(wù)產(chǎn)生的會計資料的規(guī)定較為明確,但未提及事后監(jiān)督過程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料保管期限。2004年下發(fā)的《中國人民銀行事后監(jiān)督中心工作規(guī)程》第二十七條規(guī)定:“事后監(jiān)督產(chǎn)生的文檔資料,由事后監(jiān)督中心按照檔案管理規(guī)定保管。”由于上述制度、規(guī)程對事后監(jiān)督過程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料保管期限沒有明確、具體的規(guī)定,基層人民銀行在實施有關(guān)會計檔案的管理會出現(xiàn)真空和時緊時松現(xiàn)象,造成會計監(jiān)管的分散保存、多頭管理,這就造成一定程度上,有關(guān)會計檔案管理質(zhì)量得不到有效的保證。二是有關(guān)會計檔案監(jiān)督形成的資料歸類不明確。新的《中國人民銀行會計基本制度》明確了事后監(jiān)督部門的會計監(jiān)督職能,由于分別隸屬會計序列和政工序列的會計檔案管理部門,工作職責(zé)的側(cè)重點不同,管理力度、操作要求、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同,涉及監(jiān)督形成的資料管理沒有明確歸屬哪一類會計資料。

    三、提升基層人民銀行會計檔案管理質(zhì)量的建議

    (一)嚴(yán)格會計檔案統(tǒng)一管理,明確管理部門責(zé)任劃分

    針對當(dāng)前存在的檔案管理部門分散帶來的問題,就應(yīng)在制定與實施相關(guān)會計檔案管理制度的基礎(chǔ)上,對檔案管理部門的職責(zé)進行明確的劃分,依據(jù)各部門之間存在的差異有效地規(guī)范會計檔案管理部門的職責(zé)。首先,為徹底解決基層人民銀行會計檔案管理存在的職責(zé)不明確、操作不規(guī)范、硬件不配套等問題,建議逐步實施“集中監(jiān)督,集中管理”的會計檔案管理模式。通過實施會計檔案資料的異地保管,定期對會計檔案進行復(fù)制,由事后監(jiān)督部門對監(jiān)督完畢的會計資料以及會計核算輔助資料進行統(tǒng)一整理歸檔,不再將監(jiān)督完畢的會計資料進行返還。其次,由于檔案管理涉及到多個管理部門,因此各部門要高度重視會計檔案管理工作,不斷強化自身在關(guān)于會計檔案制度管理方面的學(xué)習(xí),在掌握基本規(guī)定要求的基礎(chǔ)上,嚴(yán)格按照規(guī)章制度操作,嚴(yán)厲杜絕會計檔案管理工作中存在的主觀性和隨意性問題。再次,規(guī)范會計檔案交接、歸檔操作,嚴(yán)格會計檔案查閱手續(xù),庫房設(shè)施要滿足規(guī)定要求。不斷加強指導(dǎo)基層人民銀行還應(yīng)按照自身發(fā)展的實際,不斷地對本行的內(nèi)控制度中存在的問題進行及時的修訂,明確自身職責(zé),積極地將有關(guān)會計檔案管理的工作落實到人,對于檔案管理中存在的風(fēng)險進行有效的規(guī)避與防范。

    (二)完善基層人民銀行的制度管理,切實加大會計檔案的檢查力度

    為切實的強化基層人民銀行的日常管理,對于人民銀行的基層管理,就應(yīng)積極的強化自身的制度建設(shè)。首先,針對《中國人民銀行關(guān)于改進和加強事后監(jiān)督工作意見》強調(diào)了事后監(jiān)督職能定位,這一管理弊端,應(yīng)積極的將有關(guān)事后監(jiān)督資料劃歸到會計資料的管理范疇中,并及時的對事后監(jiān)管部門在實施監(jiān)管的過程中產(chǎn)生的主要監(jiān)督資料保管期限進行及時的明確;其次,針對會計檔案管理工作中的檢查,應(yīng)積極的從有關(guān)檔案登記薄記錄的完整性、整理的規(guī)范性、歸類的正確性以及入檔的及時性等方面著手,對于銷毀手續(xù)是否健全、安全措施是否符合規(guī)定等進行全面化的監(jiān)督與管理,以實現(xiàn)會計檔案保管的妥善以及存放的有序;再次,積極地對司法部門調(diào)閱會計檔案審批制度進行有效的完善,不僅要強化會計檔案管理人員的安全、保密教育,還應(yīng)對其在實施會計檔案管理中的保密與安全意識進行有效地提升,以積極的確保會計檔案的不泄密和信息的絕對安全;最后,為有效防止會計信息的安全管理,就應(yīng)加強與司法部門之間的溝通與聯(lián)系,積極的就基層人民銀行會計檔案信息的管理措施,進行有效的交流,從根本上確保人民銀行的信息管理安全。

