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文檔管理論文范文第1篇

（一）檔案館危機(jī)管理是全面管理而非局部的管理

檔案館與外界環(huán)境或相關(guān)組織的任何不平衡或沖突都可能導(dǎo)致檔案館危機(jī)。檔案在收集、整理、鑒定、保管、利用、展覽等整個(gè)過程中，每個(gè)環(huán)節(jié)的疏忽或處理不當(dāng)也都可能引發(fā)危機(jī)，制定危機(jī)預(yù)案以及處理危機(jī)時(shí)，應(yīng)系統(tǒng)分析和統(tǒng)籌安排，不能“頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳”。另外，危機(jī)管理是檔案館的重要管理職能，是一項(xiàng)系統(tǒng)的、有計(jì)劃、有組織、決策非程序化的管理過程，有效的危機(jī)管理應(yīng)該包括培養(yǎng)危機(jī)意識(shí)和危機(jī)管理能力、設(shè)置危機(jī)管理機(jī)構(gòu)、制定相關(guān)的法律法規(guī)、完善檔案館管理制度、妥善安排危機(jī)管理的人、財(cái)、物等各個(gè)方面，只有全面地為危機(jī)預(yù)警和處理做好各種安排，才能真正做到未雨綢繆，防患于未然。

（二）檔案館的危機(jī)管理是全程管理而非某一階段的管理

危機(jī)生命周期理論指出，危機(jī)從出現(xiàn)到結(jié)束過程有不同階段，且不同階段有不同特征。危機(jī)管理需要按階段確定工作重點(diǎn)。檔案館應(yīng)根據(jù)各種征兆來辨別危機(jī)，并著手處理。許多檔案館投入大量精力于危機(jī)后的救治及恢復(fù)工作，殊不知，有些損失本可以避免的。檔案館危機(jī)管理應(yīng)是事前、事中、事后全程監(jiān)控處理的連續(xù)鏈條，是一個(gè)系統(tǒng)工程，絕不等于危機(jī)后的救治，也不僅是危機(jī)前的預(yù)防。

（三）檔案館危機(jī)管理是全員管理而非某部門的管理

危機(jī)管理作為檔案工作的重要內(nèi)容，各級檔案行政管理部門應(yīng)將其納入到所制定的法規(guī)、制度、方針、政策中。檔案館領(lǐng)導(dǎo)者是危機(jī)管理中主要的管理主體，領(lǐng)導(dǎo)者的危機(jī)意識(shí)、創(chuàng)新管理能力、專業(yè)技能以及對技術(shù)發(fā)展和外界環(huán)境變化的敏感性決定了檔案館危機(jī)管理的有效性。檔案館工作人員是檔案業(yè)務(wù)工作的主要承擔(dān)者，要對檔案信息資源進(jìn)行加工整合、組織、提供利用，因此需要熟練掌握相關(guān)信息技術(shù)、正確操作各種信息系統(tǒng)，時(shí)刻注意保護(hù)檔案實(shí)體安全及檔案信息資源的安全營造有益于危機(jī)管理的組織文化。除此以外，檔案館危機(jī)管理還涉及檔案界研究人員、學(xué)術(shù)團(tuán)體、學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)、社會(huì)公眾以及相關(guān)部門工作人員（有關(guān)政府部門、電信管理部門、交通運(yùn)輸部門等），實(shí)現(xiàn)這些主體在分工基礎(chǔ)上的通力合作是進(jìn)行有效危機(jī)管理的基本策略。

