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計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,企業(yè)信息化的進程,進一步推動了計算機技術(shù)在企業(yè)財務(wù)會計工作中的應(yīng)用,同時,也給傳統(tǒng)的審計工作提出了新的課題。
第一,如何實施對計算機財務(wù)會計軟件本身的審計。實現(xiàn)計算機信息數(shù)據(jù)處理的財務(wù)會計軟件自身的合法性、具體處理規(guī)則的準(zhǔn)確性以及對非法處理的控制等,是決定會計信息系統(tǒng)提供的財務(wù)會計信息是否準(zhǔn)確的關(guān)鍵要素之一。
第二,如何實施對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的審計。盡管計算機會計信息系統(tǒng)可以按照會計制度的要求,仿照傳統(tǒng)會計的憑證、賬簿及報表等格式處理輸出各類會計信息,但是,在計算機信息系統(tǒng)中。對數(shù)據(jù)的組織和管理模式卻發(fā)生了實質(zhì)性的變化。如何按照審計方案的要求獲取基礎(chǔ)數(shù)據(jù),并進一步進行審計處理,是對系統(tǒng)數(shù)據(jù)實施審計的關(guān)鍵。
二、計算機審計的主要內(nèi)容
《中華人民共和國審計法實施條例》第三十條規(guī)定:“審計機關(guān)有權(quán)檢查被審計單位運用電子計算機管理財政收支、財務(wù)收支的財務(wù)會計核算系統(tǒng)。被審計單位應(yīng)當(dāng)向?qū)徲嫏C關(guān)提供運用電子計算機儲存、處理的財政收支、財務(wù)收支由于數(shù)據(jù)及有關(guān)資料”。
從《條例》所賦予的權(quán)利來看,計算機審計的對象是被審計單位的計算機財務(wù)會計核算系統(tǒng)(即財務(wù)會計軟件)及其系統(tǒng)數(shù)據(jù)。
(一)對計算機財務(wù)會計軟件的審計
在計算機財務(wù)會計核算系統(tǒng)中,會計核算的具體過程、核算方法以及對核算過程和方法的控制,基本上都是通過軟件程序的方式固定實現(xiàn)的。這樣,對會計核算過程的審計,就主要體現(xiàn)在對計算機財務(wù)會計軟件的模式和主要功能的審計上。
1.對計算機財務(wù)會計軟件模式審計
計算機財務(wù)會計軟件模式,是對會計核算組織及核算業(yè)務(wù)過程的具體體現(xiàn)。會計核算的組織是否嚴(yán)密,核算業(yè)務(wù)過程是古符合內(nèi)部控制制度的要求等,都可以通過對計算機財務(wù)會計軟件模式審計得出結(jié)論
對計算機財務(wù)會計軟件模式審計,可通過運行系統(tǒng)的最長業(yè)務(wù)流程和最短業(yè)務(wù)流程實現(xiàn),其中,關(guān)鍵的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的控制可通過簡單運行進行檢測。例如,會計制度要求,經(jīng)過審核的會計憑證才能記賬,就可以通過對樣本憑證的審核和記賬操作結(jié)果驗證。
2.確保系統(tǒng)安全的功能審計
這主要包括兩方面內(nèi)容,其一,是系統(tǒng)的使用安全控制功能;其二,是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全控制功能。
系統(tǒng)的使用安全控制,是指系統(tǒng)所具備的禁止非法使用和禁止越權(quán)使用的控制功能、在財務(wù)會計軟件中,是通過對系統(tǒng)使用人員的密碼設(shè)置和授權(quán)設(shè)置以及進入系統(tǒng)的身份驗證功能實現(xiàn)的。對這些功能的審計,可通過簡單的測試試驗得出結(jié)論。
系統(tǒng)數(shù)據(jù),按時間劃分,可分為歷史數(shù)據(jù)和當(dāng)前數(shù)據(jù);按數(shù)據(jù)的處理性質(zhì)劃分,可分為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、中間數(shù)據(jù)和結(jié)果數(shù)據(jù)。對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的管理,是按照系統(tǒng)數(shù)據(jù)的組織模型借助于數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)實現(xiàn)的。
