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摘要：本文著重論述新形勢(shì)下學(xué)校教師人事檔案管理情況，分析檔案管理中存在的問題，并提出具體優(yōu)化策略，旨在更好地促進(jìn)學(xué)校教師人事檔案管理又好又快發(fā)展。

關(guān)鍵詞：學(xué)校教師；人事檔案；檔案管理

人事檔案是客觀反映個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)的一種記錄方式，也是客觀反映一個(gè)人成長(zhǎng)發(fā)展的重要依據(jù)，有著現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性等一系列的特點(diǎn)。在學(xué)校教師人事檔案管理過程中，人事檔案能夠有效整合教師在進(jìn)入學(xué)校后的一系列工作情況和個(gè)人發(fā)展情況。有效進(jìn)行學(xué)校教師人事檔案管理工作，對(duì)于教師今后的升職或是評(píng)職等工作有著重要的意義。

一、學(xué)校教師人事檔案管理概述及價(jià)值分析

（一）管理概述

學(xué)校教師的人事檔案管理工作主要包括以下幾部分：首先需要收集教師的相關(guān)資料，將教職工的若干身份信息和工作信息收集整合起來，確保信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和動(dòng)態(tài)性，這也是學(xué)校內(nèi)部教師人事檔案管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)。其次要鑒定并分類管理學(xué)校成員的檔案，例如不同專業(yè)部門的。教師的個(gè)人檔案需要分類管理，還要保證相關(guān)工作人員能夠?qū)γ恳环萁處煓n案做到非常熟悉。最后是要對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)印、剪裁、包裝、整理和收集，或是按照班級(jí)和年級(jí)教學(xué)單位進(jìn)行分類入庫(kù)保管，隨時(shí)利用。

（二）價(jià)值分析

對(duì)于學(xué)校內(nèi)的許多教職工而言，其人事檔案可以真實(shí)客觀準(zhǔn)確地記錄教職工自身的個(gè)人信息、工作經(jīng)歷、能力業(yè)績(jī)等一系列的內(nèi)容，也會(huì)成為學(xué)校今后對(duì)于教職工綜合測(cè)評(píng)的重要標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，學(xué)校教師人事檔案對(duì)于學(xué)校的科研教學(xué)制度等方面也有著重要的思路依據(jù)和保障。因此，建立成熟完善的學(xué)校教師人事檔案，可以充分調(diào)動(dòng)各方面的資源，提高教師的工作積極性，在促進(jìn)教職工教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)技能提升的同時(shí)，從根本上提高學(xué)校的綜合教學(xué)水平。學(xué)校教職工人事檔案，也包括學(xué)校的若干附屬單位教職工的具體信息，或是對(duì)于一些已經(jīng)離職教職工的檔案以及已故教職工的檔案管理，這些檔案管理對(duì)于今后新教職工的人員培訓(xùn)或是選拔等方面也有著較大的參考和借鑒價(jià)值。