二、改進(jìn)我國檔案館危機(jī)管理的策略

（一）優(yōu)化檔案館管理危機(jī)的管理

管理危機(jī)是由于檔案館管理水平落后，思想意識(shí)保守，管理體制不健全，責(zé)權(quán)利不明確，缺乏激勵(lì)機(jī)制和競爭機(jī)制，缺乏可供借鑒的標(biāo)準(zhǔn)等原因而造成的危機(jī)，實(shí)現(xiàn)檔案館的可持續(xù)發(fā)展，必須在管理理念和管理方法上與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新。首先，提升戰(zhàn)略規(guī)劃水平。戰(zhàn)略規(guī)劃是在全面了解檔案館所處環(huán)境及發(fā)展趨勢的基礎(chǔ)上，制定面向未來的使命、遠(yuǎn)景、目標(biāo)、戰(zhàn)略及其實(shí)施計(jì)劃的思維過程與框架。提升戰(zhàn)略規(guī)劃水平，檔案館應(yīng)主要從以下三點(diǎn)入手：一是準(zhǔn)確定位，即根據(jù)本館的組織結(jié)構(gòu)、人員素質(zhì)、服務(wù)能力、館藏狀況、研究與開發(fā)能力、設(shè)備與財(cái)務(wù)狀況、檔案館外部環(huán)境特征等，制定其長期與短期發(fā)展目標(biāo)。二是在戰(zhàn)略規(guī)劃中要突出數(shù)字資源管理開發(fā)與創(chuàng)新檔案館服務(wù)，以更好地滿足用戶需求。三是強(qiáng)化評估體系，監(jiān)督戰(zhàn)略規(guī)劃的實(shí)施過程，以確保其戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。其次，創(chuàng)新檔案館組織結(jié)構(gòu)。傳統(tǒng)的檔案館組織結(jié)構(gòu)，是根據(jù)檔案在檔案館的流動(dòng)而進(jìn)行的分工，因?yàn)椴块T與部門之間缺乏溝通而不免會(huì)存在重復(fù)勞動(dòng)、責(zé)任推諉現(xiàn)象。在《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》中，也明確提出“有條件的地方要對機(jī)關(guān)檔案機(jī)構(gòu)和人員進(jìn)行有效整合，進(jìn)一步降低行政成本，提高工作效能。”創(chuàng)新組織結(jié)構(gòu)是在檔案業(yè)務(wù)流程重組的基礎(chǔ)上，對檔案館組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行的改革，使檔案館成為一個(gè)緊湊、富有彈性的組織。最后，完善管理制度。“無規(guī)矩?zé)o以成方圓”，制度是檔案館管理不可缺少的工具，是檔案館工作順利進(jìn)行的重要保障。檔案館所面臨的管理危機(jī)、檔案實(shí)體及檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行的安全危機(jī)、資源危機(jī)、服務(wù)危機(jī)等都需要通過制定、執(zhí)行完善的制度而減免。

（二）優(yōu)化檔案館資源危機(jī)的管理

首先，優(yōu)化館藏資源建設(shè)。一方面，綜合檔案館、高校檔案館、專門檔案館、城建檔案館等由于社會(huì)分工不同，在資源建設(shè)方面?zhèn)戎攸c(diǎn)也應(yīng)有所不同。檔案館應(yīng)根據(jù)本館定位建設(shè)館藏，如綜合檔案館作為社會(huì)記憶保存的主要場所，其資源體系也應(yīng)是多維的，要能反映社會(huì)活動(dòng)的方方面面。另一方面，應(yīng)將數(shù)字檔案資源與傳統(tǒng)檔案資源進(jìn)行整合。大量檔案以電子郵件、音（視）頻等電子形式生成、傳輸、利用，這些記錄作為人類社會(huì)生活的產(chǎn)物，在構(gòu)建社會(huì)記憶中起著不可替代的作用?？上驳氖牵瑪?shù)字檔案資源的建設(shè)在上海、青島等地的檔案館已經(jīng)取得了較大的進(jìn)展。其次，完善檔案組織存儲(chǔ)效果。組織是使檔案資源程序化的過程，是其可用的前提。檔案組織是為了更好地揭示和利用檔案及其價(jià)值，然而，大多數(shù)檔案組織是專業(yè)性有余而可用性不足。筆者在訪問國內(nèi)大多數(shù)檔案信息網(wǎng)站時(shí)發(fā)現(xiàn)，各檔案館能夠從多個(gè)角度組織檔案信息，進(jìn)而提供多個(gè)檢索途徑，如分類號(hào)、檔號(hào)、關(guān)鍵詞、責(zé)任者、發(fā)文時(shí)間等，但這些組織方式無不是從檔案工作的角度出發(fā)，很少用戶能真正了解這些術(shù)語的含義，更別說利用這些途徑檢索檔案了。因此完善檔案信息組織效果，應(yīng)以用戶需求為中心，從完善館藏分類體系、優(yōu)化檔案著錄效果、優(yōu)化電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、采用XML等資源描述方法等方面入手。

（三）優(yōu)化檔案實(shí)體及檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行安全危機(jī)的管理