會計檔案管理制度范文第5篇

關(guān)鍵詞：高校；會計憑證檔案；信息化管理

高校會計檔案是由會計憑證、會計賬簿、會計報表等組成的，其中會計憑證是會計檔案的核心，良好的會計憑證檔案管理，利于高校信息化建設(shè)。但實際情況則不然。國內(nèi)很多高校在會計憑證檔案管理方面存在諸多不足，導(dǎo)致會計憑證檔案不完整等情況發(fā)生，降低會計憑證檔案的應(yīng)用價值。對此，應(yīng)當(dāng)在財務(wù)信息化背景下，推行會計憑證檔案信息化管理，利用信息化手段來監(jiān)督和管理會計憑證檔案，使之可以充分發(fā)揮作用，保證會計憑證檔案完整、準(zhǔn)確，具有較高的應(yīng)用價值，推動高校信息化建設(shè)。

1會計檔案走向信息化勢在必行

1.1傳統(tǒng)會計管理存在的弊端。1）傳統(tǒng)會計檔案不易久存。傳統(tǒng)會計檔案通常是以紙質(zhì)為媒介，再加之項技術(shù)與工具的應(yīng)用，容易造成紙質(zhì)會計檔案字跡不清等情況發(fā)生。作為重要信息，紙質(zhì)會計憑證檔案如若出現(xiàn)字跡消退或字跡模糊等情況，會影響后續(xù)檔案查詢及應(yīng)用，可以給高校財務(wù)工作帶來諸多不便。2）傳統(tǒng)會計檔案日后查閱困難。在我國高校良好發(fā)展的今天，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，相應(yīng)的高校每年支出的經(jīng)費逐漸增多，如此相關(guān)部門在對各項經(jīng)費檢查和審計的過程中，需要消耗較多的時間來進行紙質(zhì)會計檔案查閱，這給經(jīng)費檢查和審計工作帶來較大困難。令高校檔案管理人員更為頭疼的是省級或國家級課題經(jīng)費檢查時，管理人員往往要進行幾年內(nèi)會計憑證、賬本的檔案查閱及復(fù)印，這使得管理人員需要大量時間逐步落實[1]。3）傳統(tǒng)會計檔案的保管欠缺安全性。通常，高校會計檔案涵蓋各種原始憑證、賬本、報表等專業(yè)性資料，在對會計檔案保管的過程中，為了合理放置檔案，必然會對部分檔案進行移動，在此過程中很容易出現(xiàn)檔案破損或丟失的情況。若如存在別有用心之人，很可能將部分檔案資料損壞或拿走，如此必然會導(dǎo)致會計檔案完整，降低會計檔案的應(yīng)用價值。

1.2會計檔案走向信息化的優(yōu)勢所在。1）會計檔案保管規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、保密化。會計檔案信息化即為“電算化會計檔案”，相較于傳統(tǒng)會計檔案來說，其更易于修改，同時保管更加嚴(yán)格。因為電算化會計檔案手工填寫、查閱、復(fù)印等方面具有嚴(yán)格要求的同時，對會計檔案的保密性提出較高的要求。此種情況下，高校設(shè)置的電算化會計檔案是有操作權(quán)限的，需要通過檢索才能查閱、復(fù)制、拷貝會計檔案。所以，高校會計檔案信息化管理，可以使會計檔案保管更加規(guī)范、合理。2）會計檔案的存儲形式更加豐富。財務(wù)信息化發(fā)展的背景下，高校財務(wù)檔案信息化管理，使得高校會計檔案的載體不在局限于紙質(zhì)，而是逐漸利用現(xiàn)代存儲工具，比如光片、存儲設(shè)施、數(shù)據(jù)庫等。存儲于現(xiàn)代存儲工具中的會計檔案不僅占用的空間小，還能方便相關(guān)工作人員隨時下載應(yīng)用會計檔案，如此可以大大提高會計檔案的應(yīng)用性。所以，信息化管理會計檔案，可以使會計檔案存儲方式更加豐富，利于提高會計檔案的應(yīng)用性[2]。

2當(dāng)前高校會計憑證檔案信息化管理存在的問題

的確，高校會計檔案信息化管理是非常必要的。但是目前很多高校在會計憑證檔案信息化管理方面存在諸多問題，導(dǎo)致會計憑證檔案管理效果不佳。高校會計憑證檔案信息化管理存在的問題有：