（三）主要內(nèi)容

歸檔制度：在整個(gè)人事檔案管理的過程中，第一點(diǎn)是要對(duì)最新入職的人事檔案以及新加入的的人事材料，及時(shí)進(jìn)行歸檔處理。在整個(gè)過程中必須要仔細(xì)核對(duì)相關(guān)資料，認(rèn)真檢查確認(rèn)所有的資料是否滿足歸檔的要求。第二點(diǎn)是要根據(jù)相關(guān)材料的內(nèi)容性質(zhì)以及屬性等不同的內(nèi)容，確定檔案的存放位置，需要用到檔案的時(shí)候可以隨時(shí)進(jìn)行查找，提升工作的效率。第三是要將所有的材料名稱以及相關(guān)的說明記錄在案，在材料清單表中做好記錄，方便后期查找和搜尋工作。核對(duì)檢查制度：在整個(gè)人事檔案管理的過程中，必須要對(duì)材料進(jìn)行核對(duì)和檢查，以此來確保所有檔案能夠準(zhǔn)確和完整。必須要對(duì)檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，確保所有的材料本身并無(wú)損壞，做好防水、防火、防盜等相關(guān)的措施安排。檢查工作并不只是在增加新檔案時(shí)才去做，而是應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題，采取措施及時(shí)解決。轉(zhuǎn)遞制度：學(xué)校教師在整個(gè)人事檔案管理的過程中，由于升職變遷或者是工作崗位的變動(dòng)等，都會(huì)導(dǎo)致整個(gè)檔案內(nèi)容不斷地增加，所以人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作活動(dòng)，也成為了整個(gè)學(xué)校教師人事檔案管理中的重要內(nèi)容。保密制度：保密工作是人事檔案管理工作的重要內(nèi)容。在工作活動(dòng)開展的過程中，除了對(duì)相關(guān)檔案管理工作人員加大教育，讓檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作具備很高的嚴(yán)肅性，不斷地提升工作人員的保密意識(shí)，同時(shí)也必須要不斷加強(qiáng)保密制度的建設(shè)。對(duì)于違反相關(guān)規(guī)定的人員必須要加大處理的力度，針對(duì)違反法律法規(guī)的人員要依法追究其刑事責(zé)任，只有不斷樹立嚴(yán)格的管理意識(shí)，才能夠提升工作人員的重視程度，促進(jìn)工作活動(dòng)的順利開展。

二、學(xué)校教師人事檔案管理過程中存在的問題

（一）教師人事檔案管理的目標(biāo)不夠明確

教師人事檔案管理的目的是為了更好地整合學(xué)校內(nèi)教職工的相關(guān)數(shù)據(jù)資源，并以動(dòng)態(tài)的方式來記錄其成長(zhǎng)和發(fā)展，也能夠?yàn)槿蘸蠼搪毠さ纳氃u(píng)級(jí)等提供明確的思路依據(jù)，更有利于學(xué)校教師資源的優(yōu)化配置。但是仍有許多學(xué)校內(nèi)部的教師人事檔案管理缺乏明確的思路依據(jù)和整體目標(biāo)，管理意識(shí)仍然停留在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，沒有真正認(rèn)識(shí)到教師人事檔案管理，對(duì)于學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要性，管理工作過于片面且簡(jiǎn)單。許多檔案管理人員并沒有認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，甚至把自己的工作看作是可以用來養(yǎng)老的工作，由于對(duì)檔案管理工作的忽視，也會(huì)造成教師的檔案管理疏漏過大，一旦出現(xiàn)問題卻無(wú)從查詢其責(zé)任根源。

（二）教師人事檔案管理缺乏創(chuàng)新且過于陳舊

目前我國(guó)仍有許多學(xué)校內(nèi)部的教師人事檔案管理與新時(shí)期素質(zhì)教育下對(duì)于學(xué)校的教師人事檔案管理要求存在較大差距。并且檔案管理保存的環(huán)境較差，由于許多學(xué)校更加側(cè)重教學(xué)質(zhì)量，卻忽視了檔案管理，檔案管理的保存環(huán)境參差不齊。甚至個(gè)別學(xué)校的檔案管理工作環(huán)境十分簡(jiǎn)陋，將庫(kù)房當(dāng)作檔案管理工作場(chǎng)所，許多檔案以紙質(zhì)為主，當(dāng)室內(nèi)的濕度過大，容易受潮，也會(huì)造成檔案的損壞。還有一些學(xué)校對(duì)于教師人事檔案管理方面的資金投入力度不足，使得檔案管理仍然需要靠人工手動(dòng)翻閱記錄為主，不僅會(huì)出現(xiàn)誤差，更會(huì)加重檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度。并且缺乏先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用，紙質(zhì)檔案管理沒有被電子化檔案管理所取代，過于落后的檔案管理方式，無(wú)論是查詢或是資料的整合都會(huì)存在較大難度。