檔案實(shí)體及檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行的安全是檔案館賴以存在的前提。近年來，由于天災(zāi)人禍等突發(fā)事件致使庫房及檔案實(shí)體遭遇滅頂之災(zāi)的事件已不罕見。病毒、黑客、不正當(dāng)操作等對檔案管理信息系統(tǒng)造成的損失有時(shí)也是致命的。應(yīng)對這些危機(jī)，檔案館需從以下幾個(gè)方面入手：首先，加強(qiáng)檔案館基礎(chǔ)設(shè)施的安全建設(shè)。檔案館建筑設(shè)計(jì)及分區(qū)布局必須嚴(yán)格按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范（JGJ25-2000）》以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，在日常管理工作中要根據(jù)實(shí)際情況配備相適應(yīng)的防火、防盜、除塵、加濕、空氣凈化等設(shè)備設(shè)施，做好日常的防護(hù)工作，確保各種形式的檔案在保管、利用等過程中的安全。其次，確保檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行的安全。信息系統(tǒng)環(huán)境下，檔案著錄、檔案檢索、原件的批量掃描與批量掛接、鑒定銷毀等業(yè)務(wù)活動(dòng)中有一大部分是通過管理信息系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)的。在可以預(yù)見的將來，檔案工作對信息系統(tǒng)的依賴性還會(huì)增強(qiáng)。因此，應(yīng)注意以下三點(diǎn)：第一，保證機(jī)房的安全。在《電子信息系統(tǒng)機(jī)房設(shè)計(jì)規(guī)范》（GB50174-2008）中，根據(jù)機(jī)房所承載服務(wù)的重要性將其分為A、B、C、D四個(gè)等級，并對各級機(jī)房制定明確的設(shè)計(jì)規(guī)范。檔案館應(yīng)為本館機(jī)房選擇合適級別并嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)計(jì)規(guī)范。除此之外，還應(yīng)從機(jī)房選址、機(jī)房抗震防洪、防雷電、電磁屏蔽、通風(fēng)、供電、防火、排水以及安全保衛(wèi)系統(tǒng)等方面確保機(jī)房的安全。第二，保證計(jì)算機(jī)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)交換設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、通信設(shè)施等硬件的安全。除了要采用質(zhì)量合格的產(chǎn)品外，還必須要做好日常的監(jiān)測、維護(hù)工作，以及時(shí)將問題解決在萌芽狀態(tài)。第三，保證軟件系統(tǒng)的安全，可以從定時(shí)升級、殺毒、合理劃分使用權(quán)限、制定并執(zhí)行嚴(yán)格的管理制度、用戶培訓(xùn)等方面入手，防止各種有意或無意行為對管理系統(tǒng)造成的損害。

（四）優(yōu)化檔案館服務(wù)危機(jī)的管理

為了避免在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代慘遭淘汰，檔案館必須轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，提升服務(wù)能力、創(chuàng)新服務(wù)方式。首先，提高服務(wù)意識(shí)和服務(wù)能力。檔案在支持決策及業(yè)務(wù)運(yùn)營方面價(jià)值日益凸顯，這就要求檔案館工作人員不僅要具備較高的思想道德修養(yǎng)、條理化、精細(xì)化的品格、較高的溝通能力和業(yè)務(wù)水平，還應(yīng)該有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，多維的知識(shí)結(jié)構(gòu)、較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)及溝通能力，主動(dòng)將檔案信息及信息產(chǎn)品推送出去，實(shí)現(xiàn)檔案多元的價(jià)值。在天津、浙江等省市實(shí)施的《天津市檔案工作人員持證上崗實(shí)施辦法》、《浙江省檔案管理崗位資格證書管理辦法》等規(guī)定，就有利于提高檔案實(shí)踐工作者的專業(yè)素質(zhì)及理論素養(yǎng)。其次，利用信息技術(shù)創(chuàng)新服務(wù)方式。數(shù)字環(huán)境下，用戶需求個(gè)性化越來越強(qiáng)，但檔案館的個(gè)性化信息服務(wù)還有待進(jìn)一步完善。若能將日前較流行的微博、微信以及一些即時(shí)交流的方式整合到檔案館服務(wù)體系中，必將大大拉近檔案館與用戶的距離。另外，檔案館應(yīng)承擔(dān)起社會(huì)教育的職能，目前檔案館大多是通過成立愛國主義教育基地、舉辦展覽、講座等方式實(shí)現(xiàn)的，這些方式的受益人群有限。而在美國、加拿大等國家，檔案信息網(wǎng)站是履行其教育職能的重要陣地，如在NARA網(wǎng)站中，有“數(shù)字化教室”這一板塊，并根據(jù)用戶類型（如教師、學(xué)生、科研人員、軍人等）提供不同的內(nèi)容，這對我國檔案館服務(wù)領(lǐng)域的拓展是非常有借鑒意義的。

三、總結(jié)

文檔管理論文范文第2篇

1.1檔案是企業(yè)文化建設(shè)的基礎(chǔ)和依據(jù)，并服務(wù)于企業(yè)文化建設(shè)。

檔案記錄著企業(yè)的成長，是企業(yè)發(fā)展的歷史長卷，記述和反映了企業(yè)文化建設(shè)的歷史，包含著企業(yè)發(fā)展過程中做形成的價(jià)值觀念、經(jīng)營哲學(xué)和拼搏奮進(jìn)的精神取向，而這些都是企業(yè)的文化建設(shè)的前提和依據(jù)。企業(yè)檔案的有效管理為企業(yè)文化建設(shè)提供了大量的歷史文獻(xiàn)和各種有效資料和素材，可為新時(shí)期企業(yè)文化建設(shè)提供借鑒和依據(jù)，同時(shí)營造了濃厚的文化氛圍并樹立了了企業(yè)良好的形象。而企業(yè)文化也是以檔案為依托，企業(yè)文化以檔案形式為表現(xiàn)，檔案多年的文化沉淀形成了企業(yè)文化，可以說，企業(yè)文化的建設(shè)離開企業(yè)檔案管理是無法完成的，二者相輔相成，相互促進(jìn)。

