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信息化管理案例范文第1篇

1．1山東建筑大學(xué)工程檔案管理現(xiàn)狀

山東建筑大學(xué)新校區(qū)于2002年9月動(dòng)工興建，占地156．72hm2，分一、二期和續(xù)建工程，包括27座單體工程，總工程量約為39．62萬(wàn)m2，持續(xù)建設(shè)周期為兩年，續(xù)建工程根據(jù)發(fā)展需要適時(shí)推進(jìn)。新校區(qū)工程檔案共分為23項(xiàng)，500余卷，分為JJ11綜合、JJ12－1設(shè)計(jì)基礎(chǔ)、JJ12－2設(shè)計(jì)文件、JJ12－3工程管理文件、JJ12－4施工、JJ12－6竣工驗(yàn)收等六個(gè)類(lèi)目，涵蓋了所有單體工程從前期規(guī)劃設(shè)計(jì)、中期施工建設(shè)及后期竣工驗(yàn)收和管理運(yùn)行的全過(guò)程，如表1所示。山東建筑大學(xué)在新校區(qū)建設(shè)之始，就制定了系統(tǒng)的工程檔案建設(shè)與管理方案，主動(dòng)引入物聯(lián)網(wǎng)理念，著力克服檔案載體多樣化、建檔不及時(shí)不系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)共享差等問(wèn)題，在工程檔案信息化管理方面進(jìn)行了頗見(jiàn)成效的探索和實(shí)踐，有效提高了工程檔案的歸檔準(zhǔn)確率、完整率和使用效率。

1．2基于物聯(lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

文章在研究國(guó)內(nèi)外文獻(xiàn)及實(shí)例的基礎(chǔ)上，以工程項(xiàng)目建設(shè)的生命周期為依據(jù)，針對(duì)山東建筑大學(xué)新校區(qū)工程檔案管理的需要，基于物聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)，設(shè)計(jì)了信息化管理系統(tǒng)的主要功能，如圖1所示。(1)紙質(zhì)工程檔案電子化功能目前，尚有很多工程檔案的管理仍為紙質(zhì)檔案與電子檔案分離，并以人工查詢(xún)檢索為主?；谖锫?lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系要求全部工程檔案以電子化數(shù)據(jù)的形式存入既定的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。山東建筑大學(xué)在工程檔案建檔過(guò)程中，已對(duì)規(guī)劃設(shè)計(jì)、管線(xiàn)等功能設(shè)計(jì)圖在存檔規(guī)劃設(shè)計(jì)藍(lán)圖的同時(shí)，一并存儲(chǔ)CAD文件;驗(yàn)收材料在存檔驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及支撐材料的同時(shí)，一并存儲(chǔ)工程建設(shè)的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)或記錄電子數(shù)據(jù)。(2)工程檔案智能識(shí)別調(diào)取功能工程項(xiàng)目的實(shí)施是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，從動(dòng)議報(bào)批、立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工建設(shè)、監(jiān)理驗(yàn)收、運(yùn)行管理等各個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生檔案信息［9］。工程檔案存在于工程項(xiàng)目的整個(gè)生命周期內(nèi)。基于物聯(lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系要求對(duì)工程項(xiàng)目自始至終的全過(guò)程、各階段、各環(huán)節(jié)和節(jié)點(diǎn)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)處理，建立電子識(shí)別碼或二維碼標(biāo)簽，在利用檔案數(shù)據(jù)時(shí)可以通過(guò)直接掃描標(biāo)簽的方式自動(dòng)調(diào)取。山東建筑大學(xué)對(duì)各單體建筑建設(shè)全過(guò)程檔案進(jìn)行了數(shù)據(jù)編碼，并分類(lèi)登記入庫(kù)，為利用物聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行工程檔案信息管理建立了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。(3)工程檔案數(shù)據(jù)全時(shí)分析功能在工程項(xiàng)目提出后，關(guān)于工程的可行性和必要性、綜合設(shè)計(jì)和建設(shè)方案等都要進(jìn)一步的科學(xué)論證?；谖锫?lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系通過(guò)對(duì)國(guó)內(nèi)外相同性質(zhì)、相近體量的工程進(jìn)行對(duì)比，并運(yùn)用云數(shù)據(jù)和相關(guān)算法，對(duì)工程項(xiàng)目數(shù)據(jù)進(jìn)行基于現(xiàn)實(shí)環(huán)境的分析，得出工程項(xiàng)目建設(shè)的前期相關(guān)數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)，從而為工程項(xiàng)目的穩(wěn)步實(shí)施提供技術(shù)依據(jù)。這是工程檔案信息化建設(shè)的核心領(lǐng)域［10］。目前，工程檔案數(shù)據(jù)全時(shí)分析功能尚處在框架設(shè)計(jì)階段。(4)工程檔案數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新功能工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中以及在某一單項(xiàng)工程的全壽命周期內(nèi)，由于方案優(yōu)化修改、運(yùn)行維修改造、功能提升等原因，工程檔案的數(shù)據(jù)處在動(dòng)態(tài)變化中，前后數(shù)據(jù)的更新或?qū)崟r(shí)化顯現(xiàn)尤為重要。基于物聯(lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系將所有檔案數(shù)據(jù)均存儲(chǔ)于服務(wù)器中，能夠根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展，實(shí)時(shí)更新數(shù)據(jù)，特別是當(dāng)項(xiàng)目復(fù)雜、分期任務(wù)繁多時(shí)，更會(huì)根據(jù)時(shí)間節(jié)點(diǎn)和項(xiàng)目進(jìn)展階段將檔案數(shù)據(jù)快速調(diào)閱，并能夠通過(guò)編輯插件調(diào)入文件等形式統(tǒng)一將同一批數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，有效保證了工程檔案數(shù)據(jù)的即時(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。(5)工程檔案業(yè)內(nèi)數(shù)據(jù)交流功能工程項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中不同階段產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)不同，但彼此間又是相互聯(lián)系、互為一體的。基于物聯(lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系將項(xiàng)目進(jìn)展中所涉及的不同行業(yè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行交流和轉(zhuǎn)換，從而為下一步?jīng)Q策提供有效的資料，并輔助工程項(xiàng)目決策。山東建筑大學(xué)在新校區(qū)工程建設(shè)中，以綜合分析工程檔案為基礎(chǔ)，對(duì)新建工程進(jìn)行設(shè)計(jì)方案優(yōu)化，例如運(yùn)用綠色校園理念，建成了國(guó)內(nèi)第一棟太陽(yáng)能綜合利用學(xué)生公寓;而采用B/S+C/S架構(gòu)，自主設(shè)計(jì)運(yùn)行了節(jié)約型校園建筑節(jié)能監(jiān)管平臺(tái)。不同行業(yè)和項(xiàng)目間的工程檔案數(shù)據(jù)交流和分析，為學(xué)校綠色建筑、節(jié)能建筑及監(jiān)管體系的成功案例提供了重要的支撐。(6)工程檔案項(xiàng)目間數(shù)據(jù)共享功能如今建筑形式越來(lái)越多、建筑功能和用途愈來(lái)愈呈現(xiàn)多樣性，特別是對(duì)于商業(yè)、辦公等相對(duì)造價(jià)、出售價(jià)格比較高的建設(shè)項(xiàng)目，在其決策立項(xiàng)、規(guī)劃設(shè)計(jì)等進(jìn)度中，如果可以參照相似位置、類(lèi)似環(huán)境下不同項(xiàng)目的建設(shè)情況，其設(shè)計(jì)、施工過(guò)程中出現(xiàn)的各類(lèi)技術(shù)難題也將迎刃而解，項(xiàng)目造價(jià)、工程組織等也將更為有序和高效?；谖锫?lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系通過(guò)建立項(xiàng)目間的數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)比對(duì)，建立相同工程項(xiàng)目一體化的施工進(jìn)度、技術(shù)方案和質(zhì)量控制體系，提高管理效率和水平。山東建筑大學(xué)在新校區(qū)工程建設(shè)過(guò)程中，將各項(xiàng)目單體或施工標(biāo)段分類(lèi)管理，以工程檔案為支撐，提出統(tǒng)一的人員工作規(guī)范、技術(shù)和施工標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)了新校區(qū)建設(shè)“工程優(yōu)質(zhì)、人員優(yōu)秀、投資優(yōu)化”的目標(biāo)。

2工程檔案信息化管理系統(tǒng)對(duì)策

2．1工程檔案信息化管理系統(tǒng)的架構(gòu)