為確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全。系統(tǒng)不僅要具備對歷史數(shù)據(jù)的卸出和重新裝入功能,還應(yīng)具備對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的完整的備份與恢復(fù)功能。對這些功能的審計,不僅要測試其功能的完整性,而且要重點測試其與基礎(chǔ)設(shè)置的一致性。例如,在存貨核算系統(tǒng)中,若上年度采用移動平均法,本年度改為先進先出法,則對上年度的歷史數(shù)據(jù)恢復(fù)后,系統(tǒng)對上年度的存貨計價方法也應(yīng)相應(yīng)的采用移動平均法。
3.保留審計線索的功能評價
計算機系統(tǒng)中,電子數(shù)據(jù)的特點、使原有在手工方式下的直接修改數(shù)據(jù)的“痕跡”消失,但是,利用計算機的“海量”存儲能力,從軟件設(shè)計的理論上分析,任何處理過程都是可以記錄并查詢的,這就為審計線索的保留提供了技術(shù)基礎(chǔ)。例如:應(yīng)收賬款的核銷處理,卻早需要,系統(tǒng)可以詳細(xì)的記錄每一筆核銷的對應(yīng)賬項;同樣,對于使用者對系統(tǒng)的每一步操作.包括其操作時間和操作內(nèi)容系統(tǒng)都可以詳細(xì)的記錄,等等。當(dāng)然,考慮到系統(tǒng)的運行效率,在財務(wù)會計軟件中,應(yīng)保留哪些審計線索,審計部分首先應(yīng)提出具體的要求,否則,就沒有評價的標(biāo)準(zhǔn)。
4.系統(tǒng)功能的合法化審計
系統(tǒng)功能合法化審計助重點,是審查軟件是否提供了支持系統(tǒng)進行非法處理或違法處理的功能。例如:某些系統(tǒng)提供的“反記賬”和“反結(jié)賬”功能,就是支持使用者實現(xiàn)“無”痕跡修改歷史賬簿的功能。這些“違法”功能,在軟件中往往隱藏較深。最直接的審計方法是分析軟件的功能模型或數(shù)據(jù)組織模型,但這涉及到軟件產(chǎn)品的技術(shù)秘密,可操作性幾乎沒有。這一方面內(nèi)容的審計方法,本文在后面的計算機審計測試系統(tǒng)中介紹。
5.軟件業(yè)務(wù)處理規(guī)則的審計
業(yè)務(wù)處理規(guī)則是軟件系統(tǒng)進行某一業(yè)務(wù)處理的原則、步驟和具體算法。例如:期末轉(zhuǎn)賬處理,不僅有具體的各類成本費用的計算、分?jǐn)偤徒Y(jié)轉(zhuǎn)的算法,稅金的算法,還有嚴(yán)格的處理原則和結(jié)轉(zhuǎn)順序;存貨成本的計算,不同的存貨計價方法,其對應(yīng)的業(yè)務(wù)規(guī)則是不同的;等等。業(yè)務(wù)規(guī)則是否準(zhǔn)確,直接影響系統(tǒng)的運算處理結(jié)果。
對軟件業(yè)務(wù)處理規(guī)則的審計,同樣是十分困難的,本文在后面的計算機審計測試系統(tǒng)中介紹。
(二)對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的審計
目前國內(nèi)大部分企業(yè)計算機財務(wù)會計核算系統(tǒng)中,所采用的財務(wù)會計軟件是由專業(yè)的軟件公司研制的,專業(yè)軟件設(shè)計者與系統(tǒng)應(yīng)用者的不同,客觀上限制了故意作弊的動機和可能。但是,由于財務(wù)會計軟.件的通用性特點,其靈活程度足以滿足使用者的部分作弊和造假需求,加之計算機系統(tǒng)本身數(shù)據(jù)處理的隱蔽性和不可視化的處理過程設(shè)計,使利從計算機系統(tǒng)作弊和造假的審計更困難,因此,對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的審計在計算機審計中就更加重要。
對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的審計重點包括初個方面:
1.進入財務(wù)會計核算系統(tǒng)的原始數(shù)據(jù)審計