1.2企業(yè)文化的發(fā)展也影響著企業(yè)檔案收集整理和鑒定工作。

企業(yè)文化作為整個(gè)企業(yè)的精神和靈魂所在，體現(xiàn)了企業(yè)的個(gè)性特征和獨(dú)特魅力，是企業(yè)管理活動(dòng)的重要組成部分，指導(dǎo)著企業(yè)發(fā)展的方向。企業(yè)檔案是企業(yè)文化的組成部分，其存在價(jià)值在于滿足企業(yè)的發(fā)展需要。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)文化也會(huì)隨之不斷地完善，企業(yè)文化所體現(xiàn)出的價(jià)值取向的改變和發(fā)展也影響著檔案管理工作，也就是說企業(yè)文化若發(fā)生變化，企業(yè)員工受到企業(yè)文化的影響，在收集和整理企業(yè)檔案過程中，對企業(yè)檔案在收集管理和主觀鑒定，也會(huì)隨之發(fā)生相應(yīng)變化。

1.3二者對企業(yè)的發(fā)展有著相同之處。

企業(yè)檔案管理和企業(yè)的文化建設(shè)都共同服務(wù)于企業(yè)管理工作，是企業(yè)管理工作的組成部分，他們共同致力于引導(dǎo)企業(yè)員工形成積極的價(jià)值取向，共同影響著企業(yè)的決策方向，對企業(yè)的發(fā)展有著推動(dòng)作用。

2檔案管理對企業(yè)文化的作用和功能

2.1檔案管理工作促進(jìn)了企業(yè)文化發(fā)展，企業(yè)檔案在企業(yè)的文化建設(shè)中體現(xiàn)了重要的價(jià)值和作用。

首先，企業(yè)檔案記錄了企業(yè)發(fā)展的成長史，是企業(yè)發(fā)展歷程的載體。它以文字、圖片、影響資料等呈現(xiàn)著企業(yè)成長的點(diǎn)滴，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要資源和精神財(cái)富。其次，企業(yè)檔案突出了企業(yè)文化與眾不同的特色，使企業(yè)文化個(gè)性的塑造更具針對性。每個(gè)企業(yè)的發(fā)展，都有著自身與眾不同的發(fā)展過程，檔案沉淀著不同企業(yè)的不同的文化精髓，繼承者本企業(yè)的優(yōu)良傳統(tǒng)，因此，各企業(yè)文化形成也各具特色，可以說企業(yè)的個(gè)性設(shè)計(jì)和形象塑造都離不開企業(yè)的檔案工作。最后，企業(yè)檔案為企業(yè)員工的文化教育培訓(xùn)工作提供教材。檔案，取其精華去其糟粕，包含大量的歷史知識(shí)，是企業(yè)寶貴的精神財(cái)富，企業(yè)檔案最真實(shí)的記錄了企業(yè)在發(fā)展過程中的相關(guān)資料，如企業(yè)財(cái)務(wù)、材料工藝、經(jīng)營狀況、文化建設(shè)等等重要內(nèi)容，為企業(yè)對員工培訓(xùn)和教育提供了必要的教材資料。也提高了員工的綜合素質(zhì)，調(diào)動(dòng)了員工的積極性，增加員工對企業(yè)的熱愛。

2.2企業(yè)檔案與企業(yè)文化具有相同的功能

他們工作服務(wù)于企業(yè)管理工作，是文化與經(jīng)濟(jì)結(jié)合的產(chǎn)物，共同組成企業(yè)的精神文明建設(shè)，企業(yè)檔案對企業(yè)文化具有以下功能：a.導(dǎo)向功能，檔案工作收集之際便取其精華，擇取積極價(jià)值觀資料，將職工引導(dǎo)到企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)上來，因此企業(yè)檔案對企業(yè)文化具有導(dǎo)向功能。b.約束功能，企業(yè)檔案是企業(yè)文化的一部分，是企業(yè)的一種無形的文化力量，企業(yè)檔案的收集影響著企業(yè)文化的建設(shè)，并影響著企業(yè)的價(jià)值觀、行為準(zhǔn)則、道德規(guī)范等，企業(yè)檔案和企業(yè)文化共同約束著員工和公司的行為。c.融合功能，檔案管理的收集工作，會(huì)將符合公司價(jià)值觀的信息搜集起來，使之融合，共同體現(xiàn)企業(yè)文化，同時(shí)融合職工的思想、行為，使之達(dá)成共性。d.凝聚功能，檔案工作推進(jìn)企業(yè)文化，得到員工認(rèn)同并凝聚人心，團(tuán)結(jié)員工，使員工有歸屬感，從而使員工團(tuán)結(jié)一心，共同為企業(yè)發(fā)展而奮斗。e.輻射功能，企業(yè)檔案使企業(yè)形成不同的企業(yè)文化，對外則代表不同的形象，并使其對外部有一種輻射力，既樹立了自我形象，又對整個(gè)文化建設(shè)產(chǎn)生了極大的影響。