射頻識(shí)別和無(wú)線(xiàn)傳感網(wǎng)WSN(WirelessSensorNetwork)是物聯(lián)網(wǎng)的兩大核心技術(shù)。射頻識(shí)別技術(shù)是利用無(wú)線(xiàn)射頻方式對(duì)實(shí)物目標(biāo)進(jìn)行非接觸式識(shí)別，簡(jiǎn)而言之，即能夠通過(guò)讀取物品上的電子標(biāo)簽(條形碼、二維碼等)進(jìn)行數(shù)據(jù)識(shí)別和相應(yīng)的處理。而無(wú)線(xiàn)傳感網(wǎng)技術(shù)是由部署在區(qū)域內(nèi)的微型傳感節(jié)點(diǎn)組成，以無(wú)線(xiàn)網(wǎng)絡(luò)通信的形式，構(gòu)成一個(gè)自組織網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其目的是協(xié)作感知、采集和處理信息，發(fā)送給網(wǎng)絡(luò)中樞［11］。通過(guò)將物聯(lián)網(wǎng)的射頻識(shí)別技術(shù)和無(wú)線(xiàn)傳感網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到工程檔案管理中，即構(gòu)成了一個(gè)由無(wú)數(shù)檔案條目節(jié)點(diǎn)組成的在線(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)，管理者或用戶(hù)可以通過(guò)遠(yuǎn)程終端登錄互聯(lián)網(wǎng)，繼而實(shí)現(xiàn)對(duì)工程檔案的信息化管理。從技術(shù)架構(gòu)上來(lái)看，物聯(lián)網(wǎng)分為感知層、網(wǎng)絡(luò)層和應(yīng)用層［12］?；谶@種標(biāo)準(zhǔn)的層次，搭建工程檔案信息化管理系統(tǒng)的基本架構(gòu)，如圖2所示?；谖锫?lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理系統(tǒng)的基本工作流程為:每一個(gè)工程檔案都有一個(gè)電子標(biāo)簽，檔案庫(kù)房中有多個(gè)傳感器節(jié)點(diǎn)，這些節(jié)點(diǎn)相互組成無(wú)線(xiàn)傳感網(wǎng)。單一檔案條目的插卷、修改、更新都將通過(guò)無(wú)線(xiàn)傳感網(wǎng)在數(shù)據(jù)庫(kù)中實(shí)時(shí)更新，并自主形成一個(gè)工程檔案云數(shù)據(jù)平臺(tái)。

2．2工程檔案信息化管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)策略

物聯(lián)網(wǎng)為工程檔案的信息化管理提供了技術(shù)上的保障。但是，為有效利用基于物聯(lián)網(wǎng)的工程檔案管理系統(tǒng)，仍需要從管理上進(jìn)一步規(guī)范相應(yīng)的管理模式與管理制度。(1)規(guī)范檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)。為了基于物聯(lián)網(wǎng)的射頻識(shí)別技術(shù)采集到標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，在新的檔案入館前，需要制定檔案編目的標(biāo)準(zhǔn)，包括列別、年份、密級(jí)等信息，并將這些信息寫(xiě)入RFID條形碼或二維碼標(biāo)簽。當(dāng)將檔案信息調(diào)入系統(tǒng)時(shí)，需要設(shè)立規(guī)范的審核制度，保證入庫(kù)信息的規(guī)范和準(zhǔn)確。(2)規(guī)范檔案使用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案使用標(biāo)準(zhǔn)既是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的保障。在物聯(lián)網(wǎng)背景下，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，確定電子檔案相關(guān)檔案的查閱權(quán)限范圍;當(dāng)需要借出或還回實(shí)體檔案時(shí)，必須掃描檔案的條形碼，記錄檔案的轉(zhuǎn)移情況。(3)強(qiáng)化部門(mén)間協(xié)調(diào)溝通部門(mén)間的協(xié)調(diào)溝通決定了檔案信息化管理的深度。相關(guān)部門(mén)間不定時(shí)的進(jìn)行業(yè)務(wù)和技術(shù)上的溝通和交流，才能擴(kuò)大檔案信息化的范圍，全面實(shí)現(xiàn)工程檔案管理的信息化水平和服務(wù)水平。(4)強(qiáng)化檔案管理人員技術(shù)培訓(xùn)管理人員的技術(shù)水平?jīng)Q定了信息化背景下檔案服務(wù)的質(zhì)量［14］。要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)和理念的培訓(xùn)，提高他們對(duì)信息技術(shù)和信息化管理理念的理解。

3結(jié)語(yǔ)