由于各企業(yè)信息化的程度不同,使得企業(yè)財務(wù)會計核算系統(tǒng)的原始數(shù)據(jù)的獲取方式不一致,按目前國內(nèi)企業(yè)的實際分析,主要可分為兩種類型:其一,全面實現(xiàn)了企業(yè)信息化(如:已實施ERP)的企業(yè),其財務(wù)會計核算系統(tǒng)的原始數(shù)據(jù),一部分源于業(yè)務(wù)系統(tǒng),這部分來源于業(yè)務(wù)系統(tǒng)的原始數(shù)據(jù)(記賬憑證為主)可以通過系統(tǒng)的查詢功能直接查詢到其對應(yīng)的具體業(yè)務(wù),另一部分來源于企業(yè)的自制記賬憑證的人工輸出或系統(tǒng)內(nèi)部的機制轉(zhuǎn)賬憑證;其二,僅在財務(wù)會計部門實現(xiàn)計算機處理的企業(yè),其系統(tǒng)原始數(shù)據(jù)(記賬憑證為主)來源于各類憑證的人工輸入和系統(tǒng)內(nèi)部的機制轉(zhuǎn)賬憑證。
由于系統(tǒng)原始數(shù)據(jù)的復(fù)雜性。決定了傳統(tǒng)手工審計的困難聲是計算機審計系統(tǒng)的重點力作之一。
2.財務(wù)會計核算系統(tǒng)輸出的財務(wù)會計信息的審計。
在財務(wù)會計軟件中,對系統(tǒng)輸出的設(shè)計,完全是一種工具化的設(shè)計,也就是說,系統(tǒng)具體輸出什么、以何種方式輸出、輸出格式是怎樣的?等等,基本上是由使用者決定的;軟件只是提供了實現(xiàn)使用者輸出要求的機制和功能。例如:在利潤表中,盡管系統(tǒng)可以準(zhǔn)確的核算出任意一個會計期間的營業(yè)收入,但是,使用者完全可以通過利潤表的初始化設(shè)置,使利潤表中輸出的營業(yè)收入與系統(tǒng)的核算結(jié)果一致或不一致,而這種一致或不一致都是系統(tǒng)無法控制的。
因此,對財務(wù)會計核算系統(tǒng)輸出信息的審計,同樣是計算機審計系統(tǒng)的重點功能。
三、計算機審計的定位。
計算機在財務(wù)會計工作中的具體應(yīng)用。對計算機審計提出了客觀需求,計算機技術(shù)的發(fā)展,特別是計算機系統(tǒng)間數(shù)據(jù)接口技術(shù)的發(fā)展和數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)據(jù)接口規(guī)范(如:XML標(biāo)準(zhǔn)等)的發(fā)展,為計算機審計提供了技術(shù)支持。
根據(jù)對計算機財務(wù)會計核算系統(tǒng)審計的對象和目標(biāo)的不同,一部分審計工作可以在被審計單位的計算機財務(wù)會計核算系統(tǒng)中通過一些簡單的測試進行或沿用傳統(tǒng)的審計方式,但是,更多的工作需要計算機審計的支持。結(jié)合不同的審計目標(biāo)和審計要求,計算機審計可分為:計算機審計系統(tǒng)和計算機審計測試系統(tǒng)。
(-)計算機審計系統(tǒng)
計算機審計系統(tǒng),就是按照審計目標(biāo)和審計內(nèi)容的要求,獲取轉(zhuǎn)換被審計單位的財務(wù)會計數(shù)據(jù),并能利用各類審計程序和審計方案進行審計處理的計算機系統(tǒng)。
計算機審計系統(tǒng)的目標(biāo)是計算機財務(wù)會計核算系統(tǒng)的系統(tǒng)數(shù)據(jù),包括系統(tǒng)原始數(shù)據(jù)和輸出信息。
計算機審計系統(tǒng)應(yīng)具備以下三個方面的基本功能:
理解電子數(shù)據(jù)是計算機審計的基本前提。審計人員在采集電子數(shù)據(jù)之前,首先要對被審計單位的基本情況、核心業(yè)務(wù)流程及其信息化程度,重點信息系統(tǒng)的軟硬件配置、主要功能和管理使用情況等進行充分的調(diào)查,需要詳細(xì)了解被審計單位信息系統(tǒng)所啟用模塊的詳細(xì)清單,確定可用的信息來源,理解電子數(shù)據(jù)所代表的業(yè)務(wù)含義。
在實際操作過程中,我們一般通過三個維度來理解電子數(shù)據(jù):了解各個業(yè)務(wù)循環(huán)主要文檔的用途、要素以及重要要素的取值范圍,從而掌握數(shù)據(jù)表的用途、字段以及重要字段的取值;了解體現(xiàn)為文檔依賴關(guān)系的業(yè)務(wù)流程,如文檔錄入、審核批準(zhǔn)及傳遞,從而掌握不同數(shù)據(jù)表間的邏輯關(guān)系;了解重要的控制活動,從而掌握控制活動是否有效執(zhí)行在數(shù)據(jù)中的反映。