3如何有效發(fā)揮企業(yè)檔案管理在文化建設(shè)中的作用

文檔管理論文范文第3篇

1.1檔案管理不嚴(yán)格基層農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理機(jī)構(gòu)不少?zèng)]有配置專門的檔案管理人員，很多都是由微機(jī)操作人員代為執(zhí)行。加上在崗人員頻繁換崗，導(dǎo)致責(zé)任分配不均、交接手續(xù)不完備，進(jìn)而對檔案缺乏有效的監(jiān)管，造成檔案管理混亂的問題。而且，不少監(jiān)理人員檔案監(jiān)管意識(shí)薄弱，責(zé)任心不強(qiáng)，工作得過且過，很少按照規(guī)章制度辦事，導(dǎo)致檔案監(jiān)管流于形式。

1.2監(jiān)管人員素質(zhì)低就目前農(nóng)機(jī)檔案管理情況而言，很多基層農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理機(jī)構(gòu)不健全、物質(zhì)裝備不齊全、設(shè)備維修不到位，檔案管理仍停留在人工工作階段。而且檔案管理人員素質(zhì)低下，隊(duì)伍穩(wěn)定性差。而在農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理系統(tǒng)中，具備檔案專業(yè)技術(shù)職稱的少之又少。很多監(jiān)管人員沒有參加過正規(guī)培訓(xùn)，有的甚至身兼數(shù)職，直接影響檔案管理工作的規(guī)范化、準(zhǔn)確性。

2農(nóng)機(jī)檔案規(guī)范化管理的建議

2.1認(rèn)識(shí)農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理工作的重要性農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案客觀反映了農(nóng)機(jī)監(jiān)理機(jī)構(gòu)執(zhí)法規(guī)律，對今后農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作開展具有重要的指導(dǎo)價(jià)值。由此，從這個(gè)角度來講，農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案具有重要的社會(huì)價(jià)值，是農(nóng)機(jī)監(jiān)理機(jī)構(gòu)的寶貴財(cái)富。在今后的工作實(shí)踐中，必須把農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理放在應(yīng)有的位置，各級各部門提高認(rèn)識(shí)，重視農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理工作的開展。

2.2農(nóng)機(jī)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)媒體的迅猛發(fā)展，農(nóng)機(jī)檔案管理系統(tǒng)日趨信息化、現(xiàn)代化。今后，建立電子檔案將是今后農(nóng)機(jī)檔案管理的必然趨勢。所以，要實(shí)現(xiàn)具有農(nóng)機(jī)監(jiān)理特色的辦公自動(dòng)化管理與必要的人工管理的有效結(jié)合；要積極參與當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門組織開展的檔案工作達(dá)標(biāo)升級活動(dòng)，促進(jìn)農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案的優(yōu)化管理。

2.3充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性結(jié)合地方工作開展實(shí)際情況，通過制定《農(nóng)機(jī)方案管理辦法》、《農(nóng)機(jī)檔案保密制度》等等規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化，明確工作責(zé)任，建立業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理的長效機(jī)制。要實(shí)行專人管理，嚴(yán)禁檔案人員工作時(shí)間空崗、串崗，確保有人調(diào)檔必有人接待。要對檔案人員進(jìn)行工作細(xì)化分工，制作《檔案工作人員職責(zé)分工表》，明確各自職責(zé)，定期考核，獎(jiǎng)罰分明，.促進(jìn)檔案管理人員樹立競爭意識(shí)、危機(jī)意識(shí)，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性、創(chuàng)造性。

2.4農(nóng)機(jī)檔案管理微機(jī)、人工錄入相結(jié)合檔案管理所有數(shù)據(jù)必須要錄入微機(jī)，作為今后管理的重要參考數(shù)據(jù)，對于安全監(jiān)理工作的轉(zhuǎn)籍、變更、補(bǔ)證、報(bào)廢、增駕、查詢、注銷等等，都有著重要的參考價(jià)值。由此，在數(shù)據(jù)錄入的同時(shí)，必須要本著準(zhǔn)確、規(guī)范的原則進(jìn)行，確保各錄入項(xiàng)目準(zhǔn)確、清晰地存檔與微機(jī)內(nèi)，便于今后查閱使用?？紤]到整個(gè)數(shù)據(jù)錄入過程，需要人工完成，出現(xiàn)錯(cuò)誤信息是難免的。為了盡量減少各種問題的出現(xiàn)，確保檔案錄入的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，建議微機(jī)記載與人工存檔并存，確保檔案監(jiān)理工作得到進(jìn)一步規(guī)范。