信息化管理案例范文第2篇

（1）電力安全工器具管理有效性逐步加強(qiáng)在電力安全工器具管理方面，特別是精細(xì)化管理和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面，電力企業(yè)都有比較明顯的進(jìn)步。比如，在地市供電公司、變電站的電力安全工器具管理中一般能夠做到工區(qū)使用一本賬，試驗(yàn)所試驗(yàn)一本賬，并能做到兩賬統(tǒng)一；一般能夠?qū)崿F(xiàn)專(zhuān)人保管，按類(lèi)別、規(guī)格和型號(hào)進(jìn)行編號(hào)，做到賬、卡、物相符；制定有電力安全工器具保管、使用、遺失、損壞、報(bào)廢等管理辦法；一般都能做到對(duì)電力安全工器具的登記和檢查；多數(shù)單位有通過(guò)MIS（管理信息系統(tǒng)）或相關(guān)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理和標(biāo)準(zhǔn)化工作流程的嘗試。（2）安全工器具的資金資金保障能力得到加強(qiáng)目前，基層供電公司的電力安全工器具在資金來(lái)源上主要有3個(gè)方向：•安全措施專(zhuān)項(xiàng)資金，是電力安全工器具經(jīng)費(fèi)保障的重要來(lái)源，資金使用也比較規(guī)范；•基建費(fèi)用，在新建變電站項(xiàng)目中，規(guī)劃有電力安全工器具的費(fèi)用；•從大修資金中列支專(zhuān)項(xiàng)安措資金，該資金屬于補(bǔ)充性資金，資金量比較小。由于多年來(lái)安全工器具的欠賬，有些地方，特別是農(nóng)電系統(tǒng)資金相對(duì)不足。（3）安全工器具的配置情況一般情況，電力企業(yè)可以在變電站和生產(chǎn)班組中按規(guī)定配置電力安全工器具。有的地方配置的電力安全工器具比管理規(guī)定要求還高一些。但在躉售縣公司和外包隊(duì)伍中，因其財(cái)務(wù)和安全意識(shí)等原因，情況差于國(guó)有電力企業(yè)。（4）安全工器具管理有相關(guān)制度規(guī)范需要與時(shí)俱進(jìn)近年來(lái)，特高壓交直流輸變電技術(shù)發(fā)展迅速，因此電力安全工器具實(shí)驗(yàn)要求上也需要覆蓋特高壓和直流輸電的內(nèi)容，但《電力安全工器具預(yù)防性試驗(yàn)規(guī)程（試行）》編制于2002年，部分試驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和試驗(yàn)方法相對(duì)陳舊，無(wú)法滿(mǎn)足技術(shù)發(fā)展的需求；在基層單位的實(shí)際管理實(shí)踐中，認(rèn)為應(yīng)該對(duì)所有班組的安全工器具進(jìn)行規(guī)范，比如，營(yíng)銷(xiāo)部計(jì)量中心、裝表接電班等。因此，適應(yīng)新的發(fā)展，需要進(jìn)一步完善相關(guān)的管理規(guī)定和試驗(yàn)規(guī)程。（5）安全工器具保管因條件有較大差異目前，電力企業(yè)大部分的變電站都有獨(dú)立的安全工器具室，在防盜、溫度、濕度控制方面都比較規(guī)范；有的新建110kV變電站由于基建要控制建筑面積沒(méi)有單獨(dú)的安全工器具室，在過(guò)道等處用防盜圍欄做簡(jiǎn)易的安全工器具存放點(diǎn)，環(huán)境條件稍差；有個(gè)別老舊變電所安全工器具室沒(méi)有空調(diào)或除濕器，溫度、濕度難以得到保證，需要進(jìn)行改造。在有資金條件和環(huán)境條件的單位，智能型安全工器具柜的使用比較常見(jiàn)，有的還有計(jì)劃逐漸更新為智能型安全工器具柜；因成本原因，有的單位智能型安全工器具柜使用較少，但只要在安全工器具室安裝空調(diào)，也能達(dá)到規(guī)定要求條件。總之，電力企業(yè)都能根據(jù)實(shí)際條件，主觀(guān)能動(dòng)地采取適當(dāng)措施，保證存放條件。另外，有的單位也反映目前智能型安全工器具柜沒(méi)有產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量良莠不齊，有的不能滿(mǎn)足要求，需要引起關(guān)注。（6）電力安全工器具的范圍界定有待進(jìn)一步澄清和宣貫在調(diào)研過(guò)程中，多數(shù)觀(guān)點(diǎn)認(rèn)為絕緣斗臂車(chē)應(yīng)為電力安全工器具，因?yàn)閷?shí)際工作中，特別是配電作業(yè)中，絕緣斗臂車(chē)的應(yīng)用越來(lái)越頻繁，在多數(shù)情況下代替了絕緣梯、登高板、腳扣的使用，是一種綜合的電力安全工器具；有的觀(guān)點(diǎn)認(rèn)為，目前電力安全工器具的范圍太大，建議把電力安全工器具限定在登高板、腳扣、腰纜繩等個(gè)人專(zhuān)業(yè)防護(hù)上，其他都不屬于電力安全工器具；而有的觀(guān)點(diǎn)則相反，認(rèn)為與人身安全相關(guān)的工具、用品、設(shè)備和儀器都應(yīng)屬于電力安全工器具；也有觀(guān)點(diǎn)認(rèn)為，電力安全工器具應(yīng)以安監(jiān)部實(shí)際歸口管理的工具和設(shè)備為界限。電力安全工器具范圍界定有時(shí)也給基層工作帶來(lái)困惑,比如絕緣檢修平臺(tái)、絕緣快裝腳手架等在管理上難以按照電力安全工器具進(jìn)行管理。實(shí)際調(diào)研過(guò)程中，基層工作現(xiàn)場(chǎng)反映，防電弧服使用較少，在標(biāo)準(zhǔn)配置中沒(méi)有的應(yīng)急照明燈十分必要。因此，有必要就電力安全工器具的范圍界定，在電力系統(tǒng)內(nèi)做進(jìn)一步的討論，并在進(jìn)行宣貫，保證思想、管理和行動(dòng)的統(tǒng)一。（7）安全工器具的管理，難以滿(mǎn)足電力企業(yè)發(fā)展整體管理需要電力企業(yè)電力安全工器具的管理，局部相對(duì)嚴(yán)謹(jǐn)，但全局上難以滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展整體管理需要。在基層供電公司、變電站的電力安全工器具管理中一般都有比較嚴(yán)密的管理制度和工作流程。但在管理計(jì)算機(jī)化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化上有較大的差距，特別是省級(jí)公司在安全工器具統(tǒng)一編碼、統(tǒng)一信息管理等方面幾乎沒(méi)有成熟案例，難以適應(yīng)電力企業(yè)建立現(xiàn)代化發(fā)展的需要，也難以對(duì)電力企業(yè)的電力安全工器具進(jìn)行快速、有效的監(jiān)督和檢查。（8）檢驗(yàn)和試驗(yàn)機(jī)構(gòu)與服務(wù)難以滿(mǎn)足實(shí)際工作需要當(dāng)前，電力行業(yè)各生產(chǎn)單位對(duì)電力安全工器具的按期試驗(yàn)工作較好，而獨(dú)立性較強(qiáng)的農(nóng)電、多經(jīng)和社會(huì)外包隊(duì)伍的電力安全工器具超期使用現(xiàn)象比較嚴(yán)重。就一般大多數(shù)而言，試驗(yàn)、檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)缺乏正規(guī)資質(zhì)，試驗(yàn)儀器相對(duì)落后，檢測(cè)設(shè)備不規(guī)范，個(gè)別安全工器具不能按規(guī)定進(jìn)行試驗(yàn)的情況。由于檢測(cè)和試驗(yàn)設(shè)備原因?qū)е碌脑囼?yàn)?zāi)芰Σ蛔愫蜋z測(cè)試驗(yàn)服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)少等限制，大型安全設(shè)備、超高壓絕緣安全工器具，如絕緣斗臂車(chē)、起重工具、500kV絕緣棒等，檢測(cè)檢驗(yàn)工作也面臨很大的問(wèn)題，一方面不能按期進(jìn)行試驗(yàn)，另一方面，不能做全面的檢驗(yàn)，特別是力學(xué)試驗(yàn)，造成未試驗(yàn)或超周期的安全工器具仍在使用的現(xiàn)象較為普遍。為解決試驗(yàn)問(wèn)題，電力企業(yè)有的單位請(qǐng)?jiān)a(chǎn)廠(chǎng)商進(jìn)行一些項(xiàng)目的現(xiàn)場(chǎng)試驗(yàn)，但這也面臨3方面的問(wèn)題：試驗(yàn)的客觀(guān)性、試驗(yàn)的全面性、面對(duì)國(guó)家和政府監(jiān)管的合法性。（9）對(duì)電力安全工器具供貨廠(chǎng)商的延伸管理不夠從調(diào)研情況看，各生產(chǎn)廠(chǎng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證和管理水平參差不齊，曾經(jīng)有個(gè)別生產(chǎn)廠(chǎng)商檢測(cè)時(shí)拿別的廠(chǎng)商O(píng)EM的產(chǎn)品去檢驗(yàn)，供貨時(shí)用自己生產(chǎn)的產(chǎn)品，這種沒(méi)有經(jīng)過(guò)實(shí)驗(yàn)檢驗(yàn)的產(chǎn)品，給安全生產(chǎn)帶來(lái)極大的隱患。因此，急需建立一套電力企業(yè)、行業(yè)的電力安全工器具供貨廠(chǎng)商的管理和監(jiān)督體系以及技術(shù)手段。（10）對(duì)電力安全工器具的科技支撐需要加強(qiáng)從實(shí)際調(diào)研中得知，管理的標(biāo)準(zhǔn)化與實(shí)際使用的差異化存在有某些矛盾，也存在一些質(zhì)量性能方面的問(wèn)題以及一些疑難問(wèn)題，比如，接地線(xiàn)軟銅線(xiàn)不夠長(zhǎng)，卡扣間距不能在變壓器10kV側(cè)母線(xiàn)上使用；安全帽不透氣，造成夏季使用困難；安全帽尺寸大，造成有的女工安全帽佩戴不牢；變壓器作業(yè)安全帶難以做到高掛低用，安全帶無(wú)確切位置掛；驗(yàn)電器在有感應(yīng)的線(xiàn)路上誤報(bào)問(wèn)題；電纜線(xiàn)路驗(yàn)電器的開(kāi)發(fā)問(wèn)題；檢驗(yàn)驗(yàn)電器的工頻高壓發(fā)生器的制造問(wèn)題等。因此，需要加大電力安全工器具的實(shí)驗(yàn)和科研，在提高公司精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的同時(shí)，滿(mǎn)足實(shí)際使用中差異化的需求，并解決實(shí)際工作中遇到的其他問(wèn)題。