（三）學(xué)校教師人事檔案管理體系不夠健全

檔案管理的專業(yè)性人才較少，缺乏補(bǔ)充性的管理力量，許多學(xué)校內(nèi)部的教師人事檔案管理仍然是由其他部門的工作人員兼任，也正是因?yàn)榧媛毴狈I(yè)知識(shí)，檔案管理保存信息化操作等方面十分落后，造成教師人事檔案管理混亂情況十分嚴(yán)重。再加上上述分析得知，一些學(xué)校對(duì)于教師人事檔案管理方面的資金投入相對(duì)有限，培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)捉襟見肘，也很難提高內(nèi)部檔案管理工作人員的綜合工作能力。而管理制度不完善會(huì)從根源上影響其檔案管理效果，目前國(guó)家有專門的檔案管理制度，但是在具體學(xué)校中的執(zhí)行力度不強(qiáng)，許多學(xué)校在執(zhí)行制度方面仍然存在較大出入。還有部分學(xué)校會(huì)直接照抄上級(jí)檔案部門的相關(guān)管理?xiàng)l例，使得管理?xiàng)l例缺乏實(shí)踐性和操作性，沒有結(jié)合學(xué)校的自身情況綜合考量。此外，檔案管理的監(jiān)督力度不足，監(jiān)管不到位，促使學(xué)校放松了檔案管理的工作，也會(huì)影響其檔案資源的整合和管理效果的發(fā)揮。

（四）交接過程存在困難

學(xué)校教師人事檔案管理工作是一個(gè)需要長(zhǎng)期開展的工作，在整個(gè)工作活動(dòng)開展的過程中，難免會(huì)存在一些人事方面的變動(dòng)。雖然在交接的過程中會(huì)有交接清單、交接記錄、遵循相關(guān)的交接制度和規(guī)定等等。但是由于檔案清單相對(duì)復(fù)雜，面對(duì)文件柜中的一系列檔案，在相對(duì)較短的時(shí)間內(nèi)根本無(wú)法清楚核查。尤其是一些信息記錄的準(zhǔn)確性，更是無(wú)法深入地核對(duì)。所以在整個(gè)交接過程中存在很大的困難，往往會(huì)出現(xiàn)需要的材料找不到、標(biāo)注不清晰、有歧義等等，都會(huì)給整個(gè)檔案管理工作帶來很大的困難，不利于后期工作活動(dòng)的開展和深入。

三、學(xué)校教師人事檔案管理優(yōu)化策略

（一）明確教師人事檔案管理目標(biāo)