文檔管理論文范文第4篇

一、落實(shí)專人，強(qiáng)化培訓(xùn)，提高信貸檔案管理水平

全面提高全行人員對信貸檔案管理工作的重要性的認(rèn)識(shí)，更新觀念，加強(qiáng)對信貸人員規(guī)范化操作、法律意識(shí)和法律知識(shí)的培訓(xùn)，化被動(dòng)為主動(dòng)，要求每個(gè)基層行處必須明確一名信貸專管員，專門負(fù)責(zé)信貸檔案的日常收集、整理、歸檔、裝訂、維護(hù)等；同時(shí)落實(shí)崗位責(zé)任制度，按實(shí)際信貸工作與客戶分工，根據(jù)信貸業(yè)務(wù)與單位的不同確定相應(yīng)的信貸檔案責(zé)任人，加強(qiáng)貸后管理的同時(shí)，建立獨(dú)立的信貸檔案，隨時(shí)監(jiān)測信貸風(fēng)險(xiǎn)，確保信貸檔案的完整，并且統(tǒng)一安排定期與不定期的信貸檔案人員培訓(xùn)。

二、強(qiáng)化考核，獎(jiǎng)罰分明，確保信貸檔案管理有效開展

在建立檔案管理相關(guān)辦法和制度的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步明確信貸檔案管理的管理內(nèi)容、裝訂標(biāo)準(zhǔn)、調(diào)閱程序等方面的基本要求，制訂信貸檔案管理的規(guī)范化考核標(biāo)準(zhǔn)與辦法。另一方面，加強(qiáng)信貸檔案管理的日?？己肆Χ?，獎(jiǎng)罰分明，激勵(lì)信貸人員對做好信貸檔案工作的積極性。對未能按時(shí)完成信貸檔案資料整理的，或因工作失誤造成信貸檔案缺失的，嚴(yán)格執(zhí)行懲罰制度，對相應(yīng)的員工進(jìn)行積分以及罰款；對違法的，并造成重大損失和影響的，更要做到違法必糾，執(zhí)法必嚴(yán)。三是強(qiáng)化信貸檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，提升檔案管理質(zhì)量建立信貸檔案綜合管理體系，集中統(tǒng)一管理，仍需強(qiáng)化信貸檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，規(guī)范其操作流程，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。

文檔管理論文范文第5篇

設(shè)置不同的檔案管理控制的節(jié)點(diǎn)，使控制節(jié)點(diǎn)能夠反映出該工作階段的工作要點(diǎn)和次一級的要點(diǎn)。不能脫離工程的實(shí)際情況是要求在設(shè)置控制的節(jié)點(diǎn)時(shí)，要充分考慮工程建設(shè)的現(xiàn)實(shí)狀況，根據(jù)工程發(fā)展進(jìn)度進(jìn)行整體規(guī)劃，挑選可以讓節(jié)點(diǎn)體現(xiàn)其控制職能的時(shí)間點(diǎn)。在工作中體現(xiàn)指導(dǎo)作用是要求控制節(jié)點(diǎn)的設(shè)置在其個(gè)數(shù)上和要求上都要對其體現(xiàn)的價(jià)值進(jìn)行研究，在工程中盡可能地展現(xiàn)其控制作用，讓水利工程的檔案管理工作得到有效的保障。由上述的分析獲知，可以在水利工程檔案管理中放置下述的三個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行整體控制。第一個(gè)節(jié)點(diǎn)設(shè)置在招標(biāo)分標(biāo)的方案獲得有關(guān)批復(fù)以后；第二個(gè)節(jié)點(diǎn)設(shè)置在核心標(biāo)段的招投標(biāo)工作告一段落后；第三個(gè)節(jié)點(diǎn)設(shè)置在單項(xiàng)工程的竣工驗(yàn)收以前。三個(gè)不同階段的節(jié)點(diǎn)設(shè)置，體現(xiàn)著檔案管理工作在水利工程施工進(jìn)程中的不同指導(dǎo)作用。

二、水利工程檔案管理中控制節(jié)點(diǎn)的限制要求

水利工程檔案中的節(jié)點(diǎn)控制是分段進(jìn)行的，而不同的控制節(jié)點(diǎn)由于身處的工程建設(shè)的階段不同，其各自的核心要求存在差異，所以要讓控制節(jié)點(diǎn)發(fā)揮最好的工程控制作用，就要為設(shè)置的控制節(jié)點(diǎn)匹配合適的限制要求，保持控制節(jié)點(diǎn)與工程現(xiàn)實(shí)狀況可以緊密相連的狀態(tài)，由此促進(jìn)水利工程檔案管理的優(yōu)化和升級。其各個(gè)節(jié)點(diǎn)的限制要求如下：