問(wèn)題分析

當(dāng)前，電力企業(yè)對(duì)電力安全工器具管理普遍比較重視，資金相對(duì)有保障，管理工作，特別是基礎(chǔ)較好的基層單位的管理工作，也相對(duì)比較嚴(yán)謹(jǐn)。但總體說(shuō)來(lái)，電力企業(yè)電力安全工器具管理實(shí)際工作中仍然遇到大量的問(wèn)題，存在較大的風(fēng)險(xiǎn)與隱患。分析問(wèn)題原因，固然有管理問(wèn)題、標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題、資金問(wèn)題、配置問(wèn)題、檢測(cè)檢驗(yàn)問(wèn)題等，但最根本的原因可以歸結(jié)為以下3點(diǎn)：管理業(yè)務(wù)流程設(shè)置不能滿(mǎn)足電力企業(yè)、行業(yè)發(fā)展的需要；企業(yè)管理信息化發(fā)展不能滿(mǎn)足電力企業(yè)、行業(yè)發(fā)展的需要；科技支撐手段，特別是信息技術(shù)支撐手段不能滿(mǎn)足電力企業(yè)、行業(yè)發(fā)展的需要（1）缺乏溝通等體制與機(jī)制電力企業(yè)生產(chǎn)管理主體、檢測(cè)檢驗(yàn)服務(wù)機(jī)構(gòu)、躉售縣公司、電力安全工器具生產(chǎn)廠(chǎng)商、外包隊(duì)伍之間缺乏溝通、協(xié)調(diào)和制約的體制與機(jī)制。通過(guò)調(diào)研分析電力企業(yè)在安全工器具采購(gòu)、使用、檢測(cè)檢驗(yàn)和售后服務(wù)方面遇到的一些具體問(wèn)題。如在檢測(cè)檢驗(yàn)方面，因檢測(cè)單位出具的檢驗(yàn)報(bào)告只對(duì)檢品負(fù)責(zé)，檢測(cè)信息、廠(chǎng)商信息、產(chǎn)品信息無(wú)法到達(dá)企業(yè)主體管理部門(mén)，有的甚至不經(jīng)過(guò)檢測(cè)檢驗(yàn)部門(mén)，從而企業(yè)管理部門(mén)無(wú)法了解廠(chǎng)商的生產(chǎn)能力和生產(chǎn)過(guò)程，對(duì)貼牌產(chǎn)品也無(wú)法控制，給電力企業(yè)、行業(yè)審定許可資格帶來(lái)困難；在招投標(biāo)方面，也由于協(xié)調(diào)和溝通渠道不暢通，有的組裝式小廠(chǎng)和貼牌廠(chǎng)商壓低報(bào)價(jià)，給電力企業(yè)招投標(biāo)工作帶來(lái)混亂，導(dǎo)致有的招標(biāo)的電力安全工器具質(zhì)量不過(guò)關(guān)，給安全工器具的使用帶來(lái)一定的隱患；在售后服務(wù)方面，由于電力企業(yè)管理部門(mén)難以掌握生產(chǎn)廠(chǎng)商信息，缺乏協(xié)調(diào)與溝通渠道，問(wèn)題反饋渠道不通暢，致使售后服務(wù)跟不上，特別是小的生產(chǎn)廠(chǎng)商和進(jìn)口產(chǎn)品的商，問(wèn)題比較多，不利于支撐電力企業(yè)的持續(xù)發(fā)展和管理水平的提高；在電力企業(yè)內(nèi)部，由于檢測(cè)檢驗(yàn)服務(wù)機(jī)構(gòu)和安全工器具的使用單位和管理部門(mén)缺乏必要的協(xié)調(diào)與溝通，由使用單位進(jìn)行安全工器具的全生命周期管理，在檢測(cè)檢驗(yàn)與使用管理之間沒(méi)有形成制約與協(xié)調(diào)關(guān)系，導(dǎo)致人為改動(dòng)檢測(cè)檢驗(yàn)日期的情況發(fā)生；同樣，由于協(xié)調(diào)機(jī)制缺乏，電力企業(yè)對(duì)躉售縣公司和外包公司情況了解不夠，指導(dǎo)、監(jiān)督和審查力度不夠，在法律責(zé)任和社會(huì)責(zé)任方面存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。以上種種，追尋問(wèn)題的根源就在于電力企業(yè)生產(chǎn)管理主體、檢測(cè)檢驗(yàn)服務(wù)機(jī)構(gòu)、躉售縣公司、電力安全工器具生產(chǎn)廠(chǎng)商、外包隊(duì)伍之間缺乏溝通、協(xié)調(diào)和相互制約的體制與機(jī)制。（2）基礎(chǔ)管理不能滿(mǎn)足需要安全工器具的管理信息化發(fā)展難以滿(mǎn)足電力企業(yè)發(fā)展整體管理需要。電力企業(yè)電力安全工器具的管理屬于基礎(chǔ)管理，由于電力安全工器具種類(lèi)繁多、數(shù)量巨大，要對(duì)電力安全工器具從計(jì)劃、采購(gòu)、保存、檢測(cè)、使用、報(bào)廢等環(huán)節(jié)進(jìn)行全壽命管理，從臺(tái)賬管理、庫(kù)存管理、檢測(cè)檢驗(yàn)管理到賬卡一致、日期一致、標(biāo)示一致等大量的內(nèi)部約束性檢查與檢驗(yàn)管理，涉及海量的信息處理，這種海量的信息處理顯然是人工難以承受的。這也是在基層小單位內(nèi)部可以很好管理地問(wèn)題，但在電力企業(yè)全局層面進(jìn)行管理遇到大量問(wèn)題的根本的技術(shù)性原因。（3）科技支撐手段不足從實(shí)際調(diào)研中得知，電力企業(yè)電力安全工器具管理標(biāo)準(zhǔn)化與實(shí)際使用的差異化存在有某些矛盾，也存在一些質(zhì)量性能方面的問(wèn)題以及一些疑難問(wèn)題，比如，接地線(xiàn)軟銅線(xiàn)不夠長(zhǎng)，卡扣間距不能在變壓器10kV側(cè)母線(xiàn)上使用；安全帽不透氣，造成夏季使用困難；安全帽尺寸大，造成有的女工安全帽佩戴不牢；變壓器作業(yè)安全帶難以做到高掛低用，安全帶無(wú)確切位置掛；驗(yàn)電器在有感應(yīng)的線(xiàn)路上誤報(bào)問(wèn)題；電纜線(xiàn)路驗(yàn)電器的開(kāi)發(fā)問(wèn)題；檢驗(yàn)驗(yàn)電器的工頻高壓發(fā)生器的制造問(wèn)題等。這反映了電力安全工器具的實(shí)驗(yàn)和科研能力的不足，也進(jìn)一步反映了由于電力安全工器具管理信息化不足，問(wèn)題反映不及時(shí)、不全面，而造成解決問(wèn)題的針對(duì)性不強(qiáng)。信息化管理手段落后。多數(shù)企業(yè)仍采用手工方式記錄電力安全工器具臺(tái)賬以及檢驗(yàn)情況，檢測(cè)信息在使用部門(mén)、檢測(cè)部門(mén)、監(jiān)督管理部門(mén)之間無(wú)法共享，導(dǎo)致安監(jiān)部門(mén)難以形成有效的監(jiān)管，只能依賴(lài)現(xiàn)場(chǎng)抽查檢驗(yàn)標(biāo)記。需要有專(zhuān)門(mén)的信息技術(shù)手段，對(duì)安全工器具的臺(tái)帳及檢驗(yàn)檢測(cè)情況進(jìn)行管理，既方便各單位對(duì)安全工器具進(jìn)行快速、有效的監(jiān)督和檢查。

管理業(yè)務(wù)體系設(shè)計(jì)

根據(jù)以上問(wèn)題分析，電力安全工器具管理信息化是解決問(wèn)題的著力點(diǎn)。為此，可以建立電力安全工器具信息化管理體系，實(shí)現(xiàn)電力安全工器具信息，包括臺(tái)賬、檢測(cè)檢驗(yàn)、試驗(yàn)機(jī)構(gòu)、廠(chǎng)商生產(chǎn)資質(zhì)及能力、電力安全工器具質(zhì)量對(duì)比等信息的共享和查詢(xún)，提高電力安全工器具質(zhì)量監(jiān)督與控制的能力和效率，提升電力安全工器具管理的標(biāo)準(zhǔn)化及現(xiàn)代化水平，更好地為電力企業(yè)安全生產(chǎn)服務(wù)；可以建立電力企業(yè)、行業(yè)電力安全工器具科研、試驗(yàn)和檢測(cè)體系，加強(qiáng)新型電力安全工器具的研發(fā)，解決目前電力安全生產(chǎn)中存在的一些隱患，同時(shí)滿(mǎn)足特高壓、特大型電網(wǎng)建設(shè)對(duì)電網(wǎng)安全施工提出的新要求；可以建立健全公司生產(chǎn)管理主體、檢測(cè)檢驗(yàn)服務(wù)機(jī)構(gòu)、躉售縣公司、電力安全工器具生產(chǎn)廠(chǎng)商、外包隊(duì)伍之間溝通、協(xié)調(diào)和相互制約的體制與機(jī)制，對(duì)電力安全工器具進(jìn)行快速、有效的監(jiān)督和檢查。電力安全工器具管理、使用和檢測(cè)實(shí)驗(yàn)體系設(shè)計(jì)如圖1所示。

信息化管理案例范文第3篇

一、信息化發(fā)展的背景

1、信息系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)的覆蓋率逐步提高

自上個(gè)世紀(jì)90年代后，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的普及和信息經(jīng)濟(jì)的興起，帶動(dòng)了電子政務(wù)、電子商務(wù)和社會(huì)信息化的全面發(fā)展。

僅從政府角度看，我國(guó)電子政務(wù)經(jīng)過(guò)十多年的發(fā)展，形成了一定規(guī)模的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，建設(shè)了大量的電子政務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，正在經(jīng)歷由傳統(tǒng)運(yùn)行方式向以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息化運(yùn)行方式轉(zhuǎn)移的過(guò)程。以北京市為例，“十五”期間，全市1186種政府業(yè)務(wù)，運(yùn)用信息化實(shí)現(xiàn)的有591種，建成726個(gè)業(yè)務(wù)支撐系統(tǒng)，50%的政府業(yè)務(wù)通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)；各級(jí)政府和業(yè)務(wù)部門(mén)高度重視業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，約90%的市、區(qū)政府部門(mén)建設(shè)了局域網(wǎng)，超過(guò)90%的政府部門(mén)達(dá)到了人均1臺(tái)計(jì)算機(jī)，有90%的政務(wù)部門(mén)已建成或正在建辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，其中無(wú)紙化程度達(dá)到50%以上的部門(mén)占80%。①

2、基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)化的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和應(yīng)用的快速發(fā)展，無(wú)論是政府還是企業(yè)的信息化，都受到戰(zhàn)略管理和服務(wù)客戶(hù)的強(qiáng)烈驅(qū)動(dòng)，在不斷地?cái)U(kuò)展信息化的應(yīng)用領(lǐng)域和內(nèi)容，朝著基于統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，跨部門(mén)信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同的方向發(fā)展。