2.1管理人員對會計憑證檔案管理認(rèn)識不足。目前，一些高校領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)人員并沒有認(rèn)識到會計憑證檔案信息化管理的重要性。相反其基本秉持著這樣的觀點，即會計憑證整理是一件浪費時間和精力的事情，校內(nèi)并沒有基于信息化目的，對會計憑證檔案管理予以調(diào)整，甚至是未設(shè)置會計憑證檔管理，如此使得高校會計憑證信息無法充分發(fā)揮作用。

2.2會計憑證檔案管理制度不健全。一些高校會計憑證檔案管理工作落實中，缺乏健全的會計憑證檔案管理制度，如此不能對此項管理工作予以有效的約束，那么此項管理工作在具體實施的過程中容易受到某些因素的影響，導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)偏差，最終管理作用將無法充分發(fā)揮。之所以說，一些高校的會計憑證檔案管理制度不健全，主要是會計憑證檔案管理制度的諸多內(nèi)容與《會計檔案管理辦法》、《檔案法》等法律法規(guī)的相關(guān)要求不符，那么在具體推進會計憑證檔案管理工作的過程中，諸多方面的工作將得不到相關(guān)法律法規(guī)的支持[3]。所以，高校應(yīng)當(dāng)正視會計憑證檔案管理制度不健全這一問題，結(jié)合高校實際情況，對制度予以合理標(biāo)準(zhǔn)。

2.3會計憑證歸檔不規(guī)范、不及時。相對來說，國內(nèi)高校在會計憑證檔案裝訂方面的處理是比較規(guī)范的，但是在后期會計憑證檔案立卷、歸檔、保管方面就存在諸多不足，如會計憑證檔案立卷不及時、會計憑證檔案歸檔不規(guī)范、會計憑證檔案保管不合理等等。這些問題的存在，必然會降低會計憑證檔案的應(yīng)用價值，導(dǎo)致后續(xù)無法有效運用會計憑證檔案。所以，有效處理會計憑證檔案歸檔不規(guī)范、不及時等問題是非常必要的。

3高校會計憑證檔案信息化管理的幾點意見

針對當(dāng)前我國高校會計憑證檔案信息化管理存在諸多問題的情況，采取以下措施來優(yōu)化會計憑證檔案信息化管理。具體的做法是：

3.1高校領(lǐng)導(dǎo)及管理人員應(yīng)當(dāng)形成會計憑證檔案信息化管理意識。為了使高校能夠科學(xué)合理的實施會計憑證檔案信息化管理，應(yīng)當(dāng)向高校領(lǐng)導(dǎo)宣傳會計憑證檔案信息化管理的重要性及其實施的意義，使高校領(lǐng)導(dǎo)能夠重新認(rèn)識會計憑證檔案信息化管理，進而推進會計憑證檔案信息化管理，如設(shè)置專門的會計檔案管理部門，并要求部門管理者安排專門管理人員負(fù)責(zé)會計憑證檔案信息化管理工作。與此同時，對管理人員進行相關(guān)宣傳及培訓(xùn)工作，如此來提高管理人員的會計憑證檔案信息化管理意識，并提高管理人員的管理能力[4]。

3.2完善會計憑證檔案管理制度。為了保證高校會計憑證檔案信息化管理能夠規(guī)范、合理的落實，在具體進行會計憑證檔案信息化管理制度完善，具體的做法是依據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)，對會計檔案立卷歸檔制度予以完善，充分說明歸檔范圍、歸檔程序、整理方法等方面內(nèi)容及要求；對檔案保管、安全保密制度予以完善，充分說明檔案保管、檔案保密等方面內(nèi)容及要求。在當(dāng)前高校會計憑證檔案信息化管理方面存在管理人員對會計憑證檔案信息化管理認(rèn)識不足、會計憑證檔案管理制度不健全、會計憑證歸檔不規(guī)范、不及時等問題的情況下，應(yīng)當(dāng)通過增強高校領(lǐng)導(dǎo)及管理者會計憑證檔案信息化管理意識及完善會計檔案管理制度等措施，提高會計憑證檔信息化管理作用，為后續(xù)良好的應(yīng)用會計憑證檔案奠定基礎(chǔ)。

作者:楊蓉 單位:荊州教育學(xué)院

參考文獻:

[1]高娟.淺談高校會計憑證檔案信息化管理[J].電子測試，2013（16）：148-149.

[2]劉高攀，那娜，呂鵬等.會計憑證檔案信息化管理的構(gòu)想[J].經(jīng)貿(mào)實踐，2015（12）：143-143.