（一）第一個(gè)節(jié)點(diǎn)的限制要求

招標(biāo)分標(biāo)的方案獲得批復(fù)的時(shí)候是在水利工程的建設(shè)管理班子確定并且擴(kuò)初設(shè)計(jì)已經(jīng)完成的時(shí)候，這時(shí)招投標(biāo)還沒有開始，工程處于整個(gè)建設(shè)的初期階段。這時(shí)工程檔案的管理和保存由建設(shè)管理單位負(fù)責(zé)，而需要進(jìn)行歸檔的建設(shè)工程的有關(guān)內(nèi)容也已經(jīng)有了初步的分配，所以非常適合在此時(shí)建立一個(gè)檔案管理的節(jié)點(diǎn)。這個(gè)節(jié)點(diǎn)的目的是把整個(gè)項(xiàng)目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)確定下來，完善管理的體系，其核心的工作是編制關(guān)于需要進(jìn)行歸檔的文件類型及其保存期限要求、檔案的管理辦法、檔案管理員的職責(zé)等有效文件，并確立檔案管理工作中的領(lǐng)導(dǎo)班子。自檔案管理的最初期開始就對哪些文件需要?dú)w檔、如何歸檔、怎么保管等問題進(jìn)行限制要求。因?yàn)樗こ痰臋n案管理體系初期建立直接決定了整個(gè)工程建設(shè)過程當(dāng)中檔案管理模式的出發(fā)點(diǎn)，所以初期檔案節(jié)點(diǎn)的設(shè)置非常重要，可以說是施工過程中的“管理地基”。

（二）第二個(gè)節(jié)點(diǎn)的限制要求

第二個(gè)節(jié)點(diǎn)所指的招投標(biāo)工作包含了工程監(jiān)理、主體工程的施工以及主要設(shè)備的安裝。工程監(jiān)理是水利工程能否完成質(zhì)量目標(biāo)不可或缺的一環(huán)，有義務(wù)對工程歸檔的情況、尤其是不同標(biāo)段施工企業(yè)的檔案情況同時(shí)進(jìn)行監(jiān)察和管理。主體工程的施工企業(yè)以及主要設(shè)備的安裝企業(yè)完成了整個(gè)建設(shè)工程的核心建造工作，其形成的檔案文件數(shù)量繁多，質(zhì)量要求更是在整個(gè)工程中占有無可匹敵的地位，它的好壞直接關(guān)系著建設(shè)工程檔案工作的好壞。所以，在這一工作階段必須設(shè)置控制節(jié)點(diǎn)并指出清晰的限制要求。在這個(gè)控制節(jié)點(diǎn)中，要確立檔案收集的邏輯外延、檔案歸類的規(guī)則、檔案保存的方法以及歸檔的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。在這一節(jié)點(diǎn)中把工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)綜合起來，向這三家單位清晰解答他們對于檔案管理的困惑之處，使檔案在初步建立的時(shí)候就跟從規(guī)范的指引，以保障檔案最終的準(zhǔn)確性、完整性、體系化與安全化。

（三）第三個(gè)節(jié)點(diǎn)的限制要求

水利工程建設(shè)通常由多個(gè)企業(yè)共同完成，在標(biāo)段竣工后，施工企業(yè)就會(huì)傳遞相關(guān)的檔案文件并離開施工現(xiàn)場。因?yàn)椴⒎撬械氖┕挝欢际窃诠こ陶w竣工的時(shí)候完工的，若沒有在單個(gè)單位竣工驗(yàn)收前放置控制節(jié)點(diǎn)，沒有能夠在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間內(nèi)把這些單位的工程檔案歸檔完畢，就無法保障這些檔案不出現(xiàn)缺失或錯(cuò)漏，這樣勢必影響到整個(gè)工程檔案管理的質(zhì)量。等到進(jìn)行檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收時(shí)才看出問題，會(huì)因?yàn)闀r(shí)間和人員的遷移而無法修正。所以在此處設(shè)立控制節(jié)點(diǎn)是非常重要的。這一節(jié)點(diǎn)的核心限制要求符合關(guān)于歸檔的范圍和保存時(shí)間的有效文件中的規(guī)定，對已完工的單項(xiàng)工程進(jìn)行檔案檢查，包括其內(nèi)容是否完整、分類是否科學(xué)、鑒定是否正確、圖紙是否齊備以及文件的可保存性是否已達(dá)標(biāo)。如果在檢查中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)當(dāng)監(jiān)督相關(guān)的施工企業(yè)進(jìn)行修正。檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收開始前的其他工作也應(yīng)照這一節(jié)點(diǎn)的限制要求實(shí)施。