政府各機(jī)構(gòu)在履行經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)、市場(chǎng)監(jiān)管、社會(huì)管理和公共服務(wù)四項(xiàng)基本職能過(guò)程時(shí)，正越來(lái)越廣泛地采用信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。由于應(yīng)用目標(biāo)的整體性，要求政府業(yè)務(wù)系統(tǒng)、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市業(yè)已建立了連接各級(jí)政府機(jī)構(gòu)政務(wù)系統(tǒng)的政務(wù)內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)，通過(guò)信息交換平臺(tái)和政務(wù)門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，各級(jí)各類(lèi)政府機(jī)構(gòu)可以實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公和信息共享。又如，北京市東城區(qū)首創(chuàng)的網(wǎng)格化城市管理模式，通過(guò)綜合的信息化手段，實(shí)現(xiàn)了對(duì)城市各類(lèi)基礎(chǔ)部件的綜合管理。再如，“首都之窗”網(wǎng)站群作為政府門(mén)戶(hù)，正把更加全面的政府公共服務(wù)納入到信息化應(yīng)用范圍。②

企業(yè)信息化應(yīng)用模式早已脫離了個(gè)別業(yè)務(wù)系統(tǒng)孤立應(yīng)用的階段，步入了企業(yè)戰(zhàn)略協(xié)同系統(tǒng)應(yīng)用階段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企業(yè)資源計(jì)劃）最具代表性。ERP是20世紀(jì)90年代提出來(lái)的，目前已發(fā)展為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中最為流行的一種形式，幾乎是企業(yè)信息化的代名詞。ERP系統(tǒng)以經(jīng)營(yíng)資源最佳化為出發(fā)點(diǎn)，全面整合企業(yè)的供銷(xiāo)存、財(cái)務(wù)、計(jì)劃、質(zhì)量、制造等核心業(yè)務(wù)，并最大限度提升企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)資源的應(yīng)用效率。

實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理，進(jìn)行系統(tǒng)協(xié)同整合，核心的內(nèi)容就是要進(jìn)行應(yīng)用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)集成，建立可以共享的統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理結(jié)構(gòu)。建立一致的數(shù)據(jù)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)和建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理、應(yīng)用規(guī)則，是實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)集成的主要途徑。如何建設(shè)與上述信息化環(huán)境配套的電子檔案的統(tǒng)一管理、共享利用的機(jī)制、模式，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案館如何構(gòu)建和運(yùn)作，都是需要深入探討的問(wèn)題。

3、信息資源戰(zhàn)略成為信息化核心內(nèi)容

2004年12月國(guó)家頒布了《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的若干意見(jiàn)》，標(biāo)志著我國(guó)的信息化步入了以開(kāi)發(fā)利用信息資源為重心的發(fā)展階段，這既是信息化向其本源的回歸，也是我國(guó)信息化發(fā)展到一定程度的結(jié)果。

從國(guó)家層面來(lái)看，信息資源開(kāi)發(fā)利用，就是借助于信息化手段，為提高政府公共服務(wù)能力、增強(qiáng)政府能力建設(shè)、推動(dòng)和諧社會(huì)發(fā)展為目的，形成政府信息資源、社會(huì)信息資源綜合開(kāi)發(fā)利用的局面，同時(shí)推動(dòng)信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展，促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展。政務(wù)信息資源的開(kāi)發(fā)利用緊緊圍繞政務(wù)公開(kāi)、重大基礎(chǔ)信息庫(kù)和重點(diǎn)業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行。社會(huì)信息資源開(kāi)發(fā)利用重點(diǎn)是強(qiáng)化農(nóng)業(yè)、科技、教育、衛(wèi)生、社會(huì)保障、檔案等領(lǐng)域的公益性開(kāi)發(fā)和利用。同時(shí)，國(guó)家將研究制定鼓勵(lì)信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展政策；健全信息資源市場(chǎng)監(jiān)管制度，完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的著作權(quán)保護(hù)，提高審批效率，擴(kuò)大登記備案和事后監(jiān)督的范圍；研究制定政務(wù)信息資源社會(huì)化增值開(kāi)發(fā)利用的財(cái)政政策和信息資產(chǎn)管理辦法；制定信息資源開(kāi)發(fā)利用標(biāo)準(zhǔn)體系表，優(yōu)先制定并大力宣傳貫徹信息資源分類(lèi)、共享、基礎(chǔ)編碼等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；推進(jìn)公共文獻(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，積極開(kāi)展社會(huì)化服務(wù)。③

從機(jī)構(gòu)層面，信息資源開(kāi)發(fā)利用是信息資源服務(wù)于戰(zhàn)略決策、滿(mǎn)足客戶(hù)信息需求和提高業(yè)務(wù)管理信息提供水平的客觀(guān)發(fā)展需要。從信息化發(fā)展的進(jìn)程上來(lái)講，信息系統(tǒng)總是由滿(mǎn)足業(yè)務(wù)處理、運(yùn)行需要開(kāi)始，信息資源的開(kāi)發(fā)利用遵循著數(shù)據(jù)—信息—知識(shí)的過(guò)程。機(jī)構(gòu)層面的信息資源開(kāi)發(fā)利用總是從系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)集成開(kāi)始，在整合的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)的挖掘和滿(mǎn)足不同需要的數(shù)據(jù)應(yīng)用。這實(shí)際上類(lèi)似于我們傳統(tǒng)的檔案管理利用流程，應(yīng)當(dāng)把它納入到信息化條件下的檔案管理內(nèi)容范疇。

二、信息化條件下檔案管理的若干問(wèn)題

信息化系統(tǒng)正在演化成為各類(lèi)組織業(yè)務(wù)運(yùn)行的基本方式，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)正逐漸成為政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)信息運(yùn)動(dòng)的支撐平臺(tái)。對(duì)檔案管理活動(dòng)而言，各類(lèi)組織運(yùn)行平臺(tái)的變化，給我們提出了很多基于數(shù)字化概念的新問(wèn)題，這些問(wèn)題需要我們?nèi)ド钊胨伎?，探索符合信息化特點(diǎn)的新思路和新方法。

1、電子文件長(zhǎng)久保存和長(zhǎng)期可用問(wèn)題

人們把以數(shù)字化方式記錄的文件，統(tǒng)稱(chēng)為電子文件。電子文件在性質(zhì)、形式上與紙質(zhì)文件的不同，無(wú)疑是檔案界最先感受到和最先關(guān)注的信息化帶來(lái)的變化和影響。由模擬方式轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的記錄方式，主要的問(wèn)題有三個(gè)：一是電子文件的長(zhǎng)久保存問(wèn)題，數(shù)字化信息復(fù)雜多樣的編碼格式、讀寫(xiě)方法和載體材料，都給電子文件的長(zhǎng)久保存帶來(lái)困難。二是電子文件的證據(jù)力和法律效力問(wèn)題，這包含了對(duì)數(shù)字方式所記錄信息的真實(shí)性以及獲得、保持信息真實(shí)性方式方法的可行性、可信性問(wèn)題。三是數(shù)字化信息與載體的依附關(guān)系問(wèn)題，數(shù)字化信息的組織是通過(guò)編碼形式完成的，人們處理、傳輸、存儲(chǔ)和顯現(xiàn)數(shù)字化信息，要借助能處理這些編碼的信息技術(shù)設(shè)備間接完成，因此，數(shù)字化信息依賴(lài)于元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)格式、軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)才能夠被處理、存儲(chǔ)和顯現(xiàn)。綜上所述，電子文件的復(fù)雜性、變化性、多樣性是過(guò)去紙張載體所沒(méi)有的。

歸納起來(lái)講，目前解決電子文件真實(shí)性、長(zhǎng)久保存、長(zhǎng)期可用的途徑主要有如下幾類(lèi)方法：一是通過(guò)法規(guī)約束電子文件格式種類(lèi)，如我國(guó)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過(guò)降低電子文件格式種類(lèi)繁復(fù)性，增加電子文件長(zhǎng)期保存的可靠性、可控性。二是通過(guò)對(duì)電子文件存在的系統(tǒng)相關(guān)要素的規(guī)范設(shè)計(jì)和過(guò)程控制，以保證電子文件的真實(shí)性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等方式。三是提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚?、存?chǔ)、傳遞和應(yīng)用所依賴(lài)的軟硬件環(huán)境進(jìn)行備份的方式。四是分離數(shù)字信息的語(yǔ)義表示與格式表示，形成不依賴(lài)于特定的通用信息存在形式，不會(huì)出現(xiàn)因?yàn)閿?shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以XML作為標(biāo)識(shí)規(guī)范的方法，等等。