審計人員采用審計軟件進行審計,需要先獲取電子數(shù)據(jù),電子數(shù)據(jù)的獲取是計算機審計的基本保障。如何取得電子數(shù)據(jù),應(yīng)根據(jù)不同的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和工作平臺,采取不同的方式來處理。
㈠通過電子處理表格Excel將數(shù)據(jù)導(dǎo)入
Excel電子處理表格可以做簡單的電子數(shù)據(jù)采集,可直接處理的數(shù)據(jù)有各種版本的Excel文件、文本文件以及dbase文件等,這些文件可以直接導(dǎo)入Excel。另外凡是操作系統(tǒng)中ODBC數(shù)據(jù)驅(qū)動程序支持的數(shù)據(jù)庫類型,可以通過外部數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入處理的方式導(dǎo)入Excel。
㈡通過現(xiàn)場審計實施系統(tǒng)(AO)將數(shù)據(jù)導(dǎo)入
AO軟件提供了三種財務(wù)數(shù)據(jù)采集途徑:符合國家標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)采集,財務(wù)軟件備份數(shù)據(jù)采集和財務(wù)軟件數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)采集。前兩種方式是從被審計單位取得電子數(shù)據(jù)或者備份數(shù)據(jù)后,選擇正確的模板,按照模板提示進行操作采集,即可將財務(wù)電子數(shù)據(jù)導(dǎo)入AO軟件進行分析。后者財務(wù)軟件數(shù)據(jù)庫存數(shù)據(jù)采集則是為用戶提供了定制采集所需數(shù)據(jù)的功能,先分析被審計單位的數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu),然后配置AO軟件的數(shù)據(jù)庫采集參數(shù),導(dǎo)入所需的數(shù)據(jù)。
電子數(shù)據(jù)的分析是電子數(shù)據(jù)在計算機審計應(yīng)用中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),需要結(jié)合特定的審計業(yè)務(wù),根據(jù)采集到的數(shù)據(jù)形式,借助工作軟件的功能來實現(xiàn)??捎糜跀?shù)據(jù)分析的工具軟件有很多種:電子表格軟件,如Excel;各種數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),如SQL SERVER、Oracle、Access等;審計工作軟件,如現(xiàn)場審計實施系統(tǒng)、聯(lián)網(wǎng)審計系統(tǒng)等。以下介紹三種常用的電子數(shù)據(jù)分析方法。
㈠通過Excel表格處理軟件來分析
Excel表格處理軟件簡單、直觀、便于計算,在處理數(shù)據(jù)、排序、篩選、匯總、計算形成工作底稿等方面發(fā)揮了應(yīng)有的作用。
使用Excel軟件需要將電子數(shù)據(jù)導(dǎo)入工作表形成一張數(shù)據(jù)清單,然后對其進行簡單的操作。如提供的排序功能,可以對數(shù)據(jù)按設(shè)定的排序字段(列)按照升序或降序排序;提供的篩選功能可以檢索出數(shù)據(jù)行中的特定值;提供的分類匯總功能可以對表中數(shù)據(jù)進行分類統(tǒng)計;提供的分列工程可以將一個字段的值分為多個字段;利用數(shù)據(jù)透視表功能,可以實現(xiàn)對小規(guī)模數(shù)據(jù)的多位數(shù)據(jù)分析。
㈡通過SQL語言來分析
SQL語言是當(dāng)前所有關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)都支持的標(biāo)準(zhǔn)語言,使用SQL語言和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)提供的各種函數(shù),審計人員可以對電子數(shù)據(jù)完成各種復(fù)雜的查詢分析。