明確教師人事檔案管理目標(biāo)是學(xué)校教師人事檔案管理的優(yōu)化策略之一。通過上述分析得知，目前我國(guó)仍有許多學(xué)校教師人事檔案管理工作的目標(biāo)不夠明確，缺乏成員發(fā)展規(guī)劃，使得一系列的檔案管理工作僅停留在表面，無(wú)法發(fā)揮出實(shí)質(zhì)性的作用。針對(duì)這一情況需要從以下幾方面入手：第一，教師人事檔案管理需要朝向規(guī)范化的方向發(fā)展。與其他檔案相比，教師檔案管理具有一定的特殊性。在檔案管理過程中，工作重點(diǎn)應(yīng)該更加側(cè)重于人事資料梳理，而人事資料更多是以記錄年代和重要事件為主。在接收教師人事檔案過程中，需要將教師的一些重大事件和年代事件進(jìn)行核對(duì)，確保其信息準(zhǔn)確無(wú)誤。當(dāng)教師的檔案需要變動(dòng)時(shí)，也需要針對(duì)其信息添加內(nèi)容等進(jìn)行及時(shí)有效的記錄，并與人事部門進(jìn)行核對(duì)。第二，確保教師檔案信息化管理的準(zhǔn)確性。在新時(shí)期學(xué)校教師人事檔案管理的信息化過程中，務(wù)必要確保錄入的精確性，還要及時(shí)與電子版和掃描版彼此之間反復(fù)核對(duì)，確保錄入信息無(wú)誤。除此之外，信息檔案也需要明確分類歸檔，并且要保證人事檔案的安全性、隱私性和保密性。第三，在整個(gè)工作活動(dòng)開展的過程中，還需要不斷地拓寬檔案管理的思路。當(dāng)前，隨著學(xué)校教師人才隊(duì)伍建設(shè)的力度不斷增大，檔案管理工作也必須要不斷豐富內(nèi)容，有效地拓寬思路。首先是要不斷豐富檔案記錄的內(nèi)容，積極地拓寬檔案管理的類別。學(xué)校的管理層可以通過檔案的方式了解到更多教師的專業(yè)優(yōu)勢(shì)和特長(zhǎng)，以此來推動(dòng)工作的開展。其次是為電子檔案附加不同種類的分析系統(tǒng)，例如統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)可以通過數(shù)據(jù)分析的方式，更好地了解檔案使用的具體情況，還可以利用專業(yè)特長(zhǎng)系統(tǒng)為教師提供專業(yè)特長(zhǎng)分析，分析當(dāng)前學(xué)校各學(xué)科人才所占的比例結(jié)構(gòu)等等。通過這樣的方式，有效地拓寬檔案管理的思路，促進(jìn)檔案管理工作更好地開展。

（二）創(chuàng)新教師人事檔案管理機(jī)制

創(chuàng)新教師人事檔案管理機(jī)制是學(xué)校教師人事檔案管理的又一優(yōu)化策略。對(duì)于學(xué)校內(nèi)部教師人事檔案管理業(yè)務(wù)，需要充分考慮教師這一職業(yè)的特殊性，以及今后職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃的長(zhǎng)遠(yuǎn)性，因此，人事檔案管理不僅要服務(wù)于教學(xué)，更要服務(wù)于整個(gè)教學(xué)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。首先，要?jiǎng)?chuàng)新檔案存檔管理超強(qiáng)科學(xué)化規(guī)范化的方向發(fā)展。第一點(diǎn)，要設(shè)立專屬的檔案，設(shè)立儲(chǔ)存檔案專用的卷柜，還要保證檔案室的溫度、濕度適當(dāng)，更是需要隨著天氣的變化而調(diào)節(jié)室內(nèi)的溫度，確保內(nèi)部的檔案能夠處于相對(duì)理想的環(huán)境下儲(chǔ)存。第二點(diǎn)，對(duì)于已經(jīng)破損的檔案要及時(shí)修復(fù)和管理，特別是一些破碎的紙張，若有必要也可以采用裱糊或脫水處理。第三點(diǎn)，檔案在成卷時(shí)要及時(shí)裝進(jìn)去，需要標(biāo)記并粘貼牢固。其次是電子信息檔案的功能化。之所以要使檔案信息化、電子化，其目的是為了進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理的功能，使得檔案管理能夠朝向新時(shí)期學(xué)校教師人事檔案管理的需求邁進(jìn)。例如引進(jìn)先進(jìn)信息技術(shù)，確保應(yīng)用檔案管理的相關(guān)軟件系統(tǒng)在登錄訪問環(huán)節(jié)時(shí)，要明確設(shè)定管理后臺(tái)，也需要有訪問記錄，包括時(shí)間日期、訪問內(nèi)容等等。除此之外，檔案管理的信息化和電子化也可以通過微信公眾號(hào)或APP的形式向?qū)W校內(nèi)部公開，使每一個(gè)教師都可以通過測(cè)評(píng)系統(tǒng)隨時(shí)對(duì)自己測(cè)評(píng)，并對(duì)其他教師的職業(yè)生涯情況進(jìn)行訪問。在檔案管理工作活動(dòng)開展的過程中，人事檔案的增項(xiàng)設(shè)定可以由學(xué)校內(nèi)部相關(guān)的管理人員自行制定一系列的管理制度，同時(shí)也必須要向相關(guān)的檔案管理部門進(jìn)行報(bào)備和說明。增項(xiàng)設(shè)定是根據(jù)教學(xué)和職稱評(píng)定的需要有根據(jù)地進(jìn)行設(shè)置，在設(shè)置的過程中，包含不同的內(nèi)容。首先是關(guān)于教師平時(shí)的獲獎(jiǎng)情況，主要包括獲獎(jiǎng)的級(jí)別、獲獎(jiǎng)的類型、獲獎(jiǎng)的次數(shù)等相關(guān)的信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄。第二則是教師學(xué)術(shù)研究成果的統(tǒng)計(jì)，主要包括教師在整個(gè)工作活動(dòng)開展的過程中發(fā)表文章的層次、科研轉(zhuǎn)換的成果、文章的獲獎(jiǎng)情況以及所獲榮譽(yù)稱號(hào)等等，將上述的一系列內(nèi)容詳細(xì)進(jìn)行記錄。第三是黨務(wù)專項(xiàng)記錄，在整個(gè)記錄的過程中，包括黨內(nèi)的任職情況、黨內(nèi)民主評(píng)議的結(jié)果以及黨內(nèi)的榮譽(yù)稱號(hào)等等。除了上述三項(xiàng)之外，還可以將其他類別的內(nèi)容進(jìn)行收錄。由于整個(gè)收入過程相對(duì)較為復(fù)雜，主要包括非業(yè)務(wù)范圍之內(nèi)的獲獎(jiǎng)情況、稱號(hào)頭銜等等，或者是一些證明以及說明都可以劃分到本類別中。