為了解決上述問(wèn)題，國(guó)內(nèi)外都作了相當(dāng)多的探討和嘗試。首先，各國(guó)都傾注力量，制定系統(tǒng)成套的和普遍適用于各類(lèi)信息系統(tǒng)的電子文件管理需求規(guī)范和檔案系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，力求把問(wèn)題解決在電子文件的形成階段，達(dá)到電子文件永久保存的目的。如澳大利亞的國(guó)家“數(shù)字化保管動(dòng)議”，通過(guò)建立文件管理國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、文件管理元數(shù)據(jù)規(guī)范、文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)施程序等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保障電子文件的長(zhǎng)久保存。其次，從數(shù)字檔案的永久性入手，研究具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的數(shù)字檔案的系統(tǒng)化保存、保管方式，如美國(guó)國(guó)家檔案與文件署（NARA）于1998年開(kāi)始，耗時(shí)6年時(shí)間對(duì)永久保存電子文件的可能性、保存技術(shù)、保存系統(tǒng)的功能需求進(jìn)行了全面的論證和試驗(yàn)⑤。第三，研究數(shù)字化適用載體在各種狀況下的長(zhǎng)久保存問(wèn)題，如荷蘭2000年啟動(dòng)了“數(shù)字保存試驗(yàn)”項(xiàng)目，針對(duì)政府常用的電子文件類(lèi)型，進(jìn)行了遷移、采用XML格式和仿真三種數(shù)字保護(hù)方法的試驗(yàn)，評(píng)價(jià)各種方法的效果、局限性、費(fèi)用及應(yīng)用的可能性。第四，在我國(guó)，通常采用的方式是，檔案部門(mén)站在長(zhǎng)久保存的立場(chǎng)，通過(guò)歸檔要求的約束，保障電子文件的可靠性，如《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行業(yè)主管機(jī)構(gòu)也制定了相關(guān)規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)，如建設(shè)部的《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》。

2、多種類(lèi)型數(shù)字化信息的檔案化問(wèn)題

在電子文件數(shù)量快速增長(zhǎng)的同時(shí)，其種類(lèi)也日益豐富，包括文本文件、電子報(bào)表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網(wǎng)頁(yè)文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。數(shù)字化信息的復(fù)雜多樣，具有傳統(tǒng)紙質(zhì)文件所不具有的性質(zhì)，因此，這些數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機(jī)狀態(tài)，有些數(shù)據(jù)累計(jì)存儲(chǔ)在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)中，有些被定期銷(xiāo)毀，有些則被遷移到臨時(shí)載體上。如果不能建立系統(tǒng)型的管理規(guī)則，很可能造成不可挽回的損失。

導(dǎo)致數(shù)字化信息檔案化問(wèn)題的原因歸納起來(lái)有以下幾種情況：

（1）與傳統(tǒng)文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程無(wú)關(guān)。長(zhǎng)久以來(lái)，人們已經(jīng)形成了紙質(zhì)文件檔案化的系統(tǒng)化的方法體系，主要是依靠業(yè)務(wù)流程的自然發(fā)展進(jìn)程，在業(yè)務(wù)流程終結(jié)時(shí)，把文件歸檔轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)，以備今后工作查考?；蛘邔?duì)文件的價(jià)值進(jìn)行鑒定，判別文件對(duì)形成者的意義大小以及對(duì)社會(huì)的意義大小，在規(guī)定的時(shí)間階段，把分布在各個(gè)機(jī)構(gòu)的文件匯集到檔案館集中保存，以長(zhǎng)久留存社會(huì)記憶，保障社會(huì)發(fā)展的延續(xù)性。久而久之，文件的檔案化形成了對(duì)業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)流程及其規(guī)則的依賴(lài)性，當(dāng)數(shù)字化信息因不能納入一般的業(yè)務(wù)流程，或業(yè)務(wù)流程因信息化而發(fā)生變化時(shí)，將會(huì)導(dǎo)致電子文件在檔案化過(guò)程中范圍的缺失。比如，電子郵件系統(tǒng)已經(jīng)成為絕大多數(shù)政府或企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的必備子系統(tǒng)，電子郵件也早已成為人們?cè)谶M(jìn)行工作交往時(shí)的基本工具，很多國(guó)家或組織也都制定了電子郵件的管理制度，但電子郵件的檔案化問(wèn)題依然處于隨機(jī)管理狀態(tài)，主要原因就是電子郵件聯(lián)系方式的公私性質(zhì)不容易界定，不容易納入到正常的業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)流程之中。

（2）非文本型數(shù)據(jù)。在紙質(zhì)檔案管理時(shí)期，由于非文本型數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)單元不能完整地表達(dá)一個(gè)事項(xiàng)，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、信息組織方式與文本方式不同，并且很多結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)經(jīng)常處在變動(dòng)之中，無(wú)法納入到文本文件的管理體系，往往不進(jìn)行檔案化處理。信息化的發(fā)展，使得電子文件的數(shù)量與日俱增，但檔案機(jī)構(gòu)往往比較注重對(duì)文本型電子文件的歸檔和收集，對(duì)非文本型數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)、多媒體數(shù)據(jù)的歸檔重視不夠，也沒(méi)有切實(shí)可行的檔案化措施。而且，檔案界還存在著一個(gè)概念誤區(qū)，認(rèn)為數(shù)據(jù)庫(kù)文件本來(lái)就有自身的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，并且處在存儲(chǔ)狀態(tài)，沒(méi)有必要再轉(zhuǎn)化為所謂的檔案文件。目前，大部分關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)，都是作為支持業(yè)務(wù)流程的存儲(chǔ)機(jī)制來(lái)建設(shè)的，從性質(zhì)上來(lái)講，可以認(rèn)為是“暫存數(shù)據(jù)”，而且，這些數(shù)據(jù)往往是隨著業(yè)務(wù)過(guò)程的變化而不斷更新變化的，在結(jié)構(gòu)上又是連續(xù)性的，往往不能按事項(xiàng)分塊，不能按傳統(tǒng)檔案管理方式管理。但是，這些數(shù)據(jù)往往是一個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的核心資源，

支撐著一個(gè)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)運(yùn)行，絕大多數(shù)具備檔案價(jià)值，如果不盡快建立有效的檔案管理制度，可能會(huì)造成比較嚴(yán)重的損失。目前，有注意到非文本型數(shù)據(jù)歸檔的機(jī)構(gòu)，往往采用簡(jiǎn)單拷貝、累加存儲(chǔ)的方式，或者以備災(zāi)數(shù)據(jù)庫(kù)的方式同構(gòu)備份數(shù)據(jù)。這些方式可能不能真正解決數(shù)量巨大的非文本數(shù)據(jù)檔案化問(wèn)題。

（3）網(wǎng)頁(yè)類(lèi)型文件。互聯(lián)網(wǎng)的普及，使數(shù)量巨大的Web文件存在于流動(dòng)的網(wǎng)絡(luò)信息海洋之中。我國(guó)的各類(lèi)機(jī)構(gòu)為了與外部環(huán)境的聯(lián)系與溝通，建設(shè)屬于機(jī)構(gòu)自己的網(wǎng)站的比率很高。據(jù)國(guó)務(wù)院信息化工作辦公室的資料顯示，到2005年底，我國(guó)政府域名（）注冊(cè)量達(dá)到23752個(gè)，政府網(wǎng)站達(dá)到11995個(gè)，縣級(jí)以上門(mén)戶(hù)網(wǎng)站擁有率達(dá)到81.1%，其中部委、省級(jí)、地級(jí)和縣級(jí)政府網(wǎng)站的擁有率分別為96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于網(wǎng)頁(yè)文件的內(nèi)容重復(fù)率高，數(shù)量巨大，各類(lèi)機(jī)構(gòu)往往都不作檔案化處置。這種情況是否存在檔案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、雙軌制與雙套制問(wèn)題

隨著信息化的深入發(fā)展，各類(lèi)機(jī)構(gòu)的信息系統(tǒng)覆蓋率不斷提高，意味著文件的處理、運(yùn)行過(guò)程的雙軌制越來(lái)越趨向于單軌制，這是一個(gè)必然的趨勢(shì)。但是，在人們的檔案思維中，依然存在著對(duì)紙質(zhì)檔案的心理依賴(lài)，充滿(mǎn)了對(duì)電子文件的不確信感。這種情形也體現(xiàn)在國(guó)家及行業(yè)已經(jīng)頒布的電子文件管理的相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中，規(guī)定對(duì)于具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的文件，要電子、紙質(zhì)形式雙套保存。