利用SQL語言進行數(shù)據(jù)分析主要有以下幾種方法:通過篩選、連接等方式顯示完整的記賬憑證,來確定經(jīng)濟業(yè)務(wù)的核算是否使用了正確的科目;通過內(nèi)連接檢索兩個集合表中的共有內(nèi)容;通過外連接檢索出在一個集合中存在而在另外一個集合中不存在的內(nèi)容;通過全連接檢索出兩個不確定包含關(guān)系的集合的所有元素;利用case子句構(gòu)造出新的字段;使用SQL中的group by子句和求和、計數(shù)函數(shù)實現(xiàn)分層方法;檢要文檔的斷號、重號情況等。
㈢通過現(xiàn)場審計實施軟件(AO)來分析
為提高現(xiàn)場審計實施系統(tǒng)的應(yīng)用水平,促進AO應(yīng)用經(jīng)驗的積累與推廣,審計署于2005年9月開始面向全國審計機關(guān)征集AO應(yīng)用實例。共收到42個單位提交的258篇符合要求的AO應(yīng)用實例。審計署專門成立AO應(yīng)用實例評審委員會,對符合要求的AO應(yīng)用實例進行評審,并最終確定21個單位的24篇AO應(yīng)用實例獲優(yōu)秀獎,全國獲獎的省廳機關(guān)有5個,這其中就包括江西省審計廳政法處參評的應(yīng)用實例項目,項目實例及圖片已在全國審計會議期間公開展覽。審計署在審辦計發(fā)【2005】168號文中給予了表彰和物質(zhì)獎勵,并將頒發(fā)榮譽證書。作為一個起步相對較晚的地區(qū)單位,如何在這一年中一躍成為全國的優(yōu)秀?他們做了什么?又是如何實現(xiàn)的呢?帶著這些問題,我們專程對該處進行了采訪。
記 者:首先恭喜你們獲得全國大獎,能在全國所有審計機關(guān)參加的項目評比中獲得優(yōu)秀獎,應(yīng)該說是一件很不容易的事情。
胡志勇處長:1998年審計署開始籌備金審工程,2002年國家發(fā)改委正式批準(zhǔn)金審工程開工,而江西審計人似乎還未察覺到這悄然已至的“革命”氣息。江西省審計廳黨組敏銳的意識到了這一問題,在伍自堯廳長的大力倡導(dǎo)和推廣下,在這一年中,不僅配齊了軟硬件,還邀請AO軟件的開發(fā)單位對全體審計人員進行了精心培訓(xùn),而我們的審計人員更是打起十二分的精神,激流勇進,認(rèn)真學(xué)習(xí),在審計工作中,以歷史的使命感積極開展計算機審計工作,在這一年中,省廳各業(yè)務(wù)處室計算機審計工作開展的如火如荼。此次我處的項目能獲此大獎,我認(rèn)為首先是領(lǐng)導(dǎo)重視和關(guān)心,一年來在伍自堯廳長的支持下,在桑昌武副廳長的直接指導(dǎo)下,政法處全面開展計算機審計,為這個項目的最終獲獎奠定了堅實的基礎(chǔ)。二是在全廳各業(yè)務(wù)處室積極開展計算機審計的大環(huán)境中,現(xiàn)實的緊迫感和危機感推動著我們積極進取。三是與廳相關(guān)處室的良好溝通和合作,如廳信息中心在整個項目的實施階段給予了我們很大的技術(shù)支持。四是全處同志“敢為天下先”的精神,在報送項目的時候我們也猶豫、擔(dān)心,我們今年才開始使用A0軟件,與審計署各單位和其他先進省份存在較大的差距,但是直面落后才能擺脫落后,于是我們敢于“亮劍”,最終勇氣戰(zhàn)勝了擔(dān)心,這是我們?nèi)〉贸晒Φ木駝恿Α?/p>
記 者:能談?wù)勀鷮τ嬎銠C審計的理解嗎?
胡志勇處長:2005年是省廳全面開始計算機審計的第一年,江西在計算機審計上應(yīng)該說是起步較晚的,已經(jīng)落后于全國大多數(shù)省份。從現(xiàn)今整個財務(wù)管理工作的趨勢上來看,信息化的程度將會越來越高,財務(wù)管理的信息化則要求審計必須信息化,如果審計工作再不加強信息化,將來勢必面臨著“進不了門,打不開賬”的尷尬局面。這也就是李金華審計長為什么會對全體審計人員提出要求“作為審計人員,如果不懂計算機審計,在不久的將來就會失去審計的資格”。計算機審計機遇與挑戰(zhàn)并存。政法處主動抓住這一難得的機遇,化壓力為動力,主動迎接挑戰(zhàn)。通過2005年開展的計算機審計工作,政法處全體同志認(rèn)識到,計算機審計工作是人機的一個交互過程,計算機只是給廣大審計人員提供了一個平臺,真正發(fā)揮出它應(yīng)有的功能,要靠審計人員的實踐。計算機審計與手工審計的實質(zhì)性區(qū)別不僅在于使用工具,更重要的是在于審計的方法和思路。要充分發(fā)揮AO軟件的功能,關(guān)鍵在于審計人員能否掌握并不斷創(chuàng)造、完善審計分析方法。
記 者:通過開展計算機審計工作,給我們的審計工作帶來了那些變化?