三、水利工程檔案管理中節(jié)點(diǎn)控制的具體效用

（一）加強(qiáng)檔案管理的有序規(guī)劃

水利工程檔案管理工作不僅具有較強(qiáng)的邏輯性和有序性，同時(shí)也是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不容一點(diǎn)馬虎。但凡在任一工作環(huán)節(jié)有所紕漏，都會(huì)導(dǎo)致檔案質(zhì)量的不達(dá)標(biāo)。必須在檔案管理的前期設(shè)立專門的控制節(jié)點(diǎn)，并明確統(tǒng)一、規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)，還必須設(shè)立和完善相應(yīng)的工作體制機(jī)制，使得檔案管理工作的開展有制度依托。不僅如此，還必須訂立詳盡的工作計(jì)劃，切實(shí)分階段、分層次、有計(jì)劃地進(jìn)行檔案的管理，使得檔案管理工作開展及時(shí)并盡在掌握。

（二）加強(qiáng)檔案管理的針對性

無論是檔案管理控制節(jié)點(diǎn)的時(shí)機(jī)還是內(nèi)容的選定，都具有一定的特殊性和針對性，均為了在特殊時(shí)期或特定情況下，就特定的且在當(dāng)時(shí)具有普遍性的檔案管理問題提出一系列解決方案，并切實(shí)有效地將這些問題進(jìn)行解決，以制約那些對檔案的收集、分類等工作開展具有負(fù)面作用的因素。所運(yùn)用的控制手段也具備實(shí)際操作的可能性，能夠貼合實(shí)際情況，有針對性的提高工程檔案的結(jié)構(gòu)和質(zhì)量。從管理方面來控制水利工程中可預(yù)見以及不可預(yù)見的不利因素的萌生和發(fā)展。

（三）抓住檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容

依照帕累托法則，在任意一組東西中，往往起決定性作用的只是其中的一小部分內(nèi)容，而剩余部分盡管占有更多空間與數(shù)目，卻無關(guān)緊要。對控制節(jié)點(diǎn)進(jìn)行設(shè)定，其中一項(xiàng)重要作用也是將起決定性作用的一小部分內(nèi)容緊緊抓牢，從而促使工程檔案管理工作能夠更加安全、全面、精準(zhǔn)以及系統(tǒng)化的開展。抓住檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容，也能夠切實(shí)提升工作的效能與管理水平，實(shí)現(xiàn)人力、財(cái)力資源的最大化利用。并且實(shí)現(xiàn)水利工程全過程的檔案管理優(yōu)化與升級，既節(jié)約時(shí)間，提升工作效率，又能保證施工過程的有章可循。

四、水利工程檔案管理節(jié)點(diǎn)控制的注意事項(xiàng)

目前水利工程檔案管理的節(jié)點(diǎn)控制還有待加強(qiáng)，要切實(shí)完成水利工程中檔案管理的節(jié)點(diǎn)控制工作，必須從根本出發(fā)，系統(tǒng)地管理和遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，切實(shí)地做到以下三點(diǎn)：

（一）領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)重視，狠抓落實(shí)

任何工作的開展都離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，節(jié)點(diǎn)控制工作的開展亦是如此。水利單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案管理節(jié)點(diǎn)控制方面的重視，并由領(lǐng)導(dǎo)帶頭對水利工程檔案的具體管理方面狠抓落實(shí)，從思想上將檔案管理的意識(shí)扎根工程系統(tǒng)工作，這樣才能避免節(jié)點(diǎn)控制浮于表面化，杜絕檔案管理敷衍式的開展，確保節(jié)點(diǎn)控制能夠切實(shí)地實(shí)現(xiàn)，為水利工程建設(shè)提供規(guī)范管理的指導(dǎo)性依據(jù)，從根本上樹立起對水利工程檔案管理的重視態(tài)度。

（二）制定科學(xué)、規(guī)范的檔案管理操作流程

一套科學(xué)、規(guī)范的檔案管理操作流程是目前節(jié)點(diǎn)控制工作開展的關(guān)鍵所在。規(guī)范化的流程能夠使各項(xiàng)工作的開展有據(jù)可循，避免各自為政、各執(zhí)一詞的現(xiàn)象，讓各個(gè)部門之間可以聯(lián)合起來，使管理過程統(tǒng)一、規(guī)范，能夠在問題出現(xiàn)時(shí)第一時(shí)間找到管理依據(jù)，從而在執(zhí)行的過程中找準(zhǔn)方向，使在具體的操作中能夠更加規(guī)范化，也更加科學(xué)合理化，為節(jié)點(diǎn)控制的操作提供理論依據(jù)，最終統(tǒng)一整個(gè)節(jié)點(diǎn)控制的操作規(guī)范，將其提升一個(gè)檔次。

（三）制定強(qiáng)制性的糾正措施