造成雙套制比較普遍的原因，從根本上講是檔案思維還停留在紙質(zhì)文件時(shí)代，對(duì)電子文件及其存在的技術(shù)環(huán)境還不熟悉、不確信，對(duì)電子文件是否能夠長(zhǎng)久保存及長(zhǎng)期可用缺乏認(rèn)知。其次，是國(guó)家的檔案行政機(jī)構(gòu)缺乏檔案無(wú)紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設(shè)計(jì)和系統(tǒng)規(guī)范，使得對(duì)紙質(zhì)文件依賴(lài)成為制度性的選擇。包括我國(guó)在內(nèi)的很多國(guó)家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關(guān)法律，力求通過(guò)法律的形式，確認(rèn)數(shù)字化信息在社會(huì)交往和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的法律地位及其具有憑證性的條件?！峨娮雍灻ā返囊饬x在于通過(guò)法律確定了電子數(shù)據(jù)可以作為法律憑證，使電子文件具有了與紙質(zhì)文件同等的證據(jù)作用。一般來(lái)講，《電子簽名法》主要是規(guī)范電子文件的技術(shù)條件和應(yīng)用背景，以保證電子文件在交互過(guò)程中的真實(shí)性是可確認(rèn)的，是可以作為證據(jù)使用的，但并沒(méi)有解決電子文件的長(zhǎng)久保存問(wèn)題。而這方面的規(guī)范有賴(lài)于檔案管理機(jī)構(gòu)來(lái)解決。

雙套制的另一種情形，是國(guó)內(nèi)的各級(jí)各類(lèi)檔案館大量地將紙質(zhì)檔案拷貝成電子檔案。為使檔案館蘊(yùn)藏的豐富檔案信息資源能夠提供網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，根據(jù)檔案利用需求有選擇地提供目錄定位服務(wù)以及部分檔案的原件服務(wù)是必要的。如果盲目地?zé)o限度地進(jìn)行檔案的電子化，以此作為數(shù)字檔案館建設(shè)的成就標(biāo)志，只能造成巨大的資源浪費(fèi)。

可以想像，不解決雙套制的問(wèn)題，是無(wú)法推動(dòng)信息化發(fā)展的。信息化發(fā)達(dá)國(guó)家在信息化進(jìn)程中都強(qiáng)調(diào)“無(wú)紙化”作為信息化的戰(zhàn)略目標(biāo)來(lái)積極推動(dòng)，可見(jiàn)它對(duì)信息化發(fā)展的重要意義。

雙套制或無(wú)紙化的解決方案，一定不是單純的技術(shù)解決方案，而應(yīng)該是制度化方案。這個(gè)制度化的解決方案，依賴(lài)于我國(guó)信息化的發(fā)展程度，取決于信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)覆蓋率，特別是網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的覆蓋率。在此基礎(chǔ)上要形成無(wú)紙化的全面管理制度，可能包括兩個(gè)層面：檔案館層面的和機(jī)構(gòu)層面的。檔案館層面要解決電子文件永久保存的技術(shù)條件（載體的可靠性、信息對(duì)格式的非依賴(lài)性）、文件真實(shí)性的制度和管理系統(tǒng)保障規(guī)范、電子文件應(yīng)用的規(guī)范。對(duì)機(jī)構(gòu)層面，檔案及檔案管理系統(tǒng)提供憑證性、證據(jù)性文件的系統(tǒng)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)的建設(shè)等。

4、電子文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律與檔案管理模式選擇

近年來(lái)，關(guān)于“文件生命周期理論”和“文件連續(xù)體理論”的爭(zhēng)論十分引人關(guān)注。信息化徹底改變了各類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的時(shí)空關(guān)系和運(yùn)行模式，人們需要基于新的社會(huì)運(yùn)行方式，建立新的信息思維，尋找信息運(yùn)動(dòng)新規(guī)律，以求在準(zhǔn)確揭示信息運(yùn)動(dòng)規(guī)律的基礎(chǔ)上，更好地進(jìn)行管理。這是這場(chǎng)爭(zhēng)論的意義所在。

“文件生命周期理論”與“文件連續(xù)體理論”的實(shí)質(zhì)，是如何看待文件運(yùn)動(dòng)的統(tǒng)一性和管理一致性問(wèn)題?！拔募芷诶碚摗睆?qiáng)調(diào)在文件的不同運(yùn)動(dòng)階段有著不同的運(yùn)動(dòng)特性，強(qiáng)調(diào)在不同的階段實(shí)施不同的管理措施。而“文件連續(xù)體理論”認(rèn)為文件運(yùn)動(dòng)是一個(gè)整體，文件運(yùn)動(dòng)有著不同的功能軸，文件運(yùn)動(dòng)每一個(gè)時(shí)點(diǎn)，都可能包含一個(gè)或多個(gè)功能價(jià)值取向，因此，管理上不必劃分文件與檔案的階段性。從弗蘭克厄普沃德對(duì)文件連續(xù)體模式的四項(xiàng)基本原則看：第一，文件價(jià)值的持續(xù)性與文件檔案化。主要強(qiáng)調(diào)的是文件、檔案的整體觀(guān)，這與我國(guó)普遍認(rèn)知的“文件管理與檔案管理一體化”的觀(guān)念是相類(lèi)似的⑦，是“從文件形成到文件作為檔案保存和利用的管理全過(guò)程中連貫一致的管理方式”。第二，文件聯(lián)系以邏輯聯(lián)系為主。這是傳統(tǒng)檔案學(xué)的基本原則，檔案的分類(lèi)、主題方法都是按邏輯組織文件的方法，即使是網(wǎng)絡(luò)化條件下，文件分處不同的物理位置，也應(yīng)堅(jiān)持這種方法。第三，文件管理制度納入業(yè)務(wù)活動(dòng)目標(biāo)與過(guò)程。它強(qiáng)調(diào)的是要把文件管理職能制度化地納入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，應(yīng)該說(shuō)“納入”概念在檔案界也并不是新概念。第四，檔案學(xué)是隨著組織知識(shí)的背景條件變化而變化⑧。這是關(guān)于檔案學(xué)理論隨著社會(huì)發(fā)展環(huán)境變化的思想，是任何理論都應(yīng)該具有的素質(zhì)。歸納起來(lái)講，文件連續(xù)體理論強(qiáng)調(diào)的是文件與檔案是一個(gè)整體，不必區(qū)別管理，而且從形成階段就應(yīng)予以制度化的干預(yù)。顯然，這一核心思想存在著理論臆斷性。文件的形成是為業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)的，其首要目的和價(jià)值是業(yè)務(wù)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，如果按照文件的歷史價(jià)值進(jìn)行文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)，其結(jié)果不僅會(huì)削弱文件的真實(shí)性、客觀(guān)性，而且可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)系統(tǒng)效率的極大降低。信息化發(fā)展的進(jìn)程已經(jīng)證實(shí)，無(wú)論是政府或是企業(yè)的系統(tǒng)，隨著時(shí)間的推移都面臨著系統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案化的問(wèn)題，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中建設(shè)數(shù)據(jù)檔案庫(kù)，或者是不經(jīng)檔案價(jià)值鑒定，簡(jiǎn)單地直接地遷移業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)到檔案庫(kù)，其信息質(zhì)量根本無(wú)法保證。況且，由機(jī)構(gòu)檔案室到檔案館的過(guò)程，也絕不能是簡(jiǎn)單的遷移過(guò)程。

作為我國(guó)的檔案工作者，在學(xué)習(xí)國(guó)外的理論經(jīng)驗(yàn)時(shí)，不能采取簡(jiǎn)單的“取代”或“覆蓋”等方法，而應(yīng)該是在考察各種理論的基本背景的前提下，積極汲取各種觀(guān)點(diǎn)中的有益成分，構(gòu)建適合我國(guó)的檔案管理可行模式。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展極大地促進(jìn)了業(yè)務(wù)系統(tǒng)的連續(xù)性、關(guān)聯(lián)性，如果不在制度上和文件管理要素上對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)提出要求，比如提出元數(shù)據(jù)要求，就可能使業(yè)務(wù)系統(tǒng)自然生成的電子文件無(wú)法長(zhǎng)久保存。所以，文件連續(xù)體理論提出的整體系統(tǒng)思想是非常值得借鑒的。我國(guó)的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對(duì)這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價(jià)值取向，對(duì)電子文件的管理要素的控制，不能取代對(duì)檔案價(jià)值的判斷和對(duì)文件的取舍。特別是在信息膨脹的時(shí)代，這一點(diǎn)尤為重要。目前，我國(guó)很多地方正在積極建設(shè)網(wǎng)絡(luò)文件中心。這種熱潮的基本出發(fā)點(diǎn)是，對(duì)分布在各個(gè)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動(dòng)中的電子文件進(jìn)行集中管理，有的采取集中存儲(chǔ)、集中利用的模式，有的采用備份中心的模式，有的采用存儲(chǔ)目錄、邏輯歸檔的模式。網(wǎng)絡(luò)建立的廣泛聯(lián)系，為各種模式都提供了支持條件。無(wú)論是物理集中，還是邏輯集中，電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過(guò)程。否則，隨著時(shí)間的推移，就會(huì)出現(xiàn)電子文件的大量堆積的局面。無(wú)論采用何種理論模式作為指導(dǎo)，在電子文件運(yùn)動(dòng)整體環(huán)節(jié)中都不能取消“檔案化”的環(huán)節(jié)。在信息爆炸的時(shí)代，這一點(diǎn)尤為重要。

注釋?zhuān)?/p>

①北京市信息化領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室：《北京市“十一五”電子政務(wù)規(guī)劃研究報(bào)告》。

②北京市信息化領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室：《北京市“十一五”國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)信息化發(fā)展規(guī)劃》。

③⑥《2006年中國(guó)信息化發(fā)展報(bào)告》。

④。

信息化管理案例范文第4篇

Abstract: Taking the informatization of file management as the study object, this paper firstly defines and explores its content and characteristics; secondly, describes its necessity and importance; thirdly, discusses the current problems; finally, proposes improvements or countermeasures based on these problems.