周國亮副處長:計算機審計使得審計人員從冗長乏味的計算工作中解放出來,告別以前手工翻賬的作業(yè)模式。能有效的緩解現(xiàn)有審計資源相對缺乏與審計任務(wù)相對繁重的矛盾,使得審計能更好的履行在較高層次上進行經(jīng)濟監(jiān)督的職責(zé)。
唐 劍:使用計算機開展審計工作,由于一個系統(tǒng)部門一般使用同一財務(wù)軟件,利用各單位報送的電子數(shù)據(jù),就能在審計工作中系統(tǒng)全面的進行審計,能使得以前一些相對獨立的項目相互聯(lián)系起來,審計資源能得到共享。對一些傾向性問題也能及時發(fā)現(xiàn),對審計發(fā)現(xiàn)的重大線索能有效的利用,避免重復(fù)勞動,提高了審計效率。同時審計結(jié)果也能進行橫向、縱向的比較,提高了審計成果的利用率。
記 者:你們認(rèn)為計算機審計的優(yōu)越性體現(xiàn)在哪里?
魏蓉蓉:使用計算機審計能對數(shù)據(jù)進行高速、正確地運算處理,有助于提高審計工作的效率,降低審計成本。計算機審計的運用既提高了審計的正確性與準(zhǔn)確性,也促進了審計工作更嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致。
陳義生:由于使用了計算機審計,那么很多本應(yīng)在審計現(xiàn)場完成的事項,都可在自己的辦公室完成,如對賬本的審計,我們就可以在自己的軟件里生成審計疑點,這樣帶著問題來審計現(xiàn)場,不僅提高了審計的針對性,同時節(jié)約了審計成本,由于可以不在被審單位現(xiàn)場審計,這樣既有利于我們執(zhí)行審計人員“八不準(zhǔn)”,同時又降低了審計風(fēng)險。
記 者:你們在使用計算機審計的過程中遇到的最大困難是什么?
胡志勇處長:在使用過程中最大的困難就在數(shù)據(jù)的導(dǎo)入遇到了“瓶頸”,由于被審計單位使用的是非商品化的財務(wù)軟件,因此直接的備份數(shù)據(jù)無法采集。政法處通過集體研究攻關(guān),果斷決定放棄財務(wù)備份數(shù)據(jù),直接查找財務(wù)軟件的數(shù)據(jù)庫,在找到對方單位財務(wù)備份數(shù)據(jù)為SQL數(shù)據(jù)庫后,把數(shù)據(jù)全部備份出來,面對成千上萬的數(shù)據(jù)表格,政法處全體人員沒有退卻,經(jīng)過仔細(xì)的查看和推測,挑出有用的數(shù)據(jù)表格,終于成功的導(dǎo)入到審計軟件,突破了數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換這一制約計算機審計的瓶頸,為以后成功的開展計算機審計鋪平了道路。
記 者:您認(rèn)為今年來你處開展計算機審計最大的收獲是什么?
胡志勇處長:我覺得首先就是拓展了審計思路,政法處樹立了計算機審計系統(tǒng)的觀念,將單個單位審計化為系統(tǒng)項目審計分析;樹立了計算機審計聯(lián)系的觀念,將被審計單位財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)審計分析;樹立了計算機審計歷史的觀念,將被審計單位連續(xù)年度相同科目進行審計分析。使得審計范圍更廣范、審計內(nèi)容更細(xì)化,審計證據(jù)更嚴(yán)謹(jǐn),審計邏輯更周密。其次是創(chuàng)新了審計方式,通過使用AO軟件,改變了傳統(tǒng)的審計方式由手工審計轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C審計,將財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)全部導(dǎo)入到軟件中來,通過分析器能快速的確定審計重點,對發(fā)現(xiàn)的疑點可以直接轉(zhuǎn)到疑點庫,確認(rèn)后形成審計證據(jù)。利用軟件提供的審計文書編制功能,減少了抄寫量和錯弊率,有效地控制了文書編寫過程,提高了工作效率,保證了審計項目的管理質(zhì)量。再就是通過技術(shù)創(chuàng)新,對AO軟件的功能進行了擴展,拓展了軟件的使用范圍,如我處通過編寫計算個人所得稅的小程序,成功的解決了以往在計算個人所得稅時吃“大鍋飯”的難題。