（三）健全教師人事檔案管理體系

健全教師人事檔案管理體系是學(xué)校教師人事檔案管理的優(yōu)化策略。首先要堅(jiān)持以人為本的檔案管理思路，教師的人事檔案是記錄教師自身的職業(yè)活動(dòng)和一系列的事跡，因此，在檔案管理中務(wù)必要突出教師的履歷過程，進(jìn)行科學(xué)有效的管理，同時(shí)教師的人事檔案可供其他相關(guān)者查閱。因此，檔案的管理要方便查閱檢索和記錄。其次，要進(jìn)一步突出其統(tǒng)籌管理的思路。新時(shí)期的教師人事檔案不僅僅要按期向前推進(jìn)，還要按照檔案記錄內(nèi)容進(jìn)行分門別類的管理，在檔案管理之前，需要統(tǒng)籌思考，了解每卷檔案管理和部分之間的關(guān)系。當(dāng)然，管理人員還要把大類目樹立成體系，更有利于電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建和完善，無(wú)論是紙質(zhì)檔案的調(diào)檔查詢或電子檔案都能夠達(dá)到事半功倍的效果。第三，是檔案管理的拓寬思路。隨著學(xué)校教師人才隊(duì)伍的建設(shè)發(fā)展，越來越多的檔案管理功能也隨之浮現(xiàn)，因此，新時(shí)期完善學(xué)校教師人事檔案管理也需要豐富檔案記錄的內(nèi)容，并且為電子檔案附加種類多樣的系統(tǒng)分析，創(chuàng)新管理機(jī)制，細(xì)化檔案管理結(jié)構(gòu)?？偠灾?，新時(shí)期在學(xué)校內(nèi)部教學(xué)管理優(yōu)化改革的趨勢(shì)下，教師人事檔案管理也務(wù)必要與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合教師自身長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的規(guī)劃，促使人事檔案能夠與信息化建設(shè)同步開發(fā)，在創(chuàng)新教師人事檔案管理機(jī)制的同時(shí)，不斷地提高檔案管理水平，從而更好地全面服務(wù)學(xué)校的教師人事檔案管理工作。

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作者:陳偉霞 單位:山東省臨沂市魯南技師學(xué)院