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；淺析

Key words: file management；informatization；analysis

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2012）03-0317-01

0 引言

信息化技術(shù)給管理帶來(lái)了深刻的變革，積極轉(zhuǎn)變管理模式，提升管理效率。信息化在人們?nèi)粘Ｉ?、工作、學(xué)習(xí)等方面產(chǎn)生了積極的影響，推動(dòng)著科技、社會(huì)、經(jīng)濟(jì)極大的發(fā)展。當(dāng)然，檔案管理無(wú)不例外也受到信息化發(fā)展的影響，既有機(jī)遇也有挑戰(zhàn)。隨著檔案管理所承載的信息量多樣化、復(fù)雜化等趨勢(shì)發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式、工作方式已經(jīng)不能夠適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的要求。而且當(dāng)前檔案管理信息化也存在著較多問(wèn)題，需要亟待完善，以促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展和提升檔案信息化管理的效率。

1 檔案管理信息化內(nèi)涵、特點(diǎn)及必要性

1.1 檔案管理信息化內(nèi)涵 檔案管理信息化的內(nèi)涵就是在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。信息化充分體現(xiàn)在檔案管理工作中利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等對(duì)檔案資源進(jìn)行處理、管理、開(kāi)發(fā)等，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，達(dá)到為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)的功能目的。

1.2 檔案管理信息化的特點(diǎn) 檔案管理信息化具有如下的幾個(gè)特點(diǎn)：①具有檔案信息存儲(chǔ)、查取等自動(dòng)化功能。②檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)共享。③檔案信息化管理具有智能化特點(diǎn)。④檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)社會(huì)化服務(wù)。

1.3 檔案管理信息化必要性 隨著社會(huì)不斷的發(fā)展，當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，知識(shí)爆炸式發(fā)展，高新技術(shù)的突飛猛進(jìn)等對(duì)檔案管理也提出了越來(lái)越高的要求，傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是以手工為主，分類(lèi)編目、檢索等工作都依靠手工完成，效率很低，當(dāng)前檔案信息量的急劇增加，種類(lèi)繁多，紙質(zhì)的經(jīng)過(guò)查閱容易變爛、需要保存完善，需要大量的材料來(lái)裝載信息，不符合當(dāng)前低碳經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，因此傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的要求。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等不斷發(fā)展，檔案管理出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、電子化、動(dòng)態(tài)化、數(shù)字化等信息化模式是必然發(fā)展趨勢(shì)?，F(xiàn)代的信息技術(shù)，比如大容量的硬盤(pán)能夠存儲(chǔ)大量的數(shù)據(jù)信息，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)傳輸。

2 當(dāng)前檔案信息化管理存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理人員素質(zhì)有待提高 從當(dāng)前狀況來(lái)看，各單位的檔案管理人員整體素質(zhì)不高，由于傳統(tǒng)的檔案管理方式、方法適應(yīng)不了現(xiàn)代的要求，先前的檔案管理人員采用現(xiàn)代檔案管理模式，但是其信息化管理專(zhuān)業(yè)性、學(xué)歷層次、理論水平等參差不齊。新聘請(qǐng)的檔案管理人員大部分由于缺乏信息化管理經(jīng)驗(yàn)，管理觀(guān)念意識(shí)不強(qiáng)。各單位比較普遍的狀況是既懂檔案管理專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息技術(shù)的復(fù)合型人才甚少，能夠?qū)n案管理軟件進(jìn)行維護(hù)，開(kāi)發(fā)檔案管理軟件的人才奇缺，基本上處于操作層面，對(duì)檔案管理信息化發(fā)展形成人力資源障礙。

2.2 檔案管理數(shù)據(jù)安全問(wèn)題 網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)帶來(lái)方便的同時(shí)，也給信息泄入帶來(lái)隱患。檔案管理信息化不可避免的要受到安全方面的威脅，如何來(lái)維護(hù)檔案管理信息化的網(wǎng)絡(luò)安全將是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，也是檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展的一道障礙。

2.3 檔案管理信息化模式不夠規(guī)范 當(dāng)前，存在各類(lèi)檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，檔案分類(lèi)，編號(hào)等方面沒(méi)有統(tǒng)一有效的標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)，難以全面展開(kāi)實(shí)施。由于檔案管理在標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范方面存在不統(tǒng)一，某種程度上導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)格式及系統(tǒng)的異構(gòu)。再者，我國(guó)檔案管理信息化軟件方面的通用性等存在嚴(yán)重不足，信息技術(shù)的設(shè)備比如掃描儀型號(hào)不一，檔次參差不齊，硬件環(huán)境也缺乏統(tǒng)一規(guī)范，這些都影響到檔案管理信息化的進(jìn)一步發(fā)展。

2.4 檔案信息化管理的數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題 由于檔案信息化管理將紙質(zhì)的文件電子數(shù)據(jù)化后，電子文件具有信息的非紙質(zhì)性、信息與載體的可分離性、信息載的脆弱和不穩(wěn)定性、信息存儲(chǔ)的高密度性、信息的易更改和易丟失性等特征，從而出現(xiàn)了數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題，而且當(dāng)前維護(hù)電子文件的真實(shí)性的途徑及方法還不能夠達(dá)到確保電子數(shù)據(jù)文件真實(shí)性的目的。

3 改善當(dāng)前檔案管理存在問(wèn)題的措施

3.1 培養(yǎng)及引進(jìn)檔案信息化管理高素質(zhì)人員 針對(duì)當(dāng)前檔案信息化管理人員素質(zhì)不高的現(xiàn)況，需要加強(qiáng)人員的檔案管理信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，適當(dāng)引進(jìn)高素質(zhì)人才，打造一支適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理要求的專(zhuān)家型隊(duì)伍，向既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)又懂得計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù)的復(fù)合型人才的目標(biāo)邁進(jìn)。

3.2 加強(qiáng)檔案信息化管理人員的安全意識(shí) 檔案信息的重要性不言而喻，為了預(yù)防信息泄入，檔案管理人員必須要加強(qiáng)安全意識(shí)。認(rèn)真務(wù)實(shí)的對(duì)檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級(jí)程度和開(kāi)放范圍,嚴(yán)格管理。適時(shí)的對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒，安裝防火墻，升級(jí)殺毒軟件，升級(jí)相關(guān)硬件設(shè)施，嚴(yán)格按照《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的要求，采用身份證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，要嚴(yán)格執(zhí)行“三網(wǎng)”隔離,采取可靠的防范技術(shù)和措施,確保檔案部門(mén)網(wǎng)絡(luò)的信息安全，對(duì)面向公眾的上網(wǎng)信息進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保都是可以公開(kāi)的信息。

3.3 統(tǒng)一及制定檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn) 統(tǒng)一檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)，必須要依托國(guó)家行政的力量，打破各個(gè)單位各自為政的局面，統(tǒng)一國(guó)家政策法規(guī)和各種業(yè)務(wù)規(guī)范。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和必要條件，它貫穿于檔案信息化建設(shè)過(guò)程的始終。檔案管理要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、分類(lèi)、編號(hào)設(shè)置以及案卷目錄，各個(gè)項(xiàng)目都要求標(biāo)準(zhǔn)化，符合各標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。

3.4 加強(qiáng)電子檔案歸檔管理 加強(qiáng)電子檔案的歸檔管理目的就是為了確保檔案信息化電子文件的真實(shí)性，檔案部門(mén)要根據(jù)檔案管理的要求，加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證各單位產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，制定電子檔案管理辦法。

參考文獻(xiàn)：

[1]檔案管理信息化初探[J].農(nóng)村經(jīng)濟(jì)與科技，2009，20（9）.

信息化管理案例范文第5篇

1檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

2在我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類(lèi)檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類(lèi)方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線(xiàn)路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤(pán)為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶(hù)才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。其益處有：

1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開(kāi)發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

3檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，企望國(guó)家給檔案部門(mén)撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能“待字閨中”。