(一)在實現(xiàn)現(xiàn)代會計審計電算化后,企業(yè)內(nèi)部控制對象發(fā)生變化,增加了企業(yè)審計工作風(fēng)險。在實現(xiàn)電算化之前,企業(yè)內(nèi)部采用手工會計工作,只要強化對人的控制就能夠很容易實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營狀況紙質(zhì)信息核查。責(zé)任明確,結(jié)果直觀。隨著現(xiàn)代企業(yè)實現(xiàn)會計審計工作電算化之后,內(nèi)部控制對象除了人以外還有計算機等電子設(shè)備,其中,計算機是主要控制對象。由于計算機數(shù)據(jù)和程序容易修改且不留痕跡,因此增加了計算機的內(nèi)控難度。在電算化會計審計工作下,內(nèi)控制度地完善就顯得尤為重要了。對審計工作而言,電算化的實現(xiàn)在一定程度上增加了審計風(fēng)險。
(二)企業(yè)現(xiàn)代會計審計工作實現(xiàn)電算化就必須應(yīng)用計算機技術(shù),而計算機系統(tǒng)往往會給審計工作帶來一定風(fēng)險。首先,會計審計電算化之后,就必須保證電算化技術(shù)和軟件及時地更新。會計工作人員就必須跟隨技術(shù)地更新而更新自己的思想和技術(shù)。而往往這種更新就需要會計工作人員花費一定時間去學(xué)習(xí)和了解會計審計電算化系統(tǒng)的使用方法和功能結(jié)構(gòu)。其次,會計審計電算化所應(yīng)用的計算機在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下,容易被攻擊或其他原因造成系統(tǒng)崩潰,這也就大大增加了審計工作的風(fēng)險。同時,電算化軟件和計算機的系統(tǒng)及硬件都具有一定不穩(wěn)定性,審計工作人員操作不當(dāng)也會引起操作風(fēng)險。這些都會造成會計審計工作風(fēng)險。
(三)實現(xiàn)會計審計工作電算化之后,紙質(zhì)信息不再是以前會計憑證、賬簿等會計資料,轉(zhuǎn)而變成了計算機才能辨識的專用編碼。這樣的紙質(zhì)專用編碼信息不再適用于傳統(tǒng)的追蹤審查工作,會計審計人員必須通過相關(guān)計算機才能實現(xiàn)查看,從而大大提高了審計工作的風(fēng)險。
二、計算機在現(xiàn)代會計審計工作中應(yīng)用產(chǎn)生的問題及應(yīng)對策略
(一)電算化會計審計內(nèi)控制度不完善在電算化會計審計工作之后,缺乏一整套完善的內(nèi)控制度,加大了電算化審計工作風(fēng)險。在實際工作中,應(yīng)該根據(jù)實際情況制定一套完整的內(nèi)控制度和審計標(biāo)準(zhǔn)。通過內(nèi)控制度和審計標(biāo)準(zhǔn)的完善,推動電算化會計審計工作發(fā)展,降低審計工作風(fēng)險。在審計標(biāo)準(zhǔn)地完善方面,需要包含審計系統(tǒng)設(shè)計到系統(tǒng)維護等一系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。通過兩者的完善,規(guī)范會計審計的電算化發(fā)展,同時,逐步使會計審計電算化工作實現(xiàn)國際化。將審計風(fēng)險控制在可接受范圍內(nèi)。
(二)開發(fā)適用于企業(yè)的審計軟件為了企業(yè)會計審計工作能夠更快的與國際接軌,實現(xiàn)我國企業(yè)審計工作國際化。我國企業(yè)應(yīng)該加強審計軟件的開發(fā),開發(fā)更加高效的審計軟件??茖W(xué)而高效的審計軟件可以幫助審計工作人員提高工作效率,新的審計軟件也能夠彌補之前軟件漏洞帶來的審計風(fēng)險。
(三)強化審計人員培訓(xùn),提高審計人員業(yè)務(wù)能力為了滿足審計工作電算化需求,可以對在職審計人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。同時,還要爭取與高校財經(jīng)類專業(yè)實現(xiàn)聯(lián)合教學(xué),為之后審計工作電算化地發(fā)展培養(yǎng)匹配人才。在教學(xué)過程中,要注意培養(yǎng)會計審計電算化所需求的復(fù)合型審計軟件或?qū)徲嬒到y(tǒng)開發(fā)人員。進一步提高會計審計工作人員的審計專業(yè)素養(yǎng)。
(四)在實現(xiàn)審計工作電算化的同時,還要注意強化企業(yè)內(nèi)控制度的審計。首先,確保企業(yè)內(nèi)部審計用計算機的會計記錄準(zhǔn)確性和可靠性。其次,強化企業(yè)內(nèi)控制度的審計還有利于保護企業(yè)資產(chǎn)的完整性。通過以上可以及時發(fā)現(xiàn)會計報表的錯誤以及經(jīng)營管理中的腐敗現(xiàn)象。
三、結(jié)束語
常見的計算機審計在內(nèi)部審計中的應(yīng)用主要有三種常見模式,分別是嵌入式的審計模塊系統(tǒng)、通用型審計專用軟件、電子表格的及時分析。下面我們針對這幾種審計應(yīng)用模式具體分析。
(一)內(nèi)部嵌入式審計模塊系統(tǒng)應(yīng)用何謂內(nèi)部嵌入式審計模塊系統(tǒng),簡單的說就是應(yīng)用于各個系統(tǒng)的代碼集合,也可以說是嵌入在審計系統(tǒng)中的程序。它的存在是為了對各項交易處理進行及時的監(jiān)控適用性廣,可以在任何數(shù)據(jù)的計算機系統(tǒng)中發(fā)揮作用。它可以即時記錄每次交易的細(xì)節(jié)性問題,并自動定期性的瀏覽檢查設(shè)計文件,這些都是做好審計工作必不可少的準(zhǔn)備工作。需要指出的是并不是任何時間都可以對系統(tǒng)進行嵌入式的審計分析,這很容易減弱系統(tǒng)的運行性能。因此在對嵌入式審計模塊進行改良時要從最根本的源頭上進行逐步的系統(tǒng)優(yōu)化。
(二)通用型的審計軟件充分發(fā)揮審計作用通用審計軟件,國家上簡稱為GAS,主要服務(wù)對象是審計人員,幫助審計人員實現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫平面數(shù)據(jù)與文件的訪問與獲取,這些數(shù)據(jù)的獲取對于審計人員完成審計任務(wù)有著重要的作用,GAS最擅長測繪,主要測繪對象是計算機中存在的大量的數(shù)據(jù)信息。只要審計人員具有簡單的計算機操作知識就可以充分利用通用審計軟件進行數(shù)據(jù)的獲取與分析,從而制定出更合理的審計報告。
(三)運用電子表格對審計的有效處理我們常用的EXCEL、LOTUS等都是計算機電子表格系統(tǒng),這些電子表格具有電子存檔、數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)管理與圖表統(tǒng)計等作用,主要通過宏編程來實現(xiàn),電子軟件與計算機應(yīng)用進行有效性連接,表格之間可以相互連接,產(chǎn)生系列的數(shù)據(jù)分析函數(shù),這些都是計算機審計人員進行審計處理的必備資料。以單元為單位,每個單元內(nèi)存有數(shù)據(jù),計算機控制下可以實現(xiàn)這些數(shù)據(jù)的排序與求和等等,最貼合人性需要的是這些數(shù)據(jù)是可以隨時更定的,沒有涂抹痕跡,電子表格在內(nèi)部審計中有著舉足輕重的作用。
(四)實現(xiàn)自動保存與瞬間的數(shù)據(jù)自動提取在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,審計數(shù)據(jù)更多的是來自與數(shù)據(jù)服務(wù)器或者是大型計算機機器,首先需要審計人員將這些數(shù)據(jù)提取到審計師個人的服務(wù)器上,完成這些提取工作的就是計算機數(shù)據(jù)提取有效提取技術(shù)。開啟數(shù)據(jù)提取功能,準(zhǔn)確定位需要的數(shù)據(jù),進行復(fù)制與傳輸,實現(xiàn)了大量數(shù)據(jù)的瞬間提取,而且不用擔(dān)心原稿丟失。因為計算機數(shù)據(jù)提取技術(shù)具有自動保存原稿的功能。通過計算機審計的數(shù)據(jù)提取可以減少人力與物力,提高工作效率。
二、計算機審計將來的發(fā)展方向
隨著科技的發(fā)展,將來計算機審計將實現(xiàn)審計工具與科學(xué)技術(shù)的完美融合,產(chǎn)生更加規(guī)范化與便捷化的計算機審計系統(tǒng)。傳統(tǒng)的記賬方式我們需要辨別字跡明確責(zé)任,而計算機審計系統(tǒng)的出現(xiàn)可以建立強大的個人審計資料庫,查找更加方便,責(zé)任落實到每個人